2020 yılının Aralık ayında, tl;dv işe alım konusunda en büyük hatalardan birini tl;dv : Noel tatili sırasında bir iş ilanı yayınladı! Hem de tek bir pozisyon değil, tam dört tane. Yine de, işe alım tanrıları bu hatamızdan dolayı bizi cezalandırmadı, tam tersine! remote bir şirket olarak, dünyanın her yerinden en yetenekli kişileri işe alabilme şansına sahibiz. Ayrıca, 4 hafta içinde ilk tercihimiz olan adaylarla anlaşmaya varıp sözleşme imzalayabildiğimiz için de şanslıydık. 

Şu anda, ürün doğrulamasının ilk aşamalarını atlatmış olduğumuz yoğun bir girişim aşamasındayız ve artık şirketimizi daha da güçlendirmek için ekibimizi büyütme zamanı geldi. Şu anda, bir sonraki aşamaya hazırlanmak için ürün iyileştirmeleri, kritik şirket adımları ve pazara giriş planları arasında denge kurmaya çalışıyoruz. Bu dengelemeyi başarıyla gerçekleştirebilmenin anahtarı, ya usta bir dengeci olmak ya da fazladan ellere sahip olmaktır. Sirk hobileriyle ilgilenmediğim için, ürünümüzü ölçeklendirmeye ve Seed aşamasına taşımaya yardımcı olacak dört önemli yeni çalışanı işe alarak fazladan el yolunu seçtim.

Genellikle, işleri aceleye getiren biri değilim. Karmaşık konuları derinlemesine düşünmeyi severim, rutin, verimlilik ve eski usul süreçlere çok önem veririm. Ancak, en iyi yetenekleri elde etmek istiyorsak, hızlı işe alımın muhtemelen en iyi yol olacağını biliyordum. Bu yüzden bu işe alım stratejisini denedik ve bulgularımızı sizinle paylaşacağım.

Bu makalede:

Neden hızlı bir şekilde işe alım yapmalı?

Ortalama işe alım süresi, hızlı işe alım için bir fırsat olduğunu açıkça göstermektedir
Kaynak: Statistica. Yukarıdaki grafik, girişimlerin hızlı bir işe alım stratejisiyle işgücü piyasasında ivme kazanma fırsatına sahip olduğunu açıkça göstermektedir.

Öncelikle, neden hızlı bir işe alım stratejisini hiç düşündüm ki? Takvimim açısından bariz kişisel faydasının yanı sıra, işe alım sürecinin verimliliğini artırmanın bir yolunu arıyordum; tabii ki bu sırada girişimimize mümkün olan en iyi yetenekleri kazanma fırsatını da kaçırmamak kaydıyla.

Workable'ın verilerine göre, 2017 yılında bilgi hizmetleri sektöründe ortalama işe alım süresi 33 iş günüydü. Statistica'ya göre, 2018 rakamları da benzer sonuçlar gösteriyor ve birçok beyaz yakalı sektörde ortalama süre 30 günden fazla olduğu için, bu konuda pek bir iyileşme görülmüyor. 

Bunu, en yetenekli adayların ne kadar hızlı kapıldığı gerçeğiyle karşılaştırın; pek çok kişi, en iyi adayların 10 gün içinde piyasadan kaybolduğunu belirtiyor. Daha büyük (ve potansiyel olarak daha rekabetçi) şirketler, genellikle işe alım süreçlerini yavaşlatan iç prosedürlerle boğuşmak zorunda kalır. Bu nedenle, girişimlerin rekabet avantajı, en yetenekli adayları piyasadan kaybolmadan veya sizinkinden daha derin cepleri olan büyük şirketler ve kuruluşlar tarafından işe alınmadan önce, hızlı hareket ederek işe alabilme yetenekleridir. 

Uzun süren işe alım süreçlerinde zaman ve para tasarrufu sağlamanın getirdiği ek faydalar da cabası. Son olarak, zamanında verilen yanıtlar adaylara saygı duyulduğunu hissettirir. Kanıt arıyorsanız, herhangi bir işe alım forumunu inceleyin; adayların en çok şikayet ettiği konunun "yavaş yanıtlar" olduğunu hemen göreceksiniz. Dolayısıyla, biraz saygı göstermek asla boşa gitmez. Bu, başvuru sahiplerine daha keyifli bir deneyim sunmanın yanı sıra, daha sonra karar verme süreçlerinde de etkili olabilir. Şunu biliyor muydunuz? "Mülakatın yapıldığı günün sonunda işle ilgili geri bildirim alanların %52'si, şirketle ilişkilerini geliştirme olasılıklarının daha yüksek olduğunu"?

Teori bu, peki pratikte nasıl sonuçlandı?

Hızlı işe alım stratejisi: bunu nasıl başardık

Hızlı işe alım stratejimizi hazırladık, şimdi sıra uygulamaya geldi! Temel fikrimiz basitti: Süreci en aza indirmek; bu da şunları içeriyordu:

  • 1. kültürel görüşme: Adayın iş memnuniyeti açısından ihtiyaçları da dahil olmak üzere, aday hakkında kişisel bilgiler edinmek. 
  •  2 saatlik görev: Adayın işleri nasıl yürüttüğünü görmek. 
  • 2. görüşme: Başvuranın görevleri nasıl yerine getirdiğini, nasıl düşündüğünü ve sorunları nasıl çözdüğünü anlamak için görevi başka bir kurucu ile görüşün . 
  • 3. 20 dakikalık görüşme: Üçüncü kurucu ortak, son aday grubuyla tanışır. Amaç, tüm kurucuların onayını almaktır. 
  • Her görüşmeden sonra, her adaya 24 saat içinde yanıt vermeye çalıştık .
  • 7 gün içinde her şey olabilir.

Hızlı işe alım yapma kabiliyetimizi artıran birkaç önemli unsur vardı. İlk olarak, mülakat sürecinin tamamlanması 2 saatten az sürmeliydi. İkinci olarak, tüm mülakatları kaydettik, zaman damgalı önemli anları işaretledik ve paylaştık. Bu, her işe alım aşamasında şirket içi geri bildirim ve karar verme sürelerini kısalttı.

Ancak, toplantılarımızı kaydetmenin birkaç beklenmedik faydası daha oldu… ve işte tam da bu noktada işe alım stratejimizin tam gaz devreye girdiğini hissetmeye başladık!

Hızlı işe alım: Hızlandırılmış işe alım

Belki fark etmemişsinizdir, toplantılarımızı tl;dv adında kullanışlı bir platformla kaydettik. Bu platform aslında bizim ürünümüz ve işe alım sürecimiz sırasında, işe alım görüşmelerini tl;dv ile kaydetmenin pek çok yeni kullanım alanını keşfettik. Bunlardan bazıları şunlar:

Adayları gerçekten tanıyın

Hızlı işe alım stratejimizden bir örnek
Önemli bir anda onu etiketleyerek, bir aday (artık sevilen bir ekip üyemiz) ile görüşmede bulunmayan kurucu ortağımız (Allan) arasında bir bağ kurmayı başardık.

Ekip için en büyük değer, adayların kişiliklerini hızlı bir şekilde derinlemesine anlamak ve onlarla duygusal bir bağ kurmaktı. Bu, görüşme sonrası notların sağlamakta zorlandığı bir şeydi. Küçük ve birbirine sıkı sıkıya bağlı bir ekibe sahip olan herhangi bir girişim için ekip uyumu hayati önem taşır. Bu nedenle, kültürel uyum açısından doğru kararlar vermek çok önemlidir. 

“Herkesi özgeçmişinin ötesinde bir insan olarak değerlendirdiğimi hissettim. Kağıt üzerinde bakarsak, tamamen farklı kişileri tercih ederdim ve bu muhtemelen işe yaramazdı.” – Ruben Calzacorta – Tam Yığın Geliştirici.

İşe alım tl;dv kullanma konusundaki kişisel deneyimime göre, ekibimizle hızlı ve duygusal içgörüler paylaşmak tl;dv asıl süper gücü. Aslında, insan odaklı işe alım ve kültürel uyum arayışının faydalarını ele alan ikinci bir makale de yakında yayınlanacak. 

Toplantının önemli noktalarını ekip içinde paylaşın

İşe alım süreci boyunca, adayın potansiyeli konusunda bizi heyecanlandıran birkaç harika an yaşandı. Peki ne yaptık? Ekiple birlikte bu muhteşem görüşme anlarını kolayca paylaştık, etiketledik ya da zaman damgalı önemli anlar olarak işaretledik! Görüşmelerin önemli anlarını kolayca paylaşabilmemiz sayesinde, paylaşmanın kolaylığı ve keyifli olması nedeniyle, başlangıçta planladığımızdan daha fazla ekip üyesinin adayları tanımaya dahil olduğunu gördük. Bu da daha fazla geri bildirim anlamına geliyordu!

Zamandan tasarruf edin

Kültürel uyum ve teknik yetkinlikleri değerlendirirken, işe alım yöneticileri ve işe alım uzmanlarının zamanından tasarruf sağladığımızı gördük. Kültürel uyumu filtrelerken, işe alım uzmanları (veya bizim durumumuzda kurucular), sadece görüşmeyi gözden geçirerek adayın kişiliğini net bir şekilde anlayabiliyorlardı. Böylece, ikinci bir işe alım uzmanı (veya kurucu), sonraki görüşmede bu konuyu tekrar filtrelemek zorunda kalmıyor ve adayın becerileri ile uyumunu daha derinlemesine anlamaya odaklanabiliyor, hatta ikinci görüşmeyi kısaltabiliyordu.

Teknik becerileri filtrelerken şu yöntemlerle zaman kazandık: (1) İlgili yerlerde konu uzmanlarını tl;dv basitçe etiketledik. Bizim durumumuzda (küçük bir start-up olduğumuz için), işe alım yöneticileri aynı zamanda ekip üyeleridir. Böylece, işe alım yöneticileri/ekip üyeleri sadece ilgili etiketlenmiş/vurgulanmış bölümleri inceleyerek adayların yetkinliklerini daha hızlı değerlendirebildi ve diğer alakasız konuları göz ardı edebildi. (2) İşe alım yöneticileri ilk görüşmeden sonra yetkinliklere göre elemeyi zaten yaptıkları için, ikinci görüşmede genellikle onlara ihtiyaç duyulmaz. Bu, bu durumda ürün ekibinden olan ekip üyelerimiz/işe alım yöneticilerimiz için paha biçilmez bir zaman tasarrufu sağladı. Bu, ürünümüzü geliştirmek ve iyileştirmek için kullanılabilecek paha biçilmez bir zamandır. 

Özet…

Görüşmelerimizi kısaltarak, aşağıdaki yöntemler sayesinde işe alım süresini yaklaşık %40 oranında kısalttığımızı gördük:

  • Bu görüşmelere katılmak zorunda olan kişi sayısını (özellikle işe alım yöneticileri) azaltarak ve hızlı izleme toplantıları yoluyla adayları daha hızlı eleme imkanı sağlayarak, işe alım sürecine ayrılan çalışma saatlerini azaltmak.
  • Geri bildirimin hızını ve kalitesini artırarak, karar verme ve tepki verme hızını yükseltmek. 

Buna ek olarak, ekip üyelerimiz (ortak) kararlarımıza daha fazla güven duydu ve bu kararlara daha fazla bağlılık gösterdi. Ayrıca, adayların da bu süreçten fayda sağladığını hissettik. Hızlı sonuçlanmasının yanı sıra, adaylar kendi mülakatlarını izleyip mentorlarıyla paylaşma imkânı sayesinde çok değerli mülakat geri bildirimleri de aldı. Dikkat çekici bir şekilde, adaylardan biri diğer işverenlerle yapacağı dört mülakatı bile önceden izledi. 

Hızlı işe alım: sonuçlar

Bu hızlı işe alım sürecinde, hızlı işe alımın sadece çok daha ulaşılabilir ve keyifli bir süreç olmakla kalmayıp, aynı zamanda en yetenekli adayları kadromuza katmamıza da yardımcı olduğunu gördük. Ayrıca, mülakatları tl;dv formatında özetleyerek, bu mülakatları şirket içi paydaşlar arasında verimli bir şekilde nasıl paylaşabileceğimizi keşfettik. Bu da daha hızlı ve daha kaliteli geri bildirimler, daha fazla destek ve daha kısa yanıt süreleri ile sonuçlandı. İşte işe alım istatistiklerimiz:

  • İlan edilen 4 pozisyon için gelen 300'ün üzerinde başvuru arasından, 20 gün içinde aday sayısını 4'e indirdik. Böylelikle, her 2 pozisyon için ortalama 10 gün içinde işe alım kararını verebildik.
  • Resmi sözleşmenin imzalanması da dahil olmak üzere, 14 günde ortalama 2 adayı işe aldık. 
  • Toplamda, dört pozisyonun tamamı 4 hafta içinde dolduruldu. 
  • 4/4 teklif kabul edildi ve ilk tercihimiz olan adayları aldık!
  • İlk sözleşme 14 gün içinde imzalandı.
  • Bir aday, iş ilanı yayınlandıktan 5 hafta sonra işe başladı. 

İşe alım sürecinin üzerinden 4 ay geçti ve her şeyin tıkırında gittiğini memnuniyetle bildirmek istiyoruz. Yeni çalışanlarımız şirket kültürüne harika bir şekilde uyum sağladı (aynı zamanda kendi renklerini de kattılar) ve performansları da oldukça iyi. O zamandan beri, 2021’deki ikinci işe alım dalgamızın da itici gücü olan tl;dv alım tl;dv daha da yoğun bir şekilde kullanmaya başladık (aşağıda bir örnek bulabilirsiniz).

tl;dv ile hızlı aday bulma ve hızlı işe alım
tl;dv ile hızlı aday bulma ve hızlı işe alım .

Son düşünceler

Yalan! Hızlı işe alım konusundaki düşüncelerimi özetlemeyi bitirmiş olsam da, işe alım ve istihdam konusunda paylaşacak daha çok şeyim var. Dolayısıyla bu yazı kesinlikle benim “son düşüncelerim” olmayacak. Denemek, öğrenmek ve iyileştirmek bizim çalışma felsefemizdir. Aynı konsepti işe alım sürecimize uygulayarak, sadece işe alım sürecini hızlandırmanın (böylece maliyet tasarrufu sağlamanın) yanı sıra, işe alınan adayların kalitesini ve bu işe alımlara yönelik şirket içi desteği artırmanın bir yolunu bulduk. 

Google Meet tl;dv Google Meet merak ediyorsanız, aşağıdaki videomuzu izleyin! Kültür odaklı işe alım uzmanı, Platypus.io'nun CEO'su ve kurucu ortağı Nico Blier-Silvestri ile sohbet ediyoruz.