Con cualquier proyecto, es necesario celebrar reuniones para alinearse, aclarar expectativas, estrategias, funciones y responsabilidades. Sin embargo, la investigación muestra que la mayoría de los empleados consideran que la mitad de las reuniones a las que asisten son una completa pérdida de tiempo que sólo entorpecen la productividad laboral. De hecho, los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son un fracaso porque no consiguen transmitir el objetivo único de la reunión, ya que están plagadas de conversaciones fuera de tema. Por eso es importante planificar y llevar a cabo una reunión excelente que garantice que todas las partes interesadas estén de acuerdo desde el principio.
En este artículo encontrarás todo lo que necesitas para celebrar con éxito una reunión de inicio de proyecto.
En este artículo
¿Qué es una reunión de inicio de proyecto?
A reunión inicial del proyecto se refiere a la primera reunión entre el cliente (o jefe de proyecto) y el equipo responsable para que todos estén de acuerdo. Aquí es donde se establecen los objetivos y el propósito del proyecto. Es una gran oportunidad para presentar al equipo y para que las partes interesadas hablen y hagan preguntas y comiencen el proyecto con un plan concreto.
Algunos aspectos básicos de la puesta en marcha de un proyecto
Así que empecemos con algunas terminologías para entender mejor qué tipo de reunión quieres iniciar y cómo llevarlas a cabo. Existen varios tipos de órdenes del día de las reuniones, en función de la fase en que se encuentre el proyecto.
Empezar un ciclo de proyecto sin una reunión de lanzamiento es como prepararse para el fracaso. El lanzamiento de un proyecto es la fase de iniciación del proyecto en la que debes reunirte con tu cliente, patrocinador o parte interesada para planificar, motivar y ultimar detalles. Es el momento ideal para alinear vuestros objetivos y reuniros en el centro para hacer avanzar el proyecto.
Se refiere a la evaluación del progreso de un proyecto en un momento determinado. Es una magnífica oportunidad para repasar lo que se ha completado hasta el momento y determinar si el equipo del proyecto ha alcanzado las metas y objetivos del proyecto o si es necesario ajustarlo. Las revisiones del proyecto se programan al final de cada fase del proyecto o cuando se han producido cambios significativos en su alcance.
El estado del proyecto es un informe que resume el progreso general del proyecto con respecto al plan previsto. El objetivo de hacer un informe de situación es comunicar los progresos realizados, eliminar los problemas antes de que surjan y asegurarse de que todo se ajusta al plazo o al presupuesto. Este informe controla el tiempo, los riesgos y los costes del trabajo. El documento de situación del proyecto también muestra el nivel de progreso alcanzado por el equipo hacia el objetivo final.
Plantillas de reuniones de proyecto y RSS
Si tienes mucha información que compartir con tu equipo, utilizar una plantilla de reunión te ayudará a gestionar las cargas de trabajo. Ya se trate de una reunión en grupo o individual, una plantilla puede ayudarte a crear un plan de batalla que todos puedan seguir. Una agenda te dará toda la información vital que se necesita para cualquier proyecto de principio a fin, incluidos objetivos, plazos, entregables, lista de asistentes/participantes y mucho más.
Pongámonos manos a la obra con algunos de nuestros RSS, agendas y plantillas favoritos.
Plantillas de reuniones de inicio de proyecto
La reunión de lanzamiento del proyecto marca el tono de todo el proyecto. El primer día de la puesta en marcha, debes ser capaz de definir tus objetivos, establecer plazos e hitos claros y asignar responsabilidades con facilidad. Da la bienvenida a tu equipo y presenta los resultados deseados del proyecto de forma clara y concisa.
Hay diferentes tipos de plantillas disponibles según tus necesidades, desde reunión inicial pre-mortums, plantillas de inicio de Evernotehasta agendas. También puedes vincular esta plantilla con Jira que es una gran herramienta que te permite gestionar tus proyectos en tiempo real, sincronizarlos con tus hojas de ruta y seguir el progreso con informes ágiles.
Descarga nuestra plantilla/agenda de reunión de inicio de proyecto aquí o abajo...
Plantillas de reuniones de control del estado del proyecto
Desde los detalles logísticos hasta las necesidades específicas del proyecto, una plantilla de reunión de estado del proyecto ayudará a identificar los obstáculos y a asignar acciones a los miembros del equipo. En función de tus necesidades, puedes incluir un resumen, problemas a debatir, soluciones e hitos del equipo. Utilizar una plantilla de agenda y realizar reuniones periódicas sobre el estado del proyecto te permitirá resolver, prevenir y evitar posibles problemas. Estas plantillas son totalmente personalizables para que puedas señalar fácilmente cualquier preocupación, acción o solución. También podrás comprobar fácilmente el progreso del proyecto, pero también controlar a tu equipo y prepararlo para la siguiente fase.
Utilizando una plantilla, puedes detectar fácilmente las oportunidades y esbozar el objetivo de la reunión. Una plantilla de reunión de estado del proyecto suele contener el resumen del proyecto, los problemas o bloqueos y los puntos de acción abiertos.
Descarga aquí nuestras plantillas de reuniones de comprobación del estado del proyecto, o específicamente para Notion, Jira, Confluence, Evernote y Google Docs.
Plantilla y orden del día de la reunión de revisión del proyecto
¡Wooohooo! Has terminado el proyecto más importante, y antes de lanzarte a la siguiente agua profunda, echemos un vistazo a estas Plantillas y Órdenes del Día para Reuniones de Revisión de Proyectos:
Otras plantillas de reuniones de desarrollo e ingeniería que te pueden interesar
Llevar a cabo una reunión semanal con tu equipo de ingeniería requiere un plan bien estructurado para que todos se sientan conectados e inspirados para seguir haciendo un trabajo excelente y con propósito. Utilizar plantillas de reuniones hará que planificar, revisar y evaluar sea más fácil para ti, tu equipo y las partes interesadas. Hay varias plantillas disponibles para que elijas, y se pueden personalizar fácilmente para adaptarlas a tus necesidades.
Compañero Plantilla de reunión del equipo de ingeniería
Esta es una plantilla de reunión semanal de equipo que puedes personalizar fácilmente. Esta plantilla prediseñada incluye temas de conversación como pequeñas victorias, demostraciones, temas de debate y mucho más para que puedas empezar.
Hipercontexto Plantilla de sincronización de la gestión de ingeniería
Es perfecta para la sincronización de la gestión a mitad de una reunión, para que puedas debatir fácilmente el desarrollo, las actualizaciones y discutir los objetivos del equipo y del proyecto. Está completamente repleto de agenda de inicio, rastreadores de pasos netos, clasificación de reuniones e incluso rompehielos, y perspectivas potenciadas por IA para que puedas detectar los problemas a medida que surgen y encontrar soluciones fácilmente.
Plantilla de reunión 1:1
Desarrollado a partir de Confluence de Atlassian, se trata de un documento compartido en el que ambas partes pueden contribuir fácilmente. Es especialmente útil si trabajas remote con tu jefe o con un empleado. Esta plantilla ayuda a centrarse en el crecimiento y los problemas del ingeniero y a realizar un seguimiento de su historial, proyectos anteriores, aprendizaje y elementos de acción.
Hugo
Hugo admite diferentes tipos de plantillas de agenda de reuniones que puedes utilizar para tener un equipo más feliz y productivo, desde simples reuniones, reuniones de equipo, reuniones de junta directiva.
Reunión Scrum
Se trata de una reunión rápida de pulso diario para comprobar cómo está tu equipo, establecer el trabajo del día y un rápido intercambio de información.
Reflexiones finales
Ponerse al día de lo que se dice y hace en una reunión es un reto para todos. Se plantean muchas preguntas, se intercambian ideas y, en general, se comparte mucha información. Esto puede resultar abrumador. Por eso las plantillas de reuniones están diseñadas para capturar el orden del díay RSS para incluir y actualizar fácilmente a todos los miembros del equipo.
No sólo te ayuda a dirigir una reunión fluida y bien estructurada, sino que también contribuye a la alineación de objetivos y a la comunicación en equipo. Mantiene alta la productividad y ayuda a detectar los obstáculos incluso antes de que surjan. De hecho, es una potente herramienta que puedes utilizar para empezar y terminar un proyecto sin problemas y con gran satisfacción.
¿A qué esperas? Supera esos objetivos uno a uno con éxito y descárgate nuestras sencillas plantillas de reuniones para cada fase del desarrollo de tu proyecto, para que todo sea sencillo y esté organizado.
