Przejdź do treści
Znaczenie Głęboka praca i Siła zespołu kumbaya jest już dobrze udokumentowana. Omówiliśmy to już wcześniej. tutaj, tutaji tutajDzisiaj jednak omówię alternatywne niuanse spotkań opcjonalnych. Więc zabierajmy się do roboty! (oczywiście zaproszenie jest opcjonalne 😆)@tldv.io To ma sens. #spotkanie #komedia #korporacja #spotkania #9to5 #pierwszydzień ♬ oryginalny dźwięk – tldv.io – AI Meeting Recorder
W tym artykule
Opcjonalne spotkania = lepsze spotkania
Spotkania nie są już odgórną lub jednokierunkową wymianą informacji. Dotyczy to zwłaszcza start-upów oraz remote i preferujących komunikację asynchroniczną. Zawsze są wyjątki od tej reguły. Niektórych spotkań nie należy pomijać, np. tych dotyczących wdrażania nowych członków zespołu lub ważnych aktualizacji dotyczących całej firmy. Jednak w 99% przypadków opcjonalny udział w spotkaniach podnosi ich jakość.
Oto główne korzyści, które zaobserwowaliśmy podczas setek dobrowolnych spotkań, w których uczestniczyliśmy (i nie uczestniczyliśmy) w tl;dv.
#1 Opcjonalne spotkania motywują organizatorów
Przymusowa obecność nie służy organizatorom spotkań: jeśli wszyscy „uczestnicy” spotkania są zmuszeni do udziału, organizatorzy nie mają motywacji, aby poprawiać jakość spotkania. W alternatywnym świecie spotkań, jeśli organizator chce osiągnąć wyższy wskaźnik frekwencji (czego nie można wymusić), prawdopodobnie postara się uatrakcyjnić dobrowolny udział. To może wyglądać następująco:
- Wybór dogodnego terminu dla wszystkich.
- Dokładne planowanie programu, aby wszyscy mogli ocenić wartość spotkania. Dzięki temu uczestnicy będą przygotowani, co zwiększy efektywność spotkania.
- Kwestie dotyczące mniejszej liczby uczestników mogą zostać omówione w pierwszej kolejności.
- Sesja z otwartym mikrofonem, podczas której uczestnicy mogą omówić istotne kwestie.
💡WSKAZÓWKA: Oszczędzaj czas swojego zespołu, nie wymagając 100% obecności na spotkaniach. Wykorzystaj zaoszczędzony czas na opcjonalne sesje integracyjne!
Z czasem efekt ten będzie się nasilał. Organizator ma motywację, aby pierwsze spotkania opcjonalne były atrakcyjne. Organizator uczy się również na błędach. Weźmy na przykład sesję integracyjną zespołu. Obserwując, kto NIE wziął w niej udziału, organizatorzy mogą dowiedzieć się, co lubi ich zespół, aby następnym razem zorganizować lepszą sesję integracyjną.
Krótko mówiąc: spotkania opcjonalne, podobnie jak dobre wino, z wiekiem stają się coraz lepsze. 🍷
#2 Opcjonalne spotkania są bardziej efektywne
Nie każdy czerpie taką samą korzyść z danego spotkania. Robin Dunbar twierdzi, że rozmowy z udziałem więcej niż 4 osób stają się wykładem zdominowanym przez kilka osób ekstrawertycznych. Co więcej, spotkania wymuszone są często zdominowane przez osoby, które mają najwięcej do zyskania.
Na przykład podczas sprintu marketingowego największe korzyści odniesie kierownik ds. marketingu. Grafik marketingowy uzyska ograniczone korzyści z tematów niezwiązanych z projektowaniem. Jeśli grafik zostanie zmuszony do udziału w całym spotkaniu, prawdopodobnie będzie milczał i zachowywał się biernie.
Uczynienie spotkań opcjonalnymi eliminuje obawy przed wcześniejszym wyjściem i zachęca do udziału tylko osoby, które są bezpośrednio zainteresowane tematem. Jest to korzystne zarówno dla osób nieuczestniczących (mniej straconego czasu, więcej czasu na pracę), jak i dla uczestników (bardziej aktywni uczestnicy = większa wydajność spotkania). Przy średnim koszcie spotkania wynoszącym ponad 1000 USD, można również zaoszczędzić sporo pieniędzy!
#3 Spotkania opcjonalne mają charakter współpracy
Ponieważ uczestnicy dołączają dobrowolnie, prawdopodobnie zrobili to ze względu na postrzeganą wartość spotkania. Prowadzi to do zwiększenia zaangażowania w spotkanie. Zaangażowani ludzie są zmotywowani do pracy nad osiągnięciem lepszych wyników.
Zamiast więc mieć 10 pół-zaangażowanych uczestników spotkania, lepiej mieć 4 aktywnych i zaangażowanych uczestników. Kiedy jesteś zaangażowany, bardziej prawdopodobne jest, że skupisz się na rozwiązaniach, a nie problemach, i będziesz trzymać się tylko istotnych informacji.
Wyrównaj dynamikę władzy podczas spotkań
Dynamika spotkań obowiązkowych sprzyja jednokierunkowej, nieefektywnej i pasywnej kulturze spotkań. Przyjrzyjmy się zatem lepszemu rozwiązaniu.
#1 Opcjonalne spotkania = równe szanse dla wszystkich
Zazwyczaj organizatorami spotkań są kierownicy, menedżerowie i kadra zarządzająca. W związku z tym relacja między organizatorem a zaproszonymi osobami jest często nierówna. Prowadzi to do mniej szczerej komunikacji i przekazywania informacji zwrotnych, co ma wpływ na wyniki i wartość spotkania.
Opcjonalny udział w spotkaniu to mały krok w kierunku równej dynamiki władzy. Organizator spotkania (zazwyczaj osoba sprawująca władzę) mówi: „hej, twój czas jest tak samo ważny jak mój”. Dzięki zrównoważonej dynamice władzy istnieje większa szansa na otwartą informację zwrotną, a tym samym na bardziej produktywne spotkania.
#2 Opcjonalne spotkania budują zaufanie
Opcjonalne spotkania nie gwarantują spójności zespołu. Są one jednak z pewnością oznaką zaufania. Jeśli ufasz swoim pracownikom, że wykonują swoją pracę, z pewnością są oni w stanie samodzielnie rozplanować swój czas i zdecydować, w których spotkaniach powinni uczestniczyć. Minęły już czasy, kiedy trzeba było wymyślać wymówki, aby uniknąć spotkań czarne księgi
Jeśli ufasz swoim pracownikom i zapewniłeś im środowisko, w którym mogą działać samodzielnie, opcjonalne spotkania są logicznym i naturalnym kolejnym krokiem.
Jak dobrze przeprowadzać spotkania fakultatywne
Jak więc w idealnym świecie wyglądałby święty Graal spotkań fakultatywnych?
Jasny plan działania
Dzięki jasnemu programowi i kontekstowym informacjom uczestnicy prawdopodobnie przyniosą ze sobą swoje wcześniej sformułowane opinie i pomysły, gotowe do dyskusji. Więcej głosów zazwyczaj oznacza lepsze wyniki spotkania. Żadne spotkanie nie powinno być wielką torbą niespodzianek.
Wyraźnie zaznacz, że obecność jest opcjonalna.
W tl;dv zawsze świadomie podejmujemy decyzje tl;dv wzmocnienie naszej kultury spotkań i etosu. W końcu nawyki kształtują się z czasem. Nie wystarczy tylko raz wspomnieć nowym pracownikom o zasadach dotyczących spotkań w firmie. Oto, jak można (lub należy) to jasno przedstawić:
- Zaznacz to na spotkaniu.
- Napisz to w opisie.
- Powtórz to podczas spotkania.
- Często przypominaj członkom zespołu o kulturze i zasadach obowiązujących podczas spotkań.
Niezawodna dokumentacja spotkań
Jest to najważniejszy aspekt spotkań opcjonalnych. Bez odpowiedniej dokumentacji wartość spotkań (opcjonalnych) zostanie niestety utracona dla osób, które w nich nie uczestniczyły. 😢 Spowoduje to powstanie luk w wiedzy w firmie, co doprowadzi do asynchroniczności informacji i spadku wydajności.
W naszym zespole dbamy o solidną dokumentację spotkań, rejestrując wszystkie istotne spotkania (sprinty, sesje badań użytkowników, rozmowy kwalifikacyjne, prezentacje dla klientów, wdrożenia itp.). Podczas spotkania przekształcamy nasz plan spotkania w najważniejsze punkty opatrzone znacznikami czasu (patrz powyżej ☝️). Każdy znacznik czasu przenosi Cię do DOKŁADNEGO momentu w nagraniu spotkania. Nie trać 60 minut na spotkanie, aby znaleźć 3 minuty, które Cię interesują!
Jak wygląda spotkanie opcjonalne?
Oto przykład (powyżej) opcjonalnego Google Meet w Google Meet . Uwaga:
- Wskazano uczestników, którzy nie są niezbędni.
- Porządek obrad jest jasno określony.
- Niektóre kwestie są poruszane na początku, co pozwala osobom, które nie są niezbędne, opuścić spotkanie wcześniej.
- Spotkanie jest tl;dv.
Obowiązkowe spotkania =/= bycie na bieżąco
Dzięki odpowiedniej dokumentacji spotkań obowiązkowe spotkania nie są już jedynym sposobem na informowanie całego zespołu o aktualnych wydarzeniach! Teraz każdy członek zespołu może być uczestnikiem dowolnego spotkania QBR, Sprint lub spotkania online w trybie asynchronicznym.
Naszym ulubionym sposobem na wyciśnięcie wartości z każdego spotkania dla „nieobecnych” jest oznaczanie wartościowych i istotnych momentów spotkania odpowiedniej osobie. Pozwala to (na przykład) Jenny otrzyma powiadomienie bezpośrednio na Slacku, gdy zostanie oznaczona w momencie spotkania. Kliknij tę wiadomość z datą i godziną na Slacku, a zostaniesz przeniesiony BEZPOŚREDNIO do dokładnego momentu w nagraniu spotkania!
Zmień FOMO w JOMO
W tym artykule pokazałem, jak zamienić typowe, nudne i staromodne spotkania w fajne i efektywne spotkania, w których każdy może wziąć udział. SUPER!
Szczerze mówiąc, nie ma już potrzeby obawiać się nieobecności na każdym spotkaniu Standup, Townhall lub Sprint! Zamiast tego zamień FOMO na JOMO. Ciesz się tym, że Ty i Twój zespół mądrze wykorzystujecie swój czas, nie rezygnując przy tym ze współpracy, harmonii w zespole ani synchronizacji informacji.
Żyjemy w XXI wieku i dysponujemy narzędziami umożliwiającymi efektywną pracę asynchroniczną. Zachęcamy do skorzystania z nich. Zapewniamy, że będą Państwo zadowoleni.
