Hay mucho que saber cuando se utiliza MS Teams, y a veces las preguntas parecen tan tontas que hasta te da miedo preguntar. Por eso hemos recopilado la página definitiva de preguntas frecuentes sobre Microsoft Teams ams. Hemos reunido las preguntas más populares sobre MS Teams en un artículo fácil de escanear para que puedas encontrar la respuesta a todo lo relacionado con Teams. 

Consejo profesional: Utiliza ctrl+F y busca directamente la palabra clave de tu pregunta.

Índice

MS Teams: Lo básico

¿Qué es MS Teams?

Microsoft Teams pretende ser la aplicación de mensajería definitiva para tu organización: un espacio de trabajo remote para la colaboración y la comunicación en tiempo real. Consta de reuniones virtuales, uso compartido de archivos y aplicaciones, y mensajes cotidianos en los que puedes utilizar GIFs, pegatinas y emojis. 

Aunque MS Teams es en realidad toda una aplicación de mensajería, se desmarca de cosas como Slack en su popularidad por las videollamadas. Se la conoce comúnmente como una plataforma de videoconferencias, en la misma liga que Zoom y Google Meet, pero orientada a organizaciones y empresas.

¿Puedo utilizar MS Teams sin una suscripción de pago?

Cualquiera puede utilizar MS Teams sin pagar un céntimo. Habrá algunos inconvenientes, como la duración limitada de las reuniones, límites de almacenamiento más bajos y menos participantes en una reunión que estés organizando. Sin embargo, puedes actualizar en cualquier momento para obtener más ventajas.

¿Cuánto cuesta Microsoft 365?

Microsoft Teams puede actualizar sus precios en cualquier momento. Para ver sus precios actuales y su sistema de niveles, consulta su página de precios. Por el momento, varía entre 4 y 12,50 $ al mes para la versión de pago. Sin embargo, como se ha mencionado anteriormente, puedes seguir utilizando MS Teams de forma gratuita, sin suscripción.

Cómo crear equipos e invitar a gente

Si estás organizando una videollamada, estaría bien saber cómo invitar a la gente. Esto es especialmente útil si las personas a las que quieres invitar aún no forman parte de tu organización. 

  1. Haz clic en el enlace de la parte inferior de la barra lateral izquierda para Invitar a gente.
  2. Selecciona una de las tres opciones: Copiar enlace, Invitar a tus contactoso Invitar por correo electrónico.
  3. Si eliges la tercera opción para Invitar por correo electrónicointroduce los nombres y direcciones de correo electrónico de las personas que quieres invitar a tu organización y envía la invitación.

¿Es posible hacer subequipos?

Si formas parte de una gran organización, puede que quieras crear varios equipos para diferentes proyectos. Si éste es tu caso, haz clic en el enlace para Unirse o crear un equipoy selecciona el botón para Crear un equipo.

Esto te permite crear equipos dentro del equipo general de tu organización.

Sin embargo, si no estás suscrito a Microsoft 365, tendrás que crear tu nuevo equipo desde cero. Puedes hacerlo Privado (para que la gente necesite permiso para unirse), Público (para que cualquiera pueda unirse), y a veces tendrás una tercera opción de En toda la organización que convierte automáticamente en miembros a todos los miembros de tu organización.

¿Cómo chateas con la gente en MS Teams?

Una vez que hayas configurado tus equipos, puedes enviar un mensaje a todos los miembros a la vez a modo de presentación. Simplemente escribe tu mensaje en el campo de chat de la parte inferior de la pantalla. Siéntete libre de dar a tu texto un poco de estilo utilizando un formato especial, emojis, GIFs, pegatinas y mucho más. Los compañeros de equipo pueden responder fácilmente a este mensaje para iniciar vuestra primera conversación propiamente dicha.

También es posible iniciar un chat con una persona directamente. Para ello, haz clic en el icono Nuevo chat en la parte superior de tu pantalla. Escribe el nombre de la persona con la que quieres iniciar un chat y, a continuación, escribe tu mensaje. ¡Así de fácil!

Cómo llamar a la gente

Si quieres llamar a uno de tus compañeros, es igual de sencillo. Sigue estos pasos:

  1. Haz clic en Reunirse ahora en la parte inferior de la pantalla.
  2. Asigna un tema a tu reunión, por ejemplo Bienvenido.
  3. Para una videollamada, pulsa Icono de la cámara para activar tu cámara. Para una llamada sólo de audio, pulsa el botón interruptor de apagado junto al icono de la Cámara.
  4. Haz clic con el botón derecho del ratón en los nombres de las personas que deseas que participen y pídeles a cada una que se una.
Llamar en MS Teams es super sencillo.

Desde tu llamada, ¡también es superfácil contactar con miembros individuales!

  1. Selecciona la opción Llamadas icono en la barra lateral izquierda, y haz clic en Contactos.
  2. Haz clic en Añadir contacto. Escribe el nombre del miembro del equipo con el que quieres chatear. Una vez añadida esa persona, puedes chatear, enviar un correo electrónico, iniciar una videollamada o iniciar una llamada de audio directamente con ella.

Cómo crear canales

Si lo deseas, puedes dividir aún más el trabajo de tu equipo en secciones o canales individuales. Esto es genial si trabajas en proyectos de varios niveles que necesitas controlar por separado.

  1. Haz clic en Más opciones junto al nombre de tu equipo, y elige Añadir canal.
  2. Crea un nombre y otros detalles para el canal, y añádelo.
  3. Si quieres varios canales, repite los pasos uno y dos.
  4. Para chatear, hablar o compartir contenido sólo en un canal específico, haz clic en el nombre del canal y utiliza el botón Equipos como lo harías normalmente.

Cómo compartir archivos en MS Teams

Compartir archivos con los miembros de un equipo, ya sea todo el grupo o una persona concreta, es super sencillo y sigue los mismos pasos:

  1. Como en Slack y otras aplicaciones de mensajería de trabajo, busca el icono icono del clip en la parte inferior de tu campo de chat con la persona o personas a las que quieras enviárselo. Puedes adjuntar un archivo de tu ordenador o de tu almacenamiento compartido de OneDrive.
  2. Identifica el archivo que quieres compartir y selecciónalo.
  3. Envíalo al destinatario o destinatarios. Si se trata de otro documento de Microsoft, como Word o Excel, tú y los miembros de tu equipo podréis editar el archivo en tiempo real.
  4. Cierra el archivo cuando hayas terminado. Todos los archivos adjuntados de esta forma se guardan en Equipos y son accesibles a través de la ubicación de archivos adjuntos para Equipos y Canales.

Cómo integrarse con otras aplicaciones

Potencia la funcionalidad de Teams integrándote con otras aplicaciones de Microsoft 365. También puedes integrarte con un sinfín de apps de terceros, incluida tl;dvla grabadora de videollamadas definitiva para profesionales. Otras apps de terceros pueden ser cualquier cosa, desde un software de ventas a un sistema CRM como Hubspot.

Para configurar una integración, sigue estos pasos:

  1. Haz clic en el icono Icono Aplicaciones en la barra lateral izquierda. Busca la aplicación concreta que desees, o navega para encontrar ideas.
  2. Selecciona la app que quieras y añádela a tus integraciones. Algunas aplicaciones te permiten acceder a información o contenido de esa aplicación directamente en Equipos. Por ejemplo, si integras y conectas con Salesforcepuedes acceder a tus datos de CRM directamente desde MS Teams y viceversa.

Funciones de videollamada

¿Puedo hacer una llamada individual con MS Teams?

MS Teams está pensado para organizaciones, pero eso no significa que no puedas llamar a una persona. Ya se trate de una llamada individual con un compañero de trabajo o un amigo, MS Teams facilita la conexión con cualquier persona, en cualquier momento. 

No tienes que organizar una reunión para llamar a una persona. En comparación, es más parecido a utilizar WhatsApp. Sólo tienes que ir a la conversación del contacto al que quieres llamar (o iniciar una nueva si aún no existe) y, a continuación, seleccionar el icono de la cámara o del teléfono para iniciar una videollamada o una llamada sólo de audio.

¿Cómo difuminar el fondo del vídeo?

Si no quieres que los demás participantes en la reunión vean lo que ocurre en tu fondo real, puedes difuminar tu fondo para la llamada. Para ello, haz clic en el botón Más acciones durante la llamada, y luego Efectos de vídeo. Aquí, selecciona la opción Difuminar fondo. Para desactivarlo, simplemente pulsa sobre el mismo botón. Esta vez dirá No Desenfocar Fondo.

Para hacerlo antes de la convocatoria, sigue las instrucciones de la siguiente pregunta.

¿Puedo establecer un filtro de fondo?

Sí, ¡puedes hacerlo! Puedes establecer un filtro de fondo por adelantado y aparecerá como fondo en todas las tus llamadas.

Esto se puede hacer cuando te preparas para entrar en una reunión. Enciende la cámara y activa el botón de debajo que dice "Filtros de fondo"..

Aquí podrás elegir Desenfocar o una imagen de la biblioteca de MS Teams. También puedes subir tu propia imagen para crear el fondo, siempre que sea un archivo .JPG, .PNG o .BMP. Para desactivar el fondo, simplemente haz clic en la primera opción: Ninguno.

Nota: Si no ves esta opción en el menú, puede que no esté disponible para tu dispositivo.

Cómo compartir tu pantalla en Microsoft Teams

Cómo compartir la pantalla de MS Teams en un escritorio

Si utilizas MS Teams en un ordenador Windows, Mac, Linux o Chromebook, puedes compartir la pantalla utilizando la versión web de Teams o la aplicación.

  1. Durante la reunión en la que quieras compartir tu pantalla, ve a la parte superior de la interfaz de Teams y selecciona el icono de flecha hacia arriba para Compartir contenido.
  2. Desde aquí, entrarás en Modo Presentador y podrás elegir entre compartir toda tu pantalla o sólo una ventana concreta. También puedes decidir si tu cara debe seguir visible además de la pantalla.
  3. Si seleccionas Pantallaa partir de ese momento verás un recuadro rojo alrededor de tu pantalla. Esto significa que está siendo compartida y es visible por otros participantes en la reunión.

    Nota: Linux no muestra un borde rojo alrededor de tu pantalla cuando está siendo compartida. Tampoco puedes compartir la ventana de una aplicación específica en Linux.
  4. Cuando hayas terminado de compartir tu pantalla, haz clic en el botón Detener presentación en la parte superior de la interfaz de Equipos.

Cómo compartir pantalla de MS Teams en un móvil

Si utilizas un iPhone, iPad o teléfono Android, puedes descargar y utilizar la aplicación oficial de Equipos. Desde la aplicación, puedes compartir fácilmente la pantalla de tu teléfono durante tus reuniones en línea.

  1. Durante la reunión desde la que quieras compartir tu pantalla, localiza los tres puntos en la barra inferior de la aplicación Teams.
  2. En el menú emergente, selecciona Compartir.
  3. Desde aquí, tendrás la opción de Compartir Foto, Compartir Vídeo o Compartir pantalla. Selecciona Compartir pantalla. Puedes alternar la opción Audio en función de si quieres que también se comparta el audio de tu teléfono.
  4. Si utilizas un teléfono Android, verás un icono Mostrar sobre otras aplicaciones página. Localiza Equipos de la lista y tócalo. A continuación, activa la opción Permitir visualización sobre otras aplicaciones de otras aplicaciones.
    Sin embargo, si utilizas un iPhone, verás un icono Iniciar difusión Iniciar retransmisión. Haz clic en ella para empezar a compartir la pantalla. Es posible que se abra una ventana. Si es así, pulsa Empezar ahora.
  5. Aparecerá un borde rojo alrededor de la pantalla de tu teléfono. Esto te indica que estás compartiendo tu pantalla. Si quieres parar en cualquier momento, selecciona Detener presentación en la interfaz de Equipos.

¿Puedes descargar una llamada de Microsoft Teams ?

¡Sí! Para descargar una convocatoria de MS Teams, sólo tienes que ir al canal con la reunión que deseas descargar y buscarla. Debajo, habrá un botón Descargar que puedes pulsar para descargarla.

Para una guía detallada de los distintos dispositivos, consulta aquí.

Cómo grabar una reunión en MS Teams

Cómo grabar a la manera amateur

Si quieres grabar una reunión utilizando la grabadora integrada de MS Teams, estás en tu derecho de hacerlo. Igual que cuando coges un martillo, tienes todo el derecho a golpearte con él en la cabeza. No es recomendable, salvo en circunstancias muy concretas. 

  1. Organiza una reunión en MS Teams.
  2. Ve a los controles de la reunión y selecciona Más opciones o los tres puntos (...).
  3. Desplázate hacia abajo y pulsa Iniciar grabación.
  4. Todos los participantes recibirán automáticamente una notificación de que la grabación ha comenzado.
  5. Cuando quieras detener la grabación, ve a la barra de control de la reunión y selecciona Detener grabación.

Si tu reunión era para un canal específico, la grabación se procesará y se guardará en Punto compartido. Si se trataba de una reunión no relacionada con un canal, la grabación se guardará y procesará en tu cuenta de One Drive.

Cómo grabar de forma profesional

Si te gusta aprovechar al máximo tu tiempo, energía y dinero, lo mejor es que descargues tl;dv para MS Teams y lo utilices para encargarte de todas las tareas de grabación y transcripción. No sólo está diseñado y especializado para este propósito específico, sino que también viene con una serie de funciones que te ahorran cientos de horas cuando se trata de utilizar realmente las reuniones grabadas. Después de todo, ¿qué sentido tiene grabarlas si no vas a utilizarlas?

  1. Descarga tl;dv para MS Teams aquí.
  2. Crea una reunión en MS Teams como de costumbre, e invita al bot tl;dv.
  3. Comenzará instantáneamente a grabar y crear una transcripción de toda la reunión desde el momento en que se una a ella.
    También puedes programar el bot para que se una automáticamente a las reuniones (y así las grabe y transcriba) aunque tú no asistas...
  4. Cuando termine la reunión, tu grabación estará disponible al instante en tu biblioteca tl;dv y también se enviará una copia a todos los participantes en la reunión. 
  5. También se proporcionan resúmenes de IA al final de una llamada (para usuarios Pro).

Nota: Aunque así de sencillo es grabar, no olvides que tl;dv ofrece la posibilidad de poner marcas de tiempo a tus vídeos, crear clips, carretes, e incluso buscar en miles de vídeos almacenados al instante mediante palabras clave para encontrar momentos exactos directamente desde la transcripción. También puedes traducir en más de 30 idiomas y detecta automáticamente quién habla en una conversación. Con grabaciones y transcripciones de llamadas básicas ilimitadas y gratuitas, no tienes nada que perder.