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Nel dicembre del 2020, tl;dv un vero e proprio peccato capitale nel mondo del reclutamento: ha pubblicato un annuncio di lavoro durante le vacanze di Natale! Non uno solo, ma ben quattro. Eppure, gli dei del reclutamento non ci hanno punito per la nostra trasgressione, anzi, è stato proprio il contrario! Essendo un'azienda remote, abbiamo la fortuna di poter assumere i migliori talenti da qualsiasi parte del mondo. Abbiamo anche avuto la fortuna di riuscire ad assicurarci e a firmare i contratti con i nostri candidati preferiti nel giro di 4 settimane.
Ci troviamo ora in quella fase cruciale per una startup in cui abbiamo superato le prime prove di validazione del prodotto ed è giunto il momento di ampliare il nostro team per concentrarci ancora di più sulla crescita dell'azienda. Ora si tratta di un gioco di destrezza, in cui bisogna bilanciare i miglioramenti del prodotto, i passi fondamentali dell’azienda e i piani di lancio sul mercato per prepararci alla fase successiva. La chiave per riuscire in questo gioco di destrezza sta nell’essere un maestro o nell’avere mani in più. Non essendo propenso a dedicarmi a hobby circensi, ho scelto la strada delle mani in più, assumendo quattro nuove figure chiave per aiutarci a far crescere il nostro prodotto e a entrare nella fase Seed.
Di solito non sono uno che si lancia a capofitto nelle cose. Mi piace riflettere sulle complessità, sono un fanatico della routine, dell’efficienza e dei processi tradizionali. Tuttavia, sapevo che se volevamo competere per i migliori talenti, un reclutamento veloce sarebbe stata probabilmente la nostra strada migliore. Quindi, abbiamo testato questa strategia di reclutamento e condividerò con voi i nostri risultati.
In questo articolo:
- Perché assumere in fretta?
- Strategia di reclutamento rapido: come abbiamo fatto
- Assunzioni a ritmo serrato
- I risultati
Perché assumere in fretta?
Innanzitutto, perché ho preso in considerazione una strategia di reclutamento rapido? A parte l’ovvio vantaggio personale in termini di tempo, volevo trovare un modo per migliorare l’efficienza del processo di reclutamento, garantendo al contempo alla nostra startup la possibilità di acquisire i migliori talenti possibili.
Nel 2017, Workable ha rilevato che il tempo medio di assunzione per il settore dei servizi informatici era di 33 giorni lavorativi. Ci sono pochi segnali di miglioramento, con i dati del 2018 che mostrano risultati simili, e molte industrie del settore amministrativo che registrano una media superiore ai 30 giorni, secondo Statistica.
Contrastiamo questo dato con la rapidità con cui i migliori talenti vengono accaparrati: molti sostengono infatti che i candidati più validi escano dal mercato nel giro di 10 giorni . Le aziende più grandi (e potenzialmente più competitive) spesso devono fare i conti con procedure interne che rallentano le assunzioni. Pertanto, un vantaggio competitivo delle startup è la loro capacità di agire rapidamente per assumere i migliori talenti prima che escano dal mercato o vengano assunti da aziende più grandi. Aziende più grandi con risorse finanziarie maggiori delle vostre.
Per non parlare dei vantaggi aggiuntivi legati al risparmio di tempo e denaro su lunghi processi di reclutamento. Infine, le risposte tempestive fanno sentire i candidati rispettati. Se avete bisogno di prove, date un'occhiata a qualsiasi thread di reclutamento e scoprirete presto che le "risposte lente" sono la lamentela numero uno dei candidati. Pertanto, una buona dose di rispetto non guasta mai. Oltre a fornire ai candidati un'esperienza più piacevole, potrebbe in seguito influire sul loro processo decisionale. Lo sapevate che "il 52% di coloro che hanno ricevuto un feedback relativo al lavoro entro la fine della giornata del colloquio ha dichiarato di essere più propenso a rafforzare il proprio rapporto con l'azienda"?
Questa è la teoria, ma come è andata nella pratica?
Strategia di reclutamento rapido: come abbiamo fatto
Avevamo quindi messo a punto la nostra strategia di reclutamento rapido, ora era il momento di metterla in pratica! La nostra idea di fondo era semplice: ridurre il processo al minimo indispensabile, il che comportava:
- Prima intervista culturale: conoscere il candidato come persona, comprese le sue esigenze in termini di soddisfazione lavorativa.
- Compito della durata di 2 ore: valutare come il candidato gestisce il lavoro.
- Seconda intervista: discutere il compito con un altro fondatore per capire come il candidato affronta i compiti, ragiona e risolve i problemi.
- Terzo colloquio di 20 minuti: il terzo cofondatore incontra i candidati selezionati. L'obiettivo è ottenere il consenso unanime dei fondatori.
- Dopo ogni colloquio, abbiamo cercato di rispondere a ciascun candidato entro 24 ore.
- Potrebbe succedere di tutto entro 7 giorni.
Ci sono stati alcuni aspetti fondamentali che hanno ulteriormente migliorato la nostra capacità di reclutare rapidamente. Innanzitutto, la durata del colloquio doveva essere inferiore alle due ore. In secondo luogo, abbiamo registrato tutti i colloqui , contrassegnato i momenti salienti con indicazione temporale e li abbiamo condivisi. Ciò ha ridotto i tempi di risposta per il feedback interno e il processo decisionale in ogni fase del reclutamento.
Ma la registrazione dei nostri incontri ha portato anche altri vantaggi inaspettati… ed è qui che abbiamo iniziato a percepire che la nostra strategia di reclutamento stava entrando in una fase di forte accelerazione!
Assunzioni rapide: Assunzioni a ritmo serrato
Se non l'aveste già intuito, abbiamo registrato i nostri incontri utilizzando una piccola e pratica piattaforma chiamata tl;dv. Si tratta proprio del nostro prodotto e, durante la nostra ricerca di personale, abbiamo scoperto una miriade di nuovi casi d'uso per la registrazione delle interviste di selezione tramite tl;dv, tra cui:
Conoscere davvero i candidati
Il vantaggio di gran lunga più importante per il team è stato quello di riuscire a comprendere rapidamente e in modo approfondito la personalità del candidato e a instaurare un legame emotivo. Si tratta di un aspetto che le semplici note post-colloquio faticano a trasmettere. La sinergia di gruppo è fondamentale per qualsiasi startup, soprattutto quando si tratta di un team così piccolo e affiatato. Pertanto, le decisioni relative all'adeguatezza culturale sono di fondamentale importanza.
«Mi sembrava di valutare ogni persona come individuo, al di là del curriculum. Sulla carta, avrei scelto persone completamente diverse e probabilmente non avrebbe funzionato.» – Ruben Calzacorta – Sviluppatore full stack.
La mia esperienza personale con l'uso tl;dv delle assunzioni mi ha dimostrato che la vera forza di tl;dv sta proprio nella capacità di condividere rapidamente con il nostro team intuizioni di carattere emotivo. Infatti, è in preparazione un secondo articolo sui vantaggi di un approccio alle assunzioni incentrato sulle persone e sulla ricerca di quella sintonia culturale.
Condividi i punti salienti della riunione con il team
Durante il processo di selezione ci sono stati alcuni momenti straordinari che ci hanno fatto intuire il potenziale del candidato. Cosa abbiamo fatto allora? Abbiamo semplicemente condiviso, taggato o salvato i momenti salienti di quegli incontri con il team, aggiungendo la data e l'ora! Grazie alla possibilità di condividere facilmente i momenti salienti degli incontri, abbiamo scoperto che un numero maggiore di colleghi si è interessato a conoscere i candidati rispetto a quanto previsto inizialmente, proprio per la facilità e il divertimento che questa condivisione comportava. Questo ha significato ricevere più feedback!
Risparmia tempo
Abbiamo scoperto che questo approccio ha consentito ai responsabili delle assunzioni e ai reclutatori di risparmiare tempo nella valutazione dell'adattamento culturale e delle competenze tecniche. Nel filtrare in base all'adattamento culturale, i reclutatori (o, nel nostro caso, i fondatori) potevano semplicemente rivedere l'incontro e farsi un'idea chiara della personalità del candidato. Pertanto, un secondo reclutatore (o fondatore) non aveva bisogno di effettuare un ulteriore filtraggio in un colloquio successivo e poteva concentrarsi sull'ottenere una comprensione ancora più profonda delle competenze e dell'adattamento del candidato, e persino abbreviare il secondo colloquio.
Nel filtrare le competenze tecniche, abbiamo risparmiato tempo: (1) semplicemente contrassegnando gli esperti in materia, ove pertinente, sul tl;dv. Nel nostro caso (essendo una piccola start-up), i responsabili delle assunzioni sono anche membri del team. Pertanto, i responsabili delle assunzioni/membri del team hanno potuto valutare più rapidamente le competenze dei candidati visualizzando solo le sezioni contrassegnate/evidenziate e tralasciando gli argomenti irrilevanti. (2) Poiché i responsabili delle assunzioni avevano già filtrato le competenze dopo il primo colloquio, spesso non erano necessari nel secondo incontro. Ciò ha comportato un risparmio di tempo inestimabile per i membri del nostro team/responsabili delle assunzioni, che in questo caso provengono dal team di prodotto. Si tratta di tempo prezioso che può essere dedicato al perfezionamento e allo sviluppo del nostro prodotto.
In sintesi…
Abbiamo scoperto che, semplificando le nostre interviste, siamo riusciti a ridurre i tempi di assunzione di circa il 40% grazie a:
- Ridurre il numero di ore di lavoro dedicate al reclutamento, diminuendo il numero di persone che devono partecipare ai colloqui (in particolare i responsabili delle assunzioni) e riuscendo a effettuare una selezione più rapida grazie a incontri di valutazione veloce.
- Migliorare la rapidità e la qualità del feedback, aumentando così la rapidità del processo decisionale e della risposta.
Inoltre, i membri del nostro team hanno dimostrato maggiore fiducia e impegno nelle nostre decisioni (congiunte). Abbiamo anche avuto l’impressione che i candidati abbiano tratto beneficio da questo processo. Oltre alla rapidità dei tempi, ai candidati è stato fornito un feedback prezioso sui colloqui, grazie alla possibilità di rivedere le proprie registrazioni e discuterne con i propri mentori. È degno di nota il fatto che un candidato abbia addirittura superato quattro colloqui di assunzione con altri datori di lavoro.
Assunzioni rapide: i risultati
Nel corso di questa esperienza di reclutamento rapido, abbiamo scoperto che assumere in tempi rapidi non solo è stato un processo molto più fattibile e piacevole, ma ci ha anche aiutato ad assicurarci i migliori talenti. Inoltre, grazie alla sintesi dei colloqui, abbiamo scoperto come condividere in modo efficiente i colloqui tra le parti interessate interne. Ciò ha portato a un feedback più rapido e di qualità superiore, a un maggiore consenso e a tempi di risposta più brevi. Ecco le nostre statistiche sulle assunzioni:
- Su oltre 300 candidature per 4 posizioni aperte, abbiamo selezionato 4 candidati in 20 giorni. Siamo così riusciti a prendere una decisione in merito all'assunzione in media in 10 giorni per ogni coppia di posizioni.
- In media abbiamo assunto circa due candidati ogni 14 giorni, compresa la firma del contratto ufficiale.
- In totale, tutte e quattro le posizioni sono state coperte nel giro di quattro settimane.
- Sono state accettate tutte le offerte e abbiamo ottenuto i candidati che volevamo!
- Il primo contratto è stato firmato entro 14 giorni.
- Un candidato ha iniziato a lavorare cinque settimane dopo la pubblicazione dell'annuncio.
Sono passati quattro mesi da quando abbiamo assunto i nuovi collaboratori e siamo lieti di comunicare che tutto sta procedendo a gonfie vele. I nuovi assunti si sono integrati alla perfezione nella nostra cultura aziendale (apportando anche un tocco personale) e stanno ottenendo ottimi risultati. Da allora abbiamo intensificato l'uso di tl;dv le assunzioni, poiché ha dato slancio alla nostra seconda ondata di assunzioni nel 2021 (esempio di seguito).
Considerazioni finali
Non è vero! Anche se ho finito di riassumere le mie riflessioni sul reclutamento rapido, ho ancora molto da imparare e da condividere sul tema del reclutamento e delle assunzioni. Quindi questo articolo non sarà certo la mia "conclusione definitiva". La nostra filosofia di lavoro si basa sulla sperimentazione, sull'apprendimento e sul miglioramento continuo. Applicando questo stesso concetto al nostro processo di reclutamento, abbiamo trovato un modo non solo per aumentare la velocità del reclutamento (risparmiando così anche denaro), ma anche per migliorare la qualità dei candidati acquisiti e il supporto interno a queste assunzioni.
Se sei curioso di Google Meet un Google Meet tl;dv, dai un'occhiata al nostro vodcast qui sotto! Parliamo con Nico Blier-Silvestri, esperto di reclutamento incentrato sulla cultura aziendale, CEO e cofondatore di Platypus.io.
