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En diciembre de 2020, tl;dv un pecado capital en materia de contratación: ¡publicamos una oferta de trabajo durante las vacaciones de Navidad! No fue solo una, sino cuatro. Sin embargo, los dioses de la contratación no nos castigaron por nuestra transgresión, ¡más bien al contrario! Al ser una empresa remote, tenemos la suerte de poder contratar al mejor talento de cualquier parte del mundo. También tuvimos la suerte de poder cerrar y firmar contratos con nuestros candidatos preferidos en menos de cuatro semanas.
Ahora nos encontramos en esa etapa tan ajetreada de una startup en la que hemos superado las primeras pruebas de validación del producto y ha llegado el momento de ampliar nuestro equipo para dedicarnos de lleno a desarrollar la empresa. Ahora es como hacer malabares: hay que equilibrar las mejoras del producto, los pasos críticos de la empresa y los planes de lanzamiento al mercado para prepararnos para la siguiente etapa. La clave para hacer malabares con éxito es ser un maestro de los malabares o contar con manos extra. Como no me apetece empezar con aficiones circenses, opté por la vía de las manos extra, contratando a cuatro personas clave para ayudar a escalar nuestro producto y llevarlo a la ronda de financiación inicial (Seed).
Normalmente, no soy de los que se precipitan. Me gusta reflexionar sobre los detalles, soy muy riguroso con la rutina, la eficiencia y los procesos tradicionales. Sin embargo, sabía que si queríamos competir por el mejor talento, una contratación rápida probablemente sería nuestra mejor opción. Así que probamos esta estrategia de contratación, y voy a compartir contigo lo que hemos descubierto.
En este artículo:
- ¿Por qué contratar rápido?
- Estrategia de contratación rápida: cómo lo hicimos
- Contrataciones a toda marcha
- Los resultados
¿Por qué contratar rápido?
En primer lugar, ¿por qué me planteé siquiera una estrategia de contratación rápida? Aparte del evidente beneficio personal para mi agenda, quería encontrar una forma de mejorar la eficiencia del proceso de contratación, sin dejar de dar a nuestra startup la oportunidad de conseguir el mejor talento posible.
En 2017, Workable reveló que el tiempo medio de contratación en el sector de los servicios de información era de 33 días laborables. Hay pocos indicios de mejora, ya que las cifras de 2018 muestran resultados similares, con muchos sectores de oficina con una media superior a los 30 días, según Statistica.
Contrasta esto con la rapidez con la que se llevan a los mejores talentos; muchos afirman que los mejores candidatos desaparecen del mercado en tan solo 10 días . Las empresas más grandes (y potencialmente más competitivas) suelen tener que lidiar con procesos internos que ralentizan su contratación. Por lo tanto, una ventaja competitiva de las startups es su capacidad para actuar con rapidez y contratar a los mejores talentos antes de que desaparezcan del mercado o sean contratados por empresas más grandes. Empresas más grandes con más recursos económicos que los tuyos.
Por no hablar de las ventajas añadidas que supone ahorrar tiempo y dinero en largos procesos de selección. Por último, las respuestas rápidas hacen que los candidatos se sientan respetados. Si necesitas alguna prueba, echa un vistazo a cualquier hilo de selección de personal y pronto descubrirás que las «respuestas lentas» son la queja número uno de los candidatos. Por lo tanto, una buena dosis de respeto nunca está de más. Además de proporcionar a los solicitantes una experiencia más agradable, podría influir más adelante en su proceso de toma de decisiones. ¿Sabías que «el 52 % de los que recibieron comentarios sobre el puesto antes de que acabara el día de la entrevista dijeron que eran más propensos a seguir en contacto con la empresa»?
Bueno, esa es la teoría, pero ¿cómo ha funcionado en la práctica?
Estrategia de contratación rápida: cómo lo hicimos
Bueno, ya teníamos lista nuestra estrategia de contratación rápida, ¡ahora toca ponerla en práctica! Nuestra idea principal era sencilla: reducir el proceso al mínimo imprescindible, lo que incluía:
- Primera entrevista cultural: conoce al candidato como persona, incluyendo cuáles son sus necesidades para sentirse satisfecho en el trabajo.
- Tarea de 2 horas: ver cómo se desenvuelve el candidato en el trabajo.
- Segunda entrevista: habla de la tarea con otro de los fundadores para ver cómo se desenvuelve el candidato, cómo piensa y cómo resuelve los problemas.
- Tercera entrevista de 20 minutos: el tercer cofundador conoce a los candidatos finalistas. El objetivo es conseguir el visto bueno de todos los fundadores.
- Después de cada entrevista, intentábamos responder a cada candidato en un plazo de 24 horas.
- Todo podría pasar en los próximos 7 días.
Hubo algunos aspectos clave que también mejoraron nuestra capacidad para contratar rápidamente. En primer lugar, la entrevista debía durar menos de dos horas. En segundo lugar, grabamos todas las entrevistas , marcamos los momentos más destacados con marcas de tiempo y las compartimos. Esto aceleró el tiempo de respuesta para los comentarios internos y la toma de decisiones en cada fase del proceso de selección.
Pero la grabación de nuestras reuniones trajo consigo algunos beneficios inesperados más… ¡y ahí fue cuando empezamos a notar que nuestra estrategia de selección se ponía a toda marcha!
Contratación rápida: Contratación a toda velocidad
Por si aún no lo habías adivinado, grabamos nuestras reuniones con una pequeña y práctica plataforma llamada tl;dv. Resulta que es nuestro producto, y durante nuestro proceso de selección de personal descubrimos un montón de nuevos usos para grabar entrevistas de trabajo con tl;dv, entre ellos:
Conoce de verdad a los candidatos
Sin duda, lo más valioso para el equipo fue poder conocer rápidamente y en profundidad la personalidad del candidato y establecer una conexión emocional. Algo que las notas que se toman después de la entrevista no suelen aportar. La sinergia del equipo es fundamental para cualquier startup, sobre todo cuando se trata de un equipo tan pequeño y unido. Por eso, tomar decisiones basadas en el encaje cultural es clave.
«Sentía que estaba valorando a cada uno como persona, más allá del currículum. Sobre el papel, habría elegido a gente completamente diferente y probablemente no habría salido bien ». – Rubén Calzacorta – Desarrollador Full Stack.
Mi experiencia personal al usar tl;dv la selección de personal es que compartir impresiones emocionales rápidas con nuestro equipo es el verdadero punto fuerte de tl;dv. De hecho, estamos preparando un segundo artículo sobre las ventajas de dar prioridad a las personas en la contratación y de buscar ese encaje cultural.
Comparte los puntos destacados de la reunión con el equipo
Hubo algunos momentos increíbles a lo largo del proceso de selección que nos hicieron ilusionarnos con el potencial del candidato. ¿Y qué hicimos? ¡Pues simplemente compartir, etiquetar o marcar con una marca de tiempo esos momentos destacados de la reunión con el equipo! Al poder compartir fácilmente los momentos más destacados de la reunión, nos dimos cuenta de que se involucraron más compañeros de equipo de lo que habíamos pensado en un principio para conocer a los candidatos, gracias a lo fácil y divertido que resultaba compartirlo. ¡Esto se tradujo en más comentarios!
Ahorrar tiempo
Descubrimos que ahorramos tiempo a los responsables de contratación y a los reclutadores a la hora de evaluar el encaje cultural y las capacidades técnicas. A la hora de filtrar por adecuación cultural, los reclutadores (o, en nuestro caso, los fundadores) podían simplemente revisar la reunión y hacerse una idea clara de la personalidad del candidato. Así, un segundo reclutador (o fundador) no tenía que volver a filtrar esto en una entrevista posterior y podía centrarse en conocer aún mejor las habilidades y la adecuación del candidato, e incluso acortar la segunda entrevista.
A la hora de filtrar por habilidades técnicas, ahorramos tiempo haciendo lo siguiente: (1) Simplemente etiquetando a los expertos en la materia cuando era relevante en el tl;dv. En nuestro caso (al ser una pequeña start-up), los responsables de contratación también son miembros del equipo. Así, los responsables de contratación/miembros del equipo podían evaluar las competencias de los candidatos más rápido, ya que solo tenían que ver las secciones etiquetadas o resaltadas que les interesaban y evitar otros temas irrelevantes. (2) Como los responsables de contratación ya habían filtrado por competencias tras la primera entrevista, a menudo no era necesario que asistieran a la segunda reunión. Esto supuso un ahorro de tiempo inestimable para los miembros de nuestro equipo y los responsables de contratación, que en este caso pertenecen al equipo de producto. Es un tiempo inestimable que podemos dedicar a perfeccionar y desarrollar nuestro producto.
El resumen…
Descubrimos que, al resumir nuestras entrevistas, redujimos el tiempo de contratación en un 40 % aproximadamente gracias a:
- Reducir el número de horas de trabajo dedicadas a la selección de personal, disminuyendo el número de personas que deben asistir a estas entrevistas (sobre todo los responsables de contratación) y pudiendo filtrar más rápido mediante reuniones de selección rápida.
- Aumentar la rapidez y la calidad de la retroalimentación, lo que a su vez mejora la rapidez en la toma de decisiones y en la respuesta.
Además, los miembros de nuestro equipo se mostraron más seguros y comprometidos con nuestras decisiones (conjuntas). También nos pareció que los candidatos se beneficiaron de este proceso. Aparte de la rapidez del proceso, los candidatos recibieron comentarios muy valiosos sobre sus entrevistas, ya que pudieron verlas y comentarlas con sus mentores. Lo más sorprendente es que uno de los candidatos llegó incluso a superar cuatro entrevistas de trabajo con otras empresas.
Contratación rápida: los resultados
A lo largo de esta experiencia de contratación rápida, nos dimos cuenta de que contratar rápido no solo era un proceso mucho más factible y agradable, sino que también nos ayudó a conseguir a los mejores talentos. Además, al resumir las entrevistas, descubrimos cómo compartirlas de forma eficiente entre las partes interesadas internas. Esto se tradujo en comentarios, aceptación y tiempos de respuesta más rápidos y de mayor calidad. Estas son nuestras estadísticas de contratación:
- De las más de 300 solicitudes que recibimos para las 4 vacantes publicadas, redujimos la lista a 4 candidatos en 20 días. Así, pudimos tomar una decisión de contratación en una media de 10 días por cada 2 puestos.
- De media, contratamos a unos dos candidatos cada 14 días, incluyendo la firma del contrato oficial.
- En total, los cuatro puestos se cubrieron en cuatro semanas.
- ¡Se han aceptado las cuatro ofertas y hemos conseguido a los candidatos que más nos interesaban!
- El primer contrato se firmó en un plazo de 14 días.
- Un candidato empezó a trabajar cinco semanas después de que se publicara la oferta.
Han pasado cuatro meses desde que contratamos a la gente, y nos alegra contarte que todo va viento en popa. Los nuevos empleados se han integrado de maravilla en la cultura de la empresa (y han aportado su propio toque), además de rendir muy bien. Desde entonces, hemos redoblado nuestro uso de tl;dv la contratación, ya que ha impulsado nuestra segunda ronda de contrataciones en 2021 (ejemplo más abajo).
Reflexiones finales
¡Mentira! Aunque ya he terminado de resumir mis ideas sobre la contratación rápida, tengo mucho más que compartir sobre el tema de la selección y la contratación de personal. Así que este artículo no va a ser, ni mucho menos, mi «conclusión definitiva». Nuestra filosofía de trabajo se basa en experimentar, aprender y mejorar continuamente. Al aplicar este mismo concepto a nuestro proceso de selección, hemos encontrado una forma no solo de acelerar el proceso (y así ahorrar dinero), sino también de mejorar la calidad de los candidatos seleccionados y el apoyo interno a estas contrataciones.
Si tienes curiosidad por Google Meet cómo Google Meet una sesión Google Meet tl;dv, ¡échale un vistazo a nuestro vodcast más abajo! Charlamos con Nico Blier-Silvestri, experto en selección de personal centrada en la cultura y director ejecutivo y cofundador de Platypus.io.
