Em qualquer projeto, é necessário realizar reuniões para alinhamento, esclarecimento de expectativas, estratégias, funções e responsabilidades. No entanto, pesquisas mostram que a maioria dos funcionários acha que metade das reuniões de que participam é uma completa perda de tempo que só atrapalha a produtividade do trabalho. De fato, os executivos consideram 67% das reuniões um fracasso porque não conseguem transmitir o objetivo único da reunião, pois estão repletas de conversas fora do assunto. É por isso que é importante planejar e executar uma reunião de ponta que garanta que todas as partes interessadas estejam na mesma página desde o início.
Neste artigo, você encontrará tudo o que precisa para realizar uma reunião inicial de projeto bem-sucedida.
Neste artigo
O que é uma reunião inicial de projeto?
A reunião inicial do projeto refere-se à primeira reunião entre o cliente (ou líder do projeto) e a equipe responsável para que todos estejam na mesma página. É nessa reunião que são estabelecidas as metas e o objetivo do projeto. É uma ótima oportunidade para apresentar a equipe e para que as partes interessadas se manifestem, façam perguntas e iniciem o projeto com um plano concreto.
Alguns princípios básicos do início do projeto
Portanto, vamos começar com algumas terminologias para entender melhor que tipo de reunião você deseja iniciar e como realizá-la. Há vários tipos de pautas de reunião, dependendo da fase atual do projeto.
Iniciar um ciclo de projeto sem uma reunião de kickoff é como se preparar para o fracasso. O kickoff de um projeto é a fase de iniciação do projeto em que você deve se reunir com o cliente, patrocinador ou parte interessada para planejar, motivar e finalizar os detalhes. Esse é o momento ideal para alinhar suas metas e se encontrarem no centro para levar o projeto adiante.
Trata-se de uma excelente oportunidade para analisar o que foi concluído até o momento e determinar se a equipe do projeto atingiu as metas e os objetivos do projeto ou se é necessário fazer ajustes. As revisões do projeto são programadas no final de cada fase do projeto ou quando ocorrem mudanças significativas no escopo.
O status do projeto é um relatório que resume o progresso geral do projeto em relação ao plano projetado. O objetivo de fazer um relatório de status é comunicar o progresso obtido, eliminar problemas antes que eles surjam e garantir que tudo esteja dentro do prazo ou do orçamento. Esse relatório monitora o tempo, os riscos e os custos do trabalho. O documento de status do projeto também mostra o nível de progresso alcançado pela equipe em direção à meta final.
Modelos de reuniões de projeto e RSS
Se você tiver muitas informações para compartilhar com a sua equipe, o uso de um modelo de reunião o ajudará a gerenciar as cargas de trabalho. Quer se trate de uma reunião em grupo ou individual, um modelo pode ajudá-lo a criar um plano de batalha que todos possam seguir. Uma agenda lhe fornecerá todas as informações vitais necessárias para qualquer projeto, do início ao fim, incluindo objetivos, prazos, resultados, lista de participantes e muito mais.
Vamos começar com alguns de nossos RSS, agendas e modelos favoritos!
Modelos de reunião inicial do projeto
A reunião inicial do projeto define o tom de todo o projeto. No primeiro dia do kickoff, você deve ser capaz de definir suas metas, estabelecer prazos e marcos claros e atribuir responsabilidades com facilidade. Dê as boas-vindas à sua equipe e apresente uma visão geral dos resultados desejados do projeto de forma clara e concisa.
Há diferentes tipos de modelos disponíveis de acordo com suas necessidades, desde reunião inicial pré-mortuns, modelos de kickoff do Evernotee agendas. Você também pode vincular este modelo ao Jira que é uma ótima ferramenta que permite gerenciar seus projetos em tempo real, sincronizá-los com seus roteiros e acompanhar o progresso com relatórios ágeis.
Faça o download do nosso modelo/agenda de reunião inicial do projeto aqui ou abaixo...
Modelos de reunião de check-in do status do projeto
De detalhes logísticos a necessidades específicas do projeto, um modelo de reunião de status do projeto ajudará a identificar obstáculos e atribuir ações aos membros da equipe. Dependendo das suas necessidades, você pode incluir um resumo, problemas a serem discutidos, soluções e marcos da equipe. O uso de um modelo de agenda e a realização de reuniões regulares de status do projeto permitirão que você resolva, previna e evite possíveis problemas. Esses modelos são totalmente personalizáveis para que você possa identificar facilmente quaisquer preocupações, ações ou soluções. Você também poderá verificar facilmente o progresso do projeto, mas também verificar como está a sua equipe e prepará-la para a próxima fase.
Ao usar um modelo, você pode facilmente identificar oportunidades e delinear o objetivo da reunião. Um modelo de reunião de status do projeto geralmente contém o resumo do projeto, problemas ou obstáculos e itens de ação em aberto.
Faça o download dos nossos modelos de reunião de verificação do status do projeto aqui, ou especificamente para o Notion, Jira, Confluence, Evernote e Google Docs.
Modelo e agenda da reunião de revisão do projeto
Uau! Você terminou o projeto mais importante e, antes de mergulhar nas próximas águas profundas, vamos dar uma olhada nesses modelos de reuniões de revisão de projetos e agendas:
Outros modelos de reuniões de desenvolvimento e engenharia que você pode gostar
Realizar uma reunião semanal com a sua equipe de engenharia requer um plano bem estruturado para que todos se sintam conectados e inspirados a continuar fazendo um trabalho excelente e com propósito. A utilização de modelos de reunião facilitará o planejamento, a revisão e a avaliação para você, sua equipe e as partes interessadas. Há vários modelos disponíveis para você escolher, e eles podem ser facilmente personalizados para atender às suas necessidades.
Modelo de reunião de equipe de engenharia
Este é um modelo de reunião semanal de equipe que pode ser facilmente personalizado. Esse modelo pré-criado é completo, com pontos de discussão como pequenas vitórias, demonstrações, tópicos de discussão e muito mais para você começar.
Hypercontext Modelo de sincronização de gerenciamento de engenharia
Isso é perfeito para a sincronização de gerenciamento no meio da impressão para que você possa discutir facilmente o desenvolvimento, as atualizações e as metas da equipe e do projeto. Ele é totalmente equipado com uma agenda inicial, rastreadores de etapas líquidas, classificação de reuniões e até mesmo quebra-gelos, além de insights com tecnologia de IA para que você possa identificar problemas à medida que eles surgem e encontrar soluções facilmente.
Modelo de reunião 1:1
Desenvolvido a partir do Confluence da Atlassian, esse é um documento compartilhado no qual ambas as partes podem contribuir facilmente. Isso é especialmente útil se você trabalha em remote com seu gerente ou com um funcionário. Esse modelo ajuda a focar no crescimento e nos problemas do engenheiro e a acompanhar seu histórico, projetos anteriores, aprendizado e itens de ação.
Hugo
O Hugo oferece suporte a diferentes tipos de modelos de pauta de reunião que você pode usar para ter uma equipe mais feliz e produtiva, desde reuniões simples, reuniões de equipe e reuniões de diretoria.
Reunião do Scrum
Essa é uma reunião diária de pulso rápido para verificar como está a sua equipe, definir o trabalho do dia e trocar informações rapidamente.
Considerações finais
Acompanhar o que está sendo dito e feito em uma reunião é um desafio para todos. Muitas perguntas são feitas, ideias são trocadas e, em geral, muitas informações são compartilhadas. Isso pode ser desgastante. É por isso que os modelos de reunião são projetados para capturar a agendae RSS para incluir e atualizar facilmente todos os membros da equipe.
Ele não apenas ajuda a realizar uma reunião tranquila e bem estruturada, mas também auxilia no alinhamento de metas e na comunicação da equipe. Mantém a produtividade alta e ajuda a identificar os obstáculos antes mesmo que eles surjam. É, de fato, uma ferramenta poderosa que você pode usar para iniciar e concluir um projeto sem problemas e com grande satisfação.
Então, o que está esperando? Cumpra essas metas uma a uma com louvor e faça o download de nossos modelos de reunião simples para cada fase do desenvolvimento de seu projeto para manter tudo simples e organizado.
