Si está cansado de perder el tiempo en proyectos que carecen de dirección, quizá una reunión sobre el plan de acción pueda ser la solución.
Pero, "¿qué es una reunión del plan de acción?", le oímos gritar.
Una reunión de plan de acción tiene por objeto desarrollar y debatir una línea de actuación para alcanzar unos objetivos concretos. Los equipos y las organizaciones la utilizan para asegurarse de que todos los participantes en un proyecto o iniciativa están al tanto de la situación general, el calendario del proyecto y las responsabilidades individuales.
Aunque pueda parecer "una reunión más", se trata de un acto centrado en objetivos concretos, con metas muy claras. También requiere cierta planificación previa y coordinación para que sea absolutamente sólida.
Es esencialmente una reunión para crear un plan de acción.
Consejos para la reunión del Plan de Acción
¿Cuándo debe elaborarse un plan de acción en una reunión?
Nosotros decimos: ¡golpea mientras el hierro esté caliente!
Tan pronto como se identifique un problema o se establezcan un proyecto y unos objetivos, debe crearse un plan de acción y una reunión para elaborarlo.
Desde este punto de vista, está fresco en la mente de la gente. Y en lugar de añadirlo a la interminable lista de tareas pendientes, puedes pasar a la acción (como su nombre indica) de inmediato.
Es un paso fundamental en cualquier proceso de gestión de proyectos y puede ayudar a garantizar que todos los implicados comprendan su papel y el plazo de ejecución.
Durante la reunión del plan de acción, los miembros del equipo también deben debatir los posibles obstáculos o dificultades para completar la tarea, de modo que se puedan debatir y acordar soluciones.
Consejos para mejorar una reunión sobre el plan de acción
Aunque cada empresa, e incluso cada individuo, tendrá su propia visión de cómo puede organizarse una reunión de este tipo, hay algunos elementos clave que deben estar presentes en todas ellas.
El objetivo último de cualquier reunión estratégica o de la creación de un plan de acción debe ser llegar a un conjunto de acciones muy claras que no den lugar a interpretaciones erróneas.
Esto significa que hay poco o ningún margen para el error, y que cada miembro y departamento puede seguir adelante con las tareas que van hacia el objetivo común, cada uno con un proceso claro a seguir.
Estos son nuestros principales consejos para enfocar una reunión sobre el plan de acción:
Empiece por fijar un objetivo o un resultado deseado
¿Qué quiere hacer? Es muy sencillo, pero hay que definirlo.
Antes de que empiece la reunión debe fijarse un objetivo claro y específico para que todos estén de acuerdo desde el principio. Si todo el mundo tiene la misma definición de éxito, será mucho más fácil crear un plan factible.
Establecer funciones y responsabilidades
Nada de pasarse la pelota. Durante la reunión, cada miembro del equipo debe tener una idea clara de sus funciones individuales y de cómo encajan en el esfuerzo colectivo. Aunque los departamentos pueden ofrecer una nueva perspectiva, debe quedar claro quién toma las decisiones en general. Puede ser democrático, pero asegúrese de que los indicadores clave de rendimiento y los objetivos generales no los fijan personas que no conocen el funcionamiento cotidiano del equipo. Es posible que nunca puedan alcanzarse si no hay "información privilegiada" que confirme que funcionarán.
Establecer una agenda clara
Asegúrate de que sabes de qué vas a hablar. No hay mayor pérdida de tiempo que no tener un plan... Quiero decir que, en primer lugar, ese es literalmente el objetivo de la reunión.
Es importante fijar un orden del día y un calendario claros para la reunión, de modo que los miembros del equipo sepan qué se espera de ellos y cuándo. El orden del día debe incluir puntos como el establecimiento de objetivos, la revisión de tareas y la resolución de problemas.
Priorizar tareas
¿Qué es lo más importante? Cada persona puede tener ideas diferentes, pero al principio de la reunión hay que establecer un orden de prioridad entre las tareas más importantes. Esto garantizará que todo el mundo esté de acuerdo con el objetivo de la reunión. También contribuirá a garantizar que se dedique a cada tarea el tiempo y los recursos adecuados para completarla a tiempo.
Establecer plazos realistas
¿Cuántas veces hemos dedicado 20 minutos a una tarea que nos ha llevado más de una hora? El tiempo, aunque finito, tiene la costumbre de escapársenos.
Unos plazos realistas ayudarán a que las expectativas se gestionen y comprendan correctamente. Es muy fácil pensar que algo va a llevar un tiempo muy concreto, pero añadir un poco más de tiempo permite tener en cuenta cualquier retraso o impacto externo.
Considerar los posibles obstáculos y prepararse para ellos
Vale, puede que sea un poco "negativo", pero hablar de los posibles obstáculos con antelación puede ayudar a anticiparse a ellos y crear mejores soluciones para evitar que se interrumpa el proceso. Estos obstáculos pueden ser factores externos, como cambios en la legislación, o internos, como limitaciones de recursos, enfermedad del equipo, gestión de gastos de viajes de negocios inesperados, etc.
Utilizar herramientas y plantillas para organizar la información
¡Vamos a ponerte las pilas! El uso de herramientas como el software de gestión ágil de proyectos, las plantillas o los tableros de colaboración pueden ayudar a organizar las notas de las reuniones y los planes de acción.
En este artículo hemos enumerado una serie de herramientas que recomendamos. Sin embargo, es importante asegurarse de que todo el mundo las utiliza. No pueden ser demasiado complicadas ni estar demasiado orientadas a las necesidades de un único departamento si espera que todo el mundo las utilice. También hay que tener en cuenta el tiempo que se tarda en configurarlas y aprender a utilizarlas.
Que no haya demasiada gente en la reunión
¿Ha oído alguna vez la frase "demasiados cocineros estropean el caldo"? Cuando se trata de una reunión sobre un plan de acción, ¡ten atención!
En el proyecto en general se quiere que el mayor número de personas trabaje en armonía hacia el mismo objetivo y resultado, pero en las fases de planificación... aunque siempre recomendaríamos que fuera democrático, tener a demasiadas personas intentando hablar y hacer entender su punto de vista puede ser perjudicial y causar bloqueos.
Cada equipo necesario dentro del proyecto debe tener un representante (y éste puede ser un directivo o jefe de departamento, o alguien que trabaje sobre el terreno para dar la mejor representación de lo que es factible).
La reunión puede compartirse posteriormente con todo el equipo del proyecto.
Herramientas de apoyo al plan de acción
Las herramientas son estupendas y, con un objetivo o plan a largo plazo en mente, hay algunas excelentes que ayudan a gestionar la eficiencia y la carga de trabajo, mejorar la productividad y, simplemente, hacer las cosas mucho más fáciles y fluidas.
He aquí algunos de nuestros favoritos:
Miro
Las plantillas de lluvia de ideas de la plataforma visual Miro proporcionan una estructura para que los participantes tomen decisiones o lleguen a conclusiones. Esta estructura fomenta la exploración creativa y la colaboración, lo que puede ayudar al equipo a crear un plan de acción eficaz. También es una forma estupenda de mantener la participación de todos, en lugar de mostrar diapositivas estáticas preparadas de antemano.
tl;dv
tl;dv es una gran herramienta de reuniones que facilita la identificación de los puntos de acción durante las reuniones. Con tl;dv, puedes ponerte al día sobre los debates de las reuniones de estrategia y asignar puntos de acción a personas concretas etiquetándolas en la llamada. También puede transcribir las grabaciones de Zoom y, en general, es un gran software de gestión de reuniones.
Trello
Un montón de ideas geniales, pero no hay forma de seguirlas y gestionarlas. La herramienta de gestión de proyectos Trello puede ayudarte a crear una agenda de reuniones y asignar tareas a los asistentes. Además, es tan sencilla que puede configurarse en una pantalla compartida y estar lista en unos minutos.
Esto facilita que cada persona o departamento sepa de qué tareas es responsable, así como que comprenda el panorama general del proyecto de principio a fin.
Además, puedes ir tachando cosas cuando las has hecho, ¡y eso sienta GENIAL!
Plan de productos
Si su proyecto tiene que ver con el desarrollo de productos, ProductPlan es una excelente herramienta para crear y gestionar hojas de ruta.
Además de trazar los planes del proyecto, puedes hacer un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. Los elementos visuales también facilitan el intercambio y la comprensión de la información entre los distintos miembros del equipo, lo que resulta perfecto para explicar conceptos abstractos a quienes se basan más en los hechos.
Plantillas de puntos de acción para reuniones
En la práctica, las plantillas son el resultado de que alguien hace gran parte del trabajo duro por ti y tú te limitas a rellenar los detalles.
Técnicamente no es hacer trampas, pero es MUCHO más fácil.
Las plantillas de elementos de acción son una herramienta estupenda para organizar y documentar las tareas pendientes. Proporcionan una visión rápida de quién es responsable de qué, cuándo debe completarse la tarea y cuál es el objetivo o el resultado.
He aquí algunos sitios de Internet que pueden ser útiles:
¡Feliz planificación!
Si inviertes un poco de tiempo en planificar y preparar las reuniones, podrás asegurarte de que las conversaciones se mantienen en el buen camino, los puntos de acción se documentan y los equipos son capaces de trabajar juntos. Siendo proactivo y dedicando tiempo a planificar, ofrecerás a cualquier equipo, empresa u organización que trabaje en equipo el camino de menor resistencia a la hora de alcanzar ese GRAN SUEÑO MASIVO.
Así que, tanto si quiere construir un cohete para explorar Marte como si sólo quiere lanzar un nuevo sitio web, una reunión sobre el plan de acción -bien organizada y con los mejores recursos posibles- le ayudará absolutamente a disparar a la Luna... erm, Marte... mejor compruebe ese mapa antes de partir.
