Parece demasiado bueno para ser verdad, ¡pero no lo es! Los Días sin Reunión son una realidad. Sí, has leído bien. Un día en el que no hay reuniones programadas y todo el mundo puede centrarse en el trabajo que hay que hacer, en lugar de reunirse para hablar de lo que hay que hacer. Para ser un concepto tan sencillo, a muchos les parece bastante revolucionario.
Empresas como Facebook y Atlassian han sido líderes en la implantación de Días Sin Reuniones. Estos Días Sin Reuniones permiten a los empleados centrarse en su trabajo y hablar con sus compañeros sólo cuando les conviene, en lugar de estar limitados por un horario establecido.
Atlassian llevó a cabo una investigación sobre cómo las reuniones pueden consumir mucho tiempo y obstaculizar la productividad. Y aunque las reuniones siempre tendrán su lugar en el mundo de los negocios, las conclusiones fueron bastante chocantes. Según el estudio, el 45% de las personas se sentían abrumadas por el gran número de reuniones a las que asistían, el 73% admitió realizar otras tareas durante las reuniones, y un 39% adicional admitió dormir durante las reuniones.
Casi la mitad de los encuestados (47%) también se quejaron de que las reuniones eran la mayor pérdida de tiempo en todas las oficinas.
¿Qué es un día sin reunión?
Aunque lo anterior es una forma sucinta de verlo, un Día Sin Reuniones empezó como un movimiento disruptivo. Era una forma de que las personas se centraran en su trabajo y evitaran la tentación de otra reunión en la que podrían desconectar. Desde entonces se ha convertido en un concepto popular debido a su eficacia para permitir a los equipos tomar el control de su propio tiempo y ser más productivos.
Desde entonces, el concepto se ha extendido exponencialmente y el MIT Sloan Management Review incluso realizó un estudio en el que, entre otros muchos beneficios, incluso las empresas que introdujeron un único día sin reuniones una vez a la semana pudieron observar una notable mejora de la autonomía, la eficacia y una enorme disminución de la microgestión y el estrés percibidos.
En definitiva, ¡días sin reunión = días felices!
El estudio analizó 76 empresas con algún tipo de Día Sin Reuniones en vigor (Viernes Sin Reuniones, Jueves Sin Reuniones, etc.) y habló con una serie de personas de la alta dirección, además de examinar una serie de datos cuantitativos tanto antes como después de la implantación de los planes.
Las cifras eran sorprendentes. Al delimitar un solo día a la semana como Día Sin Reunión, la productividad aumentó una media del 35%. En el caso de los que optaron por dos días, aumentó hasta el 71%, incrementándose aún más hasta el 73%. A continuación, los datos se nivelan, pero sugieren que unos tres días de No Reuniones a la semana es el equilibrio óptimo, que conduce a un aumento del rendimiento, la productividad y la felicidad general de los empleados.
¿Por qué deberías implantar días sin reuniones?
Los Días Sin Reuniones ofrecen ventajas a equipos de todos los tamaños. No sólo animan a los empleados a tomar el control de su propio tiempo, sino que también permiten una mayor colaboración y creatividad al dar a la gente la oportunidad de pensar profundamente sobre los proyectos. También son una forma estupenda de aprovechar el poder de conceptos como el Trabajo Profundo.
Por ejemplo, si organizas un Viernes sin Reuniones cada semana, todos podrán trabajar sin interrupciones ni distracciones, lo que puede ser beneficioso para planificar, elaborar estrategias y, en general, realizar tareas para las que de otro modo no tendrías tiempo.
Además, los Días Sin Reuniones pueden ayudar a reducir los niveles de estrés, mejorar el bienestar mental y fomentar una mejor comunicación entre los miembros del equipo. Abordar la vida laboral de una forma más meditada y mesurada, y aprovechar otras ideas como la comunicación y el trabajo asíncronos, permite un flujo de trabajo mucho más natural. Esto también beneficia a los equipos internacionales y garantiza que algunos días no sea necesario que todas las personas estén presentes al mismo tiempo, lo que facilita mucho la gestión de las diferencias horarias.
¿Cómo implantar días sin reuniones?
La idea de implantar un Día Sin Reuniones es sencilla: nadie programa reuniones ese día. Puede parecer más fácil decirlo que hacerlo, pero no es nada difícil.
Ante todo, asegúrate de que todo el mundo conoce los Días Sin Reunión y las ventajas de implantarlos en tu organización. Asegúrate de explicar por qué es importante este concepto y cómo ayudará a la gente a centrarse mejor en sus tareas.
Una buena forma de garantizar el éxito de los Días Sin Reuniones es establecer un día o días acordados a la semana en los que no se permitan reuniones (por ejemplo, los Viernes Sin Reuniones). De este modo, todo el mundo sabe cuándo es su "día libre" y puede planificarse en consecuencia.
Fomenta la comunicación fuera de las reuniones utilizando herramientas como Slack o aplicaciones de mensajería instantánea para mantener a todo el mundo conectado. Además, asegúrate de que la gente es consciente de las tareas que hay que hacer con antelación, para que puedan planificar en consecuencia y evitar tener reuniones innecesarias.
Una forma estupenda de hacerlo es utilizar una herramienta como tl;dv y crear puntos de acción durante una reunión a los que la gente pueda remitirse, ya sea utilizando el vídeo, las marcas de tiempo o las funciones de transcripción.
Una vez que hayas decidido un Día Sin Reuniones (o días), asegúrate de que todo el mundo lo sepa. Coloca recordatorios por toda la oficina, envía correos electrónicos o mensajes de Slack, o celebra una reunión informal en vísperas del propio día para hablar de las ventajas de los Días Sin Reuniones con tu equipo.
Asegúrate de que todos entienden por qué es importante este concepto y cómo les ayudará a ser más productivos y creativos.
¿Alguna desventaja de los días sin reunión?
Por supuesto, siempre existe la posibilidad de que los Días Sin Reuniones no funcionen para todo el mundo. A algunas personas les puede resultar difícil mantener la concentración cuando no están reunidas y pueden necesitar más estructura u orientación. Además, algunas tareas se discuten mejor cara a cara que a través de aplicaciones de mensajería instantánea o correos electrónicos, por lo que podrían perderse conversaciones importantes si no se permiten las reuniones.
También es importante señalar que los Días Sin Reuniones no significan "día sin comunicación". Más bien, el concepto significa que las reuniones deben limitarse o eliminarse durante esos días y que los esfuerzos de colaboración deben centrarse en actividades no relacionadas con las reuniones, como la comunicación asíncrona y la lluvia de ideas, la gestión de tareas, la documentación y la mensajería por chat.
Adaptar e implantar el concepto de un Día Sin Reuniones, o de varios Días Sin Reuniones, requiere un cambio de mentalidad en toda la empresa. Es posible que algunas personas teman que, sin reuniones periódicas o sin la posibilidad de ponerse al día con todo el mundo, el nivel de exigencia disminuya. Sin embargo, esto plantea dudas sobre la estructura de trabajo y la mentalidad originales. Si no se puede confiar en que los empleados hagan su trabajo o se responsabilicen unos a otros, puede que haya otros problemas más profundos que deban abordarse.
La revolución asíncrona
Aunque muchos no pueden limitarse a dejar de reunirse tres días a la semana, hay otras formas de limitar el agobio que las reuniones -obligatorias o no- suponen para los empleados.
La comunicación asíncrona, en la que cada uno puede trabajar a su ritmo y colaborar según sus necesidades, podría permitir la máxima productividad y la mínima fatiga en las reuniones.
Las herramientas asíncronas como tl;dv ofrecen la plataforma perfecta para la colaboración asíncrona, permitiendo que varias personas trabajen juntas en proyectos sin tener que estar conectadas al mismo tiempo. No importa si tus reuniones se realizan a través de Zoom, Google Meeto incluso en la oficina, la herramienta puede ayudar a rastrear y documentar toda la comunicación para compartirla como corresponda.
También permite a los empleados ser más productivos en sus tareas y crear resultados de mayor calidad gracias a la menor distracción que suponen las reuniones improductivas. Las reuniones pueden tener lugar sin que todo el mundo se ponga al día en un momento, lugar y estado de ánimo que conduzcan a la máxima eficacia.
En última instancia, el objetivo de un Día Sin Reuniones es crear más tiempo y espacio para el trabajo significativo eliminando las reuniones innecesarias o improductivas. Es importante recordar que cualquier cambio de este tipo debe surgir de una iniciativa tanto de los empleados como de la dirección para que tenga éxito y se convierta en un cambio cultural a largo plazo.
¿Por qué no pruebas los Días Sin Reuniones y ves cómo cambia tu flujo de trabajo? Puede que te sorprendan los resultados.
