As anotações de reuniões são tão importantes para uma equipe de vendas quanto a luz do sol é para as plantas. Elas são essenciais para capturar informações importantes durante as chamadas de vendas e outras reuniões de negócios. Você pode usá-las como ponto de referência para chamadas internas a fim de garantir clareza e responsabilidade, ou pode usá-las para lembrar detalhes importantes sobre um cliente potencial ao se preparar para um acompanhamento.
Mas fazer anotações com caneta e papel é coisa do passado. A era digital trouxe a IA para a equação e, com ela, as anotações de reuniões foram transformadas. Os tomadores de notas com tecnologia de IA oferecem mais precisão, eficiência e acessibilidade ao fazer e armazenar anotações, além de permitir que você se envolva mais na conversa.
Este guia abrangente explora a importância das anotações de reuniões, bem como dicas e truques para maximizar seu potencial, além de modelos, ferramentas e técnicas para organizar suas anotações com mais eficiência.
Vamos começar com o básico...
O que são notas de reunião?
As notas de reunião são um relatório informal dos principais momentos de uma reunião. Elas são úteis porque fornecem um resumo digitalizável das ideias, percepções e pontos de ação discutidos durante a reunião.
Tradicionalmente, as anotações das reuniões são feitas com caneta e papel. Isso é especialmente verdadeiro para reuniões presenciais. No entanto, as reuniões virtuais aumentaram de 48% para 77% entre 2020 e 2022. E com a explosão das reuniões em remote , veio o aumento dos anotadores de IA.
Remote Reuniões
A menos que você trabalhe em um setor puramente presencial, é provável que já tenha participado de uma ou duas (ou duas mil) reuniões no site remote . Essas reuniões geralmente são realizadas em plataformas de videoconferência, como Zoom ou MS Teams, e permitem que sua equipe se conecte "cara a cara", mesmo que estejam em países diferentes.
O conceito de reuniões remote também não é novo. De fato, remote e reuniões híbridas têm sido um tropo popular em filmes de ficção científica há algum tempo. Agora isso faz parte da vida cotidiana.
A capacidade de realizar reuniões virtuais confiáveis levou muitas empresas a adotar uma cultura de trabalho remote-first, e muitas outras a adotar um estilo híbrido. Acredita-se que, até 2025, 22% da força de trabalho dos EUA trabalhará 100% remotamente. Mesmo em 2024, apenas 39% das pessoas trabalharão totalmente no local. Isso torna as reuniões do remote essenciais.
A tomada de notas difere entre reuniões presenciais e reuniões no site Remote ?
As anotações de reuniões presenciais geralmente são feitas à mão. Isso é conveniente, mas pode ser confuso, sem contar que pode distraí-lo da conversa em si. Em reuniões de equipe, isso geralmente é suficiente, desde que você tenha uma boa organização das anotações (falaremos mais sobre isso adiante).
Nas reuniões do site remote , a caneta e o papel ainda são a opção preferida da maioria das pessoas, mas são muito menos eficientes, claros e detalhados do que sua outra opção: aproveitar a tecnologia.
A primeira opção é digitar suas anotações em um documento durante a chamada. Isso é mais rápido do que escrever à mão, mas ainda pode distrair e você pode perder pontos importantes. A segunda opção, mais eficiente, é usar anotadores com IA. Eles agora podem capturar todos os seus pontos principais, bem como quem os disse, quem foi designado para qual tarefa, quando ela deve ser concluída, quais são seus pontos de ação e tudo o mais que você possa imaginar. Ele faz tudo isso enquanto você se concentra na conversa.
Além disso, também é possível usar os anotadores de IA para reuniões presenciais. Pode ser um pouco mais estranho no início, mas depois de configurado, você estará pronto para começar.
Notas de reunião e atas são a mesma coisa?
Em resumo, não. As atas e as notas de reunião são ferramentas eficazes para documentar informações, mas diferem um pouco em relação à formalidade.
As anotações de reuniões são geralmente informais. Geralmente são lidas por você e talvez por alguns outros colegas de equipe. Apesar de sua informalidade, é aconselhável estruturá-las para economizar tempo ao revisá-las posteriormente.
Por outro lado, as atas de reunião são formais. Elas tendem a seguir uma estrutura específica que inclui os nomes dos participantes, os itens de ação, a pauta e um resumo. Essas anotações são mantidas em um registro geral para a empresa, e não como documentação pessoal.
Vamos dar uma olhada nas diferenças com mais detalhes.
As principais diferenças: Notas de reunião versus atas
Formalidade
- Notas de reunião. Um documento pessoal que pode ser compartilhado. É uma maneira informal de fazer anotações durante uma reunião.
- Atas de reunião. Um documento oficial em nome da empresa. É formal e pode ser usado para se referir a assuntos importantes em uma capacidade profissional.
Distribuição
- Notas de reunião. Embora seja um documento pessoal, ele pode ser divulgado entre os participantes da reunião e também entre aqueles que não compareceram.
- Atas de reunião. As atas de reunião devem ser compartilhadas entre a hierarquia de liderança, bem como entre os diretores de negócios/partes interessadas.
Conteúdo
- Notas de reunião. Faça um resumo da reunião, incluindo pontos de ação, decisões e informações importantes.
- Atas de reunião. As atas das reuniões fornecem uma visão geral completa das discussões, decisões precisas, ações oficiais e resultados das votações.
Os métodos tradicionais de registro de atas estão sendo substituídos pelo reconhecimento de voz por IA, tornando-os cada vez mais redundantes. Com a mudança para as reuniões em remote , a tecnologia assumiu o controle, oferecendo transcrições instantâneas e precisas. Ainda é possível fazer anotações manuais sobre a reunião para lembrá-lo de algo específico mais tarde, mas as atas de reunião manuais estão se tornando rapidamente uma coisa do passado.
Aprenda as diferenças cruciais entre anotações e atas de reuniões. Descubra como documentar reuniões de forma eficaz e o papel das ferramentas digitais.
Por que você deve fazer anotações em reuniões?
As anotações de reuniões são essenciais para a retenção de informações. Mesmo que você tenha a melhor memória do mundo, não conseguirá se lembrar de todos os detalhes de cada reunião. Se quiser lembrar o que foi dito, quem disse, o tom usado e outros detalhes de suas chamadas, as anotações de reunião são inegavelmente essenciais. Gravações e transcrições são ainda melhores.
Simplificando, sem anotações de reunião, você está condenado. Isso é especialmente verdadeiro em funções voltadas para o cliente, como vendas: se você quiser criar um relacionamento com seu cliente potencial, desenvolver uma base de confiança e ter empatia com ele em um nível profundo, precisará se lembrar de detalhes sobre ele. Você precisa ser capaz de verificar suas anotações e descobrir imediatamente por que esse cliente em potencial estará interessado em comprar seu produto. Qual é a marca dele? Qual é a função dele na empresa? O que ele gosta em seu produto e, mais importante, o que ele não gosta? Por quê?
Quando você tiver essas respostas em mãos, poderá voltar a interagir rapidamente com o cliente em potencial, mesmo que tenham se passado semanas desde a última ligação. O cliente potencial se sentirá honrado por você se lembrar dele; ele se sentirá respeitado e valorizado. É assim que as vendas são feitas, pessoal! Mais do que isso, é assim que os relacionamentos com os clientes são construídos e que a retenção de clientes começa. Tudo começa com boas anotações.
Lembre-se: 69% dos clientes dão prioridade a um vendedor que ouve. Veja as anotações da reunião como uma forma de demonstrar ativamente sua capacidade de ouvir.
5 principais benefícios de fazer boas anotações em reuniões
Como mencionado acima, os benefícios das anotações de reunião de alta qualidade são praticamente infinitos. Vamos dar uma olhada em alguns dos principais benefícios de fazer ótimas anotações de reunião.
1. Aumento da memória
No século XIX, um psicólogo chamado Ebbinghaus compilou o estudo mais conhecido sobre retenção de memória, que ainda hoje pode ser reproduzido com precisão. Ele mostra que as pessoas esquecem rapidamente a grande maioria das informações que recebem.
Em relação às reuniões, isso não é o ideal. Você quer se lembrar do que foi falado durante a reunião, caso contrário, tudo foi em vão. Se você sair de uma reunião sem fazer anotações, é muito mais provável que se esqueça dos pontos principais, dos insights e, possivelmente, até dos pontos de ação. As anotações da reunião solidificam isso em forma física para que você possa sempre voltar a elas.
As principais conclusões do estudo de Ebbinghaus revelam que:
- As memórias se enfraquecem com o tempo
- Você esquece mais da metade em menos de uma hora
- As coisas com significado são mais fáceis de lembrar
- A maneira como as coisas são apresentadas afeta sua capacidade de lembrá-las (importante para saber como você deve estruturar as anotações da reunião!)
- A maneira como você se sente no momento afeta sua memória
2. Mais clareza
Com as anotações da reunião em mãos, é muito mais provável que você entenda tópicos complexos e se sinta confiante em suas próximas tarefas. Boas anotações detalharão claramente o que foi discutido para que você possa revisá-lo quantas vezes forem necessárias.
3. Prestação de contas
Com ótimas anotações de reunião, você saberá qual membro da equipe é responsável por qual tarefa. Isso ajuda na prestação de contas, pois você sempre pode consultar as anotações da reunião para identificar quem está fazendo o quê.
Com os anotadores de IA, isso é levado um passo adiante com a capacidade de gravar e/ou transcrever reuniões para que toda a sua equipe tenha uma fonte de verdade verificável em relação à responsabilidade.
4. Melhorar os acompanhamentos
Seja para fazer o acompanhamento de colegas de equipe ou de um cliente em potencial, as anotações de reunião fornecerão uma base para consulta antes da próxima reunião. Isso pode ser algo tão pequeno quanto verificar se os prazos foram cumpridos desde a última reunião ou algo tão importante quanto lembrar as necessidades, os desejos e os pontos problemáticos do seu cliente potencial.
5. Eficiência
Quando você faz boas anotações sobre a reunião, não precisa mais repetir assuntos que já foram abordados em reuniões anteriores. Isso economiza tempo e energia, permitindo que você agilize as reuniões futuras e vá direto ao ponto.
Como fazer anotações em uma reunião
Há muitas maneiras diferentes de fazer anotações de reuniões. O mais importante é que você use um formato consistente e estruturado para que possa consultar facilmente suas anotações. Isso economiza seu tempo e o ajuda a escolher as informações a serem incluídas.
Aqui estão alguns dos métodos mais populares de fazer anotações.
Métodos populares de fazer anotações
Elas o ajudam a decidir o que deve e o que não deve ser anotado. Além disso, eles são formatados de forma a facilitar a leitura e a consulta.
- Mapa mental. Esse método consiste em um mapa mental visual com um tópico central que se ramifica em subtópicos relevantes. O mapa mental o ajuda a ver as conexões entre os pontos-chave de forma estética.
- Cornell. As anotações Cornell são organizadas em três seções: dicas, anotações e um resumo. O método Cornell é usado para resumir os principais tópicos e anotar as palavras-chave relacionadas a eles. O Cornell é ótimo para condensar ideias de maneira lógica e organizada.
- Método de esboço. O método mais comum de fazer anotações, o esboço, geralmente consiste em três frases: o tópico principal, um subtópico e, em seguida, uma frase de anotações relacionadas a ambos. Esse método é usado quando você deseja uma estrutura clara que facilite a leitura.
- Quadrante. As anotações de quadrante são organizadas em quatro seções, geralmente classificadas em termos de importância e prioridade. A anotação em quadrantes é um ótimo método visual para melhorar a tomada de decisões e o gerenciamento do tempo. As anotações em quadrantes oferecem uma estrutura clara e organizada para a revisão.
Como fazer anotações digitais em reuniões
Se quiser digitar suas anotações de reunião, você pode usar um dos métodos acima e aplicá-lo à ferramenta de sua preferência. Crie um modelo para que você só precise abrir o arquivo e digitar. Ferramentas como Microsoft Word, Google Docs, Evernote ou até mesmo o Notion podem ser usadas para fazer suas anotações para a reunião.
Se essas anotações forem feitas pessoalmente, basta abrir o laptop e digitar durante a conversa. Se, no entanto, for uma reunião pelo site remote , convém ter suas anotações em um lado da tela e a chamada no outro lado para não perder nada enquanto digita. Os navegadores modernos, como o Google Chrome e o Microsoft Edge, permitem dividir a tela para que isso seja possível.
Como se preparar para uma reunião
Para tirar o máximo proveito de sua reunião, você deve ter uma direção clara e um objetivo específico em mente. Ao cobrir todas as suas bases de antemão, você garantirá que a reunião transcorra sem problemas e poderá anotar com mais precisão os pontos principais durante todo o processo.
Em geral, ter um plano torna as anotações da reunião muito mais interessantes. Além disso, uma estrutura clara economizará seu capital; acredita-se que a participação desnecessária em reuniões custe à sua empresa US$ 25.000 por participante de reunião a cada ano... O mesmo estudo constatou que as empresas com mais de 100 funcionários poderiam economizar mais de US$ 2 milhões a cada ano com a redução de reuniões desnecessárias, ou mais de US$ 100 milhões se sua empresa tiver mais de 5.000 funcionários.
Com isso em mente, você deve se preparar adequadamente para todas as suas reuniões. Vamos ver como!
Definir metas para a reunião
Pergunte a si mesmo: por que você está fazendo essa reunião? Qual é o objetivo? Como você quer que seja o resultado da reunião?
É fundamental ter objetivos definidos. 72% dos profissionais acreditam que a definição de objetivos claros torna uma reunião bem-sucedida. Afinal, ninguém quer participar e falar sobre seu fim de semana ou sobre o clima.
Compreender os objetivos da reunião facilitará muito a criação de uma pauta com antecedência. No infográfico abaixo, você verá que ter uma pauta clara é outro elemento-chave para uma reunião bem-sucedida, além de ter menos pessoas presentes e estímulo visual.
Criar a agenda
Descreva o que precisa ser discutido e quais pontos precisam ser abordados para atingir suas metas para a reunião. Em geral, há dois tipos de reunião:
- Reuniões recorrentes. Sãoreuniões que ocorrem regularmente e seguem um modelo específico, mas tendem a ter pontos de discussão variados. Um exemplo seria uma reunião semanal de atualização que resume os esforços de curto prazo de uma equipe.
- Reuniões únicas. Esse tipo de reunião é mais específico. Para uma reunião única, você cria o objetivo, a pauta e a duração do zero. Elas podem ser realizadas para discutir um problema que está surgindo ou um novo recurso que está prestes a ser lançado.
Enviar convites
Envie convites de reunião seletivos com antecedência para que sua equipe seja avisada com bastante antecedência. O botão convidar todos não é necessário para todas as reuniões. Evite-o como se fosse uma praga.
Ao enviar o convite, certifique-se de incluir os objetivos e a pauta da reunião para que sua equipe esteja ciente do contexto. Isso ajuda você a se aprofundar imediatamente.
Você também deve promover uma cultura de trabalho pontual para minimizar os atrasos. Em média, os executivos seniores perdem 5 dias e 19 horas por ano apenas esperando o início das reuniões. Uma loucura!
Preparar materiais
Organize seus fatos e números e prepare seus slides, bem como qualquer outro material que será discutido ou apresentado. Isso deveria ser óbvio, mas ninguém gosta de ficar esperando durante a chamada.
Se precisar preparar sua equipe com antecedência, envie os materiais para que eles tenham um bom tempo para analisá-los antes de entrar na reunião. Lembre-se de que os profissionais passam, em média, 4 horas por semana se preparando para as reuniões. Só dê material para eles revisarem se for essencial e não deixe para o último minuto se quiser que alguém dê uma olhada.
Como fazer melhores atas de reunião
Para fazer melhores atas de reuniãovocê precisa ser organizado, preparar-se com antecedência e ficar atento durante todo o tempo. No entanto, com a mudança para a videoconferência, as atas agora são geradas por ferramentas de transcrição de IA.
Antes de mergulharmos de cabeça na IA, vamos dar uma olhada em alguns pontos-chave para aprimorar suas habilidades tradicionais de registro de atas:
- Obtenha o básico. Comece anotando o básico: quem, o que, onde e quando.
- Resumir. Faça um resumo dos principais tópicos discutidos, incluindo os itens da agenda e os não relacionados à agenda, e descreva a finalidade e os objetivos da reunião.
- Identificar pontos de ação. Registre todas as ações a serem tomadas, especificando tarefas, prazos e indivíduos ou equipes responsáveis.
- Citações. Capture citações dignas de nota, palavra por palavra, para destacar as principais percepções.
- Editar e esclarecer. Edite e formate suas anotações para maior clareza e legibilidade. O uso de modelos pode ser útil.
Lembre-se de revisar os erros e garantir que suas atas estejam organizadas e facilmente acessíveis. Compartilhe-as prontamente com os participantes e crie um arquivo nomeado para facilitar a consulta. Para reuniões futuras, distribua as atas anteriores para que sirvam de lembrete das discussões.
Abaixo está um exemplo de modelo de como criar atas de reunião eficazes.
Atas de reunião e IA
As atas de reunião evoluíram devido às soluções eficientes oferecidas pelos avanços da IA. Desde a transcrição de palavras faladas em texto até o resumo automático de pontos-chave, a IA simplifica o processo de redação de atas, economizando seu tempo e aumentando a precisão.
Sua capacidade de organizar e categorizar as informações aumenta a produtividade da equipe e permite que você realoque seu orçamento para a elaboração de atas. Dependendo da ferramenta utilizada, você pode alimentar a IA com um modelo de ata de reunião e fazer com que ela o preencha em seu nome instantaneamente após cada reunião. Se você usa o site tl;dv, por exemplo, a IA também fornece registros de data e hora para que você possa acessar a gravação e assistir novamente aos pontos principais.
Modelos de atas de reunião
As atas de reuniões fornecem registros históricos das reuniões e servem como um nível de responsabilidade para futuras tomadas de decisão. Eles são transparentes, ajudam a evitar mal-entendidos e ajudam na resolução de disputas.
É uma ideia sábia ter um modelo à mão para atas de reunião para que você possa preenchê-las de forma rápida e fácil durante a conversa. Como mencionado acima, você pode alimentar esse modelo com uma ferramenta de IA de sua escolha para produzir atas de reunião para você.
Há vários modelos de minutos de reunião para escolher:
Modelo tradicional de ata de reunião
- Detalhes. Qual é o local, a hora e a data?
- Participantes. Quem participou da reunião?
- Agenda. O que estava na pauta da reunião?
- Pontos principais. Quais pontos-chave foram levantados e discutidos? O que foi dito sobre eles?
- Decisões. Quais decisões foram tomadas durante a reunião?
- Itens de ação. Qual foi a chamada para a ação? O que acontece em seguida?
- Tarefas de acompanhamento. Há alguma tarefa imediata que precise ser concluída como resultado da reunião?
Modelo de ata de reunião de ação
- Detalhes. Qual é o local, a hora e a data?
- Participantes. Quem participou da reunião?
- Tarefas identificadas. Que tarefas foram identificadas em decorrência da discussão?
- Partes responsáveis atribuídas. Quem foi designado para essas tarefas?
- Prazos. Qual é o prazo para a conclusão da tarefa?
- Atualizações. Que progresso foi feito desde a reunião anterior?
- Obstáculos. Houve algo que impediu o progresso? O que foi e como pode ser resolvido de forma eficaz?
Atas de reunião. A ruína da existência de todo trabalhador de escritório. A tão temida, mas de alguma forma essencial, tarefa que transforma funcionários felizes em rabiscadores de sobrancelhas franzidas, tentando freneticamente acompanhar qualquer monólogo carregado de jargões de seu chefe
Modelos de agenda de reunião inicial
Uma reunião inicial é a reunião oficial para dar início a um projeto. Pode ser qualquer coisa, desde um novo negócio até o lançamento de um novo recurso. A reunião consiste em discussões sobre objetivos específicos, cronogramas, expectativas e possíveis obstáculos que possam ser encontrados.
Modelos de agenda de início podem ajudá-lo a navegar pelos estágios iniciais cruciais de um projeto e traçar o caminho para uma reunião inicial bem-sucedida. Aqui estão alguns exemplos:
Modelos básicos de kick-off
Você pode encontrar muitos outros modelos de reunião inicial on-line. Reunimos aqui alguns bons modelos para você dar uma olhada. Esses modelos são um pouco mais detalhados e podem ser seguidos de forma rígida ou livre, conforme sua preferência.
Este modelo de agenda para a próxima reunião inicial também é uma ótima maneira de planejar sua primeira reunião. Ambos são ótimos, portanto, escolha o que for mais adequado para você e sua empresa.
Mais modelos de notas e atas de reuniões
Você pode encontrar modelos de notas de reunião em toda a Web. Aqui estão alguns lugares para você começar:
- Microsoft. Eles oferecem vários modelos de atas de reunião que você pode usar gratuitamente.
- O ClickUp oferece uma grande variedade de modelos de notas de reunião para você usar, ordenados por diferentes tipos de reunião, incluindo reuniões individuais, reuniões recorrentes e atas de reunião.
- Canva. O Canva oferece uma ampla seleção de modelos de notas de reunião bem projetados. Você pode escolher entre dezenas de estilos diferentes.
- Zapier. O Zapier tem 7 modelos de notas de reunião para escolher, incluindo um detalhamento de como usar cada um deles.
- 101planners. Há muitos outros modelos aqui para anotações de reuniões, atas de reuniões e praticamente tudo o mais.
Como organizar suas anotações de reunião para obter o máximo de eficiência
Efetivamente organizar suas anotações é fundamental para estabelecer uma comunicação clara, tanto interna quanto externamente. Pense da seguinte forma: de que servem as anotações de reunião se você não puder usá-las? Você precisa organizá-las de forma que sejam facilmente acessíveis e que as informações que elas contêm sejam rápidas e fáceis de digerir.
As equipes de vendas que organizam suas anotações de reunião podem reter melhor as informações vitais sobre os clientes potenciais. Os vínculos criados serão mais fortes, pois seus clientes potenciais se sentirão lembrados e reconhecidos, em vez de apenas mais um nome na lista. A utilização de suas anotações de reunião é a principal razão pela qual você as faz em primeiro lugar.
Siga estas 4 etapas para organizar suas anotações de reunião e você não terá como errar:
- Seja breve. Mantenha suas anotações curtas, agradáveis e diretas ao ponto.
- Colaboração. Compartilhe suas ideias com outros colegas de equipe e faça anotações em conjunto.
- Faça um resumo imediatamente. Nunca se esqueça de resumir suas anotações quando a reunião chegar ao fim. Se esperar mais, você esquecerá informações importantes.
- Seja consistente. Escolha um formato para fazer anotações e mantenha-se fiel a ele; você não quer anotações desorganizadas.
Com as ferramentas de IA listadas acima, o trabalho braçal é feito para você. Além de as notas serem facilmente acessíveis (basta pesquisar uma palavra-chave), elas são enviadas diretamente para onde você precisa delas... seu CRM!
CRMs: Armazenamento ideal de notas
Os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRMs) são fáceis de conectar com outros aplicativos, como e-mail ou software de contabilidade, graças às suas ferramentas e integrações incorporadas. Isso significa que as empresas podem sem esforço compartilhar dados, automatizar tarefas e proporcionar uma experiência tranquila para suas equipes internas.
Isso também significa que eles funcionam como um repositório de todos os dados de clientes que você coleta, inclusive os de reuniões gravadas. Agora, sua equipe de suporte ao cliente, sua equipe de vendas e sua equipe de pesquisa de usuários podem acessar informações sobre o mesmo cliente no mesmo local. Isso inclui chamadas de vendas, chamadas de suporte ao cliente, entrevistas com usuários e praticamente qualquer outra interação que o cliente tenha tido com a sua empresa. Em resumo, você se torna um especialista em seus clientes ao organizar com eficiência as anotações de reuniões.
Ao optar por fazer isso com um CRM, você beneficia toda a sua empresa e coloca em foco os princípios centrados no cliente. Sem falar que basta um clique para sincronizar suas anotações do Google Meet diretamente com o CRM de sua preferência!
Não perca essa dica importante ao armazenar anotações de reuniões para obter o máximo de eficiência.
Como armazenar suas anotações de reunião
Se você ainda estiver escrevendo à mão as anotações da reunião, as coisas podem ficar bagunçadas rapidamente. É uma etapa adicional digitá-las, mas pode valer a pena para que você possa arquivá-las em seu computador e levá-las consigo onde quer que vá.
Se você digitar suas anotações, será mais fácil fazer isso, pois precisará escolher um local de arquivo ao salvar o documento. Você pode armazenar suas anotações digitadas em pastas por meio da ferramenta de sua preferência: MS Word, Google Docs ou Evernote.
Acessibilidade
O principal aspecto do armazenamento de notas de reunião é que elas podem ser acessadas por você e sua equipe quando necessário.
O melhor lugar para suas anotações ou atas é em uma plataforma on-line centralizada que qualquer pessoa da sua organização possa acessar a qualquer momento.
Se estiver usando um anotador de IA para fazer as anotações da reunião, você poderá sincronizá-las com seu CRM e transportá-las imediatamente para lá após cada reunião. Isso economiza tempo e energia e garante que suas anotações estejam sãs e salvas.
Isso é perfeito para equipes de vendas, equipes de suporte ao cliente ou pesquisadores de usuários que desejam armazenar as anotações de cada cliente junto com outros dados. Isso é especialmente verdadeiro se as anotações da reunião também incluírem imagens de vídeo com registros de data e hora para assistir rapidamente aos destaques da chamada. Você terá tudo, de todas as equipes, em um só lugar.
Consistência
Outro aspecto importante do armazenamento de notas de reunião é que ele precisa ser consistente. Já mencionamos a necessidade de manter o mesmo formato; isso é para que, quando você for usar as anotações, seja muito fácil encontrar o que está procurando. E isso também vale para toda a empresa.
Outra coisa importante é que todas elas sejam armazenadas juntas na mesma plataforma. A última coisa de que você precisa é ter algumas anotações em papel, outras no Google Docs e outras no Salesforce. É preciso haver consistência na formatação e no local de armazenamento.
Faça disso uma prioridade para todas as anotações de reunião.
Como compartilhar suas anotações de reunião
Conforme discutido acima, o mais importante sobre as anotações de reunião é que elas precisam estar acessíveis à sua equipe quando ela precisar delas. Embora armazená-las de forma eficiente seja uma maneira de fazer isso, você também pode compartilhá-las após o término da reunião.
Antes de compartilhá-las, verifique se estão prontas para serem vistas por outras pessoas. As anotações feitas durante uma conversa podem estar bagunçadas ou conter erros de digitação. Dê uma boa escovada nelas e depois as envie para seus colegas.
Dependendo de onde você salvou suas anotações, há várias maneiras de compartilhá-las. Tanto o Google Docs quanto o Evernote incluem um botão "Compartilhar" que permite enviar suas anotações por e-mail (ou copiar o link). Para o MS Word, você precisará salvar como um arquivo e enviar o arquivo por e-mail ou por um canal de comunicação.
Conforme mencionado acima, também é uma boa ideia ter um repositório central onde você possa armazenar suas anotações e notificar seus colegas sobre o local. Dessa forma, eles não precisarão depender de você para lembrar de enviar as anotações. Eles mesmos podem encontrá-las rapidamente.
Se você já usou um anotador de IA, como o tl;dv, sabe que pode marcar seus colegas de equipe nas próprias anotações. Eles receberão um e-mail (ou mensagem do Slack) com um hiperlink que os levará imediatamente ao momento exato da gravação da reunião que é relevante para eles. Isso torna o compartilhamento de anotações ridiculamente simples.
Acompanhamento após uma reunião
Após o término de uma reunião, é uma boa ideia enviar um acompanhamento aos participantes para garantir clareza com relação aos principais pontos de ação e prazos. Isso garante que todos estejam na mesma página e dá às pessoas a chance de ver tudo escrito, aumentando a responsabilidade.
Embora você possa fazer isso manualmente, é aconselhável compartilhar as anotações da reunião com os participantes para que eles tenham uma visão geral de alto nível de toda a reunião, incluindo um breve resumo e todos os principais insights.
Os anotadores de IA geralmente enviam suas anotações geradas para todos os participantes da reunião automaticamente após o término da reunião. Isso basicamente faz o acompanhamento para você! Os participantes podem assistir novamente à reunião, ler a transcrição ou examinar o resumo e as anotações da IA, saltando para partes específicas da reunião por meio de registros de data e hora. Essa é a maneira mais eficiente de fazer o acompanhamento depois de uma reunião, pois tem tudo, desde um breve resumo até a própria reunião completa.
Melhores ferramentas para fazer anotações em reuniões
Há uma abundância de ferramentas de anotações e por um bom motivo. Elas funcionam! É fundamentalreter informações durante as reuniões de negócios, e isso nunca foi tão fácil como agora.
Em comparação com as anotações escritas à mão, as ferramentas de anotações oferecem excelente organização, acessibilidade e integrações. Você pode enviar insights sem problemas para suas ferramentas de trabalho, simplificando seu fluxo de trabalho e automatizando várias tarefas que consomem muito tempo. Também é possível colaborar com colegas de equipe com apenas alguns cliques de um botão.
Dê uma olhada abaixo para conhecer alguns dos melhores note takers com IA do mercado.
Anotadores de IA
O ChatGPT é amplamente considerado como o OG das ferramentas de tecnologia de IA, mas agora existem inúmeras ferramentas que integram a tecnologia GPT para aprimorar especificamente a tomada de notas. Isso significa que você pode agregar e analisar grandes quantidades de dados em poucos instantes, inclusive dados extraídos de reuniões virtuais.
Também é importante observar que as ferramentas de IA também são altamente precisas. Embora provavelmente nunca sejam 100%, os humanos também não! A crescente variedade de softwares avançados de transcrição é algo que está fazendo as cabeças girarem em todo o setor de SaaS.
Alguns dos melhores anotadores de IA incluem:
- tl;dv
- Fireflies
- Fathom
- Otter.ai
- Gong
- Tático
- Avoma
Fathom obteve seu hype e foi cunhado como o "anotador livre". Estávamos curiosos sobre como ele se compunha tl;dv quando usado pelas equipes, e ficaram com um pouco de decepção...
Neste confronto entre tl;dv e Fireflies.ai, ambos se destacam como notáveis anotadores de IA, excelentes no fornecimento de transcrições detalhadas, resumos concisos e uma vasta gama de integrações.
No entanto, apesar de suas semelhanças, há diferenças distintas que definem o que é um bom negócio.
Usando o Evernote ou o Google Docs
Os anotadores de IA não são para todos. Algumas pessoas preferem ferramentas gratuitas nas quais podem fazer anotações manualmente.O motivo é irrelevante - o importante é como.
Em primeiro lugar, escolha como você formatará suas anotações de reunião. Você pode rolar para cima para ver nossas recomendações sobre isso, mas a chave é escolher uma estrutura e se ater a ela. Use um modelo pré-existente ou crie o seu próprio, mas salve esse arquivo para poder reutilizá-lo em todas as reuniões em que precisar fazer anotações.
Depois de resolver isso, inicie sua reunião e abra o aplicativo de sua preferência: Evernote ou Google Docs. É possível dividir a tela para que você possa digitar suas anotações e participar da reunião simultaneamente. Ambos os aplicativos permitem a colaboração contínua, o que significa que, tecnicamente, você pode fazer anotações no mesmo documento que um colega, exatamente ao mesmo tempo. Essa é uma ideia interessante se você dividir as responsabilidades de fazer anotações, mantendo-se igualmente envolvido na conversa.
Se quiser ver as alterações, você pode acessar o Histórico de revisões no Google Docs para ver as versões anteriores do documento. O Histórico de Notas do Evernote faz a mesma coisa.
Se não quiser alterar diretamente a contribuição do seu colega de equipe, você pode deixar um comentário sobre ela, até mesmo marcando-o no processo. Isso cria um diálogo ao lado das anotações, no qual vocês podem conversar entre si e esclarecer determinados pontos.
Por fim, se você quiser exportar suas anotações, ambos os aplicativos permitem a exportação em uma ampla variedade de tipos de arquivos, inclusive PDF.
Uso de ferramentas de documentação para fazer anotações
Embora o Evernote, o Google Docs ou a vasta gama de anotadores de IA sejam ótimos lugares para começar, as ferramentas de documentação estão se tornando um destino cada vez mais popular para as anotações de reuniões.
O principal motivo pelo qual as ferramentas de documentação, como o Notion e o Asana, são preferidas para fazer anotações é o fato de serem repositórios centralizados de informações. Você pode ter todas as suas anotações de reunião armazenadas em um local de fácil acesso. Isso faz com que seja conveniente para toda a sua equipe encontrar o que está procurando em um só lugar.
Fazer anotações no Notion ou na Asana
Embora existam muitas outras ferramentas de documentação, Notion e Asana são duas das mais conhecidas. Ao armazenar suas anotações de reunião aqui, toda a sua equipe terá acesso a elas sempre que precisar. Essa é uma ótima maneira de melhorar a responsabilidade e a clareza em geral.
Outro grande motivo para fazer anotações no Notion ou na Asana é que eles vêm com modelos pré-criados para anotações de reuniões. Você pode economizar tempo e energia usando seus modelos gratuitamente. Assim como no Evernote e no Google Docs, você também conta com colaboração em tempo real. Ambas as ferramentas também têm muitas integrações, permitindo que você as sincronize com calendários para reuniões agendadas e plataformas de comunicação para facilitar o compartilhamento das anotações.
Quanto à Asana em particular, você pode converter facilmente itens de ação ou tarefas de acompanhamento de notas de reunião em tarefas acionáveis na Asana. Atribua-os aos membros da equipe, defina prazos e acompanhe o progresso, tudo em questão de instantes.
Se estiver fazendo anotações de reuniões pelo site Google Meet, poderá sincronizá-las com o Notion em um clique. Da mesma forma, você pode sincronizar suas anotações de reunião com a Asana com a mesma facilidade.
Revolucione suas anotações de reunião
Fazer anotações é fundamental para compreender e lembrar informações importantes. É uma habilidade fundamental que oferece muitos benefícios, desde o aumento da eficiência até o aumento da produtividade e da colaboração dentro da equipe. Sua importância não pode ser exagerada.
No entanto, com a evolução da tecnologia, as ferramentas de IA surgiram como aliadas indispensáveis que ajudam a automatizar todo o processo, poupando-lhe o trabalho braçal, tempo e dinheiro. Elas lhe dão a liberdade de se concentrar na criação de relacionamentos autênticos com clientes em potencial, em vez de se distrair tentando se lembrar de pontos-chave.
Nunca se esqueça: é muito bom saber como fazer anotações, mas isso é totalmente inútil se você não conseguir organizá-las de forma eficiente. Sem uma abordagem sistemática para categorizar suas anotações de reunião e garantir a acessibilidade, você não conseguirá aproveitar o verdadeiro potencial de suas anotações.
Em essência, a tomada de notas, quando combinada com a tecnologia de IA e a organização eficaz, torna-se um ativo formidável que o ajuda a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil.
