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L'importanza di Lavoro profondo e il Il potere di una squadra kumbaya è già ben documentato. Ne abbiamo già parlato. qui, qui, e quiOggi, però, parlerò delle sfumature alternative degli incontri facoltativi. Allora diamoci dentro! (invito facoltativo, ovviamente 😆)@tldv.io Ha perfettamente senso. #riunione #comicità #aziendale #riunioni #9to5 #primo giorno ♬ suono originale – tldv.io – Registratore di riunioni AI
In questo articolo
Riunioni facoltative = riunioni migliori
Le riunioni non sono più scambi di informazioni dall'alto verso il basso o unidirezionali. Ciò è particolarmente vero per le startup e remote asincroni e remote . Ci sono sempre delle eccezioni alla regola. Alcune riunioni non dovrebbero essere saltate, come quelle dedicate all'inserimento dei nuovi membri del team o agli aggiornamenti importanti a livello aziendale. Tuttavia, nel 99% dei casi, la partecipazione facoltativa aumenta la qualità delle riunioni.
Ecco i principali vantaggi che abbiamo osservato nel corso delle centinaia di riunioni volontarie a cui abbiamo partecipato (e non partecipato) presso tl;dv.
#1 Gli incontri facoltativi motivano gli organizzatori
La partecipazione obbligatoria non rende giustizia agli organizzatori delle riunioni: se tutti i "partecipanti" sono obbligati a partecipare, gli organizzatori non hanno alcun incentivo a migliorare l'esperienza della riunione. In un mondo alternativo, se un organizzatore desidera un tasso di partecipazione più elevato (cosa che non può essere imposta), probabilmente renderà la partecipazione volontaria più allettante. Questo potrebbe assomigliare a questo:
- Scegliere un orario conveniente per tutti.
- Pianificazione accurata dell'ordine del giorno, in modo che tutti possano valutare il valore della riunione. In questo modo, i partecipanti arriveranno preparati, aumentando la produttività della riunione.
- Gli argomenti rilevanti solo per un numero limitato di partecipanti possono essere trattati per primi.
- Una sessione open mic, in modo che i partecipanti possano discutere i punti rilevanti.
💡SUGGERIMENTO: Risparmia tempo al tuo team evitando di imporre la partecipazione obbligatoria al 100% alle riunioni. Utilizza il tempo risparmiato per un'attività facoltativa di team building!
Nel corso del tempo, questo effetto sarà amplificato. L'organizzatore è incentivato a rendere le riunioni facoltative allettanti sin dal primo incontro. L'organizzatore impara anche da ciò che non ha funzionato. Prendiamo ad esempio una sessione di team building. Osservando chi NON ha partecipato, gli organizzatori possono capire cosa piace al loro team, in modo da migliorare le sessioni di team building facoltative la volta successiva.
In breve: gli incontri facoltativi, come il buon vino, migliorano con l'età. 🍷
#2 Le riunioni facoltative sono più snelle
Non tutti traggono lo stesso valore da una determinata riunione. Robin Dunbar sostiene che le conversazioni con più di 4 persone diventano una lezione dominata da pochi estroversi. Inoltre, le riunioni forzate sono spesso dominate da coloro che hanno più da guadagnare.
Ad esempio, in uno sprint di marketing, il responsabile marketing è più propenso a ottenere il massimo valore. Il grafico di marketing otterrà un valore limitato dagli argomenti non correlati al design. Se il grafico è costretto a partecipare all'intera riunione, probabilmente rimarrà per lo più in silenzio e passivo.
Rendere le riunioni facoltative elimina il timore di uscire prima e incoraggia solo le persone interessate a partecipare. Ciò avvantaggia sia i non partecipanti (meno tempo sprecato, più tempo dedicato al lavoro approfondito), sia i partecipanti (partecipanti più attivi = maggiore produttività della riunione). Con un costo medio di oltre 1.000 dollari a riunione, c'è anche molto denaro da risparmiare!
#3 Le riunioni facoltative sono collaborative
Poiché i partecipanti si uniscono volontariamente, è probabile che lo abbiano fatto perché hanno percepito il valore dell'incontro. Ciò porta a un maggiore investimento nell'incontro. Le persone coinvolte sono incentivate a lavorare per ottenere risultati migliori.
Quindi, piuttosto che avere 10 partecipanti alla riunione semi-interessati, è meglio avere 4 partecipanti attivi e interessati. Quando si è interessati, si tende a concentrarsi sulle soluzioni, non sui problemi, e a concentrarsi solo sulle informazioni rilevanti.
Equilibrare le dinamiche di potere nelle riunioni
La dinamica delle riunioni non facoltative incoraggia una cultura delle riunioni unidirezionale, inefficiente e passiva. Cerchiamo invece di individuare un modo migliore.
#1 Incontri facoltativi = condizioni di parità
Di solito, gli organizzatori degli incontri sono responsabili, manager e dirigenti. Di conseguenza, il rapporto tra organizzatore e invitato è spesso squilibrato. Ciò porta a un feedback e a una comunicazione meno onesti, con un impatto sui risultati e sul valore della riunione.
La partecipazione facoltativa alle riunioni è un piccolo passo verso una dinamica di potere più equa. L'organizzatore della riunione (di solito chi detiene il potere) sta dicendo: "ehi, il tuo tempo è importante quanto il mio". Con una dinamica di potere equilibrata, ci sono maggiori possibilità di ottenere un feedback aperto e, di conseguenza, riunioni più produttive.
#2 Gli incontri facoltativi rafforzano la fiducia
Le riunioni facoltative non garantiscono la coesione del team. Ma sono certamente un'indicazione di fiducia. Se ti fidi dei tuoi dipendenti nel fare il loro lavoro, sicuramente devono essere in grado di allocare il loro tempo e decidere a quali riunioni partecipare. Sono finiti i giorni delle scuse per le riunioni Blackbooks.
Se ti fidi dei tuoi dipendenti e hai creato un ambiente che consente loro di agire in modo autonomo, allora le riunioni facoltative sono il passo logico e naturale successivo.
Come organizzare bene le riunioni facoltative
Quindi, in un mondo perfetto, come sarebbe il Santo Graal delle riunioni facoltative?
Agenda chiara
Con un ordine del giorno chiaro e informazioni contestuali di base, i partecipanti porteranno probabilmente le loro opinioni e idee preconcette al tavolo, pronte per essere discusse. Più voci significano solitamente migliori risultati della riunione. Nessuna riunione dovrebbe mai essere una grande sorpresa.
Rendere esplicita la frequenza facoltativa
Noi di tl;dv facciamo sempre una scelta consapevole tl;dv rafforzare la nostra cultura e la nostra filosofia aziendale. Dopotutto, le abitudini richiedono tempo per formarsi. Non è sufficiente menzionare casualmente una volta le politiche aziendali relative alle riunioni ai nuovi assunti. Ecco come potresti (o dovresti) invece chiarire questo aspetto:
- Segnalo nella riunione.
- Scrivilo nella descrizione.
- Ribadiscilo durante la riunione.
- Ribadisci frequentemente la cultura e le politiche aziendali relative alle riunioni con il tuo team.
Documentazione affidabile delle riunioni
Questo è l'aspetto più importante delle riunioni facoltative. Senza una documentazione adeguata, purtroppo il valore delle riunioni (facoltative) andrà perso per chi non partecipa. 😢 Ciò comporterà una perdita di conoscenze nella vostra azienda, creando asincronia informativa e riducendo la produttività.
Nel nostro team, garantiamo una documentazione completa delle riunioni registrando tutti gli incontri rilevanti (sprint, sessioni di ricerca sugli utenti, colloqui di assunzione, demo per i clienti, onboarding, ecc.). Durante la riunione, trasformiamo l'ordine del giorno in punti salienti contrassegnati da un timestamp (vedi sopra ☝️). Ogni timestamp ti trasporta al momento ESATTO della registrazione della riunione. Non passare 60 minuti in riunione per i 3 minuti che ti interessano!
Come si svolge un incontro facoltativo?
Ecco un esempio (sopra) di una Google Meet facoltativa Google Meet . Nota:
- I partecipanti non essenziali sono indicati.
- L'ordine del giorno della riunione è chiaramente collegato.
- Alcuni punti vengono sollevati per primi, consentendo agli invitati non essenziali di uscire prima.
- La riunione è stata registrata su tl;dv.
Riunioni obbligatorie =/= rimanere aggiornati
Con la documentazione adeguata pronta, le riunioni obbligatorie non sono più l'unico modo per tenere aggiornato tutto il team! Ora, qualsiasi membro del team può partecipare in modo partecipante asincrono a qualsiasi QBR, Sprint o riunione online.
Il nostro trucco preferito per sfruttare al massimo ogni riunione per i "non partecipanti" è quello di segnalare i momenti più importanti e rilevanti della riunione alla persona giusta. Questo permette (ad esempio) a Jenny di ricevere una notifica direttamente su Slack quando viene taggata in un momento della riunione. Cliccando su quel messaggio con data e ora su Slack, si viene reindirizzati DIRETTAMENTE al momento esatto della registrazione della riunione!
Trasforma la FOMO in JOMO
In questo articolo ho illustrato come trasformare le tipiche riunioni noiose, obbligatorie e vecchio stile in incontri facoltativi, partecipativi ed efficienti. OTTIMO!
Onestamente, non c'è più bisogno di temere di non partecipare a ogni singolo Standup, Townhall o Sprint! Al contrario, trasforma la FOMO in JOMO. Festeggiate il fatto che voi e il vostro team state impiegando il vostro tempo in modo saggio E senza compromettere la collaborazione, l'armonia del team o la sincronia delle informazioni.
Viviamo nel XXI secolo e disponiamo degli strumenti necessari per lavorare in modo asincrono ed efficace. Ti invitiamo a provarlo. Fidati, ti piacerà!
