При реализации любого проекта необходимо проводить встречи для согласования, уточнения ожиданий, стратегий, ролей и обязанностей. Однако, исследование показывают, что большинство сотрудников считают, что половина совещаний, на которых они присутствуют, - это пустая трата времени, которая только мешает производительности труда. Более того, руководители считают 67% совещаний неудачными, потому что они не могут донести единственную цель совещания, так как они изобилуют разговоры не по теме. Вот почему так важно спланировать и провести "ударное" совещание, чтобы все заинтересованные стороны с самого начала были на одной волне.
В этой статье вы найдете все необходимое для успешного проведения стартового совещания по проекту.
В этой статье
Что такое стартовая встреча проекта?
A стартовая встреча проекта относится к первой встрече между клиентом (или руководителем проекта) и ответственной командой, чтобы все были на одной волне. Именно здесь определяются цели и задачи проекта. Это отличная возможность представить команду и заинтересованные стороны, чтобы высказаться, задать вопросы и начать проект с конкретным планом.
Некоторые основы начала проекта
Поэтому давайте начнем с нескольких терминов, чтобы лучше понять, какого рода совещания вы хотите начать и как их проводить. Существует несколько типов повесток дня совещаний в зависимости от текущей фазы проекта.
Начинать проектный цикл без стартового совещания - все равно что готовиться к провалу. Начало проекта - это фаза инициации проекта, на которой вы должны встретиться со своим клиентом, спонсором или заинтересованным лицом для планирования, мотивации и окончательного согласования деталей. Это идеальное время, чтобы согласовать ваши цели и встретиться друг с другом в центре, чтобы продвинуть проект вперед.
Это оценка хода проекта в определенный момент времени. Это прекрасная возможность проанализировать, что было сделано на данный момент, и определить, достигла ли проектная группа целей и задач проекта или его необходимо скорректировать. Обзоры проектов планируются в конце каждой фазы проекта или при значительных изменениях масштаба.
Статус проекта - это отчет, обобщающий общий прогресс проекта по сравнению с намеченным планом. Цель составления отчета о статусе - сообщить о достигнутом прогрессе, устранить проблемы до их возникновения и убедиться, что все укладывается в сроки или бюджет. В этом отчете отслеживается время, риски и стоимость работ. Документ о состоянии проекта также показывает уровень прогресса, достигнутого командой на пути к конечной цели.
Шаблоны совещаний по проекту и RSS
Если вам нужно поделиться большим объемом информации со своей командой, использование шаблона совещания поможет вам справиться с нагрузкой. Будь то групповая встреча или встреча один на один, шаблон поможет вам создать план действий, которому все смогут следовать. Повестка дня даст вам всю жизненно важную информацию, необходимую для любого проекта от начала до конца, включая цели, сроки, результаты, список слушателей/участников и многое другое.
Давайте разберемся с некоторыми из наших любимых RSS, повестками дня и шаблонами!
Шаблоны стартовых совещаний по проекту
Стартовая встреча проекта задает тон всему проекту. В первый день стартового совещания вы должны определить свои цели, установить четкие сроки и этапы, а также с легкостью распределить обязанности. Поприветствуйте свою команду и в четкой, лаконичной манере расскажите о желаемых результатах проекта.
Существуют различные виды шаблонов в зависимости от ваших потребностей, от стартовая встреча предварительных портретов, шаблоны стартовых совещаний Evernoteдо повестки дня. Вы также можете связать этот шаблон с Jira который является отличным инструментом, позволяющим управлять проектами в режиме реального времени, синхронизировать их с дорожными картами и отслеживать прогресс с помощью agile-отчетов.
Загрузите шаблон/агенду стартовой встречи проекта здесь или ниже...
Шаблоны совещаний по проверке состояния проекта
Шаблон совещания по статусу проекта - от деталей логистики до конкретных потребностей проекта - поможет выявить препятствия и назначить действия членам команды. В зависимости от ваших потребностей вы можете включить в повестку дня резюме, проблемы для обсуждения, решения и основные этапы работы команды. Использование шаблона повестки дня и регулярное проведение совещаний по статусу проекта позволит вам решать, предотвращать и избегать потенциальных проблем. Эти шаблоны полностью настраиваемы, поэтому вы сможете легко определить любые проблемы, действия или решения. Вы также сможете легко проверить прогресс проекта, а также проверить работу своей команды и подготовить ее к следующему этапу. следующий этап.
Используя шаблон, вы сможете легко определить возможности и обозначить цель совещания. Шаблон совещания по статусу проекта обычно содержит резюме проекта, проблемы или препятствия, а также открытые пункты действий.
Загрузите наши шаблоны совещаний по проверке состояния проекта здесь или специально для Notion, Jira, Confluence, Evernote и Google Docs.
Шаблон и повестка дня собрания по рассмотрению проекта
Ух ты! Вы завершили важный проект, и прежде чем вы прыгнете в следующую глубокую воду, давайте проверим эти шаблоны и повестки дня совещания по обзору проекта:
Другие шаблоны для проведения совещаний по вопросам разработки и проектирования, которые могут вам понравиться
Проведение еженедельных совещаний с командой инженеров требует хорошо структурированного плана, чтобы все чувствовали связь и вдохновение для дальнейшей плодотворной и целенаправленной работы. Использование шаблонов совещаний облегчит планирование, анализ и оценку для вас, вашей команды и заинтересованных сторон. На ваш выбор предлагается несколько шаблонов, которые можно легко адаптировать под ваши нужды.
Шаблон собрания команды инженеров
Это шаблон еженедельного собрания команды, который вы можете легко настроить. Этот готовый шаблон содержит такие тезисы, как небольшие победы, демонстрации, темы для обсуждения и многое другое, что поможет вам начать работу.
Гиперконтекст Шаблон синхронизации инженерного менеджмента
Это идеальное решение для синхронизации управления в середине рабочего дня, чтобы вы могли легко обсуждать развитие, обновления и обсуждать цели команды и проекта. Он полностью укомплектован стартовой повесткой дня, трекерами чистых шагов, рейтингом встреч и даже ледоколами, а также аналитическими материалами на основе искусственного интеллекта, чтобы вы могли заметить проблемы по мере их возникновения и легко найти решения.
Шаблон встречи 1:1
Разработанный на основе Confluence от Atlassian, это общий документ, в который обе стороны могут легко внести свой вклад. Это особенно полезно, если вы работаете по адресу remote с руководителем или сотрудником. Этот шаблон помогает сосредоточиться на росте и проблемах инженера и отслеживать его историю, предыдущие проекты, обучение и действия.
Хьюго
Hugo поддерживает различные типы шаблонов повестки дня собраний, которые вы можете использовать для более счастливой и продуктивной работы команды: простые собрания, командные собрания, собрания совета директоров.
Скрам-совещание
Это ежедневное импульсное быстрое совещание для проверки работы вашей команды, определения плана работы на день и быстрого обмена информацией.
Заключительные мысли
Отследить, что было сказано и сделано на собрании, непросто для всех. Задается много вопросов, происходит обмен идеями и вообще просто много информации. Это может оказаться непосильной задачей. Именно поэтому шаблоны собраний разработаны для того, чтобы зафиксировать повестку дняи RSS, чтобы легко включать и обновлять всех членов команды.
Это не только поможет вам провести гладкое, хорошо структурированное совещание, но и поможет в согласовании целей и общении в команде. Он поддерживает высокую производительность и помогает обнаружить препятствия еще до того, как они возникнут. Это действительно мощный инструмент, который можно использовать, чтобы начать и закончить проект без проблем и с большим удовлетворением.
Так чего же вы ждете? Пробейте эти цели одну за другой с блеском и загрузите наши простые шаблоны совещаний для каждого этапа развития проекта, чтобы все было просто и организованно.
