Uma lista de verificação simples do Remote Onboarding para criar onboardings eficientes

A integração eficiente de funcionários é crucial para os novos funcionários, pois define o tom para todo o seu período na empresa. Remote A integração pode ser uma ótima maneira de simplificar o processo de integração, mas não está isenta de desafios. 

Um dos principais obstáculos da integração do remote é garantir que todos os funcionários do remote tenham acesso à tecnologia e às ferramentas de comunicação necessárias. Isso pode incluir software para reuniões virtuais, videoconferências, compartilhamento de arquivos e muito mais. 

Outro desafio é garantir que os funcionários do remote possam se manter conectados com outros membros da equipe. Isso pode ser feito por meio de check-ins regulares ou chamadas de equipe, bem como por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos colaborativos ou plataformas de colaboração on-line, como Slack ou Trello.

Para superar esses desafios, é importante enfatizar a flexibilidade e a conveniência da integração remote . Com as ferramentas e a preparação certas, a integração do remote pode ser um processo simples e eficiente que ajuda tanto os funcionários quanto os empregadores a obter o máximo de sua experiência de trabalho. Além disso, é importante ser proativo e fornecer aos funcionários remote todas as informações necessárias para que eles tenham sucesso em suas novas funções. Isso pode incluir material de treinamento on-line, listas de verificação de integração ou outras ferramentas e recursos digitais.

No entanto, a criação de um processo de integração eficiente pode ser facilitada quando você sabe o que procurar em cada etapa, especialmente quando se trabalha remotamente. Com muitas opções e maneiras de fazer isso, pode ser difícil saber por onde começar. Esta simples lista de verificação de integração do remote o ajudará a criar um processo simplificado que seja eficaz e eficiente.

Uma lista de verificação simples do Remote Onboarding para criar onboardings eficientes

Vamos dar uma olhada em uma simples lista de verificação de integração do remote que você pode usar para agilizar o processo.

1. Ferramentas de tecnologia e comunicação

Você implementou todas as medidas para que os funcionários do remote tenham acesso à tecnologia e às ferramentas de comunicação necessárias? Isso pode incluir software para reuniões virtuais, como o Donut, para reuniões programadas de atualização e atividades sociais, como jogos, videoconferência, como Zoom e Google Meet , para reuniões e treinamentos ao vivo, compartilhamento de arquivos, como Google Drive, Dropbox ou Onedrive, ferramentas de documentação, como Notion e Google Docs, entre outras.

Caso contrário, considere a possibilidade de fornecer essas ferramentas ou dar treinamento aos funcionários sobre como usá-las de forma eficaz. O site tl;dv é uma ótima ferramenta para criar vídeos padrão, como vídeos de ajuda a novos funcionários e clientes sobre como usar determinados recursos e ferramentas. Em suma, ter uma ferramenta de gerenciamento de funcionários de 360 graus, como o Workday e o Eddy, pode ser fundamental para alcançar altas taxas de sucesso com a retenção de funcionários e a produtividade, pois elas o ajudam a gerenciar cada funcionário em nível pessoal e organizacional. 

Pontos a considerar:

1. Certifique-se de que o novo funcionário tenha acesso a todas as ferramentas de videoconferência usadas pela empresa. 
2. Ajuda o funcionário a configurar a videoconferência sob medida e tem acesso aos manuais do usuário.
3. Verifique se a conexão de Internet do funcionário não será um obstáculo e se é estável o suficiente para facilitar a videoconferência e o trabalho. 1,5 Mbps deve ser o mínimo para facilitar reuniões on-line e atividades de trabalho em geral. 
4. Todas as peças de tecnologia, tanto de software quanto de hardware, foram configuradas corretamente para o funcionário ou por ele? 
5. Envie todos os equipamentos da estação de trabalho, incluindo computadores, fones de ouvido, mouse, teclado e outros itens de trabalho. 
6. Organize uma sessão com a equipe de TI

2. Mantenha-se conectado

Existe um plano para que os funcionários do remote permaneçam conectados com outros membros da equipe? Isso pode incluir check-ins regulares ou chamadas de equipe, bem como ferramentas de gerenciamento de projetos colaborativos ou plataformas de colaboração on-line, como tl;dv, Google Docs, Slack ou Trello.

Introduza sistemas poderosos, como coaching, mentores e sistemas de amigos para ajudar seus novos funcionários a se assimilarem culturalmente de forma adequada. Eles também estarão mais abertos à comunicação com essas partes se ela for formalizada. A Zavvy é uma excelente ferramenta que não apenas ajuda a automatizar os processos de gerenciamento de funcionários, mas também ajuda a otimizar o sistema de amigos para garantir que não haja pressão indevida sobre outros funcionários, como treinadores, mentores e outros colegas.

É ideal ter sessões de atualização. O Donut pode ajudá-lo a criar uma programação automatizada de todas as sessões de recuperação para que você não precise enviar convites manualmente e executar tarefas relacionadas sempre que houver uma sessão. 

Pontos a considerar: 

1. Assegurar que o novo funcionário se conecte com pessoas de vários departamentos em suas primeiras semanas
2. Configurar uma série de e-mails de boas-vindas automatizados
3. Os sistemas de comunicação devem ser configurados para os novos funcionários, como e-mail, canal do Slack e outras ferramentas. A equipe de TI deve ter uma lista de todas as plataformas de comunicação para que os novos funcionários fiquem atentos. 
4. Foi implementado um sistema de amigos, mentores ou coaching ? 
5. Comunique-se o mais frequentemente possível com as sessões assíncronas e ao vivo. Os arranjos devem ser bem comunicados a cada vez
6. As expectativas devem ser bem comunicadas. KPIs, OKRs, cronogramas e outros devem ficar claros. Como serão realizadas as avaliações de desempenho?
7. O funcionário foi adicionado a todas as listas de e-mail de comunicações internas relevantes?
8. Garantir fácil acesso às funções, responsabilidades e benefícios. 
9. Organize as reuniões iniciais necessárias com antecedência, como com o RH, o gerente, a equipe e toda a organização. 
10. Outras programações, como reuniões mensais, reuniões de atualização e itinerário de atividades sociais, devem ser criadas e compartilhadas com os novos funcionários.

3. Considere as preferências

Ao criar a lista de verificação de integração remote , não deixe de levar em conta as necessidades e preferências tanto da equipe existente quanto dos novos funcionários. Não há dois funcionários iguais, e é difícil conhecer uma pessoa completamente em um ou dois dias.

Mas para acelerar a integração dos funcionários, você precisa conhecer algumas preferências pessoais básicas dos funcionários. Em que fusos horários eles vivem? Como esses fusos horários afetarão ou mudarão a dinâmica de trabalho para eles e para os outros membros da equipe? Eles preferem reuniões ao vivo ou assíncronas? Isso corresponde aos sistemas já existentes ou podem ser feitas algumas alterações para eles? Talvez eles sejam mais introvertidos, por isso preferem assíncrono e ao vivo somente quando for absolutamente necessário.

Conhecer detalhes adicionais sobre a pessoa, como seus interesses, hobbies, coisas favoritas e muito mais, pode ajudá-lo a enviar presentes e deixá-la mais confortável e muito feliz em trabalhar com você. Munido dessas informações, você está pronto para criar um plano abrangente e eficaz para fazer com que ele dê o melhor de si.

Pontos a considerar: 

1. Planeje para fusos horários
2. Compartilhe calendários para facilitar o agendamento de reuniões
3. Introvertido ou extrovertido? Quais são as melhores maneiras de se comunicar? A equipe deve estar a par dessas informações e de como se relacionar com os novos funcionários. 
4. Pergunte sobre suas expectativas
5. Quais são seus interesses? 
6. Avalie o quanto as provisões estão deixando-os confortáveis. Há espaço para melhorias?

4. Recursos adicionais

Você tem algum recurso adicional que os funcionários da remote possam achar útil? Isso pode incluir material de treinamento on-line, listas de verificação de integração, manuais ou outras ferramentas e recursos digitais. Seja qual for o caso, é importante ser proativo e fornecer aos funcionários do remote todas as informações necessárias para que tenham sucesso em suas novas funções.

Um bom exemplo de manual de funcionário perfeito é o Manual do GitLab, que, quando impresso, tem 2.400 páginas e contém todas as informações de que um funcionário do GitLab precisa. Dependendo da função que o funcionário estiver desempenhando, ele pode precisar de alguns recursos personalizados, como histórico e informações sobre o cliente.

As reuniões gravadas no site tl;dv podem ser compartilhadas com eles para que tenham uma máquina do tempo para os eventos que aconteceram muito antes de entrarem na empresa. Dessa forma, eles teriam acesso total aos aprendizados organizacionais e poderiam desenvolver um sólido entendimento de como as coisas funcionam. O tl;dv também poderia servir como um único centro de aprendizado para os funcionários, repleto de sessões pré-gravadas que se aprofundam com demonstrações, como compartilhamentos de tela de como fazer as coisas na prática.

Como esses vídeos são sob demanda, eles podem permitir que os funcionários os revejam sempre que precisarem se atualizar ou aprender algo. Com os registros de data e hora e as transcrições, os funcionários podem facilmente pular aspectos dos vídeos com os quais já estão familiarizados e se concentrar apenas no que precisam no momento. 

Coisas a serem observadas:

1. Existe uma base de conhecimento? Um catálogo de informações valiosas está sempre acessível?
2. Quem pode ser contatado quando surgirem problemas? 
3. Eles têm acesso ao diretório de contatos da equipe?
4. Eles têm acesso ao Manual de RH?

5. Check-ins

Certifique-se de ter um plano para fazer check-ins regulares dos funcionários remote com a Donut, seja por meio de videoconferência com Zoom ou Happy Hour, conversas telefônicas, bate-papos pelo Slack ou outros meios. Isso ajudará a garantir que todos estejam na mesma página e que quaisquer preocupações ou problemas sejam tratados o mais rápido possível.

O novo funcionário deve ter uma sessão individual com seu gerente direto para discutir a função e outros detalhes. A reunião com o gerente deve definir o curso do restante do processo de integração após o processamento pelo RH. O gerente deve definir o curso para os acompanhamentos e ter um acompanhamento acordado e agendado com o novo funcionário. O ideal é fazer essas reuniões de acompanhamento em duas semanas, quatro semanas e dois meses. Ao fazer isso, o gerente pode acompanhar o progresso e ajudar o funcionário a entender a empresa e como ela funciona da maneira que foi planejada.

Durante essas reuniões, especialmente na primeira, o novo funcionário deve ser informado sobre seus KPIs, OKRs e como seu desempenho será monitorado e medido, incluindo seu progresso na assimilação pela empresa. Um diretório de sessões obrigatórias de treinamento de integração pode ser hospedado no Notion com marcas de verificação para permitir que o funcionário marque cada uma delas depois de passar por elas com sucesso. Mas, além do Notion, há outras ferramentas como o Trello para monitorar o progresso e o Zavvy para gerenciar o funcionário. 

6. Feedback

Por fim, não deixe de solicitar feedback dos funcionários do remote e da equipe existente durante todo o processo de integração. Isso lhe dará apoio para identificar as áreas que precisam ser melhoradas e fazer os ajustes necessários em sua lista de verificação de integração remote .

Você pode criar uma lista de verificação de integração remote que seja abrangente e eficaz, seguindo as ideias acima. Se você reservar um tempo para planejar a integração iminente e considerar as necessidades de todas as partes envolvidas, poderá simplificar o processo de integração remote e ajudar os funcionários remote a prosperar em suas novas funções.

O que deve ser incluído na integração virtual?

Ao criar uma lista de verificação de integração no site remote , há alguns elementos-chave que devem ser incluídos. Primeiro, é importante apresentar o novo funcionário à equipe e fornecer uma visão geral da cultura e dos valores da empresa. Isso ajudará os funcionários da remote a se sentirem parte da equipe desde o primeiro dia. Você pode fazer isso por meio de uma série de e-mails, apresentações por bate-papo on-line e reuniões. 

No entanto, a realização de reuniões para cada integração consome rapidamente o tempo produtivo. Portanto, a melhor maneira é gravar tudo o que os novos funcionários, clientes ou clientes potenciais precisam (dependendo do tipo de integração) usando o site tl;dv e compartilhar os vídeos com os participantes. Isso economiza tempo e garante que as informações sejam transmitidas. Use marcas de tempo para destacar os pontos principais e ajudá-los a assimilar as partes importantes do vídeo. A parte boa de tudo isso é que você é notificado quando seu vídeo é visualizado, para que possa acompanhar rapidamente e garantir que tudo esteja ocorrendo sem problemas. Que tal economizar tempo? Experimente isso.

Em seguida, você deverá fornecer aos funcionários do remote todas as informações necessárias para que eles tenham sucesso em suas novas funções. Isso pode incluir descrições de cargos, políticas da empresa ou materiais de treinamento. Além disso, é importante dar aos funcionários do remote acesso à tecnologia e às ferramentas de comunicação necessárias. Isso pode incluir software para reuniões virtuais, videoconferência, compartilhamento de arquivos e muito mais. tl;dv é excelente para o envio de informações críticas. Seja para uma sessão com um novo cliente ou para a integração de um novo funcionário, você pode criar um catálogo de vídeos sobre perguntas frequentes e um hub de conhecimento para garantir uma integração mais rápida e individualizada.

Por fim, durante todo o processo de integração, é fundamental obter a opinião dos funcionários do remote e da equipe atual. Isso o ajudará a identificar eventuais deficiências e a fazer as modificações necessárias na lista de verificação de integração do remote . Você pode simplificar o procedimento de integração do remote reservando um tempo para deliberar com antecedência e considerar as demandas de todas as partes envolvidas.

Dicas para Remote Onboarding

1. Comunicação

Antes de mais nada, a comunicação é fundamental quando se trata de remote onboarding. Não deixe de apresentar o novo funcionário à equipe e fornecer uma visão geral da cultura e dos valores da empresa. Além disso, dê aos funcionários remote acesso à tecnologia e às ferramentas de comunicação necessárias. 

2. Treinamento

Forneça aos funcionários do remote todas as informações necessárias para que eles tenham sucesso em sua nova função. Isso pode incluir descrições de cargos, políticas da empresa ou materiais de treinamento. Além disso, é importante ser proativo e fornecer aos funcionários remote acesso à tecnologia e às ferramentas de comunicação necessárias.

3. Feedback

Por fim, é importante solicitar feedback dos funcionários do remote e da equipe existente durante todo o processo de integração. Isso o ajudará a identificar as áreas que precisam ser melhoradas e a fazer os ajustes necessários na lista de verificação de integração do remote . Ao planejar com antecedência e considerar as necessidades de todas as partes envolvidas, você pode simplificar o processo de integração do remote e ajudar os funcionários do remote a prosperar em suas novas funções.

Por que o Remote Onboarding é preferível ao Onboarding tradicional

A integração virtual é preferida em relação aos métodos tradicionais de integração por alguns bons motivos, dada a nossa nova dispensa mundial e o aumento do remote e das condições de trabalho em casa. 

Para começar, a integração do remote é mais flexível e pode ser adaptada às necessidades de cada funcionário ou cliente. 

Além disso, a integração no site remote permite que os funcionários comecem a trabalhar imediatamente em seu novo emprego, sem ter que esperar por uma reunião ou orientação presencial. 

Por fim, a integração pelo site remote é simplesmente mais conveniente para ambas as partes - não há necessidade de se preocupar em coordenar horários ou encontrar um local adequado. Você sabe, coordenar reuniões entre fusos horários diferentes pode ser muito difícil.

Conclusão

Isso é tudo! Agora você pode criar uma lista de verificação de integração do remote que economizará tempo e ajudará os funcionários do remote a serem bem-sucedidos, seguindo essas etapas fáceis. Você tem mais alguma ideia? Inclua-as nos comentários abaixo e não se esqueça de experimentar o tl;dv gratuitamente!