Todos hemos estado sometidos a la vieja tradición de reunir a un grupo de individuos en una sala armados con pastas rancias, café tibio y una fuerte dosis de escepticismo.


Se llama... reunión. Yuk.


Es la prueba definitiva de resistencia, paciencia y capacidad para parecer profundamente comprometido mientras internamente debates si te has dejado la estufa encendida en casa. Pero no temáis, queridos jefes de producto. En realidad es posible transformar la temida reunión en una máquina de productividad bien engrasada. ¿El secreto? Una agenda de reuniones bien estructurada.

@tldv.io

Sea quien sea el gerente de los camisas negras. Es un imbécil #workfromhome #missedmeetings #asynch

♬ sonido original - tldv.io - AI Meeting Recorder

Una reunión sin orden del día es como un barco sin capitán. Aquí es donde entra en juego el orden del día, no sólo una lista, sino un programa estructurado que describa el objetivo, los temas, los límites de tiempo y los participantes de tu reunión.


Un orden del día bien elaborado debe verse como una carta de navegación, que dirige el flujo de tu reunión, dicta su ritmo y guía a sus participantes hacia el objetivo final. Igual que un capitán no puede navegar sin cartas de navegación, una reunión no puede desarrollarse sin un orden del día.

Piénsalo: tu agenda marca el tono, la dirección y el impulso. Es como el viento en las velas, la corriente en el mar, que empuja tu barco -tu equipo- hacia adelante. Flotará sin rumbo, a merced del viento y las olas, con muchas posibilidades de estrellarse contra un iceberg o ser secuestrado por piratas. Pero una agenda bien estructurada es como un capitán magistral con un mapa detallado, que guía a la tripulación por aguas inexploradas hacia un cofre del tesoro lleno de oro de la productividad. ¡ARRRRR!

Sabemos lo que estás pensando. "¡Pero si ya me paso horas creando bonitas presentaciones de PowerPoint para deslumbrar a mi equipo!". Bueno, eso está muy bien, pero no es más que la punta del iceberg. Disponer de un orden del día garantiza que la reunión se mantenga por el buen camino, se centre en los temas prioritarios y mantenga el interés de todos. Además, puede hacer que tu deslumbrante presentación de PowerPoint parezca aún MEJOR.


¿Y qué es una agenda bien estructurada sin unas prácticas herramientas para tomar notas que mejoren su uso? No llevarías un cuchillo de mantequilla a un combate de espadas, así que ¿por qué confiar en el anticuado lápiz y papel cuando existen fantásticas herramientas tecnológicas? Estas herramientas no sólo te ayudan a crear y compartir agendas con facilidad, sino también a mantener a todo el mundo en la misma página, o pantalla, en este caso.

Así que ponte el gorro de capitán, adopta el poder de la agenda de reuniones y observa cómo tu equipo navega suavemente hacia una mayor eficacia y productividad.

Los fundamentos del orden del día de una reunión

¡Hola, amigos! Bienvenidos a la mística tierra de los Fundamentos de la Agenda de Reuniones. Aquí no encontraréis dragones, pero navegaremos por los traicioneros mares del aburrimiento y la ineficacia, así que no perdáis de vista el horizonte mientras navegamos por estas aguas turbias.


1. El propósito: Yo-Ho-Ho y una botella de claridad
Ante todo, el orden del día de una reunión es el mapa del tesoro para una reunión centrada y eficiente en el tiempo. Esboza el propósito de la reunión y ayuda a todos los asistentes a venir preparados. Con un objetivo claro en la mano, puedes esquivar al temido kraken de la productividad y navegar hacia la isla del éxito.

2. Los Temas: La X marca el lugar
Un orden del día adecuado está incompleto sin una lista de los temas que se van a tratar. Es el corazón mismo del mapa del tesoro: la X que marca el lugar donde se encuentra el botín. Organizar los temas de forma lógica y asignar tiempo a cada uno ayuda a mantener el rumbo de la conversación y evita que la reunión se desvíe hacia el Triángulo de las Bermudas de las tangentes interminables.


3. Los participantes: Todas las Manos a la Obra
Al crear un orden del día, es importante saber quién va a asistir a la reunión. La lista de la tripulación garantiza que todas las personas relevantes estén a bordo y que estén presentes los expertos necesarios. Asignar funciones y responsabilidades a los participantes mantiene la reunión en orden y ayuda a evitar motines o el ocasional paseo de tablas.


4. El Tiempo: Los muertos no cuentan cuentos, pero los retrasados hacen perder el tiempo a todos
Aunque todos somos piratas ocupados con muchos saqueos que planificar, es crucial respetar el tiempo de cada miembro de la tripulación. Empezar y terminar las reuniones a tiempo, respetar el tiempo asignado a cada tema y tener un cronometrador en cubierta ayuda a garantizar que tu reunión no se convierta en un temido sumidero de tiempo.

5. El seguimiento: El botín de un viaje productivo
El viaje no termina cuando acaba la reunión. Es importante documentar las decisiones tomadas, las acciones asignadas y los plazos acordados durante la reunión. Así te aseguras de que todo el mundo tiene una idea clara del camino a seguir y contribuyes a salvar las posibles lagunas de comunicación. Enviar un correo electrónico de seguimiento (o un mensaje en una botella) con los puntos destacados de la reunión puede ser un amable recordatorio de los tesoros conseguidos y del camino que queda por recorrer.

Elaborar el orden del día de tu reunión

Dejando a un lado el humor pirata, elaborar una agenda de reuniones eficaz no requiere un mapa del tesoro, un loro al hombro o una pata de palo.

De hecho, es mucho más sencillo que eso. Al elaborar el orden del día de una reunión, es esencial tener en cuenta las necesidades y prioridades únicas de tu empresa, equipo o incluso como individuo. Esto no sólo garantizará que el orden del día se adapte a tus requisitos específicos, sino que también ayudará a maximizar la eficacia de la propia reunión.


Para empezar, reflexiona sobre las metas y objetivos de la empresa o el equipo. ¿Cuáles son las prioridades y los retos actuales que hay que abordar? Al identificar estas áreas clave, puedes desarrollar una agenda que se centre en los temas más pertinentes y ayude a impulsar el progreso. Por ejemplo, si tu equipo ha lanzado recientemente un nuevo producto, debatir su rendimiento, las opiniones de los clientes y las posibles mejoras podría ser un punto prioritario de la agenda.


A continuación, considera las preferencias y estilos de trabajo de los participantes en la reunión. ¿Hay temas que se debatan mejor en grupos más pequeños o individualmente? ¿Prefieren algunos miembros del equipo disponer de más tiempo para la lluvia de ideas o el debate? Si incorporas estas preferencias al orden del día, puedes fomentar un entorno que favorezca una comunicación abierta y productiva.


Además, ten en cuenta los asuntos urgentes o los plazos que deban tratarse. Organizar el orden del día de forma que estos temas se traten desde el principio puede ayudar a garantizar que se tomen las medidas necesarias a tiempo y evitar el pánico de última hora.


Por último, recuerda encontrar un equilibrio entre estructura y flexibilidad. Aunque es importante tener una agenda clara, dejar cierto margen para discusiones o ideas inesperadas puede dar lugar a valiosas perspectivas y oportunidades de resolver problemas.


Elaborar una agenda de reuniones eficaz va más allá de la simple enumeración de temas y la asignación de franjas horarias. Teniendo en cuenta las necesidades y preferencias específicas de tu empresa, equipo y participantes individuales, puedes crear un orden del día que impulse la productividad, fomente la comunicación y, en última instancia, conduzca a reuniones más fructíferas.

Maximizar tu agenda de reuniones con herramientas automáticas para tomar notas

Aunque tengas un orden del día sólido como una roca, ¿estás cansado de garabatear como una ardilla con cafeína en tu pequeño cuaderno, intentando desesperadamente captar cada palabra pronunciada durante una reunión? 

No temas, porque la era de las herramientas automáticas para tomar notas ha llegado para salvarte de tus problemas de escritura a mano.

En un mundo en el que las reuniones remote se han vuelto tan comunes como los calcetines desparejados, la demanda de tecnología que facilite la eficacia y la colaboración se ha disparado.

Entra en tl;dv, el asistente de reuniones de IA, tu nueva arma secreta para que cada reunión sea tan productiva como una colmena con un subidón de azúcar.


Esta ingeniosa herramienta aprovecha el poder de la transcripción automática, lo que significa que ni siquiera el hablador más rápido de tu equipo podrá superar su destreza para tomar notas. Se acabaron los días de entrecerrar los ojos ante tus garabatos, intentando descifrar si escribiste "objetivos de ventas" o "caracoles en el objetivo". Con tl;dv, obtienes un texto cristalino que captura cada pepita de oro de la sabiduría compartida en tus reuniones.


Pero espera, ¡hay más! Esta maravilla mágica de las reuniones también incluye marcas de tiempo y etiquetado de palabras clave, lo que te permite buscar y encontrar información relevante más rápido que un guepardo en patines. Ya no tendrás que rebuscar entre páginas de notas para localizar esa idea brillante que tuvo alguien (ya sabes, la del cacharro que revolucionará tu sector).

Hablemos ahora de la colaboración en tiempo real. Como un flash mob bien coreografiado, tl;dv te permite a ti y a tu equipo trabajar en armonía, editando y anotando las notas de la reunión sobre la marcha. Esta función te permite captar las aportaciones de todos y asegurarte de que nada se escape, como esos molestos gremlins que siempre parecen desaparecer cuando los mencionas durante las reuniones.


tl;dv como herramienta automática de toma de notas está aquí para dar a tus agendas de reuniones una actualización seria. Al adoptar estas tecnologías, no sólo maximizarás la productividad de las reuniones, sino que también te liberarás de la tiranía de la escritura ilegible y de los detalles perdidos.


Un orden del día bien estructurado y herramientas avanzadas como tl;dv son fundamentales para que las reuniones sean eficaces y productivas. Las reuniones pueden lograr resultados óptimos adaptando los órdenes del día a las necesidades particulares, fomentando la comunicación abierta y logrando un equilibrio entre estructura y flexibilidad.

Utilizar herramientas automáticas para tomar notas como tl;dv mejora aún más la productividad y la colaboración. Como regalo especial, te ofrecemos a continuación PLANTILLAS DE AGENDA DE REUNIONES GRATUITAS para mejorar tu experiencia en las reuniones. No pasa nada, sabemos que somos increíbles. Lo único que te pedimos es que te descargues tl;dv gratis y veas cómo estas plantillas funcionan aún mejor, ¡revolucionando tus reuniones!

Bonificación: Plantillas gratuitas de agendas de reuniones para levantar

Plantilla del orden del día de la reunión de lanzamiento del proyecto

Introducción (10 minutos)
Da la bienvenida a los asistentes
Explica brevemente el objetivo de la reunión y del proyecto

Visión general del proyecto (20 minutos)
Descripción detallada del proyecto
Definir las metas y objetivos del proyecto

Presentaciones del equipo (10 minutos)
Presentación de los miembros del equipo del proyecto
Visión general del papel de cada miembro del equipo

Alcance y entregables (15 minutos)
Discute el alcance del proyecto
Enumera y describe los entregables del proyecto

Cronograma del proyecto (15 minutos)
Discute los hitos y plazos clave
Revisa el cronograma del proyecto

Riesgos y desafíos (10 minutos)
Destaca los riesgos y desafíos potenciales
Discute las estrategias de mitigación de riesgos

Preguntas y respuestas (10 minutos)
Abierto el turno de preguntas y sugerencias

Conclusión y próximos pasos (10 minutos)
Recapitula los puntos principales y asigna tareas
Discute la fecha y el objetivo de la próxima reunión

Plantilla del orden del día de la reunión de planificación del Sprint

Introducción (5 minutos)
Bienvenida a los participantes
Breve recapitulación de los logros del último sprint

Revisión del Sprint anterior (15 minutos)
Discute las tareas completadas y los objetivos alcanzados
Revisa los retos y las lecciones aprendidas

Revisión del backlog del producto (20 minutos)
Repasa el backlog del producto
Discute y prioriza las tareas para el siguiente sprint

Objetivos del sprint (15 minutos)
Define el objetivo del próximo sprint
Discute cómo se alinea con los objetivos generales del proyecto

Desglose de tareas (30 minutos)
Desglosa las tareas en partes manejables
Estima el tiempo y los recursos para cada tarea

Asignar tareas (10 minutos)
Asigna tareas a los miembros del equipo
Asegúrate de que todos comprenden sus responsabilidades

Preguntas y respuestas (10 minutos)
Abierto el turno de preguntas y sugerencias

Conclusión y próximos pasos (5 minutos)
Recordar los puntos principales y las tareas
Debatir la fecha y el enfoque de la próxima reunión

Plantilla de agenda de reunión de ventas

Introducción (5 minutos)
Da la bienvenida a los asistentes
Explica brevemente el propósito de la reunión y los objetivos de venta

Revisión de los resultados de ventas (20 minutos)
Recapitula los indicadores de resultados del último periodo
Discute las estrategias de éxito y las áreas de mejora

Actualizaciones de productos (10 minutos)
Comparte actualizaciones de productos/servicios
Destaca las nuevas funciones o actualizaciones relevantes para el equipo de ventas

Análisis del mercado y de la competencia (15 minutos)
Comparte las principales tendencias y desarrollos del mercado
Discute las estrategias y respuestas de la competencia

Objetivos y previsiones de ventas (15 minutos)
Fijar y discutir los objetivos de ventas para el próximo periodo
Revisar las previsiones de ventas

Retos y soluciones (15 minutos)
Discutir los retos actuales en los procesos de venta
Lluvia de ideas sobre soluciones o estrategias

Formación y desarrollo (10 minutos)
Comenta cualquier nuevo material de formación o técnica de venta
Comparte las oportunidades de desarrollo profesional

Preguntas y respuestas (10 minutos)
Abierto el turno de preguntas y sugerencias

Conclusión y próximos pasos (10 minutos)
Recuerda los puntos principales y las tareas
Discute la fecha y el enfoque de la próxima reunión