Las estrategias de reunión eficaces para equipos remote e híbridos, cuando están preparadas y listas para funcionar, son clave para minimizar la pérdida de tiempo.
Mientras continúa la revolución remote (y en tl;dv ESTAMOS AQUÍ POR ELLA 👏👏👏👏), existe la ligera suposición de que las reuniones remote se celebran en un continuo espacio-temporal ligeramente diferente en comparación con las locales. Aunque sí, no hay desplazamientos, y no necesitas salir de la sala de conferencias para que el equipo financiero se ponga al día, siguen requiriendo tiempo, energía y recursos. Sí, así es: se está desperdiciando potencialmente tiempo de trabajo productivo.
Si buscas estrategias para dirigir reuniones eficaces, has llegado al lugar adecuado. A continuación, te presentamos un cronograma punto por punto para poner orden en las cosas y hacer que, en general, las reuniones lleven menos tiempo.
Pero, antes de entrar en materia, hay algo importante que debemos señalar.
tl;dv hace que las reuniones sean más eficaces
Hay muchas, muchas razones para que esto sea así, y podríamos ponernos líricos todo el día sobre nuestro grabador de reuniones online. Sin embargo, con el ánimo de ahorrar todo ese tiempo del que hablamos, lo señalaremos todo a lo largo del camino.
Definir los objetivos de la reunión
El primer paso de toda estrategia eficaz de reunión de equipo es definir el objetivo. Pregúntate: "¿Cuál es el objetivo de esta reunión?".
¿Es una sesión de toma de decisiones, de intercambio de información o de lluvia de ideas?
Antaño, las reuniones se celebraban para hablar de reuniones... para hablar de reuniones. Y, para ser justos, las viejas reuniones en persona tenían fama de consumir mucho tiempo.
Pero con la tecnología moderna y el auge del trabajo remote , ahora se espera que las reuniones tengan un objetivo, estén centradas y sean productivas.
Las reuniones se volvieron más frías y elegantes.
Así que fija tus objetivos en piedra antes de convocar a la gente. Así todos sabrán de antemano lo que se espera de ellos y lo que necesitas conseguir.
Crea una Agenda
Una vez decidido el objetivo, crea un orden del día para poder compartirlo con los participantes en la reunión con antelación. El orden del día estructurará la reunión y permitirá que todos se mantengan centrados y centrados en el tema.
Incluye temas que deban debatirse, preguntas que deban responderse y cualquier otra información que consideres relevante. Tener una agenda antes de la reunión significa que todos estáis en la misma página, las tangentes, las divagaciones y las conversaciones profundas y significativas sobre La Voz no descarrilarán vuestro flujo.
Puedes entrar y salir tan rápido como un rayo, con todo cubierto.
Decide la tecnología
Hoy en día hay MUCHAS formas de celebrar una reunión remote , pero no des por sentado que todo el mundo puede conectarse a Zoom. Siempre es mejor ponerse en contacto con el equipo antes de que empiece la reunión.
Cuando tienes un equipo híbrido, es aún más importante porque puede haber algunos miembros del equipo que no puedan unirse a distancia. Esto puede deberse a la tecnología, la accesibilidad, los permisos o simplemente a equipos ocupados que necesitan menos reuniones.
Sin embargo, si te decides por Google Meet, o incluso Zoom como tu herramienta de reuniones virtuales preferida, ambas se integran de forma asombrosa con tl;dv.
tl;dv proporciona una plataforma accesible para todos, tanto si eres remote como híbrido. Es la herramienta de reuniones online perfecta para garantizar que todos puedan participar... aunque técnicamente no puedan.
En este caso, el tl;dv puede ser útil, ya que todo el mundo puede acceder y hacer un seguimiento de todas las decisiones tomadas, pero hablaremos de ello más adelante.
Elegir asistentes
Una vez fijado el objetivo y la agenda, es hora de organizar la lista de invitados.
Si alguna vez has asistido a una reunión en la que no has tenido nada que hacer, salvo mirar fijamente a lo lejos, es que algo no se ha planificado correctamente.
Nadie quiere estar en una reunión innecesaria, e igualmente nadie quiere traer gente innecesariamente a una reunión.
Aparte de que puedes perder mucho tiempo productivo, a veces añadir más voces a la mezcla puede complicar asuntos super sencillos.
Aunque la reunión sea relevante para distintos equipos e individuos, utilizar el tl;dv para ponerse al día después del evento puede ser la mejor opción.
Con marcas de tiempo, etiquetado y una transcripción asombrosa, las personas y los equipos pueden hojear lo que es importante y saltarse para dejar atrás el resto.
Nombrar funciones
Como en todas las reuniones, tiene que haber un líder. Esta persona se asegurará de que la reunión se desarrolle sin problemas, manteniéndose fiel al objetivo y al orden del día.
También es una buena práctica designar otras funciones, como un cronometrador, que controle cuánto tiempo lleva cada tema durante la reunión; un decisor, que emita el voto decisivo sobre lo que se hace; o incluso un anotador, que tome notas o simplemente sea el responsable de asegurarse de que el tl;dv está configurado (el trabajo más fácil del mundo. ¡Es TAN sencillo e incluso puede automatizarse!)
Envía invitaciones al Calendario (y envía la Agenda)
Tienes el plan, la gente y el poderrrrrr... ahora sólo tienes que decidir la hora y enviar las invitaciones.
Cuando lo hagas, asegúrate de adjuntar el orden del día a la invitación a la reunión, junto con los enlaces/códigos de acceso/claves mágicas para entrar en la reunión virtual.
Asegurarse de que todo el mundo tiene todo lo que necesita con antelación simplificará mucho las cosas cuando llegue el momento de la reunión.
Además, si hay algo que haya que traer o preparar, figuras, diapositivas o búhos de macramé, quizás envíes un correo electrónico rápido a ese miembro del equipo por separado como recordatorio.
Además, si utilizas tl;dv y descubres que la gente no puede llegar a esa hora. No te preocupes. No necesitas cambiar la hora para que quepan una o dos personas. Simplemente comparte la grabación de la reunión después, con las etiquetas y marcas de tiempo pertinentes para los que no pudieron asistir.
¡Comienza la Reunión!
Has hecho todos los preparativos y ¡ha llegado el momento!
Preséntate a tiempo.
Coge agua.
Asegúrate de que todas tus cuestiones técnicas están resueltas, de antemano, y ¡adelante!
Establece reglas básicas
Lo primero es lo primero: cuando todo el mundo esté en la reunión, haz un poco de protocolo de videoconferencia.
Micrófonos apagados, pantallas encendidas preferiblemente, y sé amable.
Se levanta acta automáticamente
Esta es la parte en la que confirmarías que la persona que está levantando acta está levantando acta...
PERO, has sido increíblemente inteligente y has decidido utilizar el tl;dv, así que puedes saltarte esta parte.
Toda la reunión se transcribe automáticamente, lista para ser compartida, recortada, consultada e incluso introducida en tu CRM en cualquier momento.
¡Woohoo! Consigues una estrella de oro. ⭐
Mantente en el buen camino (¡Ten una Karen!)
Las Karen tienen mala fama, pero Dios mío, el tipo adecuado de "Karen" puede mantenerte en el buen camino.
Las karenas pueden ser muy útiles. Asegurarse de que la reunión sigue su curso es clave para cosechar los beneficios de los que hablamos: menos tiempo empleado, menos recursos desperdiciados.
Consigue que alguien saque el látigo y evite que la conversación se desvíe.
No obstante, ¡mantenlo bonito!
Tiempo de monitorización
Y aunque ya habréis establecido los papeles, y deberíais tener un cronometrador, aseguraos de que todos estáis pendientes del reloj.
Aunque, obviamente, cada punto de la reunión debe recibir el tiempo respetuoso que merece, asegúrate de que los puntos sean sucintos, procesables y, lo que es más importante, conmovedores.
Empieza y cíñete a la agenda
Es fundamental que se respete el orden del día, pero si alguien cree que hay que discutir algo allí mismo, asegúrate de que todos estáis de acuerdo antes de lanzaros a ello.
Unos minutos de discusión sobre si se debe o no discutir algo pueden ahorrar mucho tiempo a largo plazo.
La mejor práctica sería (a menos que sea increíblemente superurgente) incluirlo al final de la reunión.
Sin embargo, si aún no estás del todo seguro de cómo estructurar tu agenda, aquí tienes una forma de decidir qué se hace y cuándo:
1. Prioriza primero las cosas más importantes
Sencillo, pero importante. Estas son las cosas que DEBES hacer antes de que termine la reunión.
2. Artículos urgentes más cortos
No como cosas grandes y que den miedo, sino puntos que se puedan decidir, delegar o actuar rápidamente para ahorrar tiempo.
3. Mantén la lógica
Hablar de la fiesta de Navidad en febrero es menos lógico que discutir los planes para el impulso de las ventas finales del primer trimestre. Intenta utilizar el razonamiento y la lógica para los puntos más pequeños de la agenda.
4. "Artículos de resaca"
Con los mejores planes y todo eso, no lo conseguirás todo.
Asegúrate de tomar nota de lo que podríamos llamar "artículos de resaca".
Son las pequeñas cosas que no son ni urgentes ni superimportantes, de las que no se habló.
Se pueden rastrear en tl;dv y volver a plantear más adelante.
Si ves que estos temas se te pasan varias veces, piensa si son realmente importantes.
Asignar tareas
Ahora que ha terminado la parte sustanciosa de la reunión y hemos hablado de lo que necesitamos, es hora de hacer cosas.
Asignar tareas durante la reunión es vital, de lo contrario, tu reunión habrá sido simplemente una pérdida de tiempo.
Deja claro qué hay que hacer, quién tiene que hacerlo y cómo se controlará el progreso.
Hacerlo ahora significa que no hay pérdida de tracción, y también significa que hay un momento documentado en el que alguien recibe o asume la responsabilidad.
Establecer plazos
Y, por supuesto, ¡fija plazos para todo ello!
Sí, ¡todas! Y que queden grabados en piedra. Nada de ambigüedades, ¡porque se olvidarán!
Siempre puedes modificar los plazos más adelante, pero no puedes hacerlo si no los fijas desde el principio.
Resumir las decisiones y acciones clave
Antes de que termine la reunión, el líder de la reunión debe repasar todas las decisiones que se han tomado y las acciones emprendidas. Algo así como cuando un camarero te vuelve a leer tu pedido. De este modo, todos están seguros de que están en la misma página.
Acordar la próxima reunión
Antes de que todos hagáis clic y volváis al trabajo, asegúrate de que se organiza la próxima reunión. Tiene que ser lo suficientemente lejos como para tener algo que aportar al equipo, pero no tan lejos como para que todo se olvide.
¡Envuélvelo!
No dejes que se eternice. Ponte un límite de tiempo para concluir la reunión, de modo que todo el mundo pueda volver al trabajo.
Y ya está.
Has dejado otra reunión fuera de juego. ⭐⭐⭐
Date una palmadita en la espalda, ve a tomarte una merecida taza de té o café y ¡ponte manos a la obra con todas esas tareas!
Evaluar la reunión
Oh, espera... ¡una cosa más!
Una vez terminada la reunión, es importante evaluar cómo ha ido. ¿Ha sido productiva? ¿Qué se podría haber mejorado? ¿Todos contribuyeron y participaron en la discusión o unos pocos se adueñaron de la conversación?
Al reflexionar sobre cada reunión, puedes identificar cualquier problema que deba abordarse y asegurarte de que no vuelva a ocurrir. También puedes obtener información de los participantes sobre lo que ha ido bien y lo que podría hacerse mejor en futuras reuniones.
Una vez más, el tl;dv puede dar una visión increíble de esto. Además de poder incluir en bucle a todos los no asistentes, puedes buscar en las transcripciones, clip y enviar ideas clave a otras personas y, en general, echar un vistazo rápido para volver a comprobarlo todo. Es una herramienta de seguimiento increíble.
Plantillas de reuniones gratuitas
Aunque la plantilla anterior es estupenda si lo decimos nosotros mismos, puede que no sirva para todos los casos. Podrías tener reuniones semanales, reuniones de departamentos concretos o incluso reuniones con clientes que necesiten una estructura ligeramente distinta.
No te preocupes, ¡te tenemos cubierto! Aquí tienes algunas plantillas para distintos tipos de reuniones, tanto remote como híbridas:
Plantilla de reunión Remote distancia de Confluence
6 Plantillas de reuniones Remote distancia de Miro
Plantillas de reuniones Remote distancia Conceptboard
Plantillas de Reunión Remote Hugo
Plantilla de reunión híbrida Fellow
Plantilla de reunión híbrida Mural
Todo esto no son más que directrices para ayudarte a empezar y sacar el máximo partido a tus reuniones. Es importante recordar que cada equipo es diferente, así que modifícalas en consecuencia.
Y si el tl;dv puede facilitarte las cosas, y hacer que tengas que ir a menos reuniones... bueno, ¡sin duda merece la pena comprobarlo!
