Em dezembro de 2020, tl;dv um pecado capital no mundo do recrutamento: publicou uma vaga de emprego durante as férias de Natal! Não foi apenas uma vaga, mas, na verdade, quatro. No entanto, os deuses do recrutamento não nos puniram por nossa transgressão; muito pelo contrário! Por sermos uma empresa remote, temos a sorte de poder contratar os melhores talentos de qualquer lugar do mundo. Também tivemos a sorte de conseguir fechar e assinar contratos com nossos candidatos preferidos em menos de quatro semanas. 

Estamos agora naquela fase agitada de uma startup em que já superamos os primeiros desafios da validação do produto e agora é hora de ampliar nossa equipe para nos dedicarmos de corpo e alma à construção da empresa. Agora, é uma questão de malabarismo, equilibrando melhorias no produto, etapas críticas da empresa e planos de entrada no mercado para nos prepararmos para a próxima fase. A chave para o sucesso nesse malabarismo vem de ser um mestre no malabarismo ou de ter mãos extras. Como não tenho interesse em adotar nenhum hobby circense, optei pela rota das mãos extras, por meio de quatro novas contratações-chave para ajudar a escalar nosso produto e levá-lo à fase Seed.

Normalmente, não sou do tipo que se precipita nas coisas. Gosto de refletir sobre as complexidades, sou rigoroso com a rotina, a eficiência e um bom e velho processo. No entanto, sabia que, se quiséssemos competir pelos melhores talentos, o recrutamento rápido provavelmente seria nosso melhor caminho. Então, testamos essa estratégia de recrutamento, e vou compartilhar nossas descobertas com vocês.

Neste artigo:

Por que contratar rapidamente?

O tempo médio de contratação indica claramente uma oportunidade para um recrutamento rápido
Fonte: Statistica. O gráfico acima indica claramente uma oportunidade para as startups ganharem força no mercado de contratação por meio de uma estratégia de recrutamento ágil.

Em primeiro lugar, por que cheguei a considerar uma estratégia de recrutamento rápido? Além do benefício pessoal óbvio para a minha agenda, eu queria uma maneira de melhorar a eficiência do processo de recrutamento, sem deixar de dar à nossa startup a chance de atrair os melhores talentos possíveis.

Em 2017, a Workable mostrou que o tempo médio de contratação no setor de serviços de informação era de 33 dias úteis. Há poucos sinais de melhora, com os números de 2018 apresentando resultados semelhantes, e muitos setores de colarinho branco apresentando uma média superior a 30 dias, de acordo com a Statistica. 

Compare isso com a rapidez com que os melhores talentos são contratados, sendo que muitos afirmam que os melhores candidatos saem do mercado em 10 dias . Empresas maiores (e potencialmente mais competitivas) muitas vezes precisam lidar com processos internos que atrasam suas contratações. Portanto, uma vantagem competitiva das startups é sua capacidade de agir rapidamente para contratar os melhores talentos antes que eles saiam do mercado ou sejam contratados por empresas maiores e corporações. Empresas maiores com recursos financeiros mais amplos do que os seus. 

Sem mencionar os benefícios adicionais decorrentes da economia de tempo e dinheiro em processos de recrutamento demorados. Por fim, respostas oportunas fazem com que os candidatos se sintam respeitados. Se você precisar de alguma prova, dê uma olhada em qualquer tópico de recrutamento e logo descobrirá que “respostas lentas” são a principal reclamação dos candidatos. Assim, uma boa dose de respeito nunca será em vão. Além de proporcionar aos candidatos uma experiência mais agradável, isso pode influenciar posteriormente seu processo de tomada de decisão. Você sabia que “52% das pessoas que receberam feedback relacionado ao emprego até o final do dia da entrevista disseram que estavam mais propensas a fortalecer seu vínculo com a empresa”?

Essa é a teoria, mas como isso funcionou na prática?

Estratégia de recrutamento rápido: como fizemos isso

Então, já tínhamos nossa estratégia de recrutamento rápido definida; agora é hora de colocá-la em prática! Nossa ideia central era simples: reduzir nosso processo ao mínimo indispensável, o que incluía:

  • 1ª entrevista cultural: conhecer o candidato como pessoa, incluindo quais são as necessidades dele para se sentir satisfeito no trabalho. 
  •  Tarefa de 2 horas: observe como o candidato lida com o trabalho. 
  • 2ª entrevista: discutir a tarefa com outro fundador para descobrir como o candidato lida com as tarefas, pensa e resolve problemas. 
  • 3ª entrevista de 20 minutos: o terceiro cofundador conhece o grupo final de candidatos. O objetivo é obter o apoio de todos os fundadores. 
  • Após cada entrevista, procuramos responder a cada candidato em até 24 horas.
  • Tudo pode acontecer nos próximos 7 dias.

Houve alguns pontos-chave que também aumentaram nossa capacidade de recrutar rapidamente. Em primeiro lugar, a entrevista deveria levar menos de duas horas para ser concluída. Em segundo lugar, gravamos, marcamos os pontos-chave com data e hora e compartilhamos todas as entrevistas. Isso reduziu o tempo de resposta para o feedback interno e a tomada de decisões em cada etapa do recrutamento.

Mas houve mais alguns benefícios inesperados decorrentes da gravação de nossas reuniões… e foi aí que começamos a sentir nossa estratégia de recrutamento entrar em alta velocidade!

Recrutamento rápido: Contratação em alta velocidade

Caso você ainda não tenha adivinhado, gravamos nossas reuniões usando uma plataforma prática chamada tl;dv. Por acaso, esse é o nosso produto, e durante nosso processo de recrutamento, descobrimos uma infinidade de novos casos de uso para gravar entrevistas de recrutamento com o tl;dv, incluindo:

Conheça de verdade os candidatos

Um exemplo da nossa estratégia de recrutamento rápido
Conseguimos estabelecer uma conexão entre um candidato (hoje um querido membro da equipe) e um cofundador (Allan), que não estava presente na entrevista, ao marcá-lo em um momento importante.

De longe, o maior valor para a equipe foi conseguir rapidamente uma compreensão mais profunda do caráter do candidato e estabelecer uma conexão emocional. Algo que as anotações pós-entrevista têm dificuldade em proporcionar. A sinergia da equipe é essencial para qualquer startup, especialmente por se tratar de uma equipe tão pequena e unida. Portanto, tomar decisões com base na adequação cultural é fundamental. 

“Senti que estava avaliando cada um como pessoa, além do currículo. Pelo que estava no papel, eu teria escolhido pessoas completamente diferentes, e provavelmente não teria dado certo.” – Ruben Calzacorta – Desenvolvedor Full Stack.

Minha experiência pessoal com o uso tl;dv recrutamento é que compartilhar percepções emocionais rápidas com nossa equipe é o verdadeiro superpoder do tl;dv. Na verdade, há um segundo artigo em preparação sobre os benefícios de uma contratação que prioriza o ser humano e da busca por essa adequação cultural. 

Compartilhe os destaques da reunião com a equipe

Houve alguns momentos incríveis ao longo do processo de recrutamento que nos deixaram entusiasmados com o potencial do candidato. Então, o que fizemos? Simplesmente compartilhamos, marcamos ou criamos destaques com data e hora desses momentos incríveis da reunião com a equipe! Ao podermos compartilhar facilmente os destaques da reunião, percebemos que mais colegas se envolveram em conhecer os candidatos do que inicialmente pretendíamos, graças à facilidade e ao prazer de compartilhar. Isso significou mais feedback!

Economize tempo

Descobrimos que economizamos tempo para os gerentes de contratação e recrutadores na avaliação da adequação cultural e das competências técnicas. Ao filtrar com base na adequação cultural, os recrutadores (ou, no nosso caso, os fundadores) podiam simplesmente rever a reunião e ter uma boa noção da personalidade do candidato. Assim, um segundo recrutador (ou fundador) não precisava filtrar mais esse aspecto em uma entrevista subsequente e podia se concentrar em obter uma compreensão ainda mais profunda das habilidades e da adequação do candidato, podendo até encurtar a segunda entrevista.

Ao filtrar por habilidades técnicas, economizamos tempo ao: (1) Simplesmente marcar os especialistas no assunto, quando relevante, no tl;dv. No nosso caso (por sermos uma pequena startup), os gerentes de contratação também são membros da equipe. Assim, os gerentes de contratação/membros da equipe puderam avaliar as competências dos candidatos mais rapidamente, visualizando apenas as seções marcadas/destacadas relevantes e evitando outros tópicos irrelevantes. (2) Como os gerentes de contratação já haviam filtrado as competências após a primeira entrevista, muitas vezes não eram necessários na segunda reunião. Isso representou uma economia de tempo inestimável para nossos membros da equipe/gerentes de contratação, que, neste caso, são da equipe de produto. Esse é um tempo inestimável que pode ser dedicado ao aprimoramento e desenvolvimento do nosso produto. 

O resumo…

Descobrimos que, ao otimizar nossas entrevistas, reduzimos o tempo de contratação em cerca de 40% por meio de:

  • Reduzir o número de horas de trabalho dedicadas ao recrutamento, diminuindo o número de pessoas que precisam comparecer a essas entrevistas (especialmente os gerentes de contratação) e conseguindo filtrar os candidatos mais rapidamente por meio de reuniões de avaliação rápida.
  • Aumentar a rapidez e a qualidade do feedback, melhorando assim a agilidade na tomada de decisões e na resposta. 

Além disso, os membros da nossa equipe demonstraram maior confiança e comprometimento com nossas decisões (conjuntas). Também percebemos que os candidatos se beneficiaram desse processo. Além da rapidez na resposta, os candidatos receberam um feedback inestimável sobre as entrevistas, pois puderam assistir às suas próprias entrevistas e compartilhá-las com seus mentores. Notavelmente, um candidato chegou a ser pré-selecionado para quatro futuras entrevistas de contratação com outras empresas. 

Recrutamento rápido: os resultados

Ao longo dessa experiência de recrutamento ágil, percebemos que contratar rapidamente não só foi um processo muito mais viável e agradável, como também nos ajudou a atrair os melhores talentos. Além disso, ao simplificar as entrevistas, descobrimos como compartilhá-las de forma eficiente entre as partes interessadas internas. Isso resultou em feedbacks mais rápidos e de maior qualidade, maior adesão e tempos de resposta mais curtos. Estas são nossas estatísticas de contratação:

  • De mais de 300 candidaturas a quatro vagas anunciadas, reduzimos a lista a quatro candidatos em 20 dias. Assim, conseguimos tomar uma decisão de contratação, em média, em 10 dias para cada duas vagas.
  • Em média, contratamos cerca de dois candidatos a cada 14 dias, incluindo a assinatura do contrato oficial. 
  • No total, as quatro vagas foram preenchidas em quatro semanas. 
  • Aceitamos as quatro ofertas e conseguimos os candidatos que eram nossa primeira opção!
  • O primeiro contrato foi assinado em 14 dias.
  • Um candidato começou a trabalhar cinco semanas após a publicação da vaga. 

Já se passaram quatro meses desde que contratamos, e temos o prazer de informar que tudo está indo muito bem. Nossos novos contratados se integraram maravilhosamente à cultura da empresa (e também trouxeram seu próprio toque), além de estarem apresentando um ótimo desempenho. Desde então, intensificamos o uso do tl;dv recrutamento, pois ele impulsionou nossa segunda onda de contratações em 2021 (exemplo abaixo).

Recrutamento e contratação rápidos com tl;dv
Recrutamento e contratação rápidos com tl;dv.

Considerações finais

Mentira! Embora eu tenha concluído o resumo das minhas reflexões sobre o recrutamento rápido, ainda tenho muito mais a compartilhar sobre o tema do recrutamento e da contratação. Portanto, este artigo definitivamente não será o meu “conclusão final”. Nossa filosofia de trabalho consiste em experimentar, aprender e iterar. Ao aplicar esse mesmo conceito ao nosso processo de recrutamento, descobrimos uma maneira não só de aumentar a velocidade do recrutamento (economizando dinheiro também), mas também de melhorar a qualidade dos candidatos contratados e o apoio interno a essas contratações. 

Se você está curioso para Google Meet como Google Meet uma tl;dv Google Meet , confira nosso vodcast abaixo! Conversamos com o especialista em recrutamento com foco na cultura – Nico Blier-Silvestri, CEO e cofundador da Platypus.io.