Las reuniones. El atasco de todo calendario. La pesadilla administrativa de todo empleado medio. Lo que harás cuando deberías estar haciendo otra cosa.
Sin embargo, por mucho que nos quejemos de ellas, las reuniones no son un lujo, sino una necesidad en la empresa.
Por eso las herramientas de reunión eficaces pueden marcar la diferencia.
En el libro de Cal Newport Minimalismo digitalel Rey de la Concentración habla de cómo los mensajes de texto, los pings, las notificaciones y todo lo demás, no sustituyen a hablar y ver realmente a alguien, aunque sea por videoconferencia.
Sin embargo, las reuniones tienen que ser PRODUCTIVAS. Y, para ser sinceros, la interpretación que muchas personas hacían en el pasado de lo que era productivo era más bien una mezcla de presentismo, confusión sobre la palabra "obligatorio", y obtener viajes de poder por reservar una sala de conferencias. Sin embargo, estar sentado no significaba necesariamente que se hicieran cosas.
Además, todo suma. Una encuesta de Reclaim afirmaba que el empleado medio, con una semana laboral de 40 horas, pasa, de media, alrededor del 50% de su tiempo en algún tipo de reunión. Sí, así es: la mitad desu semana laboral.
Y ni siquiera el auge del trabajo remote distancia lo ha impedido. De hecho, el resultado son más reuniones. Una investigación de Microsoft descubrió que, desde 2020, se ha producido un aumento del 250% en el tiempo dedicado a reuniones de Equipos. Además, las reuniones que nunca se celebran pueden ser igual de derrochadoras. Una estadística de Booqed demostró que el tiempo perdido por reuniones canceladas o innecesarias cada semana afecta a alrededor del 71% de los empleados.
La Ley de Parkinson afirma que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible. Lo mismo ocurre con las reuniones. Si no tienes cuidado, puedes sobrecargarte a ti mismo y a tus equipos en reuniones que mermarán la productividad de todos sin conseguir realmente nada tangible.
Un estudio de 2014 de Bain & Co descubrió que una empresa del Fortune 500 que celebrara regularmente una reunión de 90 minutos para los mandos intermedios podría costarle a la empresa unos 15 millones de dólares al año en salarios.
Entonces, si las reuniones son necesarias pero ineficaces, ¿cómo podemos hacerlas más productivas?
Herramientas, ¡por supuesto!
Aquí tienes nuestra lista de las mejores herramientas que, si se aplican correctamente, pueden ahorrarte absolutamente tiempo, dinero y energía en tus reuniones.
Las mejores herramientas de productividad para reuniones
tl;dv
Empezando por tl;dv. Disponible tanto para Google Meet como para Zoom, esta grabadora de reuniones transcribe y proporciona una toma de notas controlada por IA y los momentos más destacados de tu reunión.
Es realmente útil porque garantiza que no se pierda tiempo, y las reuniones pueden ser más breves. El elemento de grabación y transcripción puede hacer que ya no sea necesaria la asistencia obligatoria. Puedes ahorrar tiempo a los empleados Y mantenerlos al corriente de lo que ocurrió en la reunión cuando no estaban allí.
Los usuarios pueden etiquetar a sus colegas para que asistan a la parte relevante de la reunión. Incluso después de la reunión, el almacenamiento en la nube permite guardar todas las reuniones para futuras consultas. Incluso hay sellado de tiempo, sellado de tiempo basado en IA y búsqueda por palabras clave para hacerlo aún más accesible. Perfecto para enviar resúmenes de reuniones o crear resúmenes de ideas.
Toda esta información a tu alcance significa que la posibilidad de tener una reunión sobre algo que ya se ha discutido disminuye inmediatamente.
tl;dv es la definición pura de eficiencia para una grabadora inteligente de reuniones con IA. Y lo que es más, funciona tanto con Google Meet como con Zoom, lo que significa que es el tomador de notas ideal Google Meet Y paraZoom . También tiene una versión gratuita.
Calendly
A menos que seas vidente o una especie de niño prodigio hiperorganizado, gestionar un montón de calendarios es imposible. Incluso intentar quedar con viejos amigos para tomar una copa puede equivaler a una pesadilla.
Lo mismo ocurre con las reuniones en el lugar de trabajo, con múltiples calendarios, equipos y ubicaciones que hay que tener en cuenta. Basta pensar en ello para tener palpitaciones.
Menos mal que inventaron Calendly. En serio, este programador de reuniones es un salvavidas total y ha salvado muchos proyectos, reuniones y llamadas de ventas del olvido total y los problemas de programación.
Calendly ayuda a los usuarios a sincronizar rápida y fácilmente sus calendarios con los de sus compañeros, eliminando la necesidad de enviar correos electrónicos de un lado a otro e intentar encontrar una hora adecuada para todos. Todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que tu calendario está actualizado; el resto es tan sencillo como reservar un hueco.
Incluso va más allá, ayudándote a programar reuniones en múltiples ubicaciones, en diferentes zonas horarias e idiomas.
Puedes crear distintos tipos de reuniones (perfectas para distintos proyectos, departamentos y duración) e incluso añadir preguntas personalizadas a tus invitaciones.
En resumen, Calendly es una herramienta imprescindible para cualquiera que se ocupe de programar y gestionar reuniones. Ahorra tiempo y también cordura.
Calendly funciona con Google Meet, Zoom y Microsoft Teams. Aunque puede costar un poco configurarlo, puedes hacer que Calendly genere automáticamente un enlace a la reunión al mismo tiempo que la reserva también va a tu calendario.
Reuniones Lúcidas
La mitad de la batalla de una reunión productiva es estar preparado. No hay nada que empiece con mal pie cuando la gente no tiene un orden del día o alguien no ha traído los datos adecuados. Aunque lo recuperes, sigues perdiendo tiempo en ponerte al día.
Lucid Meetings puede ayudarte mucho con todo el proceso de planificación previa. Es un poco como tener un genio personal de las reuniones al alcance de la mano.
La herramienta puede ayudarte a planificar el orden del día de la reunión, asignar tareas a miembros concretos del equipo, tomar notas e incluso hacer un seguimiento de los puntos de acción una vez finalizada la reunión.
Lucid Meetings puede hacer que tus reuniones sean más atractivas con funciones interesantes como pizarras virtuales y encuestas. Puedes personalizar las plantillas de tus reuniones para que se adapten a las necesidades y al ambiente de tu equipo.
Así que despídete de esas reuniones aburridas e improductivas y saluda a una forma más organizada y divertida de hacer las cosas. Lucid Meetings funciona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Skype.
Compañero
Si buscas una forma super eficiente de programar reuniones y organizarte, Fellow puede ayudarte sin duda. Fellow no sólo se sincroniza con tu calendario, sino que también te permite hacer un seguimiento de tus tareas, proyectos y objetivos.
Es como tener un asistente virtual de reuniones que te ayuda a enviar invitaciones, programar reuniones e incluso preparar el orden del día de la reunión, eliminando todo el trabajo duro. Además, se integra con Slack para notificarte a ti y a todo el equipo inmediatamente cuando se programan o cancelan reuniones.
Fellow también tiene una función de toma de notas automática, de modo que por muy caótica que sea la reunión, todo el mundo puede acceder a un registro preciso de lo que se discutió. Y si es necesario realizar alguna acción de seguimiento después de la reunión, Fellow se asegura de que no se olvide nada y de que las tareas se asignen con prontitud.
La herramienta se integra con Microsoft Teams, GSuite, Slack y Zoom.
Temporizador de llamadas para Google Meet
A menudo, las reuniones se descontrolan en cuanto al tiempo porque todo el mundo sigue hablando y nadie se acuerda de poner un temporizador.
Call Timer para Google Meet está aquí para salvar el día (¡Hurra!) Esta sencilla extensión es superútil para cualquiera que utilice Google Meet con regularidad y quiera mantener sus reuniones por buen camino.
Aunque sólo es compatible con Google Meet, realmente hace un gran trabajo para mantener tus reuniones eficientes y dentro del horario. Te permite programar un temporizador para la duración de la reunión y te ofrece un recordatorio visual rápido para que todo el mundo pueda controlar el tiempo.
¡Se acabaron las reuniones de 3 horas para un asunto de 20 minutos! Y es gratis. ¡Woohoo!
Tiempo de conversación para Google Meet
Ya que hablamos de hablar, tener un temporizador es genial y todo eso, pero inútil si tienes a alguien que DOMINA toda la llamada. Talk Time para Google Meet es otra extensión que se conecta a tu Google Meet. Ésta, sin embargo, en lugar de cronometrar tu llamada, también puede cronometrar a tus interlocutores. Esto significa que es fácil detectar quién no está contribuyendo a la discusión, pero también proporcionará algunas respuestas al por qué (pista, es esa Kathy charlatana que todos conocemos y amamos).
De nuevo, la conciencia del tiempo es la mayor parte del problema. Cuando eres consciente del tiempo, la gente lo trata con más cuidado. Y si la gente puede ver que está secuestrando la conversación o gastando un tiempo valioso con anécdotas irrelevantes, les permite parar. O que su jefe o sus colegas tengan unas palabras amables o lo incluyan en su plan de desarrollo.
De nuevo, esta es gratuita SOLO para Google Meet, pero merece la pena dedicarle tiempo (jaja, ¿lo pillas?).
Refuerzo de reuniones
Si quieres un sistema "todo en uno" que cubra una ENORME cantidad de tareas, como establecer la agenda, capturar notas de las reuniones, hacer un seguimiento del tiempo... todo el tinglado, conoce Meeting Booster.
Meeting Booster no sólo cubre todos los aspectos básicos, como la creación de calendarios y la asignación de tareas, sino que también te permite seguir el progreso a lo largo del tiempo y medir la eficiencia. También tiene un panel de análisis, así que si tus reuniones duran demasiado, tienes gráficos y tablas para justificar que sean cortas.
Sin embargo, sólo funciona con Microsoft Teams. Aunque ofrece integraciones para Slack y HubSpot, no tiene por qué quedarse exclusivamente en un ecosistema de Microsoft.
Evernote
Evernote es una herramienta de notas realmente práctica. Y, desde luego, una herramienta de reuniones virtuales que puede hacer la vida mucho más eficiente.
Puedes utilizar Evernote para crear archivadores digitales de notas de tus reuniones, asegurándote de que clip lo que necesitas y lo organizas todo junto. Además, también puedes utilizar funciones como plantillas de reuniones, grabaciones de audio y funciones de uso compartido para enviar seguimientos después de la reunión.
Aunque Evernote no se basa en la IA como algunas de las otras herramientas mencionadas, sigue siendo un gran recurso perfecto para preparar reuniones, tomar notas y mantenerte organizado. Además, puedes conectarlo a prácticamente cualquier otra herramienta que utilices, como Slack o Zoom. Sin embargo, para ello es necesario utilizar una herramienta de terceros como Zapier.
Evernote se integra con todas tus aplicaciones y servicios favoritos, como Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox y otras herramientas de terceros, ayudándote a hacerlos más eficientes y productivos. Además, ¡es completamente gratis!
Hugo
No sabemos tú, pero nosotros somos de los que nos gusta vivir peligrosamente. Y con eso queremos decir que hemos mirado el reloj, nos hemos dado cuenta de que tenemos una reunión dentro de 20 minutos y no hemos preparado el orden del día.
Es decir, la ansiedad que puede inducir es fuera de serie.
Gracias a Dios por Hugo.
Hugo es el amigo que te permite copiar todos sus deberes pero en forma de herramienta de reunión.
Aunque es muy sencillo, significa que siempre tienes un plan de reserva si no tienes tiempo de prepararte. Y aunque no recomendaríamos vivir únicamente de plantillas, en el caso de hacer reuniones efectivas, sin duda es una ayuda.
Además, puedes revisar las notas de reuniones anteriores, compartir el orden del día con otras personas que acudan a la reunión y, a continuación, capturar y enviar tareas de seguimiento.
Se integra con la mayoría de calendarios y plataformas, como Zoom, Google Meet y otras. La ventaja añadida es que empieza con un nivel gratuito.
Coste de la reunión
Al principio de este artículo, mencionamos la aterradora cifra de Bain & Co de 15 millones de dólares gastados en tiempo de reuniones de personal. Aunque se trataba de una empresa de Fortune 500, puede afectar a cualquier empresa -grande O pequeña- en lo que se refiere al despilfarro de tiempo en reuniones.
La herramienta "Coste de una reunión " es una herramienta interactiva, aunque algo aterradora. Introduciendo algunas cifras, como el salario, el tiempo empleado, etc., puedes calcular el "coste" de una reunión. Si celebras varias reuniones a la semana, puedes empezar a ver cómo invertir ese tiempo (¡y dinero!) en otras cosas.
Puedes utilizar esta sencilla herramienta del mismo modo que un equipo de marketing calcularía el rendimiento de la inversión de sus actividades de marketing. Así es bastante fácil ver si merece la pena celebrar una reunión de toda la empresa o si hay otra forma de hacerlo. Incluso si la reunión es esencial, puedes hacer que los representantes o jefes de departamento participen en los momentos pertinentes utilizando una herramienta como tl;dv y luego compartir la grabación con todo el equipo.
También puedes pensar en cómo ser más eficiente con la logística de las reuniones. Por ejemplo, ¿es realmente necesario que las reuniones duren una hora? ¿O media hora? Cuando sea necesario, ¿podrías celebrar cafés virtuales o charlar por teléfono en lugar de en persona, o por videollamada?
O, incluso la temida frase...
¿podría ser un correo electrónico?
Miro
Cada uno tiene su propia forma de asimilar y retener los datos; para algunos, una representación visual funciona mejor. Aquí es donde una herramienta de pizarra, como Miro, puede ayudar realmente a unir al equipo (y asegurarse de que nadie se queda totalmente confuso tras una rápida conferencia telefónica).
Las pizarras ayudan a aportar un elemento de colaboración visual y en tiempo real a las reuniones, lo que puede ayudar a explicar mejor las ideas, las estrategias y los resultados. Puedes marcar tareas, aportar ideas y asignar responsabilidades utilizando pizarras, diagramas y notas Post-It, todo en un mismo lugar.
Puedes compartir la pizarra entre equipos para que todos estén en la misma página desde el primer día, y revisar los progresos realizados a lo largo del tiempo es fácil. Además, no se pierde como los trozos de papel garabateados.
Miro se integra directamente con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams, lo que significa que todo el mundo puede verlo y utilizarlo. Súper impactante e increíblemente práctico para equipos e individuos visuales.
Telar
¿Has asistido alguna vez a una reunión que, en esencia, no era más que una glorificada sesión de formación? Quizá tengas que aprender algo sobre un nuevo programa informático. O un superior o jefe quería explicaros a ti y a tu equipo algunas cifras o indicadores clave de rendimiento.
¿Has estado alguna vez en una reunión en la que tu papel como asistente ha sido más pasivo que activo?
Casi seguro, imaginamos.
La cuestión es que una reunión -incluso remote PUEDE ser útil en estas circunstancias. Pueden ofrecerte la oportunidad de hacer preguntas; puedes ver cómo se desarrolla todo en tiempo real. Sin embargo, podría haber una forma mejor en términos de eficiencia temporal.
Tal vez quieras convertir esas reuniones en Telares. "¿Qué es Loom?", te oímos gritar. Es una herramienta de grabación de pantalla que permite al presentador grabar su pantalla en directo, con narración para crear una especie de mini seminario web. A continuación, se convierte en un vídeo alojado, se comparte con un enlace y se distribuye a personas individuales o incluso a todo el equipo. Puedes grabar tu mensaje en cualquier momento y lugar, sin necesidad de coordinar horarios ni preocuparte por las zonas horarias. Simplemente graba tu mensaje y tu equipo podrá verlo cuando le convenga.
También puede ahorrarte mucho tiempo. Los telares, al recorrer algo concreto, suelen ser más breves y directos, por lo que puedes ahorrar tiempo e ir directamente a lo importante. También puedes crear marcas de tiempo.
Al ser Loom un grabador de pantalla y no una herramienta de reunión propiamente dicha, no necesita integrarse con una plataforma de videoconferencia.
Las herramientas deben ser PRODUCTIVAS, no distractoras
Como puedes ver en las herramientas anteriores, realmente pueden añadir valor a las reuniones haciéndolas más eficientes. Las reuniones deben ser funcionales y lo más breves posible para maximizar la cantidad de trabajo en profundidad que se puede lograr fuera de ellas. Además, si funcionas de forma asíncrona, las herramientas deben tratar de mejorar las reuniones para que sean compatibles con ello (e incluso combatir la exigencia de que todo el mundo esté presente).
Recuerda que, aunque las herramientas pueden ayudarnos en la comunicación y la colaboración, no deben distraernos ni utilizarse en detrimento de otras tareas. Si utilizas muchas herramientas basadas en reuniones, asegúrate de que eres consciente del tiempo que pasas en cada una y de lo que sacas de ella.
En última instancia, de todas las herramientas anteriores, el tl;dv es la que puede resultar más eficaz. Cuando las reuniones son lo más breves y directas posible, y pueden celebrarse con la mínima interrupción, es increíble cuánto más se puede conseguir en poco tiempo. Piensa en la cantidad de trabajo que vas a conseguir hacer ahora.
