Sitzungsnotizen vs. Protokolle

Sitzungsnotizen vs. Protokolle - Was sind die Unterschiede?

Die Dokumentation von Sitzungen ist in der Berufswelt sehr wichtig. Ein guter Satz von Sitzungsnotizen oder Sitzungsprotokollen stellt sicher, dass es eine klare Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde, gibt. Außerdem werden darin Entscheidungen und Aktionspunkte für spätere Referenzen festgehalten. Sitzungsnotizen oder Protokolle? Zwischen Sitzungsnotizen und Sitzungsprotokollen kann es zu Überschneidungen kommen. Was genau unterscheidet sie voneinander?

Wenn Sie und Ihr Team wissen, was der Unterschied zwischen Sitzungsnotizen und Protokollen ist, können Sie Ihren Dokumentationsprozess verbessern. Darüber hinaus ist es hilfreich, ein klares Verständnis davon zu haben, was effektive Notizen und Protokolle sind.

Sitzungsnotizen dienen einem anderen Zweck als Sitzungsprotokolle, aber beide sind wichtig.

Vereinfacht ausgedrückt sind Notizen ein schnelles Nachschlagewerk für das, was gesagt wurde. Sie heben das Wesentliche der Diskussion hervor. 

Protokolle hingegen sind eine eher formale Aufzeichnung. Protokolle können in rechtlicher Hinsicht verwendet werden und sind oft auch mit der Finanzverwaltung verbunden.

Für jeden, der an Sitzungen teilnimmt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass er die Unterschiede kennt. Tatsächlich wird nur ein Bruchteil der Besprechungen (11 %) als produktiv angesehen. Daher ist es sehr wichtig, dass Sie über die notwendigen Informationen verfügen, die aus diesen Besprechungen hervorgehen.

Unabhängig davon, ob Sie derjenige sind, der die Notizen macht, oder ob Sie nur ein Teilnehmer sind, kann Ihnen dies ein besseres Verständnis des Besprechungsprozesses vermitteln.

Schauen wir uns die Unterschiede genauer an.

Inhaltsübersicht

Dokumentation von Besprechungen verstehen

Die Dokumentation von Sitzungen hat sich im Laufe der Jahre stark verändert. Früher waren es einfache Aufzeichnungen, die in der Regel von jemandem aus dem Sekretariat getippt oder stenografiert wurden. Heute hat sich das Verfahren mit der Technologie weiterentwickelt, so dass unglaublich datenreiche Dateien entstehen, mit denen man arbeiten kann.

In der modernen Welt ist dies auch für die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung von Vorschriften sehr wichtig. Viele Unternehmen und Branchen verlangen klare, gut dokumentierte Notizen von jeder Besprechung, auf die zu einem späteren Zeitpunkt zugegriffen werden kann.

Ein zentrales Thema, das immer dann auftaucht, wenn es um die Dokumentation von Meetings geht, ist der Zeitaufwand für ineffektive Meetings. Eine Umfrage von Atlassian hat ergeben, dass sichdie Kosten für unnötige Meetings für US-Unternehmen auf 37 Milliarden Dollar belaufen. Diese Zahl unterstreicht den hohen Preis unproduktiver Meetings, nicht nur in Form von finanziellen Verlusten, sondern auch in Form von Produktivitätsverlusten und Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Der Grund dafür, dass die Dokumentation so direkt damit zusammenhängt, ist die Zeit, die damit verbracht wird, dieselben Dinge in Besprechungen wieder aufzuwärmen. Wenn Besprechungen nicht korrekt dokumentiert oder sogar geteilt werden, werden dieselben Dinge oft mehrfach besprochen.

Was sind Besprechungsnotizen?

Sitzungsnotizen sind eine Aufzeichnung dessen, was in einer Sitzung besprochen wurde. Sie können eher themenbezogen als chronologisch sein. Sie sind auch viel weniger formell und halten die wichtigsten Punkte und Maßnahmen fest.

Ein Sitzungsprotokoll sollte zwar detailliert sein, aber eher als Gedächtnisstütze denn als offizielle Dokumentation dienen.

Notizen können von mehr als einer Person gemacht werden, und es ist wichtig, diese gemeinsam zu bearbeiten. Manuelle oder analoge Notizen können dazu führen, dass sie durch die persönlichen Erfahrungen der Teilnehmer getrübt werden. Es ist sehr wichtig, dass die Notizen ausgewogen und sachlich sind, damit die anderen Teammitglieder sie verstehen und die wichtigsten Punkte erfassen können. Dies ist auch besonders wichtig, wenn die Teammitglieder nicht an der Sitzung teilgenommen haben.

Ein weiterer wichtiger Punkt in Bezug auf Besprechungsnotizen ist, dass diese oft die Grundlage für den Beginn von Besprechungsnotizen für zukünftige Besprechungen sind.

Um effektiv Notizen zu machen, sollten Sie die folgenden Tipps beherzigen:

  • Halten Sie die Sätze kurz und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Aktionspunkte und Entscheidungen identifizieren und hervorheben.
  • Notieren Sie sich alle Fristen oder Termine, die für die Aktionspunkte wichtig sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie alle Unklarheiten mit den anderen Sitzungsteilnehmern besprechen und klären.
  • Stellen Sie sicher, dass die Sitzungsnotizen nach der Sitzung umgehend an die Personen versandt werden, die sie benötigen.
  • Versuchen Sie, ein digitales Tool zu verwenden, um Notizen zu machen und die Organisation zu erleichtern, vor allem, wenn Ihre Besprechung aus der Ferne stattfindet.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Im Gegensatz zu Sitzungsnotizen sind Sitzungsprotokolle eine formelle Aufzeichnung der in einer Sitzung getroffenen Entscheidungen. Es handelt sich um ein juristisches Dokument, das Diskussionen, Aktionen, Abstimmungen und Entscheidungen einer Sitzung detailliert festhält.

Diese orientieren sich in der Regel an einer Tagesordnung, die vor der Sitzung verteilt wurde. Darüber hinaus werden auch die Sitzungsprotokolle früherer Sitzungen als Diskussionsgrundlage verwendet. Das Sitzungsprotokoll enthält auch eine Liste der Teilnehmer, eine Zusammenfassung der einzelnen Tagesordnungspunkte und das Ergebnis der Entscheidung.

Es ist wirklich wichtig, Sitzungsprotokolle zu führen. Dies sind rechtliche Dokumente, die für die Unternehmensführung erforderlich sind. Sie sollten einen transparenten Bericht über die Handlungen und die Entscheidungsfindung des Vorstands liefern. Bei Rechtsstreitigkeiten wird in der Regel auch auf diese Protokolle Bezug genommen. Sie bieten ein klares, unvoreingenommenes Bild der Situation, das für Prüfpfade und die Darstellung von Sorgfaltspflicht und Integrität unerlässlich ist.

Normalerweise ist eine einzige Person mit der Protokollführung betraut, in der Regel ein bestimmter Sekretär oder Protokollführer. Diese Person sollte während der Sitzung aktiv zuhören und die wichtigsten Punkte sowie die Personen, die sie gesagt haben, notieren. Nach Beendigung der Sitzung sollten diese Notizen in eine Protokollstruktur überführt werden, die vor der Verteilung auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft wird.

Sie sollten an alle Sitzungsteilnehmer und Interessengruppen zur Überprüfung und Genehmigung verteilt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sich alle über die getroffenen Entscheidungen und erforderlichen Maßnahmen einig sind. Außerdem besteht so die Möglichkeit, Korrekturen oder Klarstellungen vorzunehmen.

Da es sich um eine formelle Dokumentation handelt, lohnt es sich, einige Richtlinien für Sitzungsprotokolle in Ihrer Region nachzuschlagen.

Die Hauptunterschiede: Sitzungsnotizen vs. Protokolle

Hier finden Sie eine kurze Checkliste, um den Unterschied zwischen Besprechungsnotizen und Besprechungsprotokollen zu verdeutlichen.

Formalität

  • Die Sitzungsnotizen sind informell und dienen als persönliche oder Teamhilfe.
  • Sitzungsprotokolle sind formell und dienen als offizielles Dokument, auf das man sich beziehen kann, wenn es um Recht, Unternehmenspolitik oder finanzielle Maßnahmen geht.

Inhalt

  • Die Sitzungsnotizen fassen die wichtigsten Punkte, Aktionen, wichtigen Diskussionen und Termine zusammen.
  • Die Sitzungsprotokolle sind umfassend und enthalten detaillierte Angaben zu Diskussionen, spezifischen Entscheidungen, Abstimmungsergebnissen und offiziellen Maßnahmen,

Anwendungsfälle

  • Besprechungsnotizen sind für weniger formelle Situationen wie Teambesprechungen und Projektbesprechungen gedacht. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Erfassung von Ideen und Aufgaben.
  • Sitzungsprotokolle sind eher formell und müssen für Vorstandssitzungen, Jahreshauptversammlungen und formellere Zusammenkünfte verwendet werden. Alle großen finanz- oder personalbezogenen Sitzungen müssen aus rechtlichen und unternehmerischen Gründen protokolliert werden.

Vertrieb

  • Die Sitzungsnotizen sollten unter den Teilnehmern ausgetauscht und allen am Projekt Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.
  • Sitzungsprotokolle müssen an alle Beteiligten verteilt werden, und sie müssen sorgfältig verwaltet werden, wenn sie sensible Informationen enthalten.

Wählen Sie zwischen Besprechungsnotizen, Besprechungsprotokollen oder beidem

Es ist sehr wichtig, dass Sie die richtige Form der Dokumentation haben, vor allem, wenn das Treffen später aus rechtlichen Gründen überprüft werden muss.

Durch den effektiven Einsatz dieser beiden Medien können Sie sicherstellen, dass Ihre Sitzungen effizient, gut dokumentiert und produktiv sind.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Unterlagen Sie für ein Treffen benötigen, stellen Sie sich diese drei Fragen:

  1. Was ist der Zweck des Treffens?
  2. Wer sind die vorgesehenen Empfänger der Dokumentation?
  3. Wie sieht es mit der Einhaltung von Vorschriften und der Archivierung aus?

Eine Anmerkung zum organisatorischen Einfluss

Die Art Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche kann sich auf die Art der Notizen auswirken, die Sie machen müssen. Bei einem kleinen Start-up-Unternehmen wird es wahrscheinlich viele "zwanglose" Gespräche und Aufzeichnungen geben. Bei einem Fortune-500-Unternehmen mit Vorständen und vielen Stakeholdern wird es wahrscheinlich eher formalisiert sein.

Der Einsatz digitaler Werkzeuge

Inzwischen gibt es viele Apps, die eine wesentlich effizientere Dokumentation von Besprechungen ermöglichen. Diese Apps können sowohl Sitzungsnotizen als auch Sitzungsprotokolle unterstützen. Sie können nicht nur in Echtzeit dokumentieren, was gesagt wurde und wer es gesagt hat, sondern sie können auch sicher gespeichert und effizienter verteilt werden.

Der Einsatz dieser Technologie bedeutet, dass eine Besprechung, die zu Beginn vielleicht nur Notizen erfordert, wenn sie sich zu einem formelleren Protokoll entwickelt, die Möglichkeit hat, dies zu tun. Sie können sich dann für die beste der beiden Möglichkeiten entscheiden und die Dokumentation, die nach der Sitzung erfolgen muss, formalisieren.

Bewährte Praktiken für die Erstellung von Sitzungsnotizen und Protokollen

Unabhängig davon, ob Sie Notizen oder Protokolle für Ihre Besprechung anfertigen, gibt es eine Reihe von Dingen, die als Teil der allgemeinen bewährten Praxis getan werden sollten.

  • Klarheit und Prägnanz: Egal, ob Sie Notizen oder Protokolle anfertigen, eine klare und prägnante Dokumentation ist entscheidend. Konzentrieren Sie sich auf Entscheidungen, Aktionspunkte und die wichtigsten Diskussionspunkte.
  • Verwenden Sie Besprechungsvorlagen: Standardisieren Sie den Prozess mit Vorlagen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen einheitlich erfasst und leicht verständlich sind.
  • Aktives Zuhören: Beteiligen Sie sich voll und ganz an der Sitzung, um eine genaue und umfassende Dokumentation zu gewährleisten. Fassen Sie die Diskussionen in Ihren eigenen Worten zusammen, um das Wesentliche zu erfassen.
  • Digitale Tools und Software: Nutzen Sie die Technologie zur Steigerung der Effizienz. Die Verwendung einer Anrufaufzeichnungssoftware wie tl;dv kann auch ein KI-Element einbringen, das es Ihnen ermöglicht, die Sitzung abzuhalten und im Nachhinein alles effizient zu bearbeiten
  • Umgang mit sensiblen Informationen: Achten Sie immer auf die Vertraulichkeit. Bewahren Sie Dokumente mit sensiblen Daten sicher auf. Beschränken Sie den Zugang auf diejenigen, die es wissen müssen.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen und die richtigen Tools verwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungsnotizen und Protokolle sowohl nützlich als auch sicher sind.

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden mit einigen der wichtigsten Best Practices für virtuelle Meetings 

Infografik zu Sitzungsnotizen und Protokollen sowie zu bewährten Verfahren
Quelle: insuregood.org

Steigern Sie die Produktivität von Meetings durch effektive Dokumentation

Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens, aber genauso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass sie funktionieren.

Ein ganzes Team, das die besten Praktiken und den Unterschied zwischen Sitzungsnotizen und Protokollen kennt, kann Ihre Effizienz und Produktivität steigern.

Die drei wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, ob Sie nun Notizen oder Protokolle anfertigen, sind:

  1. Vorbereitung: Stellen Sie sicher, dass jede Sitzung, auch wenn es sich nur um eine kleine Besprechung handelt, ein klares Ergebnis und eine klare Tagesordnung hat. Auch wenn weniger formelle Sitzungen nicht im Voraus verteilt werden müssen, sollten Sie eine klare Richtlinie für das Ergebnis der Sitzung haben,
  2. Umsetzbare Punkte: Legen Sie klar fest, welche Maßnahmen im Anschluss an die Sitzung zu ergreifen sind, wer dafür verantwortlich ist, und geben Sie einen Zeitplan vor (oder zumindest einige Meilensteine). Dadurch wird sichergestellt, dass es eine klare Verantwortlichkeit gibt und eine Chance, die Maßnahmen korrekt durchzuführen.
  3. Überprüfen und zusammenfassen: Stellen Sie sicher, dass es eine Art von Aufzeichnung der Sitzung gibt. Meetings ohne Dokumentation können zu abstrakten Ergebnissen, vergessenen Ideen und fehlenden Maßnahmen führen.

Bessere Sitzungsdokumentation führt zu besseren Resultaten


Unabhängig davon, ob Sie die Sitzung organisieren oder nur daran teilnehmen, ist es wichtig, eine klare Vorstellung von den Ergebnissen der Sitzung zu haben. Daraus ergeben sich auch der Stil und die Funktion der erforderlichen Sitzungsunterlagen, seien es Sitzungsnotizen oder Sitzungsprotokolle.

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