2020 yılının Aralık ayında, tl;dv işe alım konusunda en büyük hatalardan birini tl;dv – Noel tatili sırasında bir iş ilanı yayınladı! Hem de tek bir pozisyon değil, tam dört tane. Yine de, işe alım tanrıları bu hatamızdan dolayı bizi cezalandırmadı, tam tersine! remote bir şirket olarak, dünyanın her yerinden en yetenekli kişileri işe alabilme şansına sahibiz. Ayrıca, ilk tercihimiz olan adaylarla 4 hafta içinde anlaşmaya varıp sözleşme imzalayabildiğimiz için de şanslıydık. 

Şu anda, ürün doğrulamasının ilk aşamalarındaki zorlukları atlatmış olduğumuz ve artık şirketi daha da güçlendirmek için ekibimizi genişletme zamanının geldiği o yoğun girişim aşamasındayız. Şu anda, bir sonraki aşamaya hazırlanmak için ürün iyileştirmeleri, şirket için kritik adımlar ve pazara giriş planları arasında denge kurmaya çalışıyoruz. Bu dengelemeyi başarıyla yapabilmenin anahtarı, ya usta bir dengeci olmak ya da fazladan ellere sahip olmaktır. Sirk hobileriyle uğraşmaya pek hevesli olmadığımdan, fazladan el yolunu seçtim ve ürünümüzü ölçeklendirip Seed aşamasına taşımamıza yardımcı olacak dört kilit yeni çalışanı işe aldım.

Genelde işlere aceleyle girişen biri değilim. Karmaşık konuları derinlemesine düşünmeyi severim; rutin, verimlilik ve eski usul süreçlere çok önem veririm. Yine de, en iyi yetenekleri kazanmak istiyorsak hızlı işe alımın muhtemelen en iyi yol olacağını biliyordum. Bu yüzden bu işe alım stratejisini denedik ve bulgularımızı sizlerle paylaşacağım.

Bu makalede:

Neden hızlı bir şekilde işe alım yapmalı?

Ortalama işe alım süresi, hızlı işe alım için bir fırsat olduğunu açıkça göstermektedir
Kaynak: Statistica. Yukarıdaki grafik, girişimlerin hızlı bir işe alım stratejisiyle işgücü piyasasında ivme kazanma fırsatına sahip olduğunu açıkça göstermektedir.

Öncelikle, neden hızlı bir işe alım stratejisini hiç düşündüm ki? Takvimim açısından bariz kişisel faydasının yanı sıra, işe alım sürecinin verimliliğini artırmanın bir yolunu ararken, aynı zamanda girişimimize mümkün olan en iyi yetenekleri kazanma fırsatını da sunmak istedim.

Workable’ın verilerine göre, 2017 yılında bilgi hizmetleri sektöründe ortalama işe alım süresi 33 iş günüydü. Statistica’ya göre, 2018 rakamları da benzer sonuçlar gösteriyor ve birçok beyaz yakalı sektörde ortalama süre 30 günden fazla olduğu için, bu konuda pek bir iyileşme belirtisi görülmüyor. 

Bunu, en yetenekli adayların ne kadar hızlı kapıldığı gerçeğiyle karşılaştırın; pek çok kişi, en iyi adayların 10 gün içinde piyasadan çekildiğini belirtiyor. Daha büyük (ve potansiyel olarak daha rekabetçi) şirketler, genellikle işe alım süreçlerini yavaşlatan iç prosedürlerle boğuşmak zorunda kalır. Bu nedenle, girişimlerin rekabet avantajı, en yetenekli adayları piyasadan çekilmeden veya sizinkinden daha derin cepleri olan büyük şirketler ve kuruluşlar tarafından işe alınmadan önce hızlı hareket ederek işe alabilme yetenekleridir. 

Uzun süren işe alım süreçlerinde zaman ve paradan tasarruf etmenin sağladığı ek faydalar da cabası. Son olarak, zamanında verilen yanıtlar adaylara saygı duyulduğunu hissettirir. Kanıt arıyorsanız, herhangi bir işe alım forumunu inceleyin; adayların en çok “yavaş yanıtlar”dan şikayet ettiğini hemen göreceksiniz. Dolayısıyla, uygun ölçüde saygı göstermek asla boşa gitmez. Bu, adaylara daha keyifli bir deneyim sunmanın yanı sıra, daha sonra karar verme süreçlerinde de etkili olabilir. Şunu biliyor muydunuz? “Mülakatın yapıldığı günün sonuna kadar işle ilgili geri bildirim alanların %52’si, şirketle ilişkilerini geliştirme olasılıklarının daha yüksek olduğunu belirtti”?

Teori bu, peki pratikte nasıl sonuçlandı?

Hızlı işe alım stratejisi: bunu nasıl başardık?

İşte, hızlı işe alım stratejimizi hazırladık; şimdi sıra uygulamaya geldi! Temel fikrimiz basitti: Süreci en aza indirmek; bu da şunları içeriyordu:

  • 1. kültürel görüşme: Adayın iş memnuniyeti açısından ihtiyaçları da dahil olmak üzere, aday hakkında kişisel bilgiler edinmek. 
  •  2 saatlik görev: Adayın işleri nasıl yürüttüğünü görmek. 
  • 2. görüşme: Başvuranın görevleri nasıl yerine getirdiğini, nasıl düşündüğünü ve sorunları nasıl çözdüğünü anlamak için görevi başka bir kurucu ile görüşün . 
  • 3. 20 dakikalık görüşme: Üçüncü kurucu ortak, son aday grubuyla tanışır. Amaç, tüm kurucuların onayını almaktır. 
  • Her görüşmenin ardından, her adaya 24 saat içinde yanıt vermeye çalıştık .
  • 7 gün içinde her şey olabilir.

Hızlı işe alım yapma yeteneğimizi artıran birkaç kilit alan daha vardı. İlk olarak, mülakatın tamamlanması 2 saatten az sürmeliydi. İkinci olarak, tüm mülakatları kaydettik, zaman damgalı önemli anları işaretledik ve paylaştık. Bu, her işe alım aşamasında şirket içi geri bildirim ve karar verme sürelerini kısalttı.

Ancak, toplantılarımızı kaydetmenin birkaç beklenmedik faydası daha oldu… ve işte tam da bu noktada işe alım stratejimizin tam gaz devreye girdiğini hissetmeye başladık!

Hızlı işe alım: Hızlandırılmış işe alım

Henüz tahmin etmediyseniz, toplantılarımızı tl;dv adlı kullanışlı küçük bir platformla kaydettik. Bu platform aslında bizim ürünümüz ve işe alım sürecimiz sırasında, işe alım görüşmelerini tl;dv ile kaydetmenin aşağıdakiler de dahil olmak üzere pek çok yeni kullanım alanını keşfettik:

Adayları gerçekten tanıyın

Hızlı işe alım stratejimizden bir örnek
Önemli bir anda onu etiketleyerek, bir aday (artık sevilen bir ekip üyemiz) ile görüşmede bulunmayan bir kurucu ortak (Allan) arasında bir bağ kurmayı başardık.

Ekip için en büyük değer, adayların kişiliklerini hızlı bir şekilde derinlemesine anlamak ve onlarla duygusal bir bağ kurmaktı. Bu, görüşme sonrası notların sağlamakta zorlandığı bir şeydi. Bu kadar küçük ve birbirine sıkı sıkıya bağlı bir ekibe sahip olan herhangi bir girişim için ekip sinerjisi hayati önem taşır. Dolayısıyla, kültürel uyum açısından doğru kararlar vermek kritik öneme sahiptir. 

“Herkesi özgeçmişinin ötesinde birer insan olarak değerlendirdiğimi hissettim. Kağıt üzerinde bakarsak, tamamen farklı kişileri seçerdim ve bu muhtemelen işe yaramazdı.” – Ruben Calzacorta – Tam Yığın Geliştirici.

İşe alım tl;dv kullanma konusundaki kişisel deneyimime göre, ekibimizle hızlı ve duygusal içgörüler paylaşmak tl;dv asıl süper gücü. Aslında, insan odaklı işe alım ve kültürel uyum arayışının faydalarını ele alan ikinci bir makale de hazırlık aşamasında. 

Toplantının öne çıkan noktalarını ekip içinde paylaşın

İşe alım süreci boyunca, adayın potansiyeli konusunda bizi heyecanlandıran birkaç muhteşem an yaşandı. Peki ne yaptık? Ekiple birlikte bu harika görüşme anlarını paylaştık, etiketledik ya da zaman damgalı önemli anlar olarak belirledik! Görüşmelerin önemli anlarını kolayca paylaşabilmemiz sayesinde, paylaşmanın kolaylığı ve keyfi sayesinde, başlangıçta planladığımızdan daha fazla ekip üyesinin adayları tanımaya dahil olduğunu gördük. Bu da daha fazla geri bildirim anlamına geliyordu!

Zamandan tasarruf edin

Kültürel uyum ve teknik yetkinlikleri değerlendirirken, işe alım yöneticileri ve işe alım uzmanları için zaman tasarrufu sağladığımızı gördük. Kültürel uyum açısından eleme yaparken, işe alım uzmanları (veya bizim durumumuzda kurucular), görüşmeyi inceleyerek adayın kişiliğine dair net bir fikir edinebiliyordu. Böylece, ikinci bir işe alım uzmanı (veya kurucu), sonraki görüşmede bu konuyu tekrar ele almaya gerek kalmadan, adayın becerilerini ve uyumunu daha derinlemesine anlamaya odaklanabiliyor ve hatta ikinci görüşmeyi kısaltabiliyordu.

Teknik yetkinliklere göre eleme yaparken şu şekilde zaman kazandık: (1) İlgili yerlerde konu uzmanlarını tl;dv basitçe etiketledik. Bizim durumumuzda (küçük bir start-up olduğumuz için), işe alım yöneticileri aynı zamanda ekip üyeleridir. Böylece, işe alım yöneticileri/ekip üyeleri, yalnızca ilgili etiketlenmiş/vurgulanmış bölümleri inceleyerek adayların yetkinliklerini daha hızlı değerlendirebildi ve diğer alakasız konuları göz ardı edebildi. (2) İşe alım yöneticileri ilk görüşmeden sonra yetkinliklere göre elemeyi zaten yapmış oldukları için, ikinci görüşmede genellikle onlara ihtiyaç duyulmaz. Bu, bu durumda ürün ekibinden gelen ekip üyelerimiz/işe alım yöneticilerimiz için paha biçilmez bir zaman tasarrufu sağladı. Bu, ürünümüzü geliştirmek ve iyileştirmek için kullanılabilecek çok değerli bir zamandır. 

Özet…

Görüşmelerimizi “tl;dv” yöntemiyle özetleyerek, aşağıdaki yollarla işe alım süresini yaklaşık %40 oranında kısalttığımızı tespit ettik:

  • Bu mülakatlara katılmak zorunda olan kişi sayısını (özellikle işe alım yöneticilerini) azaltarak ve hızlı değerlendirme toplantıları yoluyla adayları daha hızlı eleme imkânı sağlayarak, işe alım sürecine ayrılan çalışma saatlerinin sayısını azaltmak.
  • Geri bildirimin hızını ve kalitesini artırarak, dolayısıyla karar verme ve tepki verme hızını artırmak. 

Buna ek olarak, ekip üyelerimiz (ortak) kararlarımıza daha fazla güven duydu ve bu kararlara daha fazla katkıda bulundu. Ayrıca, adayların da bu süreçten fayda sağladığını hissettik. Hızlı sonuçlanmasının yanı sıra, adaylara kendi mülakatlarını izleyip mentorlarıyla paylaşma imkânı sunulması sayesinde paha biçilmez mülakat geri bildirimleri de sağlandı. Dikkat çekici bir şekilde, bir aday diğer işverenlerle gelecekteki dört işe alım mülakatını bile bu süreçten yararlanarak hazırladı. 

Hızlı işe alım: sonuçlar

Bu hızlı işe alım süreci boyunca, hızlı işe alımın sadece çok daha ulaşılabilir ve keyifli bir süreç olmakla kalmayıp, aynı zamanda en yetenekli adayları kadromuza katmamıza da yardımcı olduğunu gördük. Ayrıca, mülakatları tl;dv formatında özetleyerek, mülakatları kurum içi paydaşlar arasında verimli bir şekilde nasıl paylaşabileceğimizi keşfettik. Bu da daha hızlı ve daha kaliteli geri bildirimler, destek ve yanıt süreleri ile sonuçlandı. İşte işe alım istatistiklerimiz:

  • İlan edilen 4 pozisyon için gelen 300’ün üzerinde başvuru arasından, 20 gün içinde aday sayısını 4’e indirdik. Böylelikle, her 2 pozisyon için ortalama 10 gün içinde işe alım kararını verebildik.
  • Resmi sözleşmenin imzalanması da dahil olmak üzere, 14 günde ortalama yaklaşık 2 adayı işe aldık. 
  • Toplamda, dört pozisyonun tamamı 4 hafta içinde dolduruldu. 
  • 4/4 teklif kabul edildi ve ilk tercihimiz olan adayları aldık!
  • İlk sözleşme 14 gün içinde imzalandı.
  • Bir aday, iş ilanı yayınlandıktan 5 hafta sonra işe başladı. 

İşe alımların üzerinden 4 ay geçti ve her şeyin tıkır tıkır gittiğini memnuniyetle bildirmek istiyoruz. Yeni çalışanlarımız şirket kültürümüze harika bir şekilde uyum sağladı (aynı zamanda kendi renklerini de kattılar) ve performansları da oldukça iyi. O zamandan beri, 2021’deki ikinci işe alım dalgamızın itici gücü olan tl;dv alım tl;dv daha da yoğun bir şekilde kullanmaya başladık (aşağıda bir örnek yer almaktadır).

tl;dv ile hızlı aday bulma ve hızlı işe alım
tl;dv ile hızlı aday bulma ve hızlı işe alım .

Son düşünceler

Yalan! Hızlı işe alım konusundaki düşüncelerimi özetlemeyi bitirmiş olsam da, işe alım ve istihdam konusunda paylaşacak çok daha fazla şeyim var. Dolayısıyla bu makale kesinlikle benim “son düşüncelerim” olmayacak. Denemek, öğrenmek ve iyileştirmeler yapmak bizim çalışma felsefemizdir. Aynı kavramı işe alım sürecimize uygulayarak, sadece işe alım sürecini hızlandırmanın (böylece maliyet tasarrufu sağlamanın) yanı sıra, işe alınan adayların kalitesini ve bu işe alımlara yönelik şirket içi desteği de artırmanın bir yolunu bulduk. 

Google Meet tl;dv Google Meet merak ediyorsanız, aşağıdaki vodcast’imize göz atın! Kültür odaklı işe alım uzmanı, Platypus.io’nun CEO’su ve kurucu ortağı Nico Blier-Silvestri ile sohbet ediyoruz.