A documentação de reuniões é muito importante no mundo profissional. Ter um bom conjunto de anotações ou atas de reunião garante que haja um registro claro do que foi dito. Também registra decisões e pontos de ação para referência futura. No entanto, notas de reunião versus atas? Existe a possibilidade de cruzamento entre notas e atas de reunião. O que exatamente as diferencia?
Certificar-se de que você e sua equipe saibam qual é a diferença entre anotações e atas de reuniões pode melhorar seu processo de documentação. Além disso, ter uma compreensão clara do que é uma anotação e redação de atas eficazes também ajudará.
As anotações de reunião têm uma finalidade diferente das atas de reunião, mas ambas são importantes.
Em termos mais simples, as anotações são uma referência rápida do que foi dito. Elas destacam a essência da discussão.
No entanto, as atas são um registro mais formal. As atas podem ser usadas em uma capacidade legal e, muitas vezes, também estão ligadas à administração financeira.
Certificar-se de que você sabe quais são as diferenças é fundamental para qualquer pessoa que esteja envolvida em reuniões. De fato, apenas uma fração das reuniões (11%) é considerada produtiva, portanto, é muito importante garantir que você tenha as informações necessárias provenientes delas.
Seja você a pessoa que está fazendo as anotações ou apenas um participante, isso pode lhe dar uma melhor compreensão do processo da reunião.
Vamos nos aprofundar nas diferenças.
Índice
Entendendo a documentação da reunião
A documentação de reuniões mudou muito ao longo dos anos. Era uma ferramenta simples de manutenção de registros, normalmente mantida por alguém do setor de secretariado digitando ou usando taquigrafia. Agora, junto com a tecnologia, evoluiu para criar arquivos incríveis e ricos em dados para trabalhar.
Também é muito importante para a responsabilidade e a conformidade no mundo moderno. Muitas empresas e setores exigem anotações claras e bem documentadas de todas as reuniões que possam ser acessadas posteriormente.
Um tema importante que surge sempre que consideramos a documentação de reuniões é o impacto do tempo em reuniões ineficazes. Uma pesquisa da Atlassian descobriu queo custo de reuniões desnecessárias para as empresas americanas chega a US$ 37 bilhões. Esse número ressalta o alto preço das reuniões improdutivas, não apenas em termos de perda financeira, mas também em perda de produtividade e insatisfação dos funcionários. O motivo pelo qual a documentação está tão diretamente ligada a isso é a quantidade de tempo gasto repetindo as mesmas coisas nas reuniões. Muitas vezes, quando as reuniões não são documentadas, ou mesmo compartilhadas corretamente, os mesmos assuntos são discutidos várias vezes.
O que são notas de reunião?
As notas de reunião são um registro do que foi discutido em uma reunião. Elas podem se basear mais em temas do que em cronologia. Elas também são muito menos formais, capturando os pontos principais e os itens de ação.
Embora as anotações de uma reunião devam ser detalhadas, elas devem servir como auxílio à memória e não como documentação oficial.
As anotações podem ser feitas por mais de uma pessoa, e é importante colaborar com elas em conjunto. Fazer anotações manuais ou analógicas pode fazer com que a experiência pessoal das pessoas as obscureça. É muito importante garantir que as anotações sejam equilibradas e factuais, para que os outros membros da equipe possam entendê-las e obter os pontos principais. Isso também é particularmente importante se os membros da equipe não tiverem participado da reunião.
Outro ponto importante quando se trata de anotações de reuniões é que elas geralmente são a base para o início das anotações de reuniões futuras.
Para fazer anotações eficazes, experimente as dicas a seguir:
- Mantenha as frases curtas e concentradas nos pontos principais
- Certifique-se de identificar e destacar itens de ação e quaisquer decisões.
- Anote todos os prazos ou datas que sejam importantes para os pontos de ação.
- Certifique-se de revisar e esclarecer quaisquer ambiguidades com outros participantes da reunião.
- Certifique-se de que as anotações da reunião sejam enviadas para aqueles que precisam delas imediatamente após a reunião.
- Tente usar uma ferramenta digital para facilitar a organização e a tomada de notas, principalmente se a reunião for realizada remotamente.
O que são atas de reunião?
Diferentemente das notas de reunião, as atas de reunião são um registro formal das decisões tomadas em uma reunião. Elas são um documento legal que assegura a captura detalhada das discussões, ações, votos e decisões de uma reunião.
Geralmente, elas são orientadas por uma pauta de reunião que foi distribuída antes da reunião. Além disso, as anotações das reuniões anteriores também serão usadas como pontos de discussão. As atas das reuniões também incluem uma lista de participantes, um resumo de cada item da pauta e o resultado da decisão.
É realmente importante ter atas de reuniões. Esses são documentos legais necessários para a governança corporativa. Eles devem fornecer um relato transparente das ações da diretoria e da tomada de decisões. Normalmente, em qualquer caso legal, elas também serão mencionadas. Elas oferecem uma visão clara e imparcial da situação, essencial para as trilhas de auditoria e para demonstrar a devida diligência e integridade.
Normalmente, há uma única pessoa encarregada das atas da reunião, geralmente um secretário ou redator de atas designado. Essa pessoa deve estar ouvindo ativamente e anotar os pontos principais e quem os disse durante a reunião. Após o término da reunião, essas anotações devem ser formalizadas em uma estrutura de atas, revisadas quanto à precisão e integridade antes de serem distribuídas.
Elas devem ser distribuídas a todos os participantes da reunião e às partes interessadas para revisão e aprovação. Isso garante que todos estejam alinhados com as decisões tomadas e as ações necessárias. Há também uma chance de fazer correções ou esclarecimentos.
Como se trata de uma documentação formal, vale a pena procurar algumas diretrizes sobre atas de reunião com base em sua localidade.
As principais diferenças: Notas de reunião versus atas
Para uma referência rápida sobre a diferença entre as notas e as atas de reunião, aqui está uma lista de verificação rápida.
Formalidade
- As anotações das reuniões são informais, servindo de auxílio pessoal ou para a equipe.
- As atas de reunião são formais, servindo como um documento oficial que pode ser consultado quando se trata de leis, políticas corporativas ou ações financeiras.
Conteúdo
- As notas de reunião resumem os principais pontos, ações, discussões importantes e datas.
- As atas das reuniões são abrangentes e detalham as discussões, as decisões específicas, os resultados das votações e as ações oficiais,
Casos de uso
- As notas de reunião são para ambientes menos formais, como reuniões de equipe e reuniões de projeto. O foco aqui é a captura de ideias e tarefas.
- As atas de reunião são mais formais e precisam ser usadas em reuniões de diretoria, AGMs e encontros mais formais. Todas as grandes reuniões financeiras ou relacionadas a RH devem ter essas atas para fins de conformidade legal e corporativa.
Distribuição
- As anotações da reunião devem ser compartilhadas entre os participantes e disponibilizadas a todos os envolvidos no projeto.
- As atas das reuniões precisam ser distribuídas a todas as partes interessadas e devem ser cuidadosamente gerenciadas se houver informações confidenciais nelas.
Escolher entre notas de reunião, atas de reunião ou ambos
Certificar-se de que você tenha a forma correta de documentação é muito importante, principalmente se a reunião precisar ser examinada posteriormente por motivos legais.
O uso eficaz das duas mídias pode garantir que suas reuniões sejam eficientes, bem documentadas e produtivas.
Se você não tiver certeza de quais documentos precisará para uma reunião, faça a si mesmo estas três perguntas:
- Qual é o objetivo da reunião?
- Quem são os destinatários pretendidos da documentação?
- Quais são as necessidades de conformidade e arquivamento?
Uma observação sobre a influência organizacional
A própria natureza da sua empresa ou setor pode ter um impacto sobre o tipo de anotações que você precisa fazer. Para uma pequena empresa iniciante, é provável que haja muitos encontros e conversas "casuais". Para uma empresa da Fortune 500, com diretorias e muitas partes interessadas, é provável que as reuniões sejam mais formalizadas.
O uso de ferramentas digitais
Atualmente, existem muitos aplicativos que permitem uma documentação de reunião muito mais eficiente. Esses aplicativos podem oferecer suporte a anotações e atas de reuniões. Além de poderem documentar, em tempo real, o que foi dito e quem o disse, elas também podem ser armazenadas de forma segura e distribuídas com mais eficiência.
O uso dessa tecnologia significa que, embora uma reunião possa começar precisando de anotações, se ela evoluir para a necessidade de atas mais formais, a oportunidade de fazer isso estará disponível. Assim, você poderá selecionar a melhor opção entre as duas e formalizar qualquer documentação que precise ser feita após a reunião.
Práticas recomendadas para fazer anotações e atas de reuniões
Independentemente de você estar fazendo anotações ou redigindo atas para a reunião, há uma série de coisas que devem ser feitas como parte das práticas recomendadas gerais.
- Clareza e concisão: Seja para fazer anotações ou atas, a documentação clara e concisa é fundamental. Concentre-se nas decisões, nos itens de ação e nos principais pontos de discussão.
- Use modelos de reunião: Padronize o processo com modelos. Isso garante que todas as informações necessárias sejam capturadas de forma consistente e facilmente compreendidas.
- Escuta ativa: Envolva-se totalmente na reunião para garantir uma documentação precisa e abrangente. Resuma as discussões com suas próprias palavras para captar a essência.
- Ferramentas e softwares digitais: Aproveite a tecnologia para aumentar a eficiência. O uso de um software de gravação de chamadas, como o tl;dv , também pode trazer um elemento de IA, permitindo que você realize a reunião e faça uma ação retrospectiva de tudo com eficiência
- Manuseio de informações confidenciais: Tenha sempre em mente a confidencialidade. Armazene com segurança os documentos que contêm dados confidenciais. Limite o acesso àqueles que precisam saber
Seguindo essas diretrizes e utilizando as ferramentas certas, você pode garantir que suas anotações e atas de reunião sejam úteis e seguras.
Abaixo, você verá um guia rápido de alguns dos principais pontos das práticas recomendadas a serem seguidas nas reuniões virtuais
Aumente a produtividade das reuniões por meio de uma documentação eficaz
As reuniões são uma parte fundamental de qualquer negócio, mas garantir que elas estejam funcionando é igualmente importante.
Ter uma equipe inteira que conheça as práticas recomendadas e a diferença entre notas e atas de reunião pode transformar sua eficiência e produtividade.
Os três aspectos mais importantes a serem observados, quer esteja fazendo anotações ou atas, são
- Preparação: Certifique-se de que toda reunião, mesmo que seja um pequeno encontro, tenha um resultado e uma pauta claros. Embora as menos formais não precisem ser divulgadas com antecedência, tenha uma diretriz clara do que deve sair da reunião,
- Itens acionáveis: Deixe claro quais são as ações a serem tomadas após a reunião, quem é o responsável por elas e um cronograma em que devem ser realizadas (ou, pelo menos, alguns marcos). Isso garante que haja uma responsabilidade clara e uma chance de acompanhamento correto.
- Revisar e resumir: Certifique-se de que haja algum tipo de registro da reunião. Reuniões sem documentação podem levar a resultados abstratos, ideias esquecidas e nenhuma ação.
Melhor documentação das reuniões leva a melhores resultados
Independentemente de você ser o organizador da reunião ou apenas um participante, é fundamental ter uma ideia clara dos resultados da reunião. Isso também levará ao estilo e à função da documentação necessária para a reunião, sejam notas ou atas de reunião.
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