La importancia de Trabajo profundo y el El poder de un equipo kumbaya ya está bien documentado. Ya lo hemos tratado aquí, aquíy aquí. Hoy, sin embargo, hablaré de los matices alternativos de las reuniones opcionales. Así que ¡manos a la obra!(invitación opcional, obviamente 😆)@tldv.io Tiene mucho sentido. #reunión #comedia #corporativa #reuniones #9to5 #primerdía ♬ sonido original - tldv.io - AI Meeting Recorder
En este artículo
Reuniones opcionales = mejores reuniones
Las reuniones ya no son descendentes o intercambios unidireccionales de información. Esto es más cierto en las startups y en los equipos asíncronos y remote . Siempre hay excepciones a la regla. Algunas reuniones no deben omitirse en la incorporación de nuevos miembros del equipo o en actualizaciones importantes de toda la empresa. Sin embargo, en el 99% de los casos, la asistencia opcional aumenta la calidad de las reuniones.
Éstos son los principales beneficios que hemos observado a lo largo de las 100 reuniones de voluntarios a las que hemos asistido (y a las que no) en tl;dv.
#1 Las reuniones opcionales motivan a los organizadores
La asistencia forzosa no hace justicia a los organizadores de reuniones: Si todos los "participantes" en la reunión están obligados a asistir, los organizadores no tienen incentivos para mejorar la experiencia de la reunión. En un mundo alternativo de reuniones, si un organizador quiere un mayor índice de asistencia(que no se puede forzar), es probable que haga más atractiva la participación voluntaria. Este podría ser así:
- Elegir una hora conveniente para todos.
- Planificación minuciosa del orden del día, para que todos puedan evaluar el valor de la reunión. Así, los asistentes llegarán preparados, aumentando el rendimiento de la reunión.
- Los temas que sólo sean relevantes para menos asistentes pueden tratarse en primer lugar.
- Una sesión de micrófono abierto, para que los asistentes puedan debatir los puntos relevantes.
💡TIP: Ahorra tiempo a tu equipo no exigiendo el 100% de asistencia a las reuniones. ¡Utiliza ese tiempo ahorrado para una sesión opcional de creación de lazos afectivos!
Con el tiempo, este efecto se agravará. El organizador está incentivado para hacer que las reuniones opcionales sean atractivas la primera vez. El organizador también aprende de lo que no ha funcionado. Por ejemplo, tomemos una sesión de unión de equipos. Al ver quién NO asistió, los organizadores pueden aprender lo que le gusta a su equipo, para mejorar las sesiones voluntarias de unión de equipos la próxima vez.
En resumen: las reuniones opcionales, como un buen vino, mejoran con la edad. 🍷
#2 Las reuniones opcionales son más ágiles
No todo el mundo saca el mismo provecho de una reunión. Robin Dunbar dice que las conversaciones con más de 4 personas se convierten en una conferencia dominada por unos pocos extravertidos. Además, las reuniones forzadas suelen estar dominadas por quienes tienen más que ganar.
Por ejemplo, en un sprint de marketing, es más probable que el director de marketing obtenga el mayor valor. El diseñador gráfico de marketing obtendrá un valor limitado de los temas no relacionados con el diseño. Si el diseñador gráfico se ve obligado a asistir a toda la reunión, lo más probable es que permanezca callado y pasivo.
Hacer que las reuniones sean opcionales elimina el miedo a salir antes y anima a asistir sólo a las personas relevantes. Esto beneficia a los no asistentes (menos tiempo perdido, más tiempo de trabajo en profundidad), y también a los asistentes (más participantes activos = mayor rendimiento de la reunión). Con un coste medio de reunión de más de 1.000 USD por reunión, ¡también hay mucho dinero que ahorrar!
#3 Las reuniones opcionales son colaborativas
Como los asistentes se unen voluntariamente, es probable que lo hayan hecho debido al valor percibido de la reunión. Esto conduce a una mayor inversión en la reunión. Las personas que invierten se sienten incentivadas a trabajar para obtener mejores resultados.
Así que, en lugar de tener 10 asistentes a la reunión semiinvertidos, ten 4 asistentes activos e invertidos. Cuando estás implicado, es más probable que te centres en las soluciones, no en los problemas, y que sólo te ciñas a la información relevante.
Igualar la dinámica de poder de la reunión
La dinámica de las reuniones no opcionales fomenta una cultura de reuniones unidireccional, ineficaz y pasiva. Veamos, en cambio, una forma mejor.
#1 Reuniones opcionales = igualdad de condiciones
Normalmente, los organizadores de reuniones son jefes, directivos y ejecutivos. Por tanto, la relación organizador > invitado suele ser desigual. Esto conduce a una retroalimentación y comunicación menos honestas, lo que repercute en el resultado y el valor de la reunión.
La asistencia opcional a las reuniones es un pequeño paso hacia una dinámica de poder igualitaria. El organizador de la reunión (normalmente el que tiene el poder), está diciendo "oye, tu tiempo es tan importante como el mío". Con una dinámica de poder equilibrada, hay más posibilidades de que haya una retroalimentación abierta y, por tanto, reuniones más productivas.
#2 Las reuniones opcionales generan confianza
Las reuniones opcionales no garantizan la cohesión del equipo. Pero sin duda son un indicio de confianza. Si confías en que tus empleados hagan su trabajo, sin duda deben ser capaces de distribuir su tiempo y decidir a qué reuniones es necesario asistir. Atrás quedaron los días en que las reuniones se excusaban Blackbooks.
Si confías en tus empleados y les has dado el entorno necesario para actuar de forma autónoma, las reuniones opcionales son un paso lógico y natural.
Cómo hacer bien las reuniones opcionales
Así que, en un mundo perfecto, ¿cómo sería el santo grial de las reuniones opcionales?
Agenda clara
Con un orden del día claro e información contextual de fondo, es probable que los asistentes lleven a la mesa sus opiniones e ideas preformadas, listas para ser debatidas. Más voces suelen equivaler a mejores resultados de la reunión. Ninguna reunión debe ser una gran bolsa de sorpresas.
Explicitar la asistencia opcional
En tl;dv siempre elegimos conscientemente reforzar nuestra cultura y valores de reunión. Al fin y al cabo, los hábitos tardan en formarse. No basta con mencionar una vez la política de reuniones de tu empresa a los nuevos empleados. He aquí cómo podrías(o deberías) dejarlo claro:
- Márcalo en la reunión.
- Escríbelo en la descripción.
- Reitéralo durante la reunión.
- Reitera con frecuencia a tu equipo la cultura y las políticas de tus reuniones.
Documentación fiable de las reuniones
Esta es la faceta más importante de las reuniones opcionales. Sin una documentación adecuada, lamentablemente el valor de las reuniones(opcionales) se perderá para los no asistentes. 😢 Esto provocará sumideros de conocimiento en tu empresa, creando asincronía de información y reduciendo la productividad.
En nuestro equipo, garantizamos una sólida documentación de las reuniones grabando todas las reuniones relevantes(Sprints, sesiones de investigación de usuarios, entrevistas de contratación, demostraciones a clientes, incorporaciones, etc.). Durante la reunión, convertimos el orden del día de la reunión en momentos destacados con marca de tiempo(véase más arriba ☝️). Cada marca de tiempo te transporta al momento EXACTO de la grabación de la reunión. ¡No pierdas 60 minutos en una reunión por los 3 minutos que te importan!
¿Cómo es una reunión opcional?
Aquí tienes un ejemplo(arriba) de una reunión opcional Google Meet . Nota:
- Se indican los participantes no esenciales.
- El orden del día de la reunión está claramente vinculado.
- Algunos puntos se plantean primero, lo que permite a los invitados no esenciales salir antes.
- La reunión es tl;dv'ed.
Reuniones obligatorias =/= mantenerse informado
Con la documentación adecuada preparada, ¡las reuniones obligatorias ya no son la única forma de mantener a todo tu equipo informado! Ahora, cualquier miembro del equipo puede ser un asistente asíncrono a cualquier QBR, Sprint o reunión en línea.
Nuestro truco favorito para exprimir el valor de cada reunión para los "no asistentes" es etiquetar los momentos valiosos y relevantes de la reunión a la persona adecuada. Esto permite (por ejemplo) Jenny reciba una alerta directamente en Slack cuando sea etiquetada en un momento de la reunión. Haz clic en ese mensaje con marca de tiempo en Slack y ¡te llevará DIRECTAMENTE al momento exacto de la grabación de la reunión!
Convierte el FOMO en JOMO
A lo largo de este artículo, he mostrado cómo convertir la típica monotonía de las reuniones forzadas y al estilo de la vieja escuela en reuniones opcionales participativas y eficientes. ¡GENIAL!
Sinceramente, ¡ya no hay por qué temer no asistir a todos los Standup, Townhall o Sprint! En lugar de eso convierte el FOMO en JOMO. Celebra el hecho de que tú y tu equipo estáis empleando vuestro tiempo sabiamente Y sin comprometer la colaboración, la armonía del equipo o la sincronización de la información.
Vivimos en el siglo XXI y disponemos de las herramientas para trabajar asíncronamente de forma eficaz. Te animamos a que te subas a bordo. Confía en mí, ¡te encantará!
