Im Dezember 2020 tl;dv eine der größten Sünden in der Personalbeschaffung – wir haben während der Weihnachtsfeiertage eine Stellenanzeige geschaltet! Nicht nur eine, sondern gleich vier. Doch die Götter der Personalbeschaffung haben uns für unser Vergehen nicht bestraft, ganz im Gegenteil! Als remote haben wir das Glück, die besten Talente aus aller Welt einstellen zu können. Wir hatten zudem das Glück, innerhalb von vier Wochen Verträge mit unseren Wunschkandidaten abschließen zu können. 

Wir befinden uns gerade an jenem entscheidenden Meilenstein für Start-ups, an dem wir die ersten Herausforderungen der Produktvalidierung gemeistert haben und es nun an der Zeit ist, unser Team zu vergrößern, um den Aufbau des Unternehmens voranzutreiben. Nun gilt es, einen Spagat zu meistern und Produktverbesserungen, wichtige Unternehmensschritte und Markteinführungspläne unter einen Hut zu bringen, um uns auf die nächste Phase vorzubereiten. Der Schlüssel zum erfolgreichen Jonglieren liegt entweder darin, ein Meisterjongleur zu sein oder zusätzliche Hände zu haben. Da ich keine Lust hatte, ein Zirkushobby anzunehmen, entschied ich mich für die Variante mit den zusätzlichen Händen und stellte vier wichtige neue Mitarbeiter ein, die uns dabei helfen sollen, unser Produkt zu skalieren und in die Seed-Phase zu bringen.

Normalerweise bin ich niemand, der Dinge überstürzt. Ich denke gerne über Feinheiten nach, bin ein Verfechter von Routine, Effizienz und altbewährten Abläufen. Dennoch wusste ich: Wenn wir um die besten Talente konkurrieren wollten, war eine schnelle Rekrutierung wahrscheinlich der beste Weg. Also haben wir diese Rekrutierungsstrategie getestet, und ich werde unsere Erkenntnisse mit euch teilen.

In diesem Artikel:

Warum schnell einstellen?

Die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung zeigt deutlich, dass hier Chancen für eine schnelle Personalbeschaffung bestehen
Quelle: Statistica. Die obige Grafik zeigt deutlich, dass Start-ups die Chance haben, durch eine Strategie der schnellen Personalbeschaffung auf dem Arbeitsmarkt Fuß zu fassen.

Zunächst einmal: Warum habe ich überhaupt eine Strategie für eine schnelle Personalbeschaffung in Betracht gezogen? Abgesehen vom offensichtlichen persönlichen Vorteil für meinen Terminkalender suchte ich nach einer Möglichkeit, die Effizienz des Einstellungsprozesses zu steigern und unserem Start-up gleichzeitig die Chance zu geben, die bestmöglichen Talente zu gewinnen.

Workable zeigt, dass die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung in der Informationsdienstleistungsbranche im Jahr 2017 bei 33 Arbeitstagen lag. Es gibt kaum Anzeichen für eine Verbesserung, da die Zahlen für 2018 ähnliche Ergebnisse zeigen und viele Branchen im Angestelltenbereich laut Statistica im Durchschnitt über 30 Tage benötigen. 

Vergleichen Sie dies mit der Geschwindigkeit, mit der die besten Talente weggeholt werden – viele geben an, dass die besten Kandidaten bereits nach 10 Tagen vom Markt sind. Größere (und potenziell wettbewerbsintensivere) Unternehmen haben oft mit internen Prozessen zu kämpfen, die ihre Personalbeschaffung verlangsamen. Daher liegt ein Wettbewerbsvorteil von Start-ups in ihrer Fähigkeit, schnell zu handeln und die besten Talente einzustellen, bevor sie vom Markt verschwinden oder von größeren Unternehmen und Konzernen eingestellt werden. Größere Unternehmen, die über mehr finanzielle Mittel verfügen als Sie. 

Ganz zu schweigen von den zusätzlichen Vorteilen, die sich aus der Zeit- und Geldersparnis bei langwierigen Rekrutierungsprozessen ergeben. Und schließlich sorgen zeitnahe Antworten dafür, dass sich Kandidaten respektiert fühlen. Wenn Sie einen Beweis dafür brauchen, schauen Sie sich irgendeinen Rekrutierungs-Thread an, und Sie werden schnell feststellen, dass „langsame Antworten“ die häufigste Beschwerde von Kandidaten sind. Eine gute Portion Respekt schadet also nie. Abgesehen davon, dass es den Bewerbern ein angenehmeres Erlebnis bietet, könnte dies später in ihren Entscheidungsprozess einfließen. Wussten Sie, dass „52 % derjenigen, die bis zum Ende des Tages, an dem sie ihr Vorstellungsgespräch hatten, ein Feedback zur Stelle erhielten, angaben, dass sie eher bereit wären, ihre Beziehung zum Unternehmen zu vertiefen“?

Das ist also die Theorie, aber wie hat sich das in der Praxis bewährt?

Strategie für eine schnelle Personalbeschaffung: So haben wir es gemacht

Wir hatten also unsere Strategie für eine schnelle Personalbeschaffung ausgearbeitet, nun war es an der Zeit, sie umzusetzen! Unser Grundgedanke war einfach: den Prozess auf das Nötigste zu reduzieren, was Folgendes beinhaltete:

  • Erstes Kennenlerngespräch: Erfahren Sie mehr über den Bewerber als Person, einschließlich seiner Bedürfnisse für Zufriedenheit am Arbeitsplatz. 
  •  2-stündige Aufgabe: Beobachten Sie, wie der Bewerber mit der Arbeit umgeht. 
  • Zweites Vorstellungsgespräch: Besprechen Sie die Aufgabe mit einem anderen Gründer, um herauszufinden, wie der Bewerber Aufgaben bewältigt, denkt und Probleme löst. 
  • Drittes 20-minütiges Gespräch: Der dritte Mitbegründer lernt die verbleibenden Bewerber kennen. Ziel ist es, die Zustimmung aller Gründer zu erhalten. 
  • Nach jedem Vorstellungsgespräch haben wir versucht, jedem Bewerber innerhalb von 24 Stunden zu antworten.
  • Innerhalb von 7 Tagen könnte alles passieren.

Es gab einige wichtige Aspekte, die unsere Fähigkeit zur schnellen Personalbeschaffung zusätzlich verbessert haben. Erstens sollte die Bewältigung der Interviewaufgabe weniger als zwei Stunden in Anspruch nehmen. Zweitens haben wir alle Interviews aufgezeichnet, mit Zeitstempeln versehene Höhepunkte markiert und diese geteilt. Dies verkürzte die Bearbeitungszeit für internes Feedback und die Entscheidungsfindung in jeder Phase des Einstellungsprozesses.

Doch die Aufzeichnung unserer Gespräche brachte noch einige weitere unerwartete Vorteile mit sich … und genau hier spürten wir, wie unsere Rekrutierungsstrategie richtig in Fahrt kam!

Schnelle Personalbeschaffung: Einstellung auf Hochtouren

Falls ihr es noch nicht erraten habt: Wir haben unsere Meetings mit einer praktischen kleinen Plattform namens tl;dv aufgezeichnet. Das ist zufällig unser Produkt, und im Rahmen unserer Suche nach neuen Mitarbeitern haben wir eine Vielzahl neuer Anwendungsfälle für die Aufzeichnung von Vorstellungsgesprächen mit tl;dv entdeckt, darunter:

Lernen Sie die Kandidaten wirklich kennen

Ein Beispiel aus unserer Strategie zur schnellen Personalbeschaffung
Es ist uns gelungen, eine Verbindung zwischen einem Bewerber (mittlerweile ein geschätztes Teammitglied) und einem Mitbegründer (Allan) herzustellen, der beim Vorstellungsgespräch nicht anwesend war, indem wir ihn in einem entscheidenden Moment markiert haben.

Der mit Abstand größte Vorteil für das Team bestand darin, schnell ein tieferes Verständnis für den Charakter des Bewerbers zu gewinnen und eine emotionale Bindung aufzubauen. Das ist etwas, was Notizen nach dem Vorstellungsgespräch nur schwer vermitteln können. Da das Team so klein und eng verbunden ist, ist die Synergie innerhalb des Teams für jedes Start-up von entscheidender Bedeutung. Daher sind Entscheidungen hinsichtlich der kulturellen Passung von entscheidender Bedeutung. 

„Ich hatte das Gefühl, jeden als Menschen jenseits des Lebenslaufs zu beurteilen. Auf dem Papier hätte ich mich für ganz andere Leute entschieden, und das hätte wahrscheinlich nicht funktioniert.“ – Ruben Calzacorta – Full-Stack-Entwickler.

Meine persönliche Erfahrung mit tl;dv Personalbeschaffung ist, dass die schnelle Weitergabe emotionaler Einblicke an unser Team die wahre Stärke von tl;dv ist. Tatsächlich ist gerade ein zweiter Artikel in Arbeit, der sich mit den Vorteilen einer „Human-First“-Personalpolitik und der Suche nach kultureller Passung befasst. 

Teile die wichtigsten Punkte des Meetings mit dem Team

Während des gesamten Einstellungsprozesses gab es einige beeindruckende Momente, die uns vom Potenzial des Bewerbers überzeugt haben. Was haben wir also getan? Wir haben diese tollen Momente aus dem Gespräch einfach mit dem Team geteilt, markiert oder als Highlights mit Zeitstempel gespeichert! Da wir die Höhepunkte des Gesprächs so einfach teilen konnten, haben wir festgestellt, dass sich mehr Teamkollegen als ursprünglich geplant daran beteiligt haben, die Bewerber kennenzulernen – einfach weil das Teilen so unkompliziert war und Spaß gemacht hat. Das bedeutete: mehr Feedback!

Zeit sparen

Wir haben festgestellt, dass wir Personalverantwortlichen und Personalvermittlern bei der Beurteilung der kulturellen Eignung und der fachlichen Kompetenzen Zeit gespart haben. Bei der Auswahl nach kultureller Passung konnten Personalvermittler (oder in unserem Fall Gründer) einfach das Gespräch nachlesen und sich so ein gutes Bild von der Persönlichkeit des Bewerbers machen. So musste ein zweiter Personalvermittler (oder Gründer) dies in einem Folgegespräch nicht mehr gesondert prüfen und konnte sich darauf konzentrieren, ein noch tieferes Verständnis für die Fähigkeiten und die Eignung des Bewerbers zu gewinnen, und sogar das zweite Gespräch verkürzen.

Bei der Überprüfung der fachlichen Kompetenzen haben wir Zeit gespart, indem wir: (1) Fachexperten an den entsprechenden Stellen im tl;dv einfach markiert haben. In unserem Fall (als kleines Start-up) sind die Personalverantwortlichen gleichzeitig Teammitglieder. So konnten die Personalverantwortlichen/Teammitglieder die Kompetenzen der Bewerber schneller bewerten, indem sie sich nur die relevanten, markierten/hervorgehobenen Abschnitte ansahen und andere irrelevante Themen übersprangen. (2) Da die Personalverantwortlichen bereits nach dem ersten Vorstellungsgespräch nach Kompetenzen gefiltert hatten, waren sie beim zweiten Gespräch oft nicht mehr erforderlich. Dies bedeutete eine unschätzbare Zeitersparnis für unsere Teammitglieder/Personalverantwortlichen, die in diesem Fall aus dem Produktteam stammen. Das ist wertvolle Zeit, die wir in die Weiterentwicklung und Optimierung unseres Produkts investieren können. 

Die Zusammenfassung…

Wir haben festgestellt, dass wir durch die Verkürzung unserer Vorstellungsgespräche die Zeit bis zur Einstellung um etwa 40 % verkürzen konnten, und zwar durch:

  • Verringerung des Zeitaufwands für die Personalbeschaffung durch Reduzierung der Anzahl der Personen, die an diesen Vorstellungsgesprächen teilnehmen müssen (insbesondere Personalverantwortliche), sowie durch eine schnellere Vorauswahl mittels Speed-Interviews.
  • Die Geschwindigkeit und Qualität des Feedbacks verbessern und damit die Entscheidungs- und Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen. 

Zudem zeigten unsere Teammitglieder mehr Vertrauen in unsere (gemeinsamen) Entscheidungen und brachten sich stärker in diese ein. Wir hatten auch den Eindruck, dass die Bewerber von diesem Verfahren profitierten. Abgesehen von der schnellen Bearbeitung erhielten die Bewerber zudem wertvolles Feedback zu ihren Vorstellungsgesprächen, da sie sich ihre eigenen Gespräche ansehen und mit ihren Mentoren besprechen konnten. Bemerkenswerterweise hat ein Bewerber sogar vier weitere Vorstellungsgespräche bei anderen Arbeitgebern absolviert. 

Schnelle Personalbeschaffung: die Ergebnisse

Im Laufe dieses zügigen Einstellungsprozesses haben wir festgestellt, dass eine schnelle Personalbeschaffung nicht nur wesentlich leichter umsetzbar und angenehmer war, sondern uns auch dabei half, Spitzenkräfte zu gewinnen. Darüber hinaus haben wir durch die Aufzeichnung der Vorstellungsgespräche herausgefunden, wie wir diese effizient an interne Beteiligte weitergeben können. Dies führte zu schnellerem und qualitativ hochwertigerem Feedback, einer besseren Akzeptanz und kürzeren Reaktionszeiten. Hier sind unsere Einstellungsstatistiken:

  • Aus über 300 Bewerbungen auf vier ausgeschriebene Stellen haben wir innerhalb von 20 Tagen vier Kandidaten in die engere Wahl gezogen. So konnten wir im Durchschnitt innerhalb von 10 Tagen eine Einstellungsentscheidung für jeweils zwei Stellen treffen.
  • Im Durchschnitt haben wir alle 14 Tage etwa zwei Bewerber eingestellt, einschließlich der Unterzeichnung des offiziellen Vertrags. 
  • Insgesamt wurden alle vier Stellen innerhalb von vier Wochen besetzt. 
  • Alle vier Angebote wurden angenommen, und wir haben unsere Wunschkandidaten bekommen!
  • Der erste Vertrag wurde innerhalb von 14 Tagen unterzeichnet.
  • Ein Bewerber trat seine Stelle fünf Wochen nach der Stellenausschreibung an. 

Seit der Einstellung sind nun vier Monate vergangen, und wir freuen uns, berichten zu können, dass alles reibungslos läuft. Unsere neuen Mitarbeiter haben sich wunderbar in unsere Unternehmenskultur integriert (und dabei auch ihre eigene Note eingebracht) und liefern gleichzeitig gute Leistungen. Seitdem setzen wir tl;dv der Personalbeschaffung verstärkt auf tl;dv , da dies unsere zweite Einstellungswelle im Jahr 2021 vorangetrieben hat (Beispiel siehe unten).

Schnelle Personalbeschaffung und schnelle Einstellung mit tl;dv
Schnelle Personalbeschaffung und schnelle Einstellung mit tl;dv.

Abschließende Überlegungen

Das ist gelogen! Ich habe zwar meine Gedanken zur schnellen Personalbeschaffung zusammengefasst, aber ich habe noch viel mehr Erkenntnisse zum Thema Personalbeschaffung und -einstellung zu teilen. Dieser Artikel wird also definitiv nicht meine „abschließenden Gedanken“ sein. Es ist unsere Arbeitsphilosophie, zu experimentieren, zu lernen und uns ständig weiterzuentwickeln. Indem wir dasselbe Konzept auf unseren Rekrutierungsprozess angewandt haben, haben wir einen Weg gefunden, nicht nur die Geschwindigkeit der Rekrutierung zu erhöhen (und damit auch Geld zu sparen), sondern auch die Qualität der gewonnenen Kandidaten und die interne Unterstützung für diese Neueinstellungen zu steigern. 

Wenn du neugierig bist, wie ein tl;dv Google Meet , dann schau dir unseren Vodcast unten an! Wir unterhalten uns mit dem auf Kultur ausgerichteten Rekrutierungsexperten Nico Blier-Silvestri, CEO und Mitbegründer von Platypus.io.