どのようなプロジェクトでも、整合性、期待、戦略、役割、責任などを明確にするために会議を開くことが必要である。しかし 調査結果しかし、調査によると、ほとんどの社員が出席する会議の半分は、仕事の生産性を妨げるだけの時間の無駄であることが分かっています。実際、経営者は、67％の会議が失敗であると見ています。その理由は、会議の唯一の目的を伝えることができず、次のようなことが行われているからです。 テーマから外れた会話.このため、すべての関係者が最初から同じ見解を持つことができるような、効果的な会議を計画し実行することが重要なのです。
この記事では、プロジェクトのキックオフミーティングを成功させるために必要なことをご紹介します。
この記事の中で
プロジェクト・キックオフ・ミーティングとは？
A プロジェクト・キックオフ・ミーティングクライアント（またはプロジェクトリーダー）と担当チームとの間で行われる最初の会議のことで、全員の意思統一を図るために行われる。ここでプロジェクトの目標や目的が設定される。チームの紹介やステークホルダーからの発言や質問など、具体的な計画を持ってプロジェクトを開始する絶好の機会です。
プロジェクトキックオフの基本
そこで、まず、どのような会議を始めたいのか、どのように会議を運営すればよいのか、理解を深めるために、いくつかの用語解説をします。会議のアジェンダは、プロジェクトの現在のフェーズによっていくつかの種類がある。
キックオフミーティングを行わずにプロジェクトサイクルを開始することは、失敗を覚悟するようなものです。プロジェクトのキックオフとは、プロジェクトの開始段階において、クライアント、スポンサー、ステークホルダーと会い、計画、動機付け、詳細の最終確認を行うことです。この時、お互いの目標を合わせ、プロジェクトを進めるための中心的な存在となる理想的なタイミングです。
プロジェクトレビューとは、ある時点におけるプロジェクトの進捗状況を評価することで、これまでに完了した内容を確認し、プロジェクトチームがプロジェクトの目標や目的を達成できたか、あるいは調整が必要かを判断する素晴らしい機会です。プロジェクトレビューは、プロジェクトの各フェーズが終了したときや、スコープに大きな変更があったときに行われます。
プロジェクトステータスとは、予測された計画に対するプロジェクト全体の進捗をまとめた報告書のことです。ステータスレポートを行う目的は、これまでの進捗状況を伝え、問題が発生する前に淘汰し、すべてが期限内または予算内であることを確認することです。このレポートでは、作業の時間、リスク、コストなどをモニターします。また、プロジェクトの状況報告書は、チームが最終目標に向かってどの程度の進捗を達成したかを示すものです。
プロジェクト会議のテンプレートとRSS
チーム内で共有すべき情報が多い場合は、会議のテンプレートを使用すると、作業量を管理しやすくなります。グループでも1対1の会議でも、テンプレートを使えば、誰もが納得するバトルプランを作成することができます。アジェンダには、目的、期限、成果物、出席者リストなど、プロジェクトの最初から最後までに必要なすべての重要情報が含まれています。
お気に入りのRSS、アジェンダ、テンプレートを使って、気合いを入れていきましょう!
プロジェクト・キックオフ・ミーティング・テンプレート
プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクト全体の方向性を決めるものです。キックオフの初日には、目標を定義し、明確な期限とマイルストーンを設定し、責任を簡単に割り当てることができるようにする必要があります。チームを歓迎し、プロジェクトの望ましい成果の概要を明確に、簡潔に説明しましょう。
など、ニーズに合わせて様々な種類のテンプレートが用意されています。 キックオフミーティング プレモルタル, Evernoteキックオフテンプレートから アジェンダ. また、このテンプレートは Jira と連携させることも可能で、リアルタイムでプロジェクトを管理し、ロードマップと同期させ、アジャイルレポートで進捗を確認できる素晴らしいツールです。
プロジェクト状況確認会議のテンプレート
プロジェクト・ステータス・ミーティングのテンプレートは、ロジスティックの詳細から特定のプロジェクトのニーズまで、障害となるものを特定し、アクションを割り当てるのに役立ちます。 アクションを割り当てることができます。をチームメンバーに割り当てるのに役立ちます。ニーズに応じて、概要、議論すべき問題点、解決策、チームのマイルストーンなどを記載することができます。アジェンダテンプレートを使い、定期的にプロジェクトステータスミーティングを行うことで、潜在的な問題を解決し、予防し、回避することが可能になります。 これらのテンプレートは完全にカスタマイズ可能なので、懸念事項、アクション、解決策を簡単に特定することができます。また 進捗状況の確認 進捗状況また、プロジェクトの進捗を確認するだけでなく、チームの状態を確認し、次のフェーズに備えることもできます。次の段階へ.
テンプレートを使用することで、簡単に機会を見つけ、会議の目的を概説することができます。プロジェクト会議のテンプレートには、通常、プロジェクトの概要、問題点や障害、未解決のアクションアイテムが記載されています。
Notion、Jira、Confluence、Evernote、Google Docs用のプロジェクトステータス・チェックイン会議のテンプレートは、こちらからダウンロードできます。
プロジェクトレビューミーティングのテンプレートとアジェンダ
さて、プロジェクトが終了しました。大事なプロジェクトを終えたあなた、次の深海に飛び込む前に、これらのプロジェクトレビュー会議のテンプレートとアジェンダをチェックしてみましょう。
その他の開発・技術会議のテンプレートはこちら
エンジニアチームとの週次ミーティングを行うには、全員がつながりを感じ、目的を持って素晴らしい仕事を続けることができるよう、しっかりとした計画を立てることが必要です。会議のテンプレートを活用すれば、あなた、あなたのチーム、そして利害関係者にとって、計画、レビュー、評価がより簡単になります。いくつかのテンプレートから選ぶことができ、ニーズに合わせて簡単にカスタマイズすることができます。
フェローエンジニアリングチームミーティングテンプレート
簡単にカスタマイズできる週次チームミーティングテンプレートです。このテンプレートには、スモールウィン、デモ、ディスカッショントピックなどのトーキングポイントがあらかじめ用意されています。
ハイパーコンテキスト エンジニアリングマネジメント同期テンプレート
ミッドスプリントマネジメントの同期に最適なので、開発、アップデート、チームやプロジェクトの目標について簡単に議論することができます。スターターアジェンダ、ネットステップトラッカー、ミーティングの評価、アイスブレーカーまで完全搭載し、AIによるインサイトも搭載しているので、問題が発生してもすぐに発見でき、解決策を簡単に見つけることができます。
1:1ミーティングテンプレート
アトラシアンの Confluence から開発された、双方が簡単に貢献できる共有ドキュメントです。特に、上司や従業員とremote の仕事をする場合に便利です。このテンプレートは、エンジニアの成長と問題に焦点を当て、履歴、以前のプロジェクト、学習、アクションアイテムを記録するのに役立ちます。
ユーゴ
Hugoは、シンプルなミーティング、チームミーティング、ボードミーティングなど、チームをよりハッピーで生産的にするために使用できる、さまざまなタイプのミーティングアジェンダテンプレートに対応しています。
スクラムミーティング
チームの確認やその日の仕事の段取り、簡単な情報交換を行うデイリーパルスクイックミーティングです。
最終的な感想
会議での発言や行動を把握することは、誰にとっても難しいことです。多くの質問が出され、アイデアが交換され、一般に多くの情報が共有されます。これには圧倒されます。そのため、会議のテンプレートが用意されています。 アジェンダまた、RSSを利用することで、簡単にチームの全員を参加させ、更新することができます。
また、構造化された会議をスムーズに運営するだけでなく、目標の調整やチームのコミュニケーションにも役立ちます。生産性を高く保ち、障害が発生する前にその障害を発見することができます。プロジェクトを円滑に進め、大きな満足感を得ながら終了させるための強力なツールなのです。
さて、何を待っているのでしょうか。そして、プロジェクト開発の各フェーズで使えるシンプルなミーティング・テンプレートをダウンロードして、すべてをシンプルに整理しておきましょう。
