Una incorporación eficiente es crucial para los nuevos empleados, ya que marca la pauta para toda su permanencia en la empresa. La incorporación a Remote puede ser una forma estupenda de agilizar el proceso de incorporación, pero no está exenta de dificultades.
Uno de los principales obstáculos de la incorporación remote es garantizar que todos los empleados remote tengan acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias. Esto puede incluir software para reuniones virtuales, videoconferencias, intercambio de archivos, etc.
Otro reto es garantizar que los empleados remote puedan mantenerse conectados con otros miembros del equipo. Esto puede hacerse mediante reuniones periódicas o llamadas de equipo, así como mediante herramientas de gestión de proyectos colaborativos o plataformas de colaboración en línea como Slack o Trello.
Para superar estos retos, es importante hacer hincapié en la flexibilidad y comodidad de la incorporación a remote . Con las herramientas y la preparación adecuadas, la incorporación a remote puede ser un proceso sencillo y eficaz que ayude tanto a los empleados como a los empresarios a aprovechar al máximo su experiencia laboral. Además, es importante ser proactivo a la hora de proporcionar a los empleados remote toda la información necesaria para que tengan éxito en sus nuevas funciones. Esto puede incluir material de formación en línea, listas de control de incorporación u otras herramientas y recursos digitales.
Sin embargo, crear un proceso de incorporación eficiente puede ser más fácil si sabes qué debes tener en cuenta en cada etapa, especialmente cuando trabajas a distancia. Con tantas opciones y formas de hacerlo, puede ser difícil saber por dónde empezar. Esta sencilla lista de control para la incorporación a remote te ayudará a crear un proceso ágil que sea eficaz y eficiente.
Una sencilla lista de control de incorporación Remote para crear incorporaciones eficientes
Echemos un vistazo a una sencilla lista de control de incorporación remote que puedes utilizar para agilizar el proceso.
1. Tecnología y herramientas de comunicación
¿Has puesto en marcha todas las medidas para que los empleados remote tengan acceso a las herramientas tecnológicas y de comunicación necesarias? Esto podría incluir software para reuniones virtuales como Donut para reuniones programadas de puesta al día y actividades sociales como juegos, videoconferencias como Zoom y Google Meet para reuniones en directo y formación, intercambio de archivos como Google Drive, Dropbox u Onedrive, herramientas de documentación como Notion y Google Docs y mucho más.
Si no es así, considera la posibilidad de proporcionar estas herramientas o dar a los empleados formación sobre cómo utilizarlas eficazmente. tl;dv es una gran herramienta para crear vídeos estándar, como vídeos que ayuden a los nuevos empleados y clientes a utilizar determinadas funciones y herramientas. En definitiva, disponer de una herramienta de gestión de empleados de 360 grados como Workday y Eddy puede ser decisivo para lograr altos índices de éxito con la retención de empleados y la productividad, ya que te ayudan a gestionar a cada empleado tanto a nivel personal como organizativo.
Cosas a tener en cuenta:
- Asegúrate de que el nuevo Empleado tiene acceso a todas las herramientas de videoconferencia que utiliza la empresa.
- Ayuda al empleado a configurar videoconferencias a medida y tiene acceso a los manuales de usuario.
- Asegúrate de que la conexión a Internet del Empleado no va a ser un obstáculo y es lo suficientemente estable como para facilitar las videoconferencias y el trabajo. 1,5 Mbps debería ser lo mínimo para facilitar las reuniones online y las actividades laborales en general.
- ¿Se han configurado correctamente todas las piezas tecnológicas, tanto de software como de hardware, para o por el empleado?
- Envía todo el equipo del puesto de trabajo, incluidos ordenadores, auriculares, ratón, teclado y otros elementos de trabajo.
- Organiza una sesión con el equipo informático
2. Mantente conectado
¿Existe un plan para que los empleados remote permanezcan conectados con otros miembros del equipo? Esto podría incluir reuniones periódicas o llamadas de equipo, así como herramientas de gestión de proyectos de colaboración o plataformas de colaboración en línea como tl;dv, Google Docs, Slack o Trello.
Introduce sistemas potentes como el coaching, los mentores y los sistemas de compañeros para ayudar a tus nuevos empleados a asimilarse culturalmente de forma adecuada. También estarán más abiertos a la comunicación con ellos si está formalizada. Zavvy es una gran herramienta que no sólo te ayuda a automatizar los procesos de gestión de empleados, sino que también te ayuda a racionalizar tu sistema de compañeros para asegurarte de que no ejerce una presión indebida sobre otros empleados, como entrenadores, mentores y otros compañeros.
Es ideal tener sesiones de puesta al día. Donut puede ayudarte a crear una programación automatizada de todas las sesiones de recuperación para que no tengas que enviar manualmente invitaciones y realizar tareas relacionadas cada vez que haya una sesión.
Cosas a tener en cuenta:
- Asegúrate de que el nuevo empleado se relaciona con personas de varios departamentos en sus primeras semanas
- Configura series automatizadas de correos electrónicos de bienvenida
- Deben establecerse sistemas de comunicación para los nuevos empleados, como el correo electrónico, el canal Slack y otras herramientas. El equipo informático debe tener una lista de todas las plataformas de comunicación para los nuevos empleados.
- ¿Se ha establecido un sistema de compañeros, mentores o tutores?
- Comunícate con la mayor frecuencia posible tanto con las sesiones asíncronas como con las sesiones en directo. Los acuerdos deben comunicarse bien cada vez
- Las expectativas deben estar bien comunicadas. Deben quedar claros los KPI, los OKR, los plazos, etc. ¿Cómo se llevarán a cabo las revisiones del rendimiento?
- ¿Se ha añadido al empleado a todas las listas de correo electrónico de comunicaciones internas relevantes?
- Garantiza un acceso fácil a las funciones, responsabilidades y beneficios.
- Organiza con antelación las reuniones iniciales necesarias, como con RRHH, el director, el equipo y toda la organización.
- Deben crearse otros horarios, como reuniones mensuales, reuniones de puesta al día e itinerario de actividades sociales, y compartirlos con los nuevos empleados.
3. Considera las preferencias
Al crear tu lista de control de incorporación remote , asegúrate de tener en cuenta las necesidades y preferencias tanto de tu equipo actual como de tus nuevos empleados. No hay dos empleados iguales, y es difícil conocer a una persona por completo en uno o dos días.
Pero para acelerar la incorporación de los empleados, necesitas tener ciertas preferencias personales básicas de los empleados. ¿En qué zonas horarias viven? ¿Cómo afectarán o cambiarán estas zonas horarias a su dinámica de trabajo y a la de los demás miembros del equipo? ¿Prefieren las reuniones en directo o asíncronas? ¿Se corresponde esto con los sistemas ya existentes, o se pueden hacer algunos cambios para ellos? Tal vez sean más introvertidos, por lo que prefieren asíncronas y en directo sólo cuando sea absolutamente necesario.
Conocer detalles adicionales sobre ellos como persona, como sus intereses, aficiones, cosas favoritas y demás, puede ayudarte a enviarles regalos y hacer que se sientan más cómodos y muy contentos de trabajar contigo. Armado con esta información, estarás preparado para crear un plan completo y eficaz para conseguir que den lo mejor de sí mismos.
Cosas a tener en cuenta:
- Planifica las zonas horarias
- Compartir calendarios para facilitar la reserva de reuniones
- ¿Introvertido o extrovertido? ¿Cuáles son las mejores formas de comunicarse? El equipo debe estar al tanto de esa información y de cómo relacionarse con los nuevos empleados.
- Pregunta por sus expectativas
- ¿Cuáles son sus intereses?
- Evalúa lo cómodas que les resultan las disposiciones. ¿Hay margen de mejora?
4. Recursos adicionales
¿Dispones de recursos adicionales que puedan resultar útiles a los empleados remote ? Puede tratarse de material de formación online, listas de control de incorporación, manuales u otras herramientas y recursos digitales. En cualquier caso, es importante ser proactivo a la hora de proporcionar a los empleados remote toda la información necesaria para que tengan éxito en sus nuevas funciones.
Un buen ejemplo del manual del empleado perfecto es el Manual de GitLab, que, una vez impreso, tiene 2400 páginas y contiene toda la información que necesitaría un empleado de GitLab. Dependiendo de la función que vaya a desempeñar el empleado, puede necesitar algunos recursos a medida, como historial e información sobre clientes.
Las reuniones grabadas con tl;dv podrían compartirse con ellos para darles una máquina del tiempo a los acontecimientos que ocurrieron mucho antes de que entraran a formar parte de la empresa. De este modo, tendrían acceso total a los aprendizajes de la organización y podrían construir una sólida comprensión de cómo funcionan las cosas. tl;dv también podría servir como un único centro de aprendizaje para los empleados, repleto de sesiones pregrabadas que profundizaran en demostraciones, como pantallas compartidas, de cómo hacer las cosas en la práctica.
Como estos vídeos son a la carta, pueden permitir a los empleados revisarlos en cualquier momento que necesiten refrescar o aprender algo. Con las marcas de tiempo y las transcripciones, los empleados pueden saltarse fácilmente aspectos de los vídeos con los que ya están familiarizados y centrarse sólo en lo que necesitan en ese momento.
Cosas a tener en cuenta:
- ¿Existe una base de conocimientos? ¿Está siempre accesible un catálogo de información valiosa?
- ¿Con quién se puede contactar cuando surgen problemas?
- ¿Tienen acceso al directorio de contactos del personal?
- ¿Tienen acceso al Manual de RRHH?
5. Registros
Asegúrate de que tienes un plan para que los empleados remote se reúnan periódicamente con Donut, ya sea mediante videoconferencia con Zoom o Happy Hour, conversaciones telefónicas, chats a través de Slack u otros medios. Esto ayudará a garantizar que todo el mundo está en la misma página y que cualquier preocupación o problema se aborda lo antes posible.
El nuevo empleado debe tener una sesión individual con su jefe directo para hablar del puesto y de otros detalles. Reunirse con su jefe debería marcar el rumbo del resto del proceso de incorporación, una vez que haya pasado por RRHH. El jefe debe fijar el curso de las reuniones de seguimiento y acordar una cita con el nuevo empleado. Lo ideal es celebrar estas reuniones de puesta al día a las dos semanas, a las 4 semanas y a los 2 meses. De este modo, el directivo puede hacer un seguimiento de los progresos y ayudarles a comprender la empresa y su funcionamiento tal y como estaba previsto.
Durante estas reuniones, especialmente en la primera, el nuevo empleado debe conocer sus KPI, OKR y cómo se controlará y medirá su rendimiento, incluido su progreso en la asimilación a la empresa. En Notion podría alojarse un directorio de sesiones de formación de incorporación obligatorias, con marcas de verificación que permitan al empleado marcar cada una de ellas después de haberlas superado con éxito. Pero aparte de Notion, hay otras herramientas como Trello para seguir el progreso y Zavvy para gestionar al empleado.
6. Retroalimentación
Por último, asegúrate de solicitar la opinión tanto de los empleados remote como de tu equipo actual a lo largo del proceso de incorporación. Esto te ayudará a identificar las áreas que deben mejorarse y a realizar los ajustes necesarios en tu lista de verificación de incorporación remote .
Puedes crear una lista de control de incorporación remote que sea completa y eficaz siguiendo las ideas anteriores. Si dedicas tiempo a planificar tu inminente incorporación y tienes en cuenta las necesidades de todas las partes implicadas, podrás agilizar el proceso de incorporación remote y ayudar a los empleados remote a prosperar en sus nuevas funciones.
¿Qué debe incluirse en la incorporación virtual?
Al crear una lista de control de incorporación remote , hay algunos elementos clave que deben incluirse. En primer lugar, es importante presentar al nuevo empleado al equipo y ofrecer una visión general de la cultura y los valores de la empresa. Esto ayudará a los empleados remote a sentirse parte del equipo desde el primer día. Puedes conseguirlo mediante una serie de correos electrónicos, presentaciones por chat online y reuniones.
Sin embargo, celebrar reuniones para todos y cada uno de los onboarding consume rápidamente el tiempo productivo. Por eso, lo mejor es grabar todo lo que necesitan los nuevos empleados, clientes o posibles clientes (según el tipo de onboarding) utilizando tl;dv, y compartir los vídeos con el participante para que los repase. Así ahorrarás tiempo y te asegurarás de que la información llega al destinatario. Utiliza marcas de tiempo para resaltar los momentos clave y ayudarles a asimilar las partes importantes del vídeo. La parte buena de todo esto es que recibes una notificación cuando se ve tu vídeo, para que puedas hacer un seguimiento rápido y asegurarte de que todo va sobre ruedas. ¿Qué te parece ahorrar tiempo? Prueba esto.
A continuación, deberás proporcionar a los empleados remote toda la información necesaria para que tengan éxito en sus nuevas funciones. Esto puede incluir descripciones del puesto, políticas de la empresa o materiales de formación. Además, es importante dar a los empleados remote acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias. Esto puede incluir software para reuniones virtuales, videoconferencias, intercambio de archivos, etc. tl;dv es estupendo para enviar información crítica. Tanto si se trata de una sesión con un nuevo cliente como de la incorporación de un nuevo empleado, puedes crear un catálogo de vídeos sobre preguntas frecuentes y un centro de conocimientos para garantizar una incorporación más rápida y a tu propio ritmo.
Por último, a lo largo del proceso de incorporación, es fundamental obtener información tanto de los trabajadores remote como de tu personal actual. Esto te ayudará a detectar cualquier deficiencia y a hacer las modificaciones necesarias en tu lista de verificación de incorporación remote . Puedes simplificar el procedimiento de incorporación a remote tomándote tiempo para deliberar con antelación y tener en cuenta las demandas de todas las partes implicadas.
Consejos para la incorporación Remote
1. Comunicación
Ante todo, la comunicación es clave en la incorporación a remote . Asegúrate de presentar al nuevo empleado al equipo y de proporcionarle una visión general de la cultura y los valores de la empresa. Además, proporciona a los empleados remote acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias.
2. Formación
Proporciona a los empleados remote toda la información que necesiten para tener éxito en su nuevo puesto. Esto puede incluir descripciones del puesto, políticas de la empresa o materiales de formación. Además, es importante ser proactivo a la hora de proporcionar a los empleados remote acceso a la tecnología y las herramientas de comunicación necesarias.
3. Retroalimentación
Por último, es importante solicitar la opinión tanto de los empleados remote como de tu equipo actual a lo largo del proceso de incorporación. Esto te ayudará a identificar las áreas que necesitan mejoras y a hacer los ajustes necesarios en tu lista de verificación de incorporación remote . Si te tomas tiempo para planificar con antelación y tener en cuenta las necesidades de todas las partes implicadas, podrás agilizar el proceso de incorporación remote y ayudar a los empleados remote a prosperar en sus nuevas funciones.
Por qué el Onboarding Remote es preferible al Onboarding tradicional
La incorporación virtual se prefiere a los métodos tradicionales de incorporación por algunas buenas razones, dada nuestra nueva dispensación mundial y el aumento de las condiciones de trabajo remote y desde casa.
Para empezar, la incorporación remote es más flexible y puede adaptarse a las necesidades de cada empleado o cliente.
Además, la incorporación remote permite a los empleados empezar a trabajar en su nuevo empleo inmediatamente, sin tener que esperar a una reunión u orientación en persona.
Por último, la incorporación remote es sencillamente más cómoda para ambas partes: no hay que preocuparse de coordinar horarios ni de encontrar un lugar adecuado. Coordinar reuniones entre zonas horarias diferentes puede ser bastante difícil.
Conclusión
¡Eso es todo! Ahora puedes crear una lista de control de incorporación remote que te ahorrará tiempo y ayudará a los trabajadores remote a tener éxito siguiendo estos sencillos pasos. ¿Tienes más ideas? Inclúyelas en los comentarios a continuación, ¡y no olvides probar tl;dv gratis!
