W grudniu 2020 roku tl;dv grzech śmiertelny w dziedzinie rekrutacji – opublikowała ogłoszenia o pracy w okresie świąt Bożego Narodzenia! Nie jedno ogłoszenie, a aż cztery. Jednak bogowie rekrutacji nie ukarali nas za to wykroczenie, wręcz przeciwnie! Jako firma remote mamy to szczęście, że możemy zatrudniać najlepszych specjalistów z dowolnego miejsca na świecie. Mieliśmy również szczęście, że w ciągu 4 tygodni udało nam się pozyskać i podpisać umowy z kandydatami, których wybraliśmy jako pierwszych. 

Znajdujemy się obecnie w tym intensywnym etapie rozwoju startupu, w którym przetrwaliśmy początkowe próby związane z weryfikacją produktu, a teraz nadszedł czas, aby powiększyć nasz zespół i skupić się na dalszym budowaniu firmy. Teraz musimy żonglować, równoważąc ulepszenia produktu, kluczowe kroki firmy i plany wejścia na rynek, aby przygotować się do kolejnego etapu. Kluczem do udanej żonglerki jest albo bycie mistrzem żonglerki, albo posiadanie dodatkowych rąk. Nie mając ochoty na podejmowanie żadnych cyrkowych hobby, wybrałem opcję dodatkowych rąk, zatrudniając czterech kluczowych nowych pracowników, którzy pomogą nam skalować nasz produkt i wprowadzić go do fazy Seed.

Zazwyczaj nie jestem osobą, która się spieszy. Lubię rozważać zawiłości, jestem zwolennikiem rutyny, wydajności i starych, dobrych procesów. Wiedziałem jednak, że jeśli chcemy konkurować o najlepszych pracowników, szybka rekrutacja będzie prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem. Przetestowaliśmy więc tę strategię rekrutacyjną i zamierzam podzielić się z wami naszymi wnioskami.

W tym artykule:

Dlaczego warto szybko zatrudniać?

Średni czas rekrutacji wyraźnie wskazuje na możliwość szybkiego zatrudnienia
Źródło: Statistica. Powyższy wykres wyraźnie wskazuje, że start-upy mają szansę zdobyć silną pozycję na rynku pracy dzięki strategii szybkiej rekrutacji.

Po pierwsze, dlaczego w ogóle rozważałem strategię szybkiej rekrutacji? Oprócz oczywistych korzyści dla mojego harmonogramu chciałem znaleźć sposób na zwiększenie efektywności procesu rekrutacyjnego, dając jednocześnie naszemu startupowi szansę na pozyskanie najlepszych możliwych pracowników.

Według Workable w 2017 r. średni czas rekrutacji w branży usług informacyjnych wynosił 33 dni robocze. Nie widać oznak poprawy, a dane z 2018 r. pokazują podobne wyniki – według Statistica w wielu branżach usługowych średni czas rekrutacji wynosi ponad 30 dni. 

Porównajmy to z tempem, w jakim najlepsi pracownicy są rozchwytywani – wielu twierdzi, że najlepsi kandydaci znikają z rynku w ciągu 10 dni . Większe (i potencjalnie bardziej konkurencyjne) firmy często borykają się z wewnętrznymi procedurami, które spowalniają proces rekrutacji. Dlatego przewagą konkurencyjną start-upów jest ich zdolność do szybkiego działania w celu zatrudnienia najlepszych pracowników, zanim znikną z rynku lub zostaną zatrudnieni przez większe firmy i korporacje. Większe firmy, dysponujące większymi środkami finansowymi niż Twoja. 

Nie wspominając już o dodatkowych korzyściach związanych z oszczędnością czasu i pieniędzy na długotrwałych procesach rekrutacyjnych. Wreszcie, szybkie odpowiedzi sprawiają, że kandydaci czują się szanowani. Jeśli potrzebujesz dowodu, przejrzyj dowolny wątek rekrutacyjny, a wkrótce przekonasz się, że „powolne odpowiedzi” są najczęstszą skargą kandydatów. Dlatego też odpowiednia dawka szacunku nigdy nie będzie zbędna. Oprócz zapewnienia kandydatom przyjemniejszych wrażeń, może to później wpłynąć na ich proces decyzyjny. Czy wiesz, że „52% osób, które otrzymały informację zwrotną dotyczącą pracy do końca dnia, w którym odbyły rozmowę kwalifikacyjną, stwierdziło, że są bardziej skłonne do zacieśnienia relacji z firmą”?

Tak wygląda teoria, ale jak to wyglądało w praktyce?

Strategia szybkiej rekrutacji: jak to zrobiliśmy

Mieliśmy już gotową strategię szybkiej rekrutacji, więc nadszedł czas, by ją wdrożyć! Nasza główna idea była prosta: ograniczyć proces do absolutnego minimum, co obejmowało:

  • Pierwsza rozmowa dotycząca kultury organizacyjnej: poznaj kandydata jako osobę, w tym dowiedz się, co jest dla niego ważne, aby czerpał satysfakcję z pracy. 
  •  Zadanie trwające 2 godziny: sprawdzenie, jak kandydat radzi sobie z pracą. 
  • Druga rozmowa kwalifikacyjna: omów zadanie z innym współzałożycielem, aby sprawdzić, jak kandydat radzi sobie z zadaniami, jak myśli i jak rozwiązuje problemy. 
  • Trzecia 20-minutowa rozmowa kwalifikacyjna: trzeci współzałożyciel zapoznaje się z ostateczną grupą kandydatów. Celem jest uzyskanie poparcia wszystkich założycieli. 
  • Po każdej rozmowie kwalifikacyjnej staraliśmy się udzielić odpowiedzi każdemu kandydatowi w ciągu 24 godzin.
  • W ciągu 7 dni może się wydarzyć wszystko.

Było kilka kluczowych aspektów, które dodatkowo zwiększyły naszą zdolność do szybkiej rekrutacji. Po pierwsze, zadanie związane z rozmową kwalifikacyjną powinno trwać mniej niż dwie godziny. Po drugie, nagrywaliśmy wszystkie rozmowy , zaznaczaliśmy najważniejsze fragmenty za pomocą znaczników czasowych i udostępnialiśmy je innym. Skróciło to czas potrzebny na uzyskanie wewnętrznej opinii i podjęcie decyzji na każdym etapie rekrutacji.

Jednak nagrywanie naszych spotkań przyniosło jeszcze kilka nieoczekiwanych korzyści… i właśnie wtedy zaczęliśmy odczuwać, że nasza strategia rekrutacyjna nabrała prawdziwego tempa!

Szybka rekrutacja: Zatrudnianie na sterydach

Jeśli jeszcze tego nie zgadliście, nagrywaliśmy nasze spotkania za pomocą poręcznej platformy o nazwie tl;dv. Tak się składa, że jest to nasz produkt, a podczas poszukiwań kandydatów odkryliśmy mnóstwo nowych zastosowań dla tl;dv w kontekście rozmów rekrutacyjnych, między innymi:

Poznaj kandydatów naprawdę

Przykład z naszej strategii szybkiej rekrutacji
Udało nam się nawiązać kontakt między kandydatem (obecnie cenionym członkiem zespołu) a współzałożycielem (Allanem), który nie był obecny podczas rozmowy kwalifikacyjnej, poprzez oznaczenie go w kluczowym momencie.

Zdecydowanie największą wartością dla zespołu było szybkie uzyskanie głębszego wglądu w osobowość kandydata oraz nawiązanie emocjonalnej więzi. To coś, czego notatki sporządzane po rozmowie kwalifikacyjnej nie są w stanie zapewnić. Synergia zespołowa ma zasadnicze znaczenie dla każdego startupu, zwłaszcza gdy zespół jest tak niewielki i zgrany. Dlatego też podejmowanie decyzji dotyczących dopasowania kulturowego ma kluczowe znaczenie. 

„Miałem wrażenie, że oceniam każdego jako człowieka, a nie tylko na podstawie CV. Na papierze wybrałbym zupełnie inne osoby i prawdopodobnie nie wyszłoby to na dobre” – Ruben Calzacorta – programista full stack.

Z mojego osobistego doświadczenia w korzystaniu tl;dv rekrutacji wynika, że prawdziwą siłą tl;dv jest możliwość dzielenia się z zespołem szybkimi, emocjonalnymi spostrzeżeniami. Właśnie przygotowujemy kolejny artykuł poświęcony korzyściom płynącym z rekrutacji opartej na podejściu „człowiek na pierwszym miejscu” oraz poszukiwaniu kandydatów pasujących do kultury firmy. 

Przedstaw w zespole najważniejsze punkty spotkania

W trakcie procesu rekrutacji miało miejsce kilka niesamowitych momentów, które sprawiły, że byliśmy podekscytowani potencjałem kandydata. Co więc zrobiliśmy? Po prostu udostępniliśmy, oznaczyliśmy lub utworzyliśmy fragmenty z datą i godziną, aby zaprezentować zespołowi te wspaniałe momenty ze spotkania! Dzięki możliwości łatwego udostępniania najważniejszych fragmentów spotkania okazało się, że w poznawanie kandydatów zaangażowało się więcej członków zespołu, niż pierwotnie zakładaliśmy – a to wszystko dzięki łatwości i przyjemności płynącej z dzielenia się tymi treściami. A to oznaczało więcej opinii!

Oszczędzaj czas

Okazało się, że dzięki temu menedżerowie ds. rekrutacji i rekruterzy zyskali więcej czasu na ocenę dopasowania kulturowego oraz umiejętności technicznych. Podczas filtrowania pod kątem dopasowania kulturowego rekruterzy (lub w naszym przypadku założyciele) mogli po prostu przejrzeć nagranie ze spotkania i uzyskać dobre wyobrażenie o osobowości kandydata. Dzięki temu drugi rekruter (lub założyciel) nie musiał już tego sprawdzać podczas kolejnej rozmowy i mógł skupić się na jeszcze głębszym zrozumieniu umiejętności i dopasowania kandydata, a nawet skrócić czas trwania drugiej rozmowy.

Podczas sprawdzania umiejętności technicznych zaoszczędziliśmy czas dzięki: (1) prostemu oznaczaniu ekspertów merytorycznych w odpowiednich miejscach w tl;dv. W naszym przypadku (jako mały start-up) osoby odpowiedzialne za rekrutację są jednocześnie członkami zespołu. Dzięki temu osoby te mogły szybciej oceniać kompetencje kandydatów, przeglądając wyłącznie odpowiednie, oznaczone lub wyróżnione fragmenty i pomijając inne, nieistotne tematy. (2) Ponieważ menedżerowie ds. rekrutacji dokonali już selekcji pod kątem kompetencji po pierwszej rozmowie kwalifikacyjnej, często nie są oni potrzebni podczas drugiego spotkania. Oznaczało to nieocenioną oszczędność czasu dla członków naszego zespołu/menedżerów ds. rekrutacji, którzy w tym przypadku pochodzą z zespołu produktowego. Jest to bezcenny czas, który można poświęcić na doskonalenie i rozwój naszego produktu. 

Podsumowanie…

Odkryliśmy, że dzięki skróceniu naszych rozmów kwalifikacyjnych udało nam się skrócić czas rekrutacji o około 40% poprzez:

  • Zmniejszenie liczby godzin pracy poświęcanych na rekrutację poprzez ograniczenie liczby osób, które muszą uczestniczyć w rozmowach kwalifikacyjnych (zwłaszcza menedżerów ds. rekrutacji), oraz możliwość szybszej selekcji kandydatów dzięki spotkaniom typu „speed-watching”.
  • Zwiększenie szybkości i jakości informacji zwrotnej, a tym samym przyspieszenie procesu podejmowania decyzji i reakcji. 

Ponadto członkowie naszego zespołu wykazywali większe zaufanie do naszych (wspólnych) decyzji i bardziej się w nie angażowali. Odnieśliśmy również wrażenie, że proces ten przyniósł korzyści kandydatom. Oprócz szybkiej realizacji procesu kandydaci otrzymali również nieocenioną informację zwrotną dotyczącą rozmów kwalifikacyjnych, dzięki możliwości obejrzenia własnych rozmów i omówienia ich ze swoimi mentorami. Co ciekawe, jeden z kandydatów zdołał nawet przejść cztery kolejne rozmowy kwalifikacyjne u innych pracodawców. 

Szybka rekrutacja: wyniki

W trakcie tego procesu szybkiej rekrutacji przekonaliśmy się, że szybkie zatrudnianie było nie tylko znacznie łatwiejsze do zrealizowania i przyjemniejsze, ale także pomogło nam pozyskać najlepszych pracowników. Ponadto dzięki udostępnianiu nagrań z rozmów kwalifikacyjnych odkryliśmy, jak skutecznie dzielić się nimi z wewnętrznymi interesariuszami. Zaowocowało to szybszymi i lepszej jakości opiniami, większym zaangażowaniem oraz skróceniem czasu reakcji. Oto nasze statystyki rekrutacyjne:

  • Spośród ponad 300 zgłoszeń na 4 ogłoszone stanowiska w ciągu 20 dni wybraliśmy 4 kandydatów. Dzięki temu udało nam się podjąć decyzję o zatrudnieniu średnio w ciągu 10 dni na każde 2 stanowiska.
  • Średnio zatrudnialiśmy około 2 kandydatów w ciągu 14 dni, licząc od momentu podpisania oficjalnej umowy. 
  • W sumie wszystkie cztery stanowiska zostały obsadzone w ciągu 4 tygodni. 
  • Przyjęliśmy wszystkie oferty z 4 kwietnia i udało nam się pozyskać kandydatów z naszej listy priorytetowej!
  • Pierwsza umowa została podpisana w ciągu 14 dni.
  • Jeden z kandydatów rozpoczął pracę 5 tygodni po opublikowaniu ogłoszenia. 

Minęły już cztery miesiące od zakończenia rekrutacji i z radością informujemy, że wszystko idzie jak po maśle. Nasi nowi pracownicy znakomicie wkomponowali się w naszą kulturę organizacyjną (wnosząc przy tym coś od siebie), a jednocześnie osiągają świetne wyniki. Od tamtej pory jeszcze bardziej zintensyfikowaliśmy wykorzystanie platformy tl;dv rekrutacji, ponieważ to właśnie ona stała się motorem naszej drugiej fali zatrudnienia w 2021 roku (przykład poniżej).

Szybka rekrutacja i szybkie zatrudnienie dzięki tl;dv
Szybka rekrutacja i szybkie zatrudnienie dzięki tl;dv.

Końcowe przemyślenia

Kłamię! Chociaż zakończyłem już podsumowywanie moich przemyśleń na temat szybkiej rekrutacji, mam jeszcze wiele do przekazania na temat rekrutacji i zatrudniania. Dlatego ten artykuł z pewnością nie będzie moim „podsumowaniem”. Naszą filozofią działania jest eksperymentowanie, uczenie się i ciągłe doskonalenie. Stosując tę samą koncepcję w naszym procesie rekrutacji, znaleźliśmy sposób nie tylko na przyspieszenie rekrutacji (a tym samym na oszczędność pieniędzy), ale także na poprawę jakości pozyskanych kandydatów i zwiększenie wewnętrznego wsparcia dla tych zatrudnionych osób. 

Jeśli ciekawi Cię, jak Google Meet tl;dv Google Meet , obejrzyj nasz vodcast poniżej! Rozmawiamy z ekspertem ds. rekrutacji zorientowanej na kulturę organizacyjną – Nico Blier-Silvestri, dyrektorem generalnym i współzałożycielem Platypus.io.