У грудні 2020 року tl;dv справжній кардинальний гріх у сфері підбору персоналу — опублікувала вакансії під час різдвяних свят! І не одну, а аж чотири. Проте боги найму не покарали нас за це порушення, навпаки! Будучи компанією, remote, ми маємо щастя залучати найкращих фахівців з будь-якої точки світу. Нам також пощастило, що ми змогли домовитися та підписати контракти з кандидатами, яких ми обрали як першочергових, протягом 4 тижнів. 

Зараз ми перебуваємо на тому напруженому етапі розвитку стартапу, коли ми вже пройшли перші випробування з перевірки продукту, і настав час розширити нашу команду, щоб зосередитися на розбудові компанії. Зараз це схоже на жонглювання, коли потрібно балансувати між вдосконаленням продукту, важливими кроками компанії та планами виходу на ринок, щоб підготуватися до наступного етапу. Ключ до успішного жонглювання полягає або в тому, щоб бути майстром жонглювання, або мати додаткові руки. Не маючи бажання займатися цирковими хобі, я обрав шлях додаткових рук, найнявши чотирьох нових співробітників, які допоможуть масштабувати наш продукт і вивести його на стадію Seed.

Зазвичай я не з тих, хто поспішає з рішеннями. Мені подобається обмірковувати тонкощі, я прихильник рутини, ефективності та старих добрих процесів. Проте я знав, що якщо ми хочемо конкурувати за найкращих фахівців, швидкий набір персоналу, ймовірно, буде нашим найкращим шляхом. Тож ми випробували цю стратегію найму, і я поділюся з вами нашими висновками.

У цій статті:

Чому варто наймати співробітників швидко?

Середній термін найму чітко вказує на можливість швидкого підбору персоналу
Джерело: Statistica. Наведений вище графік чітко демонструє, що у стартапів є можливість завоювати позиції на ринку праці завдяки стратегії швидкого найму.

По-перше, чому я взагалі замислився над стратегією швидкого підбору персоналу? Окрім очевидної вигоди для мого особистого графіку, я прагнув знайти спосіб підвищити ефективність процесу підбору персоналу, водночас надавши нашому стартапу можливість залучити найкращих фахівців.

За даними Workable, у 2017 році середній час на найм у галузі інформаційних послуг становив 33 робочі дні. Ознак поліпшення майже немає: за даними Statistica, показники 2018 року є схожими, а в багатьох галузях, де працюють офісні працівники, середній час на найм перевищує 30 днів. 

Порівняйте це зі швидкістю, з якою розбирають найкращих фахівців: багато хто стверджує, що найкращі кандидати зникають з ринку вже за 10 днів . Більші (і, ймовірно, більш конкурентоспроможні) компанії часто змушені боротися з внутрішніми процесами, що уповільнюють їхній набір персоналу. Тому конкурентною перевагою стартапів є їхня здатність швидко діяти, щоб найняти найкращих фахівців, перш ніж вони зникнуть з ринку або їх наймуть більші компанії та підприємства — ті, що мають набагато більші фінансові можливості, ніж ваша. 

Не кажучи вже про додаткові переваги, пов’язані з економією часу та грошей на тривалих процесах підбору персоналу. Нарешті, своєчасні відповіді дають кандидатам відчуття поваги. Якщо вам потрібні докази, перегляньте будь-яку тему про підбір персоналу, і ви швидко з’ясуєте, що «повільні відповіді» — це скарга номер один серед кандидатів. Отже, достатня доза поваги ніколи не буде зайвою. Окрім того, що це забезпечує заявникам приємніший досвід, це може згодом вплинути на їхній процес прийняття рішень. Чи знали ви, що «52% тих, хто отримав відгук щодо роботи до кінця дня, в який проходив співбесіду, заявили, що з більшою ймовірністю розширять свої стосунки з компанією»?

Ось така теорія, але як це спрацювало на практиці?

Стратегія швидкого підбору персоналу: як ми це зробили

Отже, ми розробили стратегію швидкого підбору персоналу, і тепер настав час її реалізувати! Наша основна ідея була простою: скоротити процес до абсолютного мінімуму, що передбачало:

  • Перша співбесіда з питань корпоративної культури: дізнайтеся про кандидата як про людину, зокрема про те, що для нього є важливим для задоволення від роботи. 
  •  2-годинне завдання: оцінити, як кандидат справляється з роботою. 
  • Друге співбесіду: обговоріть завдання з іншим засновником, щоб з’ясувати, як кандидат виконує завдання, мислить та вирішує проблеми. 
  • 3-я 20-хвилинна співбесіда: третій співзасновник знайомиться з остаточним списком кандидатів. Мета — заручитися підтримкою всіх співзасновників. 
  • Після кожного співбесіди ми намагалися відповісти кожному кандидату протягом 24 годин.
  • Все може статися протягом 7 днів.

Було кілька ключових аспектів, які також сприяли прискоренню процесу підбору персоналу. По-перше, виконання завдання під час співбесіди мало займати не більше 2 годин. По-друге, ми записували всі співбесіди , відзначали найважливіші моменти з позначкою часу та ділилися цими записами. Це дозволило скоротити час на отримання внутрішніх відгуків та прийняття рішень на кожному етапі підбору персоналу.

Але запис наших зустрічей приніс ще кілька несподіваних переваг… і саме тоді ми відчули, що наша стратегія підбору персоналу почала працювати на повну потужність!

Швидкий підбір персоналу: Набір персоналу на повній швидкості

Якщо ви ще не здогадалися, ми записували наші зустрічі за допомогою зручної платформи під назвою tl;dv. Це, до речі, наш власний продукт, і під час пошуку кандидатів ми виявили безліч нових можливостей використання tl;dv для запису співбесід, зокрема:

Дійсно познайомтеся з кандидатами

Приклад із нашої стратегії швидкого підбору персоналу
Нам вдалося налагодити зв’язок між кандидатом (який тепер став улюбленим членом команди) та співзасновником (Алланом), який не був присутній на співбесіді, завдяки тому, що ми позначили його в важливому моменті.

Безумовно, найбільшою цінністю для команди було те, що вона змогла швидко глибше зрозуміти характер кандидата та встановити з ним емоційний зв’язок. Це те, чого важко досягти, спираючись лише на нотатки після співбесіди. Синергія в команді є надзвичайно важливою для будь-якого стартапу, особливо з огляду на те, що команда така невелика й згуртована. Тому прийняття рішень щодо відповідності корпоративній культурі має вирішальне значення. 

«Я відчував, що оцінюю кожного як людину, а не лише як резюме. Судячи з документів, я б обрав зовсім інших людей, і, ймовірно, це не спрацювало б». — Рубен Кальсакорта — Full Stack-розробник.

З мого особистого досвіду використання tl;dv підбору персоналу можу сказати, що справжня сила tl;dv полягає в тому, що tl;dv дозволяє швидко ділитися з командою емоційними враженнями. До речі, незабаром вийде ще одна стаття про переваги підбору персоналу, орієнтованого на людину, та пошуку співробітників, які відповідають корпоративній культурі. 

Поділіться з командою основними моментами зустрічі

Протягом усього процесу підбору персоналу було кілька вражаючих моментів, які викликали у нас ентузіазм щодо потенціалу кандидата. То що ж ми зробили? Просто поділилися цими чудовими моментами зустрічі з командою, позначили їх або додали до них мітки з часовими позначками! Завдяки можливості легко ділитися найцікавішими моментами зустрічі ми виявили, що завдяки простоті та задоволенню від цього процесу до знайомства з кандидатами долучилося більше колег, ніж спочатку планувалося. А це означало більше відгуків!

Економте час

Ми виявили, що це дозволяє заощадити час менеджерам з підбору персоналу та рекрутерам під час оцінки культурної сумісності та технічних навичок. Під час відбору за культурною сумісністю рекрутери (або, у нашому випадку, засновники) могли просто переглянути запис зустрічі та отримати чітке уявлення про особистість кандидата. Таким чином, другому рекрутеру (або засновнику) не потрібно було додатково перевіряти це під час наступної співбесіди, і він міг зосередитися на ще глибшому розумінні навичок та сумісності кандидата, а також навіть скоротити другу співбесіду.

Під час відбору за технічними навичками ми заощадили час завдяки: (1) Простому позначенню експертів з відповідних тем у tl;dv. У нашому випадку (оскільки ми — невеликий стартап) менеджери з підбору персоналу також є членами команди. Таким чином, менеджери з підбору персоналу/члени команди могли швидше оцінювати компетенції кандидатів, переглядаючи лише відповідні позначені/виділені розділи та оминаючи інші нерелевантні теми. (2) Оскільки менеджери з підбору персоналу вже відфільтрували компетенції після першого співбесіди, їх часто не потрібно було залучати до другої зустрічі. Це дозволило заощадити безцінний час для членів нашої команди/менеджерів з підбору персоналу, які в цьому випадку є членами команди продукту. Це безцінний час, який можна витратити на вдосконалення та розвиток нашого продукту. 

Короткий зміст…

Ми виявили, що завдяки скороченню наших співбесід нам вдалося скоротити час на підбір персоналу приблизно на 40 % завдяки:

  • Скорочення кількості робочих годин, що витрачаються на підбір персоналу, за рахунок зменшення кількості осіб, які мають брати участь у цих співбесідах (особливо менеджерів з підбору персоналу), а також завдяки можливості швидшого відбору кандидатів за допомогою експрес-співбесід.
  • Підвищення швидкості та якості зворотного зв'язку, що, у свою чергу, прискорює процес прийняття рішень та реагування. 

Крім того, члени нашої команди відчували більшу впевненість у наших (спільних) рішеннях та більше вкладали в них зусиль. Ми також вважаємо, що цей процес пішов на користь кандидатам. Окрім швидкого результату, кандидати отримали безцінний зворотний зв’язок щодо співбесід, адже мали змогу переглянути свої записи та обговорити їх із наставниками. Примітно, що один із кандидатів навіть провів чотири співбесіди щодо майбутнього працевлаштування з іншими роботодавцями. 

Швидкий підбір персоналу: результати

У ході цього експерименту з прискореним наймом ми виявили, що швидкий підбір персоналу не тільки виявився набагато більш реальним і приємним процесом, але й допоміг нам залучити найкращих фахівців. Крім того, завдяки трансляції співбесід ми з’ясували, як ефективно організувати перегляд записів співбесід серед внутрішніх зацікавлених сторін. Це дозволило пришвидшити отримання відгуків, забезпечити підтримку ініціативи та скоротити час реагування, підвищивши при цьому якість результатів. Ось наші статистичні дані щодо найму:

  • З-поміж понад 300 резюме, надісланих на 4 вакансії, ми відібрали 4 кандидатів за 20 днів. Таким чином, нам вдалося прийняти рішення про прийняття на роботу в середньому за 10 днів на 2 вакансії.
  • В середньому ми наймали приблизно 2 кандидатів за 14 днів, включаючи підписання офіційного контракту. 
  • Загалом усі чотири вакансії були заповнені протягом 4 тижнів. 
  • 4 з 4 пропозицій прийнято, і ми отримали кандидатів, які були нашим першим вибором!
  • Перший контракт було підписано протягом 14 днів.
  • Один кандидат приступив до роботи через 5 тижнів після опублікування оголошення про вакансію. 

Минуло вже 4 місяці з моменту найму, і ми раді повідомити, що все йде як по маслу. Наші нові співробітники чудово влилися в корпоративну культуру (та й додали до неї власного колориту), при цьому демонструючи високу ефективність роботи. З того часу ми ще активніше використовуємо tl;dv підбору персоналу, адже саме ця платформа стала рушійною силою нашої другої хвилі найму у 2021 році (приклад наведено нижче).

Швидкий підбір персоналу та швидке працевлаштування з tl;dv
Швидкий підбір персоналу та швидке працевлаштування з tl;dv.

Останні думки

Я збрехав! Хоча я й завершив виклад своїх думок щодо швидкого підбору персоналу, мені ще є чим поділитися на тему рекрутингу та найму співробітників. Тож ця стаття аж ніяк не буде моїми «останніми думками». Наша робоча філософія полягає в експериментах, навчанні та постійному вдосконаленні. Застосувавши цей самий підхід до нашого процесу підбору персоналу, ми знайшли спосіб не тільки пришвидшити процес (а отже, й заощадити кошти), але й підвищити якість кандидатів, яких ми залучаємо, та внутрішню підтримку для цих нових співробітників. 

Якщо вам цікаво, як Google Meet tl;dv, то перегляньте наш відеоподкаст нижче! Ми поспілкувалися з експертом з підбору персоналу, що спеціалізується на культурних аспектах, — Ніко Блієром-Сільвестрі, генеральним директором та співзасновником Platypus.io.