Перейти до змісту
Важливість Глибока робота та Сила команди Кумбая вже добре задокументована. Ми вже писали про це. тут, тут, і тут. Сьогодні, однак, я обговорюю альтернативні нюанси необов'язкових зустрічей. Тож давайте приступимо! (запрошення необов'язкове, звісно 😆)@tldv.io Це цілком логічно. #зустріч #комедія #корпоративні #зустрічі #9до5 #першийдень ♬ оригінальний звук – tldv.io – AI Meeting Recorder
У цій статті
Додаткові зустрічі = кращі зустрічі
Зустрічі більше не є вертикальним або одностороннім обміном інформацією. Це особливо актуально для стартапів, асинхронних і remote . Завжди є винятки з правил. Деякі зустрічі не можна пропускати, наприклад, введення в курс справи нових членів команди або важливі оновлення для всієї компанії. Однак у 99% випадків необов'язкова участь підвищує якість зустрічей.
Ось основні переваги, які ми помітили під час сотень добровільних зустрічей, на яких ми були присутні (і не були присутні) в tl;dv.
#1 Додаткові зустрічі мотивують організаторів
Примусова участь не робить честі організаторам зустрічей: якщо всіх «учасників» зустрічі примушують бути присутніми, організатори не мають стимулу покращувати якість зустрічі. В альтернативному світі зустрічей, якщо організатор хоче підвищити рівень відвідуваності (а це неможливо зробити примусово), він, швидше за все, зробить добровільну участь більш привабливою. Це може виглядати так:
- Вибір зручного для всіх часу.
- Ретельне планування порядку денного, щоб усі могли оцінити цінність зустрічі. Таким чином, учасники прибудуть підготовленими, що підвищить ефективність зустрічі.
- Питання, що стосуються лише невеликої кількості учасників, можуть бути розглянуті в першу чергу.
- Сесія з відкритим мікрофоном, під час якої учасники можуть обговорити актуальні питання.
💡ПОДКАЗКА: Заощаджуйте час своєї команди, не вимагаючи 100% відвідування зустрічей. Використовуйте заощаджений час для необов'язкових зустрічей для згуртування колективу!
З часом цей ефект буде посилюватися. Організатор зацікавлений у тому, щоб зробити факультативні зустрічі привабливими з першого разу. Організатор також вчиться на помилках. Наприклад, візьмемо сесію згуртування команди. Побачивши, хто НЕ прийшов, організатори можуть дізнатися, що подобається їхній команді, щоб наступного разу зробити факультативні сесії згуртування команди кращими.
Коротко кажучи: необов'язкові зустрічі, як хороше вино, з віком стають кращими. 🍷
#2 Необов'язкові зустрічі є більш ефективними
Не всі отримують однакову користь від будь-якої зустрічі. Робін Данбар стверджує, що розмови, в яких беруть участь більше 4 осіб, перетворюються на лекції, де домінують кілька екстравертів. Крім того, на примусових зустрічах часто домінують ті, хто має найбільше виграти.
Наприклад, у маркетинговому спринті найбільшу користь отримає саме менеджер з маркетингу. Маркетинговий графічний дизайнер отримає обмежену користь від тем, що не пов'язані з дизайном. Якщо графічний дизайнер буде змушений відвідувати всю зустріч, він, швидше за все, буде переважно мовчазним і пасивним.
Зробивши зустрічі необов'язковими, ви позбавите учасників страху піти раніше і заохотите до участі лише тих, хто дійсно має до цього відношення. Це вигідно як для тих, хто не бере участі (менше втраченого часу, більше часу для глибокої роботи), так і для учасників (більше активних учасників = більша результативність зустрічі). З огляду на те, що середня вартість однієї зустрічі становить понад 1000 доларів США, ви також зможете заощадити чимало грошей!
#3 Необов'язкові зустрічі є спільними
Оскільки учасники приєднуються добровільно, вони, ймовірно, зробили це через те, що оцінили цінність зустрічі. Це призводить до збільшення інвестицій у зустріч. Зацікавлені люди мають мотивацію працювати над досягненням кращих результатів.
Отже, замість 10 напівзацікавлених учасників зустрічі, краще мати 4 активних і зацікавлених учасників. Коли ви зацікавлені, ви, швидше за все, зосередитеся на рішеннях, а не на проблемах, і будете дотримуватися лише релевантної інформації.
Вирівняти динаміку влади на зустрічі
Динаміка обов'язкових зустрічей сприяє розвитку однобічної, неефективної та пасивної культури проведення зустрічей. Давайте розглянемо кращий варіант.
#1 Опціональні зустрічі = рівні умови для всіх
Зазвичай організаторами зустрічей є керівники, менеджери та виконавчі директори. Тому відносини між організатором і запрошеними часто є нерівними. Це призводить до менш чесних відгуків і спілкування, що впливає на результати та цінність зустрічі.
Необов'язкова участь у зустрічі — це невеликий крок до рівної динаміки влади. Організатор зустрічі (зазвичай особа, що має владу) каже: ««Ваш час так само важливий, як і мій». За умови збалансованої динаміки влади є більша ймовірність відкритого зворотного зв'язку, а отже, і більш продуктивних зустрічей.
#2 Додаткові зустрічі сприяють зміцненню довіри
Необов'язкові зустрічі не гарантують згуртованості команди. Але вони, безперечно, є ознакою довіри. Якщо ви довіряєте своїм співробітникам у виконанні їхньої роботи, то, безсумнівно, вони повинні бути здатні розподіляти свій час і вирішувати, на які зустрічі потрібно ходити. Минули ті часи, коли зустрічі були приводом для виправдання Blackbooks.
Якщо ви довіряєте своїм співробітникам і надали їм умови для самостійної діяльності, то факультативні наради є логічним і природним наступним кроком.
Як правильно проводити необов'язкові зустрічі
Отже, в ідеальному світі, як виглядає святий Грааль необов'язкових зустрічей?
Чітка програма
Маючи чіткий порядок денний та контекстуальну довідкову інформацію, учасники, ймовірно, принесуть на обговорення свої попередньо сформовані думки та ідеї, готові до обговорення. Більше голосів зазвичай означає кращі результати зустрічі. Жодна зустріч не повинна бути великим мішком сюрпризів.
Зробіть необов'язкову участь явною
У tl;dv ми завжди свідомо робимо вибір tl;dv зміцнення нашої культури та етики проведення нарад. Адже звички формуються з часом. Недостатньо лише один раз неформально згадати про політику компанії щодо проведення нарад перед новими співробітниками. Ось як ви можете (або повинні) чітко пояснити це:
- Позначте це на зустрічі.
- Напишіть це в описі.
- Повторіть це під час зустрічі.
- Часто нагадуйте своїй команді про культуру та політику проведення нарад.
Надійна документація зустрічей
Це найважливіший аспект необов'язкових зустрічей. Без належної документації, на жаль, цінність (необов'язкових) зустрічей буде втрачена для тих, хто не бере в них участі. 😢 Це призведе до втрати знань у вашій компанії, створення інформаційної асинхронності та зниження продуктивності.
У нашій команді ми забезпечуємо надійну документацію зустрічей, записуючи всі важливі зустрічі (спринти, сесії дослідження користувачів, співбесіди з найму, демонстрації для клієнтів, введення в курс справи тощо). Під час зустрічі ми перетворюємо порядок денний на основні моменти з часовими мітками (див. вище ☝️). Кожна часова мітка переносить вас до ТОЧНОГО моменту в записі зустрічі. Не витрачайте 60 хвилин на зустрічі, щоб знайти 3 хвилини, які вас цікавлять!
Як виглядає факультативна зустріч?
Ось приклад (вище) додаткової Google Meet в Google Meet . Примітка:
- Вказано необов'язкових учасників.
- Порядок денний засідання чітко пов'язаний.
- Деякі питання піднімаються спочатку, що дозволяє небажаним гостям піти раніше.
- Зустріч є tl;dv.
Обов'язкові зустрічі =/= бути в курсі подій
Маючи готову належну документацію для зустрічей, обов'язкові зустрічі більше не є єдиним способом тримати всю команду в курсі подій! Тепер будь-який член команди може бути асинхронним учасником будь-якого QBR, Sprint або онлайн-зібрання.
Наш улюблений прийом, щоб вичавити максимум користі з кожної наради для «неучасників», — це позначити важливі та релевантні моменти наради для потрібної людини. Це дозволяє (наприклад) Дженні отримувати сповіщення безпосередньо в Slack, коли її позначено в моменті зустрічі. Клацніть на повідомлення з позначкою часу в Slack, і ви потрапите БЕЗПОСЕРЕДНЬО до точного моменту в записі зустрічі!
Перетворіть FOMO на JOMO
У цій статті я показав, як перетворити типові нудні, примусові та старомодні наради на ефективні, добровільні наради, в яких беруть участь усі учасники. ЧУДОВО!
Чесно кажучи, більше не потрібно боятися пропускати кожне засідання Standup, Townhall або Sprint! Натомість перетворіть FOMO на JOMO. Радійте тому, що ви та ваша команда розумно витрачаєте свій час І не йдете на компроміси щодо співпраці, гармонії в команді або синхронізації інформації.
Ми живемо в 21 столітті і маємо інструменти для ефективної асинхронної роботи. Запрошуємо вас приєднатися. Повірте, вам сподобається!
