会議を文書化することは、プロの世界では本当に重要だ。会議メモや議事録をきちんと作成することで、発言内容が明確に記録されます。また、決定事項や行動ポイントも記録し、後で参照できるようにする。しかし、会議メモと議事録は違うのか？会議メモと議事録の間にはクロスオーバーの可能性があります。両者の違いはどこにあるのでしょうか？
会議のメモと議事録の違いについて、あなたやあなたのチームが知っていることを確認することで、文書化プロセスを改善することができます。さらに、効果的なメモの取り方と議事録の書き方を明確に理解することも役立ちます。
会議メモは議事録とは目的が異なるが、どちらも重要である。
最も簡単な言葉で言えば、メモとは発言内容を素早く参照するためのものである。ディスカッションの要点を強調する。
しかし議事録は、より正式な記録である。議事録は法的な立場で使用されることもあり、財務管理ともしばしば関連する。
何が違うのかを知っておくことは、会議に関わるすべての人にとって極めて重要である。実際、生産的な会議とされるものは全体のわずか（11％）であり、会議から得られる必要な情報を確認しておくことは非常に重要である。
あなたがメモを取る側であろうと、単なる参加者であろうと、会議のプロセスをより深く理解することができる。
その違いをもっと深く掘り下げてみよう。
目次
ミーティング・ドキュメントを理解する
会議の記録は、ここ数年で大きく変化した。かつては単純な記録管理ツールで、秘書課の誰かがタイピングや速記で記録するのが一般的だった。それが今では、テクノロジーとともに進化し、驚くほどデータが豊富なファイルを作成できるようになった。
また、現代社会における説明責任とコンプライアンスにとっても非常に重要です。多くの企業や業界では、後日アクセスできる、明確で文書化された会議のメモが求められます。
会議の文書化について考えるたびに出てくる重要なテーマのひとつが、非効率な会議が時間に与える影響だ。アトラシアンの調査によると、米国企業にとって不必要な会議にかかるコストは370億ドルにのぼるという。この数字は、金銭的な損失だけでなく、生産性の低下や従業員の不満という点でも、非生産的な会議の代償が大きいことを強調しています。文書化がこれに直結するのは、会議で同じことを蒸し返すことに多くの時間が費やされるからだ。会議が文書化されていなかったり、あるいは正しく共有されていなかったりすると、同じことが何度も議論されることがよくある。
ミーティングノートとは？
会議メモとは、会議中に話し合われた内容を記録したものである。時系列に記録するよりも、テーマごとに記録するほうがよい。また、形式ばらず、重要なポイントや行動項目を記録する。
会議のメモは詳細であるべきだが、それは公式文書というよりは、記憶の補助として役立つものである。
ノートは複数人で取ることができ、一緒に共同作業することが重要です。手作業やアナログでメモを取ると、個人的な経験がメモを曇らせてしまう可能性がある。他のチームメンバーがメモを理解し、重要なポイントを把握できるよう、バランスの取れた、事実に基づいたメモにすることが本当に重要だ。これは、チームメンバーがミーティングに参加していない場合にも特に重要です。
会議メモに関するもう一つの重要なポイントは、会議メモが将来の会議のための会議メモの土台になることが多いということである。
効果的なメモを取るために、以下のヒントを試してみてください：
- 文章は短く、要点を絞る
- 行動項目と決定事項を明確にし、高度に評価する。
- アクションポイントにとって重要な期限や日付はメモしておく。
- 曖昧な点は必ず他の会議出席者と確認し、明確にすること。
- 会議のメモが、会議後速やかに必要な人に送付されるようにする。
- 特に遠隔で会議を行う場合は、簡単にメモを取ったり整理したりできるデジタルツールを使うようにする。
議事録とは何か？
議事録は、会議メモとは異なり、会議での決定事項を正式に記録したものである。議事録は、会議の議論、行動、投票、決定を詳細に記録する法的文書です。
これらは通常、ミーティングの前に配布されるミーティング・アジェンダによって進められる。加えて、前回の会議の議事録も話の要点として使用される。会議の議事録には、出席者のリスト、各議題の要約、決定結果も含まれる。
議事録を作成することは本当に重要だ。これはコーポレート・ガバナンスに必要な法的文書である。取締役会の行動と意思決定について透明性のある説明を提供しなければならない。通常、法的なケースでは、議事録も参照される。監査証跡として不可欠であり、デューデリジェンスと誠実さを示すものである。
通常、会議の議事録を作成する担当者は一人で、通常は指名された書記または議事録作成者が担当する。彼らは、会議中、重要なポイントに積極的に耳を傾け、誰が発言したかをメモしておく必要がある。会議終了後、これらのメモを議事録の構成にまとめ、配布する前に正確さと完全性を確認する。
会議の出席者全員と利害関係者に配布し、レビューと承認を求める。こうすることで、決定事項や必要な行動について全員が足並みをそろえることができる。また、修正や明確化を行うチャンスもある。
議事録は正式な文書であるため、各地域の議事録に関するガイドラインを調べる価値がある。
重要な違い会議メモと議事録の違い
会議メモと議事録の違いについて、簡単なチェックリストをご覧ください。
形式
- ミーティングノートは非公式なもので、個人またはチームの補助的な役割を果たす。
- 議事録は正式なものであり、法律、企業方針、財務上の行動に関して参照できる公式文書としての役割を果たす。
コンテンツ
- 会議のメモには、重要なポイント、行動、重要な議論、日付がまとめられている。
- 会議の議事録は、討議、具体的な決定、投票結果、公式な行動を詳細に記した包括的なものである、
活用事例
- ミーティングノートは、チームミーティングやプロジェクトミーティングなど、あまりフォーマルでない場でのメモです。ここでは、アイデアやタスクを記録することに重点を置く。
- 議事録は、取締役会や年次総会など、よりフォーマルな会合で使用されます。財務や人事関連の大規模な会議では、法律や企業コンプライアンス上、議事録が必要です。
流通
- ミーティングノートは出席者間で共有し、プロジェクト関係者全員が利用できるようにする。
- 会議の議事録はすべての利害関係者に配布する必要があり、その中に機密情報が含まれている場合は慎重に管理しなければならない。
会議メモ、議事録、またはその両方を選択する
特に、その会議が後々法的な理由で精査される必要がある場合は、適切な形式の書類を用意することが本当に重要です。
2つのメディアを効果的に活用することで、会議の効率化、文書化、生産性の向上を図ることができる。
ミーティングに必要な書類がわからない場合は、次の3つの質問を自分に投げかけてみてください：
- 会議の目的は何ですか？
- ドキュメンテーションの対象者は誰ですか？
- コンプライアンスとアーカイブの必要性は？
組織の影響力について
ビジネスや業界の性質は、どのようなメモを取る必要があるかに影響する。小規模な新興企業であれば、「カジュアルな」キャッチボールや会話が多いだろう。フォーチュン500に名を連ねるような企業では、取締役会や多くの利害関係者がいるため、よりフォーマルなものになるだろう。
デジタルツールの使用
現在では、より効率的な会議資料作成を可能にするアプリが数多く登場している。これらのアプリは、会議メモと議事録の両方をサポートすることができる。何が発言され、誰が発言したかをリアルタイムで文書化できるだけでなく、安全に保存し、より効率的に配布することもできる。
このテクノロジーを使うことで、最初はメモが必要な会議でも、より正式な議事録が必要になれば、それを作成することができる。そして、2つの中から最適なものを選択し、会議後に必要な文書を正式に作成することができる。
会議メモと議事録作成のベストプラクティス
会議のメモを取るにせよ、議事録を作成するにせよ、一般的なベストプラクティスの一環として行うべきことがいくつかある。
- 明確さと簡潔さ：メモを取るにせよ、議事録を作成するにせよ、明確で簡潔な文書化が鍵となる。決定事項、行動項目、主要な論点に焦点を当てる。
- ミーティング・テンプレートを使う：テンプレートを使ってプロセスを標準化する。これにより、必要な情報が一貫して把握され、理解しやすくなる。
- 積極的な傾聴：正確で包括的な文書化を確実にするため、会議に十分に参加する。議論を自分の言葉で要約し、本質を捉える。
- デジタルツールとソフトウェア：テクノロジーを活用して効率を高める。tl;dv のような通話録音ソフトを使うことで、AIの要素も取り入れることができ、効率的に会議を開催し、すべてをレトロスペクティブアクションすることができる。
- 機密情報の取り扱い：常に機密保持に留意する。機密データを含む文書を安全に保管する。知る必要のある人だけにアクセスを制限する
これらのガイドラインに従い、適切なツールを活用することで、会議のメモや議事録を有用かつ安全に作成することができます。
以下では、バーチャル会議で守るべきベストプラクティスのポイントを簡単に紹介する。
効果的な文書作成による会議の生産性向上
会議はどんなビジネスでも重要な部分だが、会議が機能しているかどうかを確認することも同じくらい重要だ。
ベストプラクティスと会議メモと議事録の違いを知っているチーム全体が、効率と生産性を変えることができる。
メモを取るにせよ、議事録を作成するにせよ、最も重要なことは3つある：
- 準備： たとえ小さな集まりであっても、すべてのミーティングには明確な成果とアジェンダを持たせること。あまり正式でないものは事前に回覧する必要はないが、会議から何を得るべきかを明確に指示すること、
- 実行可能な項目：ミーティング後に取るべき行動は何か、誰がそれに責任を持つのか、また、期限（または少なくともいくつかのマイルストーン）を明確にする。こうすることで、明確な説明責任と、正しいフォロースルーの機会を確保することができる。
- 見直しとまとめ：会議の記録を必ず残すこと。文書化されていない会議は、抽象的な結果や忘れ去られたアイデア、何の行動にもつながらない可能性がある。
より良い会議資料がより良い成果を生む
あなたが会議の主催者であれ、単なる出席者であれ、会議の成果を明確に把握することが重要である。これは、会議メモであれ議事録であれ、必要な会議文書のスタイルや機能にもつながる。
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