En décembre 2020, tl;dv un véritable péché capital en matière de recrutement : publier une offre d'emploi pendant les fêtes de Noël ! Pas une seule, mais quatre. Pourtant, les dieux du recrutement ne nous ont pas punis pour cette transgression, bien au contraire ! En tant qu'entreprise remote, nous avons la chance de pouvoir recruter les meilleurs talents partout dans le monde. Nous avons également eu la chance de pouvoir conclure et signer des contrats avec nos candidats de premier choix en moins de quatre semaines. 

Nous sommes désormais arrivés à cette étape cruciale pour toute start-up où nous avons surmonté les premières épreuves de la validation du produit, et il est maintenant temps d'agrandir notre équipe pour redoubler d'efforts dans le développement de l'entreprise. C'est désormais un véritable numéro de jonglage : il faut trouver l'équilibre entre les améliorations du produit, les étapes cruciales pour l'entreprise et les plans de commercialisation afin de nous préparer pour la prochaine étape. La clé pour réussir ce jonglage, c'est soit d'être un maître jongleur, soit d'avoir des mains supplémentaires. N'étant pas très attiré par les loisirs circassiens, j'ai opté pour la solution des mains supplémentaires, en recrutant quatre nouveaux collaborateurs clés pour nous aider à faire évoluer notre produit et à passer en phase d'amorçage.

D'habitude, je ne suis pas du genre à me précipiter. J'aime réfléchir aux subtilités, je suis très attaché à la routine, à l'efficacité et aux bonnes vieilles méthodes. Pourtant, je savais que si nous voulions attirer les meilleurs talents, un recrutement rapide serait probablement notre meilleure option. Nous avons donc testé cette stratégie de recrutement, et je vais partager nos conclusions avec vous.

Dans cet article :

Pourquoi recruter rapidement ?

La durée moyenne de recrutement montre clairement qu'il est possible de recruter rapidement
Source : Statistica. Le graphique ci-dessus montre clairement que les start-ups ont la possibilité de se faire une place sur le marché de l'emploi grâce à une stratégie de recrutement rapide.

Tout d'abord, pourquoi ai-je même envisagé une stratégie de recrutement rapide ? Outre l'avantage évident pour mon emploi du temps, je cherchais un moyen d'améliorer l'efficacité du processus de recrutement, tout en permettant à notre start-up d'attirer les meilleurs talents possibles.

En 2017, Workable indiquait que le délai moyen de recrutement dans le secteur des services d'information était de 33 jours ouvrés. Il y a peu de signes d'amélioration, les chiffres de 2018 affichant des résultats similaires, avec de nombreux secteurs de l'emploi de bureau affichant une moyenne supérieure à 30 jours, selon Statistica. 

Comparez cela à la rapidité avec laquelle les meilleurs talents sont débauchés : nombreux sont ceux qui affirment que les meilleurs candidats ne sont plus disponibles sur le marché au bout de 10 jours . Les grandes entreprises (potentiellement plus compétitives) doivent souvent composer avec des processus internes qui ralentissent leur recrutement. Par conséquent, l’un des avantages concurrentiels des start-ups réside dans leur capacité à agir rapidement pour recruter les meilleurs talents avant qu’ils ne soient plus disponibles ou embauchés par des entreprises plus importantes. Des entreprises plus importantes et disposant de moyens financiers bien supérieurs aux vôtres. 

Sans parler des avantages supplémentaires liés au gain de temps et d’argent sur des processus de recrutement fastidieux. Enfin, des réponses rapides donnent aux candidats le sentiment d’être respectés. Si vous avez besoin d’une preuve, parcourez n’importe quel fil de discussion sur le recrutement et vous vous rendrez vite compte que les « réponses tardives » constituent la principale plainte des candidats. Ainsi, une bonne dose de respect ne sera jamais de trop. En plus d’offrir aux candidats une expérience plus agréable, cela pourrait plus tard influencer leur processus de décision. Saviez-vous que « 52 % des personnes ayant reçu un retour sur leur candidature avant la fin de la journée de leur entretien ont déclaré être plus enclines à renforcer leur relation avec l’entreprise »?

Voilà pour la théorie, mais comment cela s'est-il passé dans la pratique ?

Stratégie de recrutement rapide : comment nous avons procédé

Notre stratégie de recrutement rapide était donc en place, il était temps de passer à l'action ! Notre idée de base était simple : réduire notre processus au strict minimum, ce qui comprenait :

  • 1er entretien axé sur la culture d'entreprise : découvrir le candidat en tant que personne, notamment ce qui compte pour lui en matière de satisfaction professionnelle. 
  •  Exercice de 2 heures : observer comment le candidat s'acquitte de sa tâche. 
  • Deuxième entretien : discuter de la mission avec un autre fondateur afin de déterminer comment le candidat gère les tâches, réfléchit et résout les problèmes. 
  • 3e entretien de 20 minutes : le troisième cofondateur fait connaissance avec les candidats retenus. L'objectif est d'obtenir l'adhésion de tous les fondateurs. 
  • Après chaque entretien, nous nous efforcions de répondre à chaque candidat dans les 24 heures.
  • Tout pourrait se passer d'ici sept jours.

Plusieurs éléments clés ont également contribué à accélérer notre processus de recrutement. Tout d'abord, l'entretien devait pouvoir être mené en moins de deux heures. Ensuite, nous avons enregistré tous les entretiens , marqué les moments clés avec des repères temporels et partagé ces enregistrements. Cela a permis de réduire les délais de retour d'information en interne et de prise de décision à chaque étape du recrutement.

Mais l'enregistrement de nos entretiens a également apporté d'autres avantages inattendus… et c'est là que nous avons vraiment senti notre stratégie de recrutement passer à la vitesse supérieure !

Recrutement rapide : Un recrutement à toute vitesse

Au cas où vous ne l'auriez pas deviné, nous avons enregistré nos réunions à l'aide d'une petite plateforme très pratique appelée tl;dv. Il se trouve que c'est justement notre produit, et au cours de notre processus de recrutement, nous avons découvert une multitude de nouveaux cas d'utilisation pour tl;dv dans le cadre des entretiens de recrutement, notamment :

Apprenez vraiment à connaître les candidats

Un exemple tiré de notre stratégie de recrutement rapide
Nous avons réussi à créer un lien entre un candidat (qui fait désormais partie de notre équipe) et un cofondateur (Allan), qui n'était pas présent lors de l'entretien, en le mentionnant lors d'un moment clé.

Pour l'équipe, l'atout de loin le plus important a été de parvenir rapidement à mieux cerner la personnalité du candidat et à établir un lien émotionnel. C'est quelque chose que les notes prises après l'entretien ont du mal à rendre. La synergie au sein de l'équipe est essentielle pour toute start-up, d'autant plus lorsque celle-ci est petite et très soudée. Il est donc crucial de prendre des décisions en tenant compte de l'adéquation culturelle. 

« J’avais l’impression d’évaluer chacun en tant qu’être humain, au-delà du CV. Sur le papier, j’aurais choisi des personnes complètement différentes, et cela n’aurait probablement pas fonctionné. » – Ruben Calzacorta – Développeur Full Stack.

D'après mon expérience personnelle avec tl;dv recrutement, le véritable atout de tl;dv réside dans sa capacité à partager rapidement des impressions et des sentiments avec notre équipe. D'ailleurs, un deuxième article est en préparation sur les avantages d'une approche du recrutement centrée sur l'humain et de la recherche d'une adéquation culturelle. 

Partager les points forts de la réunion au sein de l'équipe

Tout au long du processus de recrutement, nous avons vécu quelques moments exceptionnels qui nous ont convaincus du potentiel du candidat. Alors, qu'avons-nous fait ? Nous avons simplement partagé, identifié ou marqué d'un horodatage les moments forts de ces entretiens avec l'équipe ! En pouvant partager facilement les moments forts des entretiens, nous avons constaté que davantage de collègues se sont impliqués pour faire connaissance avec les candidats que prévu initialement, grâce à la simplicité et au plaisir de ce partage. Cela nous a permis de recueillir davantage de retours !

Gagner du temps

Nous avons constaté que cela permettait aux responsables du recrutement et aux recruteurs de gagner du temps lors de l'évaluation de l'adéquation culturelle et des compétences techniques. Lorsqu'il s'agit de filtrer les candidats en fonction de leur adéquation culturelle, les recruteurs (ou, dans notre cas, les fondateurs) peuvent simplement revoir l'entretien et se faire une idée précise de la personnalité du candidat. Ainsi, un deuxième recruteur (ou fondateur) n'a pas besoin de filtrer davantage les candidats sur ce critère lors d'un entretien ultérieur et peut se concentrer sur une compréhension encore plus approfondie des compétences et de l'adéquation du candidat, voire raccourcir le deuxième entretien.

Lors de la sélection des compétences techniques, nous avons gagné du temps en : (1) identifiant simplement les experts en la matière, le cas échéant, sur le tl;dv. Dans notre cas (en tant que petite start-up), les responsables du recrutement font également partie de l’équipe. Ainsi, ces derniers ont pu évaluer plus rapidement les compétences des candidats en se concentrant uniquement sur les sections marquées ou mises en évidence, tout en évitant les sujets non pertinents. (2) Comme les responsables du recrutement avaient déjà filtré les candidats en fonction de leurs compétences après le premier entretien, leur présence n’était souvent pas nécessaire lors de la deuxième rencontre. Cela a permis un gain de temps inestimable pour nos membres de l’équipe/responsables du recrutement, qui, dans ce cas, font partie de l’équipe produit. C’est un temps précieux qui peut être consacré à l’amélioration et au développement de notre produit. 

En résumé…

Nous avons constaté qu'en raccourcissant nos entretiens, nous avons réduit le délai de recrutement d'environ 40 % grâce à :

  • Réduire le nombre d'heures de travail consacrées au recrutement en limitant le nombre de personnes devant participer à ces entretiens (notamment les responsables du recrutement) et en accélérant la sélection grâce à des entretiens accélérés.
  • Accélérer et améliorer la qualité du retour d'information, ce qui permet d'accélérer la prise de décision et la réactivité. 

De plus, les membres de notre équipe se sont montrés plus confiants et plus impliqués dans nos décisions (conjointes). Nous avons également eu le sentiment que les candidats avaient tiré profit de ce processus. Outre la rapidité du processus, les candidats ont également bénéficié de retours d'expérience inestimables sur leurs entretiens, puisqu'ils ont pu visionner leurs propres entretiens et en discuter avec leurs mentors. Fait remarquable, l'un des candidats a même décroché quatre autres entretiens d'embauche auprès d'autres employeurs. 

Recrutement rapide : les résultats

Tout au long de ce processus de recrutement accéléré, nous avons constaté que recruter rapidement était non seulement beaucoup plus facile et agréable, mais que cela nous aidait aussi à attirer les meilleurs talents. De plus, en diffusant les entretiens via tl;dv, nous avons découvert comment partager efficacement ces entretiens avec les différentes parties prenantes en interne. Cela s'est traduit par des retours d'information plus rapides et de meilleure qualité, ainsi que par une adhésion et des délais de réponse plus courts. Voici nos statistiques de recrutement :

  • Sur plus de 300 candidatures reçues pour 4 postes à pourvoir, nous avons sélectionné 4 candidats en l'espace de 20 jours. Nous avons ainsi pu prendre une décision d'embauche en 10 jours en moyenne pour chaque paire de postes.
  • Nous avons embauché en moyenne environ deux candidats tous les 14 jours, signature du contrat officiel comprise. 
  • Au total, les quatre postes ont été pourvus en l'espace de quatre semaines. 
  • Les quatre offres ont été acceptées, et nous avons recruté les candidats de notre premier choix !
  • Le premier contrat a été signé dans les 14 jours.
  • Un candidat a commencé cinq semaines après la publication de l'offre d'emploi. 

Cela fait quatre mois que nous avons recruté, et nous sommes ravis de vous annoncer que tout se passe à merveille. Nos nouvelles recrues se sont parfaitement intégrées à notre culture d'entreprise (tout en y apportant leur touche personnelle) et affichent d'excellents résultats. Depuis, nous avons intensifié notre utilisation de tl;dv le recrutement, car cet outil a été le moteur de notre deuxième vague de recrutement en 2021 (exemple ci-dessous).

Recrutement et embauche rapides avec tl;dv
Recrutement et embauche rapides avec tl;dv.

Dernières réflexions

Je mens ! Même si j'ai fini de résumer mes réflexions sur le recrutement rapide, j'ai encore beaucoup à partager sur le sujet du recrutement et de l'embauche. Cet article ne sera donc certainement pas ma « conclusion ». Notre philosophie de travail consiste à expérimenter, à apprendre et à itérer. En appliquant ce même concept à notre processus de recrutement, nous avons trouvé un moyen non seulement d’accélérer le recrutement (et donc de réaliser des économies), mais aussi d’améliorer la qualité des candidats recrutés et le soutien interne dont bénéficient ces nouvelles recrues. 

Si vous êtes curieux de savoir à quoi Google Meet une session Google Meet tl;dv, jetez un œil à notre vodcast ci-dessous ! Nous discutons avec Nico Blier-Silvestri, expert en recrutement axé sur la culture d'entreprise, PDG et cofondateur de Platypus.io.