En cualquier proyecto es necesario celebrar reuniones para alinear, aclarar las expectativas, las estrategias, las funciones y las responsabilidades. Sin embargo, la investigación muestra que la mayoría de los empleados consideran que la mitad de las reuniones a las que asisten son una completa pérdida de tiempo que sólo entorpece la productividad laboral. De hecho, los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son un fracaso porque no logran transmitir el objetivo único de la reunión, ya que están plagadas de conversaciones fuera de tema. Por eso es importante planificar y ejecutar una reunión de primera clase que garantice que todas las partes interesadas están en la misma página desde el principio.
En este artículo encontrará todo lo que necesita para llevar a cabo una reunión de inicio de proyecto con éxito.
En este artículo
¿Qué es una reunión de inicio de proyecto?
A reunión inicial del proyecto se refiere a la primera reunión entre el cliente (o el director del proyecto) y el equipo responsable para que todos estén de acuerdo. En ella se establecen los objetivos y el propósito del proyecto. Es una gran oportunidad para presentar al equipo y para que las partes interesadas hablen y hagan preguntas y comiencen el proyecto con un plan concreto.
Algunos aspectos básicos de la puesta en marcha del proyecto
Así pues, empecemos con algunas terminologías para entender mejor qué tipo de reuniones quiere iniciar y cómo llevarlas a cabo. Hay varios tipos de órdenes del día de las reuniones en función de la fase en la que se encuentre el proyecto.
Empezar un ciclo de proyecto sin una reunión de lanzamiento es como prepararse para el fracaso. El arranque del proyecto es la fase de iniciación del proyecto en la que debes reunirte con tu cliente, patrocinador o parte interesada para planificar, motivar y ultimar detalles. Es el momento ideal para alinear sus objetivos y encontrarse en el centro para hacer avanzar el proyecto.
Se trata de la evaluación del progreso de un proyecto en un momento determinado. Es una magnífica oportunidad para repasar lo que se ha completado hasta el momento y determinar si el equipo del proyecto ha alcanzado las metas y objetivos del mismo o si es necesario ajustarlo. Las revisiones del proyecto se programan al final de cada fase del mismo o cuando se producen cambios significativos en su alcance.
El estado del proyecto es un informe que resume el progreso general del proyecto con respecto al plan previsto. El objetivo de hacer un informe de situación es comunicar los progresos realizados, eliminar los problemas antes de que surjan y asegurarse de que todo se ajusta al plazo o al presupuesto. Este informe controla el tiempo, los riesgos y los costes del trabajo. El documento de situación del proyecto también muestra el nivel de progreso alcanzado por el equipo hacia el objetivo final.
Plantillas de reuniones de proyectos y RSS
Si tienes mucha información que compartir con tu equipo, utilizar una plantilla de reunión te ayudará a gestionar las cargas de trabajo. Tanto si se trata de una reunión de grupo como de una individual, una plantilla puede ayudarte a crear un plan de batalla que todos puedan seguir. Un orden del día te dará toda la información vital que se necesita para cualquier proyecto de principio a fin, incluidos los objetivos, los plazos, los entregables, la lista de asistentes/participantes y mucho más.
Pongámonos manos a la obra con algunos de nuestros RSS, agendas y plantillas favoritas.
Plantillas de reuniones de inicio de proyectos
La reunión de lanzamiento del proyecto marca el tono de todo el proyecto. El primer día de la puesta en marcha, debes ser capaz de definir tus objetivos, establecer plazos e hitos claros y asignar responsabilidades con facilidad. Dé la bienvenida a su equipo y exponga los resultados deseados del proyecto de forma clara y concisa.
Hay diferentes tipos de plantillas disponibles según sus necesidades, desde reunión inicial pre-mortems, plantillas de inicio de Evernotehasta agendas. También puede enlazar esta plantilla con Jira que es una gran herramienta que te permite gestionar tus proyectos en tiempo real, sincronizarlos con tus hojas de ruta y seguir el progreso con informes ágiles.
Descargue nuestro modelo de reunión de inicio de proyecto/agenda aquí o abajo...
Plantillas de reuniones de control del estado del proyecto
Desde los detalles logísticos hasta las necesidades específicas del proyecto, una plantilla de reunión de estado del proyecto ayudará a identificar los obstáculos y a asignar acciones a los miembros del equipo. Dependiendo de sus necesidades, puede incluir un resumen, problemas a discutir, soluciones e hitos del equipo. El uso de una plantilla de agenda y la realización de reuniones periódicas sobre el estado del proyecto le permitirán resolver, prevenir y evitar posibles problemas. Estas plantillas son totalmente personalizables, por lo que podrá señalar fácilmente cualquier preocupación, acción o solución. También podrá comprobar fácilmente el progreso del proyecto, pero también controlar a su equipo y prepararlo para la siguiente fase.
Si se utiliza una plantilla, se pueden detectar fácilmente las oportunidades y se puede definir el objetivo de la reunión. Una plantilla de reunión de estado del proyecto suele incluir el resumen del proyecto, los problemas o los obstáculos y los puntos de acción abiertos.
Descargue nuestras plantillas de reuniones de comprobación del estado del proyecto aquí, o específicamente para Notion, Jira, Confluence, Evernote y Google Docs.
Plantilla y orden del día de la reunión de revisión del proyecto
¡Wooohooo! Has terminado el proyecto más importante, y antes de que te lances a las siguientes aguas profundas, echemos un vistazo a estas plantillas y agendas de reuniones de revisión de proyectos:
Otras plantillas de reuniones de desarrollo e ingeniería que podrían gustarle
Llevar a cabo una reunión semanal con su equipo de ingeniería requiere un plan bien estructurado para que todos se sientan conectados e inspirados para seguir haciendo un trabajo excelente y con propósito. El uso de plantillas de reuniones facilitará la planificación, la revisión y la evaluación para usted, su equipo y las partes interesadas. Hay varias plantillas disponibles para que elijas, y se pueden personalizar fácilmente para que se ajusten a tus necesidades.
Plantilla de reunión del equipo de ingeniería
Esta es una plantilla de reunión de equipo semanal que puede personalizar fácilmente. Esta plantilla prediseñada se completa con temas de conversación como pequeñas victorias, demostraciones, temas de debate y mucho más para empezar.
Hipercontexto Plantilla de sincronización de la gestión de la ingeniería
Es perfecto para la sincronización de la gestión de medio tiempo para que pueda discutir fácilmente el desarrollo, las actualizaciones y discutir los objetivos del equipo y del proyecto. Está completamente repleto de agenda de inicio, rastreadores de pasos netos, calificación de reuniones, e incluso rompehielos, y perspectivas impulsadas por la IA para que pueda detectar los problemas a medida que surgen y encontrar fácilmente soluciones.
Plantilla de reunión 1:1
Desarrollado a partir de Confluence de Atlassian, se trata de un documento compartido en el que ambas partes pueden contribuir fácilmente. Resulta especialmente útil si trabajas en remote con tu jefe o un empleado. Esta plantilla ayuda a centrarse en el crecimiento y los problemas del ingeniero y a realizar un seguimiento de su historial, proyectos anteriores, aprendizaje y elementos de acción.
Hugo
Hugo admite diferentes tipos de plantillas de agenda de reuniones que puedes utilizar para conseguir un equipo más feliz y productivo, desde simples reuniones, reuniones de equipo, reuniones de la junta directiva.
Reunión de Scrum
Se trata de una reunión diaria de pulso rápido para comprobar cómo está el equipo, establecer el trabajo del día y realizar un rápido intercambio de información.
Reflexiones finales
Ponerse al día de lo que se dice y hace en una reunión es un reto para todos. Se plantean muchas preguntas, se intercambian ideas y, en general, se comparte mucha información. Esto puede resultar abrumador. Por eso las plantillas de reuniones están diseñadas para recoger el orden del díay RSS para incluir y actualizar fácilmente a todos los miembros del equipo.
No sólo le ayuda a dirigir una reunión bien estructurada y sin problemas, sino que también contribuye a la alineación de los objetivos y a la comunicación del equipo. Mantiene la productividad alta y ayuda a detectar los obstáculos incluso antes de que surjan. Es, sin duda, una poderosa herramienta que puedes utilizar para empezar y terminar un proyecto sin problemas y con gran satisfacción.
¿A qué espera? Supera esos objetivos uno a uno con éxito y descarga nuestras sencillas plantillas de reuniones para cada fase del desarrollo de tu proyecto para que todo sea sencillo y organizado.
