Ha grabado una llamada a Microsoft Teams : ¡genial! Ahora viene una tarea igual de importante: compartir esta grabación con su equipo, con toda la organización o con aquellos que sólo necesitan saber lo que está pasando. Hacerlo de forma eficaz es crucial para transmitir las valiosas ideas y debates que se han captado en la llamada. La reunión grabada puede contener estrategias clave, decisiones importantes o momentos vitales de colaboración. Ponerlo a disposición de tu equipo garantiza que los que no pudieron asistir se mantengan informados y se beneficien de todo el contexto de los debates.
Pero no es demasiado sencillo. Verás, para poder descargar grabaciones de Teams necesitas haber grabado la llamada de Teams. Y la única persona que puede grabar la llamada de Teams es quien tiene el poder administrativo para hacerlo... y una cuenta de pago.
Sin embargo, si lo tiene, le guiaremos a través de los pasos necesarios para descargar eficazmente una grabación de equipos y compartir sus grabaciones de llamadas. Nuestro objetivo es ayudarte a aprovechar estas grabaciones para mejorar la comunicación y el intercambio de conocimientos dentro de tu organización (y ofrecerte una alternativa potencialmente mejor).
Cómo descargar las grabaciones de los equipos
Aquí tienes una guía completa sobre cómo grabar, encontrar, gestionar y utilizar eficazmente las grabaciones de reuniones en Microsoft Teams.
- Iniciar la grabación en Microsoft Teams:
Para iniciar una grabación en una reunión de Microsoft Teams , vaya a los controles de la reunión y seleccione "Más acciones" y, a continuación, "Grabar y transcribir".
En cuanto inicie la grabación, se notificará a todos los participantes, lo cual es importante para la transparencia.
La grabación capturará todos los aspectos de la reunión: audio, vídeo y cualquier actividad de pantalla compartida que tenga lugar. - Detener la grabación:
Cuando estés listo para detener la grabación, navega de nuevo a "Más acciones" y luego a "Grabar y transcribir".
Tienes la opción de detener la grabación por completo o sólo finalizar el servicio de transcripción si está en marcha. Puedes tomar esta decisión en función de las necesidades de tu reunión. - Buscar grabaciones:
Una vez grabadas, las reuniones se guardan automáticamente en SharePoint para las reuniones de canal o en OneDrive para otros tipos de reuniones.
Puede encontrar fácilmente estas grabaciones en el chat de la reunión o en el hilo de conversación del canal, facilitando el acceso para su posterior revisión. - Quién puede grabar:
Las capacidades de grabación dependen de la licencia del usuario y de la configuración de permisos en Office 365 o Microsoft 365.
Las opciones para grabar una reunión pueden variar, ya sea el organizador de la reunión, una persona de la misma organización, un invitado o de otra organización. - Gestión de la caducidad:
Microsoft Teams las grabaciones no permanecen para siempre. Tienen un período de caducidad preestablecido, determinado por la configuración del administrador.
Sin embargo, si es necesario, puede ajustar la fecha de caducidad de cada grabación según sus necesidades o permisos de administrador. - Descargar y compartir grabaciones:
Normalmente, el organizador de la reunión y el iniciador de la grabación tienen la posibilidad de descargar la grabación.
Una vez descargadas, estas grabaciones pueden compartirse como cualquier otro archivo en OneDrive o SharePoint, lo que ofrece una gran flexibilidad a la hora de distribuirlas. - Almacenamiento y permisos:
Las grabaciones se almacenan de forma segura en OneDrive o SharePoint, lo que garantiza la realización de copias de seguridad.
Ten en cuenta que los permisos de acceso pueden variar. Por ejemplo, el organizador y el grabador suelen tener derechos de edición, mientras que otros pueden tener solo permisos de visualización. - Privacidad y aspectos legales:
Es importante conocer y comprender las funciones de la plataforma, especialmente en lo que respecta a la privacidad y los aspectos legales. Esto incluye saber quién puede acceder legalmente a la grabación y asegurarse de que todos los participantes son conscientes de que se está grabando la reunión.
Siguiendo estos pasos y consideraciones, podrá gestionar eficazmente las grabaciones de sus reuniones en Microsoft Teams , asegurándose de que sirvan como un valioso recurso para su equipo u organización.
¿Dónde se guardan las llamadas de equipos descargadas?
Microsoft Teams Las grabaciones de las reuniones se guardan en OneDrive y SharePoint. Aunque la integración con plataformas de almacenamiento de uso generalizado resulta útil, puede dificultar la gestión y el acceso a estas grabaciones. Además, aunque Teams Premium ofrece opciones mejoradas de gestión de grabaciones, es posible que estas no satisfagan todas las necesidades matizadas de todas las organizaciones, especialmente si se trabaja con clientes o contratistas que operan en Zoom o Google Meet, por ejemplo.
La necesidad de una mayor funcionalidad
Los usuarios pueden encontrarse navegando por múltiples plataformas para localizar y gestionar sus grabaciones, lo que puede llevar a confusión o ineficacia. Además, los ajustes y funcionalidades por defecto que ofrece Teams, incluso en su versión Premium, pueden no ser suficientes para las diversas necesidades de los distintos equipos y proyectos.
Aquí es donde entra en juego una solución de terceros como tl;dv , que ofrece una amplia gama de funcionalidades para superar estas limitaciones. tl;dv no sólo simplifica el proceso de acceder a las grabaciones y compartirlas, sino que también proporciona funciones mejoradas como:
Funciones de búsqueda avanzada: Encuentra rápidamente partes específicas de la grabación de una reunión utilizando palabras clave o frases, ahorrando tiempo y mejorando la productividad. Busca en TODAS las grabaciones, no solo en la que estás viendo, y también se puede utilizar de forma muy parecida a ChatGPT.
Acceso y uso compartido personalizados: Racionalice la forma de compartir las grabaciones tanto dentro como fuera de la organización, garantizando que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado en el momento oportuno.
Integración completa: Se integra perfectamente con las configuraciones existentes de Microsoft Teams , ofrece una interfaz fácil de usar que reduce la curva de aprendizaje y mejora la adopción por parte del usuario. También se integra con Zoom y Google Meet, junto con una serie de otras herramientas y software, incluidos sistemas CRM y Zapier.
Funciones de grabación adicionales: Ofrezca algo más que funcionalidades básicas de grabación, como transcripciones automáticas y resúmenes procesables, transformando la forma en que los equipos utilizan las grabaciones de sus reuniones.
Al integrar tl;dv con Microsoft Teams, las organizaciones pueden mejorar significativamente su experiencia de grabación de reuniones, garantizando que esta función esencial se convierta en algo más que una simple herramienta: se convierte en un motor de eficiencia y colaboración.
Solución de problemas comunes al descargar desde Microsoft Teams
A pesar de seguir los pasos correctamente, es posible que te encuentres con problemas al descargar llamadas de Microsoft Teams. Aquí tienes algunos problemas comunes y sus soluciones:
Grabación no disponible: Si no encuentras la grabación, comprueba si la reunión se grabó realmente. Además, las grabaciones no están disponibles al instante; necesitan algún tiempo para ser procesadas y cargadas.
Problemas de permisos: Si no puedes descargar la grabación, asegúrate de que tienes los permisos necesarios. Póngase en contacto con el organizador de la reunión o con el administrador de Teams si cree que hay un error de permisos.
Fallos técnicos: A veces, los problemas pueden deberse a fallos técnicos o actualizaciones de Teams. Intenta borrar la caché de la aplicación Equipos o comprueba si hay actualizaciones pendientes.
Mientras que Microsoft Teams proporciona grandes funcionalidades básicas para la grabación y descarga de llamadas, la exploración de herramientas de terceros como tl;dv puede ofrecer características adicionales y comodidad. Tanto si te quedas con las funciones nativas de Teams como si optas por integrar herramientas como tl;dv, es crucial cumplir las directrices legales y de privacidad y ser consciente de las soluciones de problemas para una experiencia sin problemas. A medida que el espacio de trabajo digital sigue evolucionando, el aprovechamiento eficaz de estas herramientas puede dar lugar a reuniones más productivas y eficientes.
