Se você deseja saber como organizar anotações de reuniões para aumentar a eficiência, já sabe como é importante fazer isso corretamente. Muitas pessoas fazem anotações, mas poucas as utilizam. Qual é o objetivo disso?
Para ser justo, o verdadeiro potencial da tomada de notas quase não foi percebido devido à busca aparentemente interminável pela melhor maneira de organizar as notas de reunião. As pessoas anotam tudo em um papel, fazendo anotações ilegíveis nas margens e depois se perguntam por que não tiram nenhum proveito delas. A resposta é simples e está diante de você. As anotações precisam ser organizadas. Mas isso não é tão simples quanto parece. Para obter valor de suas anotações, você precisa saber como organizá-las para obter o máximo de eficiência.
Estamos aqui para resolver esse antigo enigma para você.
Por que é importante fazer anotações?
As equipes de vendas que organizam as anotações das reuniões de forma eficaz turbinam a preparação do discurso de vendas e acessam as informações críticas das reuniões mais rapidamente do que as equipes com anotações desorganizadas. Isso lhe dá uma vantagem muito grande sobre seus concorrentes. Você será capaz de cortar a desordem com um cutelo, enquanto seus concorrentes estarão cortando e serrando com facas de manteiga. Basicamente, você os deixará na poeira.
O motivo é simples. Sua equipe será capaz de reter informações sobre os clientes potenciais melhor do que outras. Você criará vínculos mais fortes, pois seus clientes potenciais se sentirão lembrados, respeitados e genuinamente queridos. Não se trata apenas de lembrar o nome de um cliente potencial, mas suas paixões, seus hobbies, seus desejos, necessidades e pontos problemáticos. Se você fizer com que um cliente potencial se sinta inesquecível, é muito mais provável que ele se converta do que alguém que se sinta como mais uma estatística.
Uma abordagem personalizada é apenas o começo. Se você quiser saber como organizar anotações de reuniões com eficiência, a habilidade não se limita às chamadas de vendas. Você pode organizar suas anotações de reuniões internas da mesma forma. Isso cria um ambiente de trabalho simplificado em que todos estão na mesma página e trabalhando para atingir o mesmo objetivo.
Estilos de anotações
Nem todo estilo de anotação se adapta a todas as personalidades. Dependendo de cada indivíduo de sua equipe e da intenção por trás das anotações, há vários estilos que podem ser adotados.
Notas sobre o Slapdash
Essas anotações não têm detalhes, mas se concentram nos pontos mais importantes durante as reuniões. As anotações geralmente são feitas em formato de marcadores e são fáceis de ler.
Esse estilo de anotação pode ser propenso a informações imprecisas, já que as anotações são feitas com muita rapidez. Além disso, as anotações são escritas à mão, o que pode levar a mal-entendidos.
Notas metódicas
Um estilo mais estruturado de fazer anotações, as anotações metódicas incluem mais detalhes e dividem os diferentes tópicos em partes reduzíveis. Os tomadores de notas metódicos geralmente usam um modelo para seguir o mesmo formato todas as vezes.
Ao usar esse estilo, você pode correr o risco de complicar demais as anotações. Se o seu representante de vendas estiver se concentrando nos detalhes ao fazer as anotações, isso é muito bom, mas será que ele está se concentrando mais nas anotações do que na reunião? Isso faz com que seja muito fácil perder coisas, especialmente comunicações mais sutis, como linguagem corporal ou tom.
Notas orientadas a detalhes
Semelhante às anotações metódicas, as anotações orientadas por detalhes fornecem uma visão geral abrangente e completa da reunião. Elas incluem muitos detalhes, referências e dados específicos. O objetivo é fazer anotações com precisão e exatidão.
Conforme mencionado acima, esse estilo exige tempo e concentração, portanto, pode ser difícil fazê-lo durante a própria reunião sem perder o foco na conversa.
Notas visuais
As anotações visuais envolvem principalmente diagramas e rabiscos relacionados a pontos-chave. Elas também podem incluir mapas mentais ou diagramas de aranha para ilustrar contextos importantes de interconexão.
No entanto, as anotações visuais podem ser difíceis ao documentar ideias mais complexas que são difíceis de representar visualmente.
Notas resumidas
As notas de resumo fornecem uma visão geral mais detalhada, destacando os pontos principais sem anotá-los literalmente. São uma forma útil de fazer anotações para comunicar as percepções da reunião de forma rápida e eficiente.
Esse estilo de anotação pode correr o risco de simplificar demais o conteúdo, mas exige o mínimo de concentração.
Como fazer anotações em reuniões com eficiência
Fazer anotações durante reuniões e chamadas é uma maneira importante de capturar informações, mas garantir que elas sejam precisas é o que melhora a eficiência da sua equipe de vendas. Há uma linha tênue a ser percorrida entre fazer anotações de alta qualidade e se envolver completamente na conversa.
Aqui estão algumas das maneiras de fazer anotações em reuniões. Nós as classificamos de acordo com a eficiência.
Caneta e papel
Nada supera a boa e velha caneta e papel para fazer anotações em reuniões, certo?
Errado.
Prós
- Acessibilidade. A maioria das pessoas tem uma caneta e um papel à mão o tempo todo, portanto, é rápido e fácil de usar.
- Natural. É a maneira mais natural de fazer anotações. É por isso que ele é chamado de bloco de notas.
- Destaque. Você pode anotar e destacar determinadas notas para que elas se destaquem e aumentem a retenção. Entretanto, é importante lembrar que isso varia de pessoa para pessoa com base em suas habilidades individuais de fazer anotações.
Contras
- Pouco claro. Ao escrever notas à mão, às vezes elas podem ser pouco claras ou ilegíveis (até para você mesmo).
- Demora para transcrever. Se quiser digitalizar as anotações ou compartilhá-las com sua equipe, pode levar muito tempo para digitá-las.
- Difícil de compartilhar. A colaboração em notas escritas à mão é praticamente impossível. Para compartilhá-las, é necessário transcrevê-las manualmente.
- Distrai da reunião. Quando você está escrevendo notas de reunião à mão, não está se concentrando na conversa. Também não está olhando para a tela, o que significa que perderá uma linguagem corporal importante, especialmente útil em chamadas de vendas.
- Difícil de editar. A edição de notas escritas à mão pode torná-las confusas e difíceis de acompanhar.
Avaliação: 4/10
Ele pode ser útil em alguns casos, mas se você quiser saber como organizar as anotações de reunião para obter o máximo de eficiência, precisará abandonar o passado e ir para o futuro.
Digite como você participa
Digitar suas anotações enquanto estiver em uma reunião também tem vantagens e desvantagens.
Prós
- Rápido. A maioria das pessoas digita mais rápido do que escreve.
- Mais fácil de organizar. Como as anotações da reunião já estão digitadas, você pode compartilhá-las facilmente e organizá-las em outro lugar, como um CRM.
- Colaboração. Dependendo da ferramenta que você usa, é possível colaborar facilmente em anotações com colegas de equipe.
Contras
- Perder informações importantes. Se estiver digitando, não estará prestando atenção à reunião e poderá facilmente perder informações importantes.
- Envolver menos o cliente potencial. É menos provável que você envolva o cliente potencial ou tenha verdadeira empatia por ele se não estiver ouvindo ativamente.
Avaliação: 5/10
A digitação pode ser um pouco melhor do que a escrita à mão, pois você pode fazer as anotações de forma mais fiel, colaborar com mais facilidade e organizá-las e deixá-las claras com mais facilidade.
No entanto, isso o distrai da reunião e impede que você se envolva totalmente com o cliente potencial.
Designação de um redator de atas
Ter um redator de atas designado para digitar as anotações pode resolver o problema de foco predominante nos dois métodos acima. Entretanto, esse método tem suas próprias falhas.
Prós
- Maior concentração. Os representantes de vendas podem se concentrar na chamada de vendas e não em tomar notas, aumentando o desempenho da equipe de vendas.
- Maior precisão. Ao contratar alguém dedicado à redação de atas, a precisão das anotações será muito maior.
Contras
- Caro. Os redatores de minutas não são baratos. Será uma despesa extra para cada chamada de vendas para a qual você quiser anotações.
- Falta de contexto. O redator de minutas provavelmente não terá o mesmo contexto que o restante da sua equipe de vendas, o que significa que ele não terá os mesmos insights que os seus representantes de vendas poderiam ter.
Avaliação: 5/10
Se você tiver dinheiro para gastar, poderá aumentar a classificação, mas a maioria das empresas está procurando maneiras de cortar custos, não de aumentá-los. Na realidade, contratar um anotador dedicado não é viável para chamadas de vendas.
Use um anotador de IA
Um anotador com IA pode ajudá-lo a elevar suas métricas de desempenho de vendas a um nível superior. Ele faz as anotações para você, como um redator de atas, mas por uma fração do custo. De fato, algumas ferramentas de IA para anotações e transcrição são tão poderosas que tornam a anotação manual quase obsoleta.
Se você quiser fazer uma anotação específica, ainda poderá fazê-lo, mas isso o libera para a maior parte da chamada, pois você sabe que terá uma transcrição completa, bem como um resumo em IA dos pontos principais posteriormente.
Se optar por usar o tl;dv como a ferramenta de IA de sua escolha, você também poderá assistir novamente à chamada ou pular para os carimbos de data/hora do resumo da IA para ver exatamente o que o cliente em potencial disse, como ele disse e que mensagem sutil sua linguagem corporal transmitiu ao mesmo tempo. Você pode até mesmo usá-lo para programar relatórios recorrentes sobre qualquer tópico que desejar em todas as chamadas de sua equipe ou criar bobinas de clipes de várias reuniões diferentes, falando sobre uma objeção de sua escolha. Isso é excelente para treinamento de chamadas frias, por exemplo.
Prós
- Transcrição completa. Uma transcrição completa é uma forma de lembrar a conversa inteira.
- Gravação da reunião. Se você usar uma ferramenta de IA que também grave a reunião, como tl;dv, poderá assistir novamente para obter insights sobre o tom e a linguagem corporal também.
- Resumos gerados automaticamente. Após cada chamada, receba um resumo em IA de todos os principais pontos discutidos, bem como quaisquer CTAs.
- Fácil de compartilhar. Não compartilhe apenas anotações, compartilhe clipes da própria chamada.
- Registros de data e hora. Assista novamente à nota em tempo real.
- Foco total. Enquanto a IA faz anotações, resumos e transcrições em seu nome, você pode concentrar toda a sua atenção na conversa.
- Traduções. tl;dv's podem ser traduzidas instantaneamente para mais de 30 idiomas.
- Organização. Para uma organização de nível especializado, você pode configurar integrações para encaminhar suas anotações ou resumos de reuniões para o CRM de sua preferência assim que a chamada terminar. tl;dv tem mais de 5.000 integrações!
Contras
- Requer uma assinatura. A maioria das ferramentas de IA exige uma assinatura para fazer anotações e gravar reuniões. O tl;dv grava e transcreve todas as suas reuniões gratuitamente, mas para obter os recursos avançados de organização, você terá de pagar US$ 20 por usuário de gravação por mês.
- Compatibilidade. Diferentes softwares são compatíveis com diferentes plataformas de videoconferência. O tl;dv está disponível para MS Teams, Zoom e Google Meet.
- Pode levar algum tempo para aprender. Como todos os novos softwares, você precisa se esforçar um pouco para tirar o máximo proveito deles.
Classificação: 9.5/10
Quando você compara as ferramentas de IA para fazer anotações com a escrita à mão, a digitação ou a contratação de redatores de minuto, é fácil ver por que elas são as vencedoras de destaque.
Se você está aqui para saber como organizar anotações de reuniões, as ferramentas de IA são a melhor maneira. Imagine: você faz sua chamada de vendas, concentra-se totalmente no cliente potencial e, quando termina a chamada e fecha a guia, uma transcrição completa, uma cópia gravada da chamada e as anotações e resumos da reunião já estão em seu CRM com o nome do cliente potencial. Não é possível obter uma organização como essa em outro lugar. Ponto final.
Como organizar anotações de reuniões para obter os melhores resultados
É fundamental garantir que as anotações da reunião sejam organizadas com clareza para que você possa consultá-las com segurança no futuro. Se elas não forem coerentes, isso só atrapalhará seu processo de tomada de decisões. Queremos aprimorá-lo!
Já apontamos a necessidade de um anotador com IA, mas há mais do que isso. As plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente podem ser úteis, e há várias dicas e truques que você pode implementar para organizar melhor suas anotações de reunião.
Vamos começar com os CRMs.
Plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRMs)
Os CRMs podem desempenhar um papel fundamental para ajudar você e sua equipe a organizar as anotações das reuniões de forma eficaz. Eles consistem em um local centralizado para armazenar informações sobre seus clientes potenciais e clientes. E o melhor de tudo? Você pode sincronizar suas anotações de reunião com apenas um clique!
Ao armazenar as anotações da reunião no CRM, você pode obter todas as informações sobre o cliente potencial em um único local. Deseja saber o nome, o e-mail e os dados demográficos? Está tudo lá. Deseja as anotações, os resumos e os registros de data e hora das chamadas de vendas anteriores com ele? Também está tudo lá. 😉
A maioria dos CRMs também oferece modelos para anotações. Quando usados, eles podem aumentar a confiabilidade e a consistência dos fluxos de trabalho da sua equipe, pois não haverá estilos contrastantes entre os diferentes representantes de vendas. Isso é ótimo para organizar anotações de reuniões, pois significa que todos os representantes de vendas podem encontrar as informações que procuram, mesmo que nunca tenham encontrado o cliente potencial pessoalmente antes.
Aqui estão alguns CRMs líderes do setor que vale a pena conferir.
- Salesforce
- Hubspot
- Pipedrive
- Insightly
- Aplicativo
Dica nº 1: Faça anotações breves
Se você estiver fazendo anotações manualmente, o que ainda é possível com a maioria dos anotadores de IA, é importante ser breve. O excesso de informações pode levar a uma falta de compreensão dos pontos-chave e do contexto importante. As anotações breves se concentram mais nos pontos essenciais, reduzindo a sobrecarga de informações e garantindo que as principais conclusões da reunião sejam compreensíveis. Isso melhora a clareza, o foco e a velocidade.
As anotações breves também são facilmente transferíveis. Outros membros da equipe podem lê-las e ainda assim ter uma boa noção do contexto. A revisão das anotações também é muito mais simples para você. A última coisa que você quer fazer depois de um dia atarefado é folhear páginas de anotações bagunçadas. Mantenha-as curtas e agradáveis.
Isso é ainda mais verdadeiro para os 12% dos funcionários em cargos não gerenciais que participam de mais de 15 horas de reuniões por semana. Escreva mais do que breves anotações e sua mão ficará literalmente queimada.
@tldv.io Faz todo o sentido. #reunião #comédia #corporativa #reuniões #9to5 #primeirodia
♬ som original - tldv.io - Gravador de reuniões AI
Dica nº 2: Faça anotações de forma colaborativa
Faça com que todos cantem a mesma música, colaborando durante o processo de anotações. As pessoas podem interpretar os pontos de forma diferente, por isso é importante que a sua equipe esteja na mesma página em relação aos clientes potenciais e às metas internas.
Se você optar por fazer anotações manualmente, a colaboração é fundamental. Isso pode ser válido até mesmo para as anotações da IA. Talvez você queira acrescentar algo específico que a IA não tenha percebido, como a aparência do prospect quando lhe foi feita uma determinada pergunta ou o tom sarcástico de uma das respostas. A IA é excelente, mas nem sempre capta as nuances sutis dos seres humanos. Ao colaborar em suas anotações, você pode garantir que isso seja referenciado para não interpretar mal o que o cliente potencial quis dizer.
Dica nº 3: Sempre faça um resumo no final da reunião
Enquanto o conteúdo ainda estiver fresco, anote os pontos mais importantes que você conseguir lembrar. Uma maneira de fazer isso, se estiver optando por anotações manuais, é anotar uma palavra ou frase muito breve que o lembrará de entrar em mais detalhes após o término da reunião.
Se você estiver usando um gravador de chamadas com IA e quiser fazer uma anotação específica, poderá adicionar um carimbo de data/hora e retornar após o término da reunião para escrever sua anotação. Dessa forma, você não perderá o foco durante a chamada.
Dica nº 4: Seja consistente com a formatação
Não há nada pior do que anotações sem formatação. É difícil dar uma olhada nelas e isso cria um resumo confuso e desordenado.
Escolha um formato e se atenha a ele. Incentivar a sua equipe a estruturar as anotações da mesma forma agilizará o processo de revisão posteriormente. Para organizar as anotações da reunião de forma eficaz, sua equipe pode seguir um modelo específico com seções como:
- Hora e data
- Participantes
- Agenda
- Decisões
- Itens de ação
- Adicional
Se você implementar um tipo específico de metodologia, como o Método Cornell, toda a equipe terá um esboço consistente para todas as reuniões futuras.
Diferentes métodos de anotações
Se você está empenhado em fazer anotações manualmente, há alguns métodos que você precisa conhecer. Ao manter um método consistente em toda a sua equipe, você facilita a organização das anotações. É nesse momento que a mágica acontece e sua equipe de vendas floresce.
Aqui estão quatro métodos de anotações para organizar as anotações da reunião com eficiência.
- Método de esboço. Um método estruturado, no qual sua equipe pode dividir as anotações com base em tópicos e subtópicos. É uma forma organizada de formatação para anotar todos os pontos-chave sem digitar ou escrever literalmente.
- Método Cornell. O Método Cornell consiste em duas colunas, uma pequena coluna à esquerda e uma coluna maior à direita. A coluna da esquerda terá tópicos e ideias-chave anotados na reunião, enquanto a coluna da direita aprofundará os tópicos. Na parte inferior, você terá um resumo de ambas as colunas. Essa é uma ótima maneira de revisar as anotações após a reunião.
Para obter uma visão geral abrangente de como organizar as anotações da reunião de forma eficaz com esse método, leia este guia de anotações da Cornell.
- Método de mapeamento. O método de mapeamento é um diagrama de aranha ou mapa mental com ramificações que dividem o tópico central em mais detalhes. É uma forma visual de fazer anotações e é usado para visualizar facilmente os relacionamentos. Os diagramas de aranha geralmente são codificados por cores para uma visão geral mais clara. No entanto, lembre-se de que isso será quase impossível de ser feito durante a reunião. É melhor fazer isso no final de uma chamada.
- Método do quadrante. O Método do Quadrante consiste em quatro seções quadradas diferentes. Perguntas na parte superior esquerda, anotações gerais na parte superior direita, itens de ação pessoal na parte inferior esquerda e itens de ação para outras pessoas na parte inferior direita. Essas seções podem ser alteradas de acordo com o contexto da reunião. Bill Gates usou notoriamente o Método do Quadrante para registrar suas anotações de reunião na época em que as reuniões de negócios presenciais eram comuns.
Organize suas anotações
Se você quiser aprender a organizar as anotações das reuniões de forma eficiente, é hora de investir em um anotador de IA e vinculá-lo ao seu CRM. Esse é um fator vital para compreender o contexto principal e reter as informações de suas reuniões. Isso lhe dará a capacidade de acessar e agir rapidamente com base em informações críticas, o que é fundamental para tomar decisões estratégicas no futuro.
Quer você opte por fazer as anotações por conta própria usando um dos quatro métodos descritos acima, quer peça à IA para fazer as anotações para que você possa concentrar toda a sua atenção na conversa, esperamos que este artigo o tenha orientado na direção certa em relação à organização das anotações da reunião.
