Si quieres saber cómo organizar las notas de una reunión para aumentar la eficacia, ya sabes lo importante que es hacerlo bien. Mucha gente toma notas, pero no mucha gente las utiliza. ¿Qué sentido tiene?
Para ser justos, el verdadero potencial de la toma de notas apenas se ha aprovechado debido a la aparentemente interminable búsqueda de la mejor forma de organizar las notas de las reuniones. La gente anota cosas en papel, garabateando notas ilegibles en los márgenes y luego se pregunta por qué no les saca ningún provecho. La respuesta es sencilla, y la tienes delante de tus narices. Hay que organizar las notas. Pero no es tan sencillo como parece. Para obtener valor de tus notas, necesitas saber cómo organizarlas para conseguir la máxima eficacia.
Estamos aquí para resolverte el viejo enigma.
¿Por qué es importante tomar apuntes?
Los equipos de ventas que organizan las notas de las reuniones de forma eficaz aceleran la preparación de sus argumentos de venta y acceden a la información crítica de las reuniones más rápidamente que los equipos con notas desorganizadas. Te da una ventaja afiladísima sobre tus competidores. Podrás atravesar el desorden con un cuchillo de carnicero, mientras que tus competidores cortarán y serrarán con cuchillos de mantequilla. Básicamente, les dejarás en la cuneta.
La razón es sencilla. Tu equipo será capaz de retener la información sobre los clientes potenciales mejor que los demás. Crearás vínculos más fuertes, ya que tus clientes potenciales se sentirán recordados, respetados y genuinamente apreciados. No se trata sólo de recordar el nombre de un posible cliente, sino sus pasiones, sus aficiones, sus deseos, sus necesidades y sus puntos débiles. Si haces que un posible cliente se sienta inolvidable, es mucho más probable que se convierta que alguien que se siente como una estadística más.
Un enfoque personalizado es sólo el principio. Si quieres saber cómo organizar eficazmente las notas de las reuniones, la habilidad no termina con las llamadas de ventas. Puedes organizar las notas de tus reuniones internas del mismo modo. Esto crea un entorno de trabajo racionalizado en el que todo el mundo está en la misma página y trabaja por el mismo objetivo.
Estilos de tomar apuntes
No todos los estilos de tomar notas se adaptan a todas las personalidades. Dependiendo de cada persona de tu equipo y de la intención que haya detrás de las notas, hay varios estilos que podrías adoptar.
Notas de Slapdash
Estas notas carecen de detalles, pero se centran en los puntos más importantes de las reuniones. Las notas suelen tener formato de viñetas y son fáciles de hojear.
Este estilo de tomar notas puede dar lugar a información inexacta, ya que a menudo se anota muy deprisa. Además, las notas están escritas a mano, lo que puede dar lugar a malentendidos.
Notas metódicas
Los apuntes metódicos, un estilo más estructurado de tomar apuntes, incluyen más detalles y desglosan los distintos temas en trozos fáciles de leer. Los tomadores de apuntes metódicos suelen utilizar una plantilla para seguir siempre el mismo formato.
Con este estilo, puedes correr el riesgo de complicar demasiado las notas. Si tu comercial se centra en los detalles al tomar las notas, está muy bien, pero ¿se concentra más en las notas que en la reunión? Así es muy fácil pasar por alto cosas, sobre todo la comunicación más sutil, como el lenguaje corporal o el tono.
Notas orientadas al detalle
Similares a las notas metódicas, las notas orientadas a los detalles proporcionan una visión global y exhaustiva de la reunión. Incluyen muchos detalles, referencias y datos concretos. El objetivo es tomar notas con precisión y exactitud.
Como en el caso anterior, este estilo requiere tiempo y concentración, por lo que puede resultar difícil hacerlo durante la propia reunión sin perder la concentración en la conversación.
Notas visuales
Las notas visuales suelen incluir diagramas y garabatos relacionados con puntos clave. También pueden incluir mapas mentales o diagramas de araña para ilustrar contextos interconectados importantes.
Sin embargo, las notas visuales pueden resultar difíciles cuando se documentan ideas más complejas que son difíciles de representar visualmente.
Notas resumidas
Las notas resumidas proporcionan una visión más detallada, destacando los puntos clave sin anotarlos textualmente. Son una forma útil de tomar notas para comunicar los puntos de vista de la reunión de forma rápida y eficaz.
Este estilo de tomar notas puede correr el riesgo de simplificar demasiado el contenido, pero es el que requiere menos concentración.
Cómo tomar notas de reuniones de forma eficiente
Tomar notas durante las reuniones y las llamadas es una forma importante de captar información, pero asegurarse de que son precisas es lo que mejora la eficacia de tu equipo de ventas. Hay que andar con pies de plomo entre tomar notas de alta calidad e implicarse a fondo en la conversación.
Aquí tienes algunas formas de tomar notas en las reuniones. Las hemos clasificado en función de su eficacia.
Pluma y papel
No hay nada mejor que un viejo bolígrafo y papel para tomar notas en una reunión, ¿verdad?
Incorrecto.
Pros
- Accesibilidad. La mayoría de la gente tiene un bolígrafo y un papel a mano en todo momento, por lo que es rápido y fácil de usar.
- Natural. Es la forma más natural de tomar notas. Por eso se llama bloc de notas.
- Resaltar. Puedes anotar y resaltar determinadas notas para destacarlas y aumentar su retención. Sin embargo, es importante recordar que esto varía de una persona a otra en función de sus habilidades individuales para tomar notas.
Contras
- Poco claras. Cuando escribes notas a mano, a veces pueden ser poco claras o ilegibles (incluso para ti mismo).
- Lleva mucho tiempo transcribirlas. Si quieres digitalizar las notas o compartirlas con tu equipo, mecanografiarlas puede llevar mucho tiempo.
- Difícil de compartir. Colaborar con notas escritas a mano es prácticamente imposible. Para compartirlas, tienes que transcribirlas manualmente.
- Te distrae de la reunión. Cuando escribes a mano las notas de la reunión, no te centras en la conversación. Tampoco estás mirando la pantalla, lo que significa que te perderás lenguaje corporal importante, especialmente útil en las llamadas de ventas.
- Difícil de editar. Editar notas escritas a mano puede hacer que sean desordenadas y confusas de seguir.
Valoración: 4/10
Puede ser útil en caso de apuro, pero si quieres saber cómo organizar las notas de una reunión para conseguir la máxima eficacia, vas a tener que dejar atrás el pasado y avanzar hacia el futuro.
Escribe mientras asistes
Escribir tus notas mientras estás en una reunión también tiene ventajas e inconvenientes.
Pros
- Rápido. La mayoría de la gente teclea más rápido de lo que escribe.
- Más fácil de organizar. Como las notas de tus reuniones ya están mecanografiadas, puedes compartirlas fácilmente y organizarlas en otro lugar, como un CRM.
- Colaboración. Dependiendo de la herramienta que utilices, puedes colaborar fácilmente en las notas con tus compañeros de equipo.
Contras
- Pasar por alto información clave. Si estás tecleando, no estás prestando atención a la reunión y puedes perderte fácilmente información clave.
- Involucra menos al posible cliente. Es menos probable que te comprometas con el posible cliente o que sientas verdadera empatía por él si no le escuchas activamente.
Valoración: 5/10
Mecanografiar puede ser ligeramente mejor que escribir a mano, ya que puedes tomar las notas más textualmente, colaborar más fácilmente y organizarlas y aclararlas con mayor facilidad.
Sin embargo, te distrae de la reunión y te impide comprometerte plenamente con el posible cliente.
Designación de un redactor de actas
Contar con un redactor de actas designado para mecanografiar las notas podría resolver el problema de concentración que prevalece en los dos métodos anteriores. Sin embargo, este método tiene sus propios defectos.
Pros
- Mayor concentración. Los comerciales pueden centrarse en la llamada de ventas y no en tomar notas, lo que aumenta el rendimiento del equipo de ventas.
- Mayor precisión. Contratando a alguien que se dedique a redactar actas, la precisión de las notas será mucho mayor.
Contras
- Caros. Los redactores de minutas no son baratos. Será un gasto extra por cada llamada de ventas para la que quieras notas.
- Falta de contexto. Es probable que el redactor de minutas no tenga el mismo contexto que el resto de tu equipo de ventas, lo que significa que no va a hacer las mismas apreciaciones que podrían hacer tus representantes de ventas.
Valoración: 5/10
Si tienes dinero para quemar, puedes subir la tarifa, pero la mayoría de las empresas buscan formas de reducir costes, no de aumentarlos. En realidad, contratar a una persona dedicada a tomar notas no es factible para las llamadas de ventas.
Utiliza un anotador AI
Un tomador de notas con IA puede ayudarte a mejorar tus métricas de rendimiento de ventas. Toma las notas por ti, como un redactor de actas, pero por una fracción del coste. De hecho, algunas herramientas de transcripción y toma de notas con IA son tan potentes que hacen que la toma de notas manual sea casi obsoleta.
Si quieres tomar una nota concreta, aún puedes hacerlo, pero te libera durante la mayor parte de la llamada, ya que sabes que tendrás una transcripción completa, así como un resumen de IA de los puntos clave después.
Si optas por utilizar tl;dv como tu herramienta de IA preferida, también tendrás la posibilidad de volver a ver la llamada o saltar a las marcas de tiempo del resumen de IA para volver a ver exactamente lo que dijo el posible cliente, cómo lo dijo y qué sutil mensaje decía su lenguaje corporal al mismo tiempo. Incluso puedes utilizarlo para programar informes recurrentes sobre cualquier tema que desees en todas las llamadas de tu equipo, o crear carretes de clips de varias reuniones diferentes, hablando de una objeción de tu elección. Esto es excelente para la formación en llamadas en frío, por ejemplo.
Pros
- Transcripción completa . Una transcripción completa es una forma de recordar toda la conversación.
- Grabación de la reunión. Si utilizas una herramienta de IA que también grabe la reunión, como tl;dv, entonces puedes volver a verla para reunir información sobre el tono y el lenguaje corporal.
- Resúmenes generados automáticamente. Después de cada llamada, recibe un resumen AI de todos los puntos clave tratados, así como cualquier CTA.
- Fácil de compartir. No te limites a compartir notas, comparte clips de la propia llamada.
- Marcas de tiempo. Vuelve a ver la nota en tiempo real.
- Concentración total. Mientras la IA toma notas, resúmenes y transcripciones en tu nombre, tú puedes centrar toda tu atención en la conversación.
- Traducciones. Las transcripciones de tl;dv pueden traducirse instantáneamente a más de 30 idiomas.
- Organización. ¡Para una organización de nivel experto, puedes configurar integraciones para reenviar las notas o resúmenes de tus reuniones al CRM que elijas en cuanto termine la llamada. tl;dv tiene más de 5.000 integraciones!
Contras
- Requiere una suscripción. La mayoría de las herramientas de AI requieren una suscripción para poder tomar notas y grabar reuniones. tl;dv graba y transcribe todas tus reuniones gratuitamente, pero para sus funciones avanzadas de organización, tendrás que pagar 20 $ por usuario grabador al mes.
- Compatibilidad. Diferentes softwares son compatibles con diferentes plataformas de videoconferencia. tl;dv está disponible para MS Teams, Zoom y Google Meet.
- Puede llevar tiempo aprenderlo. Como todos los programas nuevos, tienes que esforzarte un poco para sacarles el máximo partido.
Valoración: 9.5/10
Cuando comparas las herramientas de toma de notas con IA con la escritura a mano, la mecanografía o la contratación de redactores minuciosos, es fácil ver por qué son las ganadoras destacadas.
Si estás aquí para saber cómo organizar las notas de las reuniones, las herramientas de IA son la mejor manera. Imagínate: tienes tu llamada de ventas, te centras plenamente en el cliente potencial, y para cuando has terminado la llamada y cerrado la pestaña, una transcripción completa, una copia grabada de la llamada y las notas y resúmenes de la reunión ya están en tu CRM bajo el nombre del cliente potencial. No puedes conseguir una organización así en ningún otro sitio. Y punto.
Cómo organizar las notas de una reunión para obtener los mejores resultados
Es crucial asegurarse de que las notas de la reunión están organizadas con claridad para que puedas consultarlas con fiabilidad en el futuro. Si no son coherentes, sólo enturbiarán tu proceso de toma de decisiones. ¡Queremos mejorarlo!
Ya hemos señalado la necesidad de un tomador de notas con IA, pero hay algo más. Las plataformas de gestión de relaciones con los clientes pueden ser útiles, y hay un montón de consejos y trucos que puedes poner en práctica para organizar mejor las notas de tus reuniones.
Empecemos por los CRM.
Plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
Los CRM pueden desempeñar un papel fundamental para ayudarte a ti y a tu equipo a organizar eficazmente las notas de las reuniones. Consisten en una ubicación centralizada para almacenar información sobre tus clientes potenciales y clientes. ¿Y lo mejor? Puedes sincronizar las notas de tus reuniones con un solo clic.
Si almacenas las notas de tus reuniones en tu CRM, podrás tener toda la información sobre tus posibles clientes bajo un mismo techo. ¿Quieres su nombre, correo electrónico, datos demográficos? Está todo ahí. ¿Quieres las notas, resúmenes y marcas de tiempo de anteriores llamadas de ventas con ellos? También está todo ahí 😉 .
La mayoría de los CRM también ofrecen plantillas para tomar notas. Cuando se utilizan, pueden aumentar la fiabilidad y coherencia de los flujos de trabajo de tu equipo, ya que no habrá estilos opuestos entre los distintos representantes de ventas. Esto es estupendo para organizar las notas de las reuniones, porque significa que todos los representantes de ventas pueden encontrar la información que buscan, aunque nunca antes se hayan encontrado personalmente con el cliente potencial.
Aquí tienes algunos CRM líderes del sector que merece la pena consultar.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- Perspicazmente
- Apptivo
Consejo nº 1: Haz que las notas sean breves
Si estás tomando notas manualmente, lo que todavía es posible con la mayoría de los tomadores de notas con IA, es importante ser breve. Demasiada información puede llevar a una falta de comprensión de los puntos clave y del contexto importante. Las notas breves se centran más en los puntos esenciales, reduciendo la sobrecarga de información y garantizando que se entiendan los puntos principales de la reunión. Esto mejora la claridad, la concentración y la rapidez.
Las notas breves también son fácilmente transferibles. Otros miembros del equipo pueden leerlas y seguir comprendiendo bien el contexto. También te simplifica mucho la revisión de las notas. Lo último que quieres hacer después de un día ajetreado es revisar páginas de notas desordenadas. Hazlas breves y concisas.
Esto es aún más cierto para el 12% de los empleados en puestos no directivos que asisten a más de 15 horas de reuniones a la semana. Escribe algo más que notas breves y tu mano se quemará literalmente.
@tldv.io Tiene mucho sentido. #reunión #comedia #corporativa #reuniones #9to5 #primerdía
♬ sonido original - tldv.io - AI Meeting Recorder
Consejo nº 2: Toma notas en colaboración
Haz que todos canten el mismo himno colaborando durante el proceso de toma de notas. Cada persona puede interpretar los puntos de forma diferente, por lo que es importante que todo tu equipo esté de acuerdo con las perspectivas y los objetivos internos.
Si optas por tomar notas manualmente, la colaboración es clave. Esto puede aplicarse incluso a las notas de la IA. Puede que quieras añadir algo específico que la IA haya pasado por alto, como el aspecto que tenía el posible cliente cuando le hicieron una determinada pregunta, o cómo tenía un tono sarcástico en una de sus respuestas. La IA es genial, pero no siempre capta los matices sutiles de los humanos. Colaborando en tus notas, puedes asegurarte de que se hace referencia a ello para no malinterpretar lo que el posible cliente quiso decir.
Consejo nº 3: Resume siempre al final de la reunión
Mientras el contenido esté todavía fresco, anota los puntos más importantes que puedas recordar. Una forma de hacerlo, si optas por las notas manuales, es apuntar una palabra o una frase muy breve que te recuerde que debes entrar en más detalles cuando termine la reunión.
Si utilizas una grabadora de llamadas AI y quieres hacer una nota específica, puedes añadir una marca de tiempo y volver después de que termine la reunión para escribir tu nota. De este modo, no perderás la concentración durante la llamada.
Consejo nº 4: Sé coherente con el formato
No hay nada peor que unas notas sin formato. Son difíciles de hojear y dan lugar a un resumen desordenado y confuso.
Elige un formato y cíñete a él. Animar a tu equipo a estructurar su toma de notas de la misma manera acelerará el proceso de revisión posterior. Para organizar eficazmente las notas de las reuniones, tu equipo puede seguir una plantilla específica con secciones como:
- Fecha y hora
- Asistentes
- Agenda
- Decisiones
- Acciones
- Adicional
Si aplicas un tipo específico de metodología, como el Método Cornell, todo el equipo tendrá un esquema coherente para cada reunión en adelante.
Diferentes métodos para tomar apuntes
Si te empeñas en tomar notas manualmente, hay algunos métodos que debes conocer. Si mantienes un método coherente en todo tu equipo, facilitarás la organización de las notas. Es entonces cuando se produce la magia y tu equipo de ventas florece.
Aquí tienes 4 métodos para tomar notas y organizarlas eficazmente.
- Método del esquema. Un método estructurado, en el que tu equipo puede dividir sus notas en función de temas y subtemas. Es una forma organizada de formatear para anotar todos los puntos clave sin teclear ni escribir textualmente.
- Método Cornell. El Método Cornell consiste en dos columnas, una pequeña a la izquierda y otra más grande a la derecha. La columna de la izquierda tendrá anotados los temas y las ideas clave de la reunión, mientras que la columna de la derecha profundizará en los temas. En la parte inferior, tendrás un resumen de ambas columnas. Es una forma estupenda de repasar las notas después de la reunión.
Para una visión completa de cómo organizar eficazmente las notas de la reunión con este método, lee esta guía sobre la toma de notas en Cornell.
- Método del Mapa. El Método del Mapa es un diagrama de araña o mapa mental con ramas que desglosan el tema central en más detalles. Es una forma visual de tomar notas y sirve para ver fácilmente las relaciones. Los diagramas de araña suelen estar codificados por colores para tener una visión más clara. Sin embargo, ten en cuenta que esto será casi imposible de hacer durante la reunión. Es algo que se hace mejor al final de una llamada.
- Método de los Cuadrantes. El Método de los Cuadrantes consta de cuatro secciones cuadradas diferentes. Preguntas en la parte superior izquierda, notas generales en la parte superior derecha, acciones personales en la parte inferior izquierda y acciones para los demás en la parte inferior derecha. Estas secciones pueden modificarse en función del contexto de la reunión. Bill Gates utilizó notoriamente el Método de los Cuadrantes para anotar las notas de sus reuniones en la época en que las reuniones de negocios en persona eran habituales.
Organiza tus notas
Si quieres aprender a organizar eficazmente las notas de las reuniones, es hora de invertir en un tomador de notas con IA y vincularlo con tu CRM. Es un factor vital para comprender el contexto clave y retener la información de tus reuniones. Te dará la capacidad de acceder rápidamente a la información crítica y actuar en consecuencia, algo imprescindible para tomar decisiones estratégicas en el futuro.
Tanto si optas por tomar las notas tú mismo utilizando uno de los cuatro métodos descritos anteriormente, como si consigues que AI tome las notas por ti para que puedas centrar toda tu atención en la conversación, esperamos que este artículo te haya indicado la dirección correcta para organizar las notas de tus reuniones.
