Przejdź do treści
Dokumentowanie spotkań jest bardzo ważne w świecie zawodowym. Posiadanie dobrego zestawu notatek ze spotkań lub protokołów ze spotkań gwarantuje, że istnieje jasny zapis tego, co zostało powiedziane. Zawiera on również decyzje i punkty działania, które można wykorzystać w przyszłości. Jednak czym różnią się notatki ze spotkań od protokołów? Istnieje możliwość przenikania się notatek ze spotkań i protokołów ze spotkań. Co dokładnie je odróżnia?
Upewnienie się, że Ty i Twój zespół wiecie, jaka jest różnica między notatkami ze spotkania a protokołem, może usprawnić proces dokumentacji. Ponadto pomocne będzie również jasne zrozumienie, na czym polega skuteczne sporządzanie notatek i protokołów.
Notatki ze spotkania służą innemu celowi niż protokół ze spotkania, ale oba dokumenty są równie ważne.
Najprościej mówiąc, notatki są skróconym podsumowaniem tego, co zostało powiedziane. Podkreślają one sedno dyskusji.
Protokół jest jednak bardziej formalnym dokumentem. Protokół może być wykorzystywany w celach prawnych i często jest powiązany również z administracją finansową.
Zrozumienie różnic między nimi ma kluczowe znaczenie dla każdej osoby biorącej udział w spotkaniach. W rzeczywistości tylko niewielka część spotkań (11%) jest uznawana za produktywne, dlatego bardzo ważne jest, aby upewnić się, że posiada się niezbędne informacje, które z nich wynikają.
Niezależnie od tego, czy jesteś osobą sporządzającą notatki, czy tylko uczestnikiem spotkania, może to pomóc Ci lepiej zrozumieć przebieg spotkania.
Przyjrzyjmy się bliżej różnicom.
Spis treści
Zrozumienie dokumentacji spotkań
Dokumentowanie spotkań bardzo się zmieniło na przestrzeni lat. Kiedyś było to proste narzędzie do prowadzenia dokumentacji, zazwyczaj obsługiwane przez osobę z działu sekretariatu, która pisała na maszynie lub stosowała stenografię. Obecnie, wraz z rozwojem technologii, ewoluowało ono do postaci niezwykle bogatych w dane plików, które można wykorzystać w pracy.
Jest to również bardzo ważne dla odpowiedzialności i zgodności z przepisami we współczesnym świecie. Wiele firm i branż wymaga jasnych, dobrze udokumentowanych notatek z każdego spotkania, do których można uzyskać dostęp w późniejszym terminie.
Jednym z kluczowych tematów, który pojawia się zawsze, gdy rozważamy kwestię dokumentacji spotkań, jest wpływ nieefektywnych spotkań na czas. Badanie przeprowadzone przez firmę Atlassian wykazało, żekoszt niepotrzebnych spotkań dla amerykańskich firm wynosi 37 miliardów dolarów. Liczba ta podkreśla wysoką cenę nieproduktywnych spotkań, nie tylko pod względem strat finansowych, ale także utraty produktywności i niezadowolenia pracowników. Powodem, dla którego dokumentacja jest tak bezpośrednio powiązana z tą kwestią, jest ilość czasu poświęcana na powtarzanie tych samych spraw podczas spotkań. Często, gdy spotkania nie są dokumentowane lub nawet udostępniane, te same sprawy są omawiane wielokrotnie.
Czym są notatki ze spotkań?
Notatki ze spotkania to zapis tego, co zostało omówione podczas spotkania. Mogą one mieć charakter bardziej tematyczny niż chronologiczny. Są one również znacznie mniej formalne i zawierają tylko najważniejsze punkty oraz działania do podjęcia.
Notatki ze spotkania powinny być szczegółowe, ale mają one służyć raczej jako pomoc w zapamiętywaniu niż jako oficjalna dokumentacja.
Notatki mogą być sporządzane przez więcej niż jedną osobę i ważne jest, aby współpracować przy ich tworzeniu. Ręczne lub analogowe sporządzanie notatek może prowadzić do tego, że osobiste doświadczenia osób sporządzających notatki będą miały na nie wpływ. Bardzo ważne jest, aby notatki były wyważone i oparte na faktach, tak aby inni członkowie zespołu mogli je zrozumieć i uchwycić kluczowe punkty. Jest to szczególnie ważne, jeśli członkowie zespołu nie uczestniczyli w spotkaniu.
Kolejną kluczową kwestią dotyczącą notatek ze spotkań jest to, że często stanowią one podstawę do sporządzenia notatek ze spotkań w przyszłości.
Aby sporządzać skuteczne notatki, wypróbuj poniższe wskazówki:
- Używaj krótkich zdań i skupiaj się na najważniejszych kwestiach.
- Pamiętaj, aby zidentyfikować i nadać wysoki priorytet działaniom oraz wszelkim decyzjom.
- Zapisz wszystkie terminy i daty, które są ważne dla realizacji działań.
- Pamiętaj, aby omówić i wyjaśnić wszelkie niejasności z innymi uczestnikami spotkania.
- Upewnij się, że notatki ze spotkania zostaną niezwłocznie przesłane do osób, które ich potrzebują.
- Spróbuj użyć narzędzia cyfrowego, które ułatwi Ci robienie notatek i organizację, zwłaszcza jeśli spotkanie odbywa się zdalnie.
Czym są protokoły ze spotkań?
W przeciwieństwie do notatek ze spotkania, protokół ze spotkania jest formalnym zapisem decyzji podjętych podczas spotkania. Jest to dokument prawny, który zawiera szczegółowe informacje na temat dyskusji, działań, głosowań i decyzji podjętych podczas spotkania.
Zazwyczaj są one oparte na porządku obrad, który został rozdany przed spotkaniem. Dodatkowo, notatki z poprzednich spotkań też będą wykorzystane jako punkty do omówienia. Protokół ze spotkania zawiera też listę uczestników, podsumowanie każdego punktu porządku obrad i wynik decyzji.
Protokół z posiedzenia jest naprawdę ważny. Jest to dokument prawny wymagany w ramach ładu korporacyjnego. Powinien on zawierać przejrzysty opis działań zarządu i procesu podejmowania decyzji. Zazwyczaj w sprawach sądowych również się do niego odwołuje. Zapewnia on jasny, obiektywny obraz sytuacji, niezbędny do przeprowadzenia audytu oraz wykazania należytej staranności i uczciwości.
Zazwyczaj za sporządzanie protokołów z posiedzeń odpowiada jedna osoba, zazwyczaj wyznaczony sekretarz lub protokolant. Osoba ta powinna aktywnie słuchać i notować kluczowe punkty oraz osoby, które je poruszyły podczas posiedzenia. Po zakończeniu posiedzenia notatki te należy sformalizować w formie protokołu, sprawdzić pod kątem dokładności i kompletności, a następnie rozesłać.
Powinny one zostać rozdane wszystkim uczestnikom spotkania oraz interesariuszom do wglądu i zatwierdzenia. Dzięki temu wszyscy będą mieli pewność, że podjęte decyzje i wymagane działania są spójne. Istnieje również możliwość wprowadzenia poprawek lub wyjaśnień.
Ponieważ są to dokumenty formalne, warto zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi protokołów spotkań obowiązującymi w Twojej lokalizacji.
Najważniejsze różnice: notatki ze spotkania a protokół
Aby szybko zapoznać się z różnicami między notatkami ze spotkania a protokołem ze spotkania, poniżej znajduje się krótka lista kontrolna.
Formalność
- Notatki ze spotkań mają charakter nieformalny i służą jako pomoc osobista lub pomoc dla zespołu.
- Protokoły ze spotkań mają charakter formalny i służą jako oficjalne dokumenty, do których można się odwołać w kwestiach prawnych, dotyczących polityki korporacyjnej lub działań finansowych.
Treść
- Notatki ze spotkania zawierają podsumowanie kluczowych punktów, działań, ważnych dyskusji i terminów.
- Protokół ze spotkania zawiera wyczerpujące informacje dotyczące dyskusji, konkretnych decyzji, wyników głosowań i oficjalnych działań.
Przypadki użycia
- Notatki ze spotkań są przeznaczone do mniej formalnych sytuacji, takich jak narady zespołowe i spotkania projektowe. Skupiają się one na zapisywaniu pomysłów i zadań.
- Protokoły z posiedzeń mają bardziej formalny charakter i muszą być stosowane podczas posiedzeń zarządu, walnych zgromadzeń akcjonariuszy i bardziej formalnych spotkań. Wszelkie ważne posiedzenia dotyczące finansów lub kadr muszą być protokołowane ze względu na wymogi prawne i korporacyjne.
Dystrybucja
- Notatki ze spotkania powinny być udostępnione uczestnikom oraz wszystkim osobom zaangażowanym w projekt.
- Protokoły ze spotkań muszą być przekazywane wszystkim zainteresowanym stronom i należy je starannie przechowywać, jeśli zawierają informacje poufne.
Wybór między notatkami ze spotkania, protokołem ze spotkania lub obydwoma
Upewnienie się, że dysponujesz odpowiednią dokumentacją, jest naprawdę ważne, zwłaszcza jeśli spotkanie będzie musiało zostać później zbadane ze względów prawnych.
Skuteczne wykorzystanie tych dwóch środków komunikacji pozwala zapewnić wydajność, dobrą dokumentację i produktywność spotkań.
Jeśli nie masz pewności, jakie dokumenty będą potrzebne na spotkanie, zadaj sobie trzy pytania:
- Jaki jest cel spotkania?
- Kto jest docelowym odbiorcą dokumentacji?
- Jakie są wymagania dotyczące zgodności i archiwizacji?
Uwaga dotycząca wpływu organizacji
Charakter Twojej działalności lub branży może mieć wpływ na rodzaj notatek, które musisz sporządzać. W przypadku małego start-upu prawdopodobnie będzie wiele „nieformalnych” spotkań i rozmów. W przypadku firmy z listy Fortune 500, z zarządem i wieloma interesariuszami, prawdopodobnie będzie to bardziej sformalizowane.
Wykorzystanie narzędzi cyfrowych
Obecnie dostępnych jest wiele aplikacji, które pozwalają na znacznie bardziej efektywne dokumentowanie spotkań. Aplikacje te mogą obsługiwać zarówno notatki ze spotkań, jak i protokoły. Oprócz możliwości dokumentowania w czasie rzeczywistym tego, co zostało powiedziane i kto to powiedział, umożliwiają one również bezpieczne przechowywanie i bardziej efektywne rozpowszechnianie informacji.
Korzystanie z tej technologii oznacza, że nawet jeśli na początku spotkania potrzebne są notatki, to w przypadku konieczności sporządzenia bardziej formalnego protokołu istnieje taka możliwość. Można wtedy wybrać najlepszą z tych dwóch opcji i sformalizować wszelkie dokumenty, które należy sporządzić po zakończeniu spotkania.
Najlepsze praktyki dotyczące sporządzania notatek i protokołów ze spotkań
Niezależnie od tego, czy sporządzasz notatki, czy protokół ze spotkania, istnieje szereg czynności, które należy wykonać w ramach ogólnych najlepszych praktyk.
- Przejrzystość i zwięzłość: Niezależnie od tego, czy sporządzasz notatki, czy protokół, kluczowe znaczenie ma przejrzysta i zwięzła dokumentacja. Skoncentruj się na decyzjach, działaniach i kluczowych punktach dyskusji.
- Korzystaj z szablonów spotkań: Ujednolicaj procesy za pomocą szablonów. Dzięki temu wszystkie niezbędne informacje będą spójne i łatwe do zrozumienia.
- Aktywne słuchanie: Angażuj się w pełni w spotkanie, aby zapewnić dokładną i kompleksową dokumentację. Podsumuj dyskusje własnymi słowami, aby uchwycić ich istotę.
- Narzędzia cyfrowe i oprogramowanie: Wykorzystaj technologię, aby zwiększyć wydajność. Korzystanie z oprogramowania do nagrywania rozmów, takiego jak tl;dv również wprowadzić element sztucznej inteligencji, umożliwiając prowadzenie spotkania i efektywne działanie z perspektywy czasu.
- Postępowanie z informacjami poufnymi: Zawsze pamiętaj o zachowaniu poufności. Dokumenty zawierające dane poufne przechowuj w bezpiecznym miejscu. Ogranicz dostęp do nich wyłącznie do osób, które muszą je znać.
Postępując zgodnie z tymi wytycznymi i korzystając z odpowiednich narzędzi, możesz zapewnić, że notatki i protokoły ze spotkań będą zarówno użyteczne, jak i bezpieczne.
Poniżej znajduje się krótki przewodnik po niektórych kluczowych kwestiach dotyczących najlepszych praktyk, których należy przestrzegać podczas wirtualnych spotkań.
Zwiększ wydajność spotkań dzięki skutecznej dokumentacji
Spotkania są kluczowym elementem każdej działalności biznesowej, ale równie ważne jest zapewnienie ich skuteczności.
Posiadanie całego zespołu, który zna najlepsze praktyki i różnicę między notatkami ze spotkania a protokołem, może zmienić Twoją wydajność i produktywność.
Trzy najważniejsze rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, niezależnie od tego, czy sporządzasz notatki, czy protokół, to:
- Przygotowanie: Upewnij się, że każde spotkanie, nawet jeśli jest to niewielka narada, ma jasno określony cel i porządek obrad. Chociaż mniej formalne spotkania nie wymagają wcześniejszego rozesłania informacji, należy mieć jasną wytyczną dotyczącą tego, co powinno wyniknąć z spotkania.
- Działania do podjęcia: Należy jasno określić, jakie działania należy podjąć po spotkaniu, kto jest za nie odpowiedzialny i w jakim terminie powinny zostać zrealizowane (lub przynajmniej jakie są najważniejsze etapy). Dzięki temu zapewni się jasny podział odpowiedzialności i możliwość prawidłowej realizacji zadań.
- Podsumowanie i przegląd: Upewnij się, że istnieje jakiś zapis spotkania. Spotkania bez dokumentacji mogą prowadzić do abstrakcyjnych wyników, zapomnianych pomysłów i braku działań.
Lepsza dokumentacja spotkań prowadzi do lepszych wyników
Niezależnie od tego, czy jesteś organizatorem spotkania, czy tylko uczestnikiem, kluczowe znaczenie ma jasne określenie oczekiwanych rezultatów spotkania. Od tego zależy również styl i funkcja wymaganej dokumentacji spotkania, niezależnie od tego, czy są to notatki, czy protokół.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak tl;dv ułatwić Ci to zadanie dzięki bezpiecznemu, opartemu na sztucznej inteligencji narzędziu do sporządzania notatek ze spotkań, pobierz je i wypróbuj za darmo już dziś.
