우리 대부분은 생산적인 삶을 살고 싶어 합니다. 하루를 최대한 활용하고 모든 목표를 달성할 수 있기를 원합니다. 하지만 이 목표를 달성하는 방법을 찾기가 어려울 때가 있습니다. 생산성 전략과 아이디어가 너무 많아서 어떤 것이 자신에게 적합한지 결정하기가 어려울 수 있습니다. 최고의 생산성 기술과 생활에 도움이 되는 몇 가지 조언을 읽어보세요!
생산성을 높이고 시간을 효율적으로 활용하는 15가지 방법
현실적인 목표와 우선순위 설정
합리적인 목표를 설정하는 것은 생산성을 높이기 위한 첫걸음입니다. 모든 것을 다 할 수는 없으니 자신에게 가장 중요한 것이 무엇인지 파악하고 거기에 노력을 집중하세요. 달성하고 싶은 목표의 목록을 작성한 다음 중요도에 따라 순위를 매겨보세요. 한 번에 너무 많은 것을 성취하려고 하면 부담감과 좌절감을 느낄 수 있으므로 너무 많은 것을 성취하려고 하지 마세요. 간단한 단계부터 시작하여 점진적으로 진행하세요.
일찍 일어나기
일찍 일어나는 것은 생산성을 높이는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 일을 처리할 시간이 더 많아지고 하루 종일 서두르지 않아도 됩니다. 숙면을 취할 수 있도록 적당한 시간에 잠자리에 들도록 하세요. 특별히 하고 싶은 일이 있든 없든 하루를 시작하기 몇 시간 전에 알람을 설정하세요. 그 시간 동안 특별한 일이 없더라도 긴장을 풀거나 정리하는 데 활용하세요.
계획 세우기
하루를 시작하기 전에 스스로 계획을 세우세요. 달성해야 할 목표와 그 방법을 결정하세요. 이렇게 하면 집중력을 유지하고 계획대로 일을 진행하는 데 도움이 됩니다. 해야 할 일의 목록을 작성하거나 일정을 만들어 모든 것을 추적할 수 있도록 하세요. 그리고 캘린더에 휴식 시간을 예약하는 것도 잊지 마세요! 재충전하고 번아웃을 방지하려면 휴식 시간을 따로 마련하세요.
금요일에 한 주 일정을 만드세요.
금요일 오후가 되었는데도 머릿속에서 할 일이 별로 떠오르지 않을 때 느끼는 지루함을 경험해 보셨을 것입니다. 그 시간을 다음 주 계획을 세우는 데 사용하세요. 그러면 낭비되는 시간을 일주일 중 가장 생산적인 시간으로 전환할 수 있습니다. 캘린더를 살펴보고 먼저 해야 할 일과 시간을 맞출 수 있는 위치를 파악하세요.
2분 규칙을 사용하세요.
데이비드 앨런은 베스트셀러인 '2분 안에 끝내기'를 통해 2분 법칙을 널리 알렸습니다. 어떤 작업이나 활동을 2분 이내에 완료할 수 있다면 바로 그 작업을 수행하세요. 작업을 즉시 수행하면 나중에 완료하기 위해 기다리는 것보다 시간을 절약할 수 있다는 것입니다. 시간을 예약하고 시스템에 추가하여 여유가 있을 때 처리할 수 있도록 하세요.
휴식 취하기
휴식을 취하는 것은 직관에 반하는 것처럼 보일 수 있지만 실제로는 생산성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다. 휴식을 취하면 마음은 긴장을 풀고 활력을 되찾을 기회를 갖게 됩니다. 이렇게 하면 활력을 되찾은 기분으로 업무에 복귀하여 다음에 닥칠 일을 맞이할 준비가 됩니다. 에너지 수준을 높게 유지하기 위해 몇 시간마다 일어나서 걸어 다니세요. 또한 가능하면 바깥으로 나가 신선한 공기를 마셔보세요.
자유 시간 보내기
하루의 모든 시간을 '생산적인' 업무로 채우는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 예를 들어, 일과 삶의 균형 전문가인 밴더캄은 금요일에 두어 시간 정도는 여유를 두라고 조언합니다. "엄지손가락을 꼼지락거리며 앉아 있지는 않을 것입니다. 무언가 채워야 할 일이 떠오르겠지만, 그 일을 미리 처리하지 않음으로써 그 순간 가장 시급한 일이나 더 깊은 생각을 할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다." 예상치 못한 상황에 대비해 계획을 세우면 활동을 서두르거나 부실한 업무에 안주할 필요가 없습니다.
방해 요소 제거
산만함은 가장 중요한 시간 낭비 요인 중 하나입니다. 주의를 끌기 위해 경쟁하는 것들이 너무 많으면 업무에 집중하기 어렵습니다. 그렇다면 방해 요소를 어떻게 줄일 수 있을까요? 가능하면 조용한 환경에서 작업하세요. 여의치 않다면 노이즈 캔슬링 헤드폰이나 귀마개를 사용하세요. 둘째, 휴대폰을 끄거나 무음으로 설정하여 잠시라도 휴대폰을 확인하고 싶은 유혹을 느끼지 않도록 합니다. 마지막으로, 사람들에게 내가 바쁘고 집중해야 한다는 사실을 알려서 시간을 존중하는 마음을 갖도록 하세요.
타이머 설정
쉽게 주의가 산만해진다면 타이머를 설정해 보세요. 타이머를 설정하면 집중력을 유지하며 업무를 진행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 작업하고 싶은 특정 시간을 정하고 타이머를 설정하세요. 알람이 울리면 잠시 휴식을 취하세요. 이 방법은 하기 싫은 일을 하고 있을 때 특히 유용합니다. 끝이 있다는 것을 알면 더 쉽게 끝낼 수 있습니다. 포모도로 기 법은 타이머를 사용하는 기발한 방법입니다. 이 기법을 사용하면 작업을 완료해야 하는 시간을 25분이라는 짧은 시간으로 나누고 그 사이에 5분의 휴식 시간을 두는 것입니다. 각 25분을 포모도로라고 합니다.
위치 변경.
다행히도 현재 많은 직원들이 하이브리드 및 remote 근무 방식의 혜택을 누리고 있습니다. 고용주가 허용한다면 주중에 다른 환경에서 일할 수 있는 기회를 활용하세요. 마이버클메이트의 창립자인 메건 카이탄은 환경을 바꾸는 것이 생산성 향상에 도움이 될 수 있다고 주장합니다. 날씨가 허락한다면 도서관이나 지역 공원으로 가거나 조용하고 자연광이 가득한 곳을 선택하세요. 카이탄에 따르면 이는 혁신적인 사고를 자극하거나 오래된 문제를 새롭게 조명하는 데 도움이 될 수 있습니다.
자기 관리
생산성을 높이려면 스스로를 돌봐야 합니다. 이는 건강한 식습관, 운동, 충분한 수면을 의미합니다. 몸이 건강하고 충분한 휴식을 취하면 집중하고 일을 완수하기가 훨씬 쉬워집니다. 따라서 육체적, 정신적으로 자신을 돌보는 데 신경을 써야 합니다.
생활에 활기를 불어넣을 수 있는 간단한 방법을 찾아보세요.
집안일을 하면서 즐거운 음악을 틀어보세요. 동네를 산책하면서 아이디어를 떠올려 보세요. 예를 들어, 크리에이티브 회사를 위해 재무 보고서를 작성할 때 스프레드시트를 사용해야 하지만 지루하다고 느꼈던 사람은 스프레드시트의 색상을 변경하는 것만으로도 더 흥미롭고 재미있게 작업할 수 있다는 것을 깨달아야 합니다. 작은 변화만으로도 단조로운 업무에서 즐거움을 찾을 수 있습니다.
위임 및 도움 요청
생산성을 높이는 가장 좋은 방법 중 하나는 작업을 위임하고 필요할 때 도움을 요청하는 것입니다. 모든 일을 혼자서 다 할 필요는 없습니다! 도움을 줄 수 있는 사람이 있다면 그렇게 하세요. 이렇게 하면 다른 일에 집중할 수 있는 시간이 확보됩니다. 그리고 어떤 작업에 어려움을 겪고 있다면 주저하지 말고 도움을 요청하세요. 도움이 필요하다는 사실을 인정하는 것은 부끄러운 일이 아닙니다.
스스로에게 인센티브를 제공하세요.
보상에 대한 약속을 좋아하지 않는 사람이 있을까요? 그 보상이 맛있는 컵케이크라면 더할 나위 없이 좋겠죠. 하지만 보상이 꼭 사치나 과시용일 필요는 없다는 점을 명심하세요. 오후에 휴식을 취하거나 친구와 시간을 보내거나 좋은 소설을 읽어도 좋습니다. 자신이 좋아하는 일을 할 수 있도록 스스로에게 허락하는 것만큼 간단한 선물이 있을 수 있습니다.
마감일 설정
동기를 부여하는 데 어려움을 겪고 있다면 마감일을 설정해 보세요. 이렇게 하면 긴박감을 느끼고 당면한 과제에 집중하는 데 도움이 됩니다. 마감일을 현실적으로 정하고 작업을 완료할 수 있는 충분한 시간을 확보하세요. 그렇지 않으면 스트레스를 받을 뿐입니다.
시간 사용 방식 모니터링
시간이 지금 어디로 흘러가고 있는지 모르면 어떻게 하면 시간을 더 효율적으로 활용할 수 있을지 파악하기 어렵습니다. 일주일 동안, 아니 최소한 며칠 동안 매일 어떤 업무를 맡고 있는지, 그리고 그 업무에 얼마나 많은 시간을 소비하고 있는지 기록해 보세요. 그다지 중요하지 않은 일에 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있는지 알게 되면 깜짝 놀랄 수도 있습니다. 어떤 활동이 너무 많은 관심을 받는지 파악한 후 더 중요한 항목에 과도한 관심을 재할당할 수 있습니다.
식단 관리하기.
우리가 섭취하는 음식은 우리 몸에 영향을 미칩니다. 정크푸드를 많이 먹으면 오후 4시에 슬럼프에 빠질 수 있습니다. 나른함을 피하기 위해 건강한 식사와 영양이 풍부한 간식을 우선시하세요. 공복에 좋은 성과를 내는 사람은 아무도 없지만, 오후 간식은 에너지를 보충할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.
알아차림과 명상을 연습하세요.
오늘날과 같이 빠르게 변화하는 세상에서는 멀티태스킹을 하거나 소셜 미디어를 사용하거나 다른 활동에 참여하다 보면 한눈을 팔기 쉽습니다. 보다 효과적으로 일을 처리하려면 현재 업무에 집중하고 몰입해야 합니다. 명상은 한 번에 한 가지 일에 집중하고 긴장을 풀고 그 에너지를 하루의 나머지 시간으로 이어갈 수 있게 해줌으로써 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.
개구리 먹기.
누구나 할 일 목록에 완료할 생각에 마음이 아파서 미루는 항목이 하나쯤은 있을 것입니다. 브라이언 트레이시에 따르면 가장 먼저 해야 할 일은 바로 그 일입니다. 그는 가장 어려운 일, 즉 개구리를 먼저 먹어야(끝내야) 하는 일을 말합니다. 마지막 순간까지 미루지 말고 가능한 한 빨리 끝내세요. 그러면 다른 작업은 덜 어려워 보이고 하루 종일 그 한 가지 일로 스트레스를 받지 않게 되어 전체적으로 생산성을 높일 수 있습니다.
바로 시작
생산성을 저해하는 가장 큰 장애물 중 하나는 바로 시작하기입니다. 업무에 압도당하거나 영감이 떠오르지 않을 때 일을 미루기 쉽습니다. 하지만 막상 일을 시작하고 나면 생각만큼 나쁘지 않은 경우가 대부분입니다. 생산성을 높이고 일을 완수할 수 있는 방법은 정말 많습니다. 그 중 어떤 방법도 사용해 보지 않았다면 어떤 아이디어가 가장 도움이 될지 알아보는 것이 가장 좋습니다. 일상이 생산성을 방해하고 있나요? 아니면 일할 때 집중하기가 어려운가요? 도움이 가장 필요한 부분을 파악하면 어떤 아이디어부터 시작해야 할지 결정하는 데 도움이 됩니다. 한 가지를 파악했다면 바로 시작하세요. 이 모든 것을 한꺼번에 실행할 필요는 없습니다. 사실 모든 것을 한꺼번에 시도하는 것은 더 어려울 것입니다. 한 가지를 골라 완벽해질 때까지 꾸준히 노력하세요. 한 가지 아이디어에서 다음 아이디어로 계속 옮겨 다니면서 일을 처리하는 데 능숙해질 때까지 노력하세요. 그러니 너무 고민하지 마세요! 그냥 앉아서 하나씩 하나씩 작업을 시작하세요.
결론
생산성을 높이고 싶다면 몇 가지 방법을 활용할 수 있습니다. 먼저 계획을 세우고 몇 가지 목표를 설정하세요. 다음으로, 신체적, 정신적으로 자신을 돌보세요. 마지막으로 작업을 위임하고, 도움을 요청하고, 마감일을 정하세요. 일을 시작하기만 하면 나머지는 제자리를 찾아갈 것입니다. 생산성과 업무 완수의 기술은 무슨 일이 있어도 일을 완수하는 것입니다. 항상 움직이며 꿈에 더 가까이 다가갈 수 있는 일을 하고 있는지 확인하세요.
