Важность Глубокая работа и сила командной кумбайи уже хорошо описана. Мы уже рассказывали об этом здесь, здесьи здесь. Сегодня, однако, я обсуждаю альтернативные нюансы необязательных встреч. Так давайте же перейдем к этому!(необязательное приглашение, очевидно 😆)@tldv.io Имеет идеальный смысл. #встреча #комедия #корпоратив #встречи #9to5 #первый день ♬ оригинальный звук - tldv.io - AI Meeting Recorder
В этой статье
Необязательные встречи = лучшие встречи
Встречи больше не являются обменом информацией сверху вниз или в одну сторону. Это в большей степени относится к стартапам, командам, работающим по принципу async-first и remote . Исключения из правил есть всегда. Некоторые встречи не стоит пропускать, когда речь идет о вступлении в команду новых членов или о важных обновлениях в масштабах компании. Однако в 99 % случаев необязательное посещение повышает качество встреч.
Вот основные преимущества, которые мы заметили на 100 добровольных собраниях, в которых мы участвовали (и не участвовали) в tl;dv.
#1 Факультативные встречи мотивируют организаторов
Принудительное посещение не приносит организаторам собраний никакой пользы: Если все "участники" собрания вынуждены присутствовать на нем, у организаторов нет стимула улучшать впечатления от собрания. В альтернативном мире встреч, если организатор хочет добиться более высокого уровня посещаемости(который нельзя принудить), то он, скорее всего, сделает добровольное участие более привлекательным. Этот может выглядеть следующим образом:
- Выбор удобного для всех времени.
- Тщательное планирование повестки дня, чтобы все могли оценить ценность встречи. Таким образом, участники придут подготовленными, что повысит результативность собрания.
- Вопросы, касающиеся только меньшего числа участников, могут быть рассмотрены в первую очередь.
- Сессия с открытым микрофоном, чтобы участники могли обсудить важные моменты.
💡TIP: Экономьте время своей команды, не требуя 100-процентного присутствия на собраниях. Используйте это сэкономленное время для необязательного сближения!
Со временем этот эффект будет усугубляться. У организатора появляется стимул сделать необязательные встречи привлекательными с первого раза. Организатор также учится на том, что не сработало. Например, возьмем командную встречу. Видя, кто НЕ присутствовал, организаторы могут узнать, что нравится их команде, чтобы в следующий раз сделать добровольные встречи для сплочения команды лучше.
Короче говоря: необязательные встречи, как хорошее вино, становятся лучше с возрастом. 🍷
#2 Факультативные совещания являются более компактными
Не все получают одинаковую пользу от любой встречи. Робин Данбар говорит, что беседы с участием более 4 человек превращаются в лекцию, на которой доминируют несколько экстравертов. Более того, на вынужденных встречах часто доминируют те, кто больше всех хочет получить выгоду.
Например, в маркетинговом спринте менеджер по маркетингу, скорее всего, получит наибольшую ценность. Маркетолог-графический дизайнер получит ограниченную пользу от тем, не связанных с дизайном. Если графический дизайнер будет вынужден присутствовать на всей встрече, он, скорее всего, будет в основном молчаливым и пассивным.
Если сделать совещания необязательными, это устранит страх уйти раньше времени и побудит к участию только нужных людей. Это выгодно как для тех, кто не участвует в совещании (меньше времени тратится впустую, больше времени на глубокую работу), так и для участников (больше активных участников = больше результатов совещания). Учитывая, что средняя стоимость одного совещания составляет более 1 000 долларов США, можно сэкономить много денег!
#3 Факультативные встречи носят совместный характер
Поскольку участники присоединяются к собранию добровольно, они, скорее всего, присоединились к нему из-за воспринимаемой ценности собрания. Это приводит к увеличению инвестиций в собрание. Инвестиции в собрание стимулируют людей работать над достижением лучших результатов.
Таким образом, вместо 10 полуинтегрированных участников встречи, у вас будет 4 активных и инвестированных участника. Когда вы заинтересованы, вы с большей вероятностью сосредоточитесь на решениях, а не на проблемах, и будете придерживаться только актуальной информации.
Уравнять динамику власти на собрании
Динамика неопциональных совещаний поощряет однонаправленную, неэффективную и пассивную культуру совещаний. Давайте рассмотрим лучший способ.
#1 Необязательные встречи = равные условия
Обычно организаторы встреч - это руководители, менеджеры и управленцы. Следовательно, отношения между организатором и приглашенным часто неравноправны. Это приводит к менее честной обратной связи и общению, что влияет на результат и ценность встречи.
Необязательное посещение собрания - это один маленький шаг к равной динамике власти. Организатор собрания (обычно обладатель власти) говорит: "эй, твое время так же важно, как и мое". При сбалансированной динамике власти больше шансов на открытую обратную связь, следовательно, более продуктивные встречи.
#2 Необязательные встречи укрепляют доверие
Необязательные собрания не гарантируют сплоченности команды. Но они, безусловно, являются показателем доверия. Если вы доверяете своим сотрудникам выполнять свою работу, то, конечно, они должны уметь распределять свое время и решать, какие встречи необходимо посетить. Прошли те времена, когда для проведения совещаний использовались Черные книжки.
Если вы доверяете своим сотрудникам и создали им условия для самостоятельных действий, то необязательные собрания - это логичный и естественный следующий шаг.
Как правильно проводить необязательные собрания
Итак, в идеальном мире, как выглядит святой Грааль необязательных встреч?
Четкая повестка дня
Имея четкую повестку дня и контекстную справочную информацию, участники, скорее всего, принесут на стол уже сформированные мнения и идеи, готовые к обсуждению. Большее количество голосов обычно приводит к лучшим результатам совещания. Ни одно совещание не должно быть большим мешком сюрпризов.
Сделать явным необязательное посещение
Мы всегда делаем сознательный выбор на сайте tl;dv , чтобы укрепить культуру и этику наших встреч. В конце концов, для формирования привычек требуется время. Одного упоминания о правилах проведения собраний в вашей компании новым сотрудникам недостаточно. Вот как вы можете(или должны) разъяснить это:
- Отметьте это на собрании.
- Напишите это в описании.
- Повторите это во время встречи.
- Часто повторяйте культуру и правила проведения собраний со своей командой.
Надежное документирование совещаний
Это самая важная сторона факультативных совещаний. Без надлежащей документации, к сожалению, ценность(необязательных) собраний будет потеряна для тех, кто их не посещает. 😢 Это приведет к образованию "воронок знаний" в вашей компании, создаст информационную асинхронность и снизит производительность.
В нашей команде мы обеспечиваем надежное документирование совещаний, записывая все соответствующие встречи(спринты, сессии исследования пользователей, собеседования при приеме на работу, демонстрации клиентам, прием на работу и т.д.). Во время встречи мы превращаем повестку дня встречи в основные моменты с временными метками(см. выше ☝️). Каждая временная метка переносит вас в ТОЧНЫЙ момент записи встречи. Не тратьте 60 минут на совещание ради 3 минут, которые вам важны!
Как выглядит факультативная встреча?
Вот пример(выше) необязательной встречи Google Meet . Примечание:
- Неосновные участники указаны.
- Повестка дня собрания четко увязана.
- Некоторые вопросы поднимаются первыми, что позволяет приглашенным, не имеющим отношения к делу, выйти раньше.
- Встреча проходит по адресу tl;dv'ed.
Обязательные собрания =/= оставаться в курсе событий
С готовой документацией по проведению собраний обязательные собрания больше не являются единственным способом держать всю команду в курсе событий! Теперь любой член команды может быть асинхронным участником любого QBR, спринта или онлайн-собрания.
Наш любимый хак для извлечения пользы из каждого совещания для "непосетителей" - пометить ценные и значимые моменты совещания для нужного человека. Это позволяет (например) Дженни получать оповещения прямо в Slack, когда ее пометили в моменте встречи. Нажмите на это сообщение с меткой времени в Slack, и оно приведет вас непосредственно к тому моменту в записи совещания!
Превратите FOMO в JOMO
В этой статье я показал, как превратить типичную рутину принудительных и старомодных собраний в эффективные необязательные собрания с широким участием. ЗДОРОВО!
Честно говоря, больше не нужно бояться не посетить ни один стендап, таунхолл или спринт! Вместо этого, превратите FOMO в JOMO. Празднуйте тот факт, что вы и ваша команда тратите свое время с умом и не ставите под угрозу сотрудничество, командную гармонию или информационную синхронность.
Мы живем в 21 веке, и у нас есть инструменты для эффективной асинхронной работы. Мы призываем вас присоединиться к ним. Поверьте, вам это понравится!
