Перейти до змісту
Зустрічі. Забитий календар. Адміністративний кошмар кожного пересічного співробітника. Те, чим ви будете займатися, коли повинні робити щось інше.
Однак, як би ми не нарікали на них, наради — це не розкіш, а необхідність у бізнесі.
Ось чому ефективні інструменти для проведення зустрічей можуть мати таке велике значення.
У книзі Кала Ньюпорта «Цифровий мінімалізм»король концентрації розповідає про те, що текстові повідомлення, пінги, сповіщення та все інше не можуть замінити реальну розмову та спілкування з людиною, навіть якщо це відбувається під час відеоконференції.
Однак зустрічі повинні бути ПРОДУКТИВНИМИ. І, чесно кажучи, у минулому багато людей розуміли під продуктивністю скоріше поєднання присутності на робочому місці, плутанини щодо слова «обов'язковий» та отримання задоволення від влади завдяки бронюванню конференц-залу. Однак присутність на робочому місці не обов'язково означала, що робота була виконана.
Все це також має значення. Опитування, проведене компанією Reclaim, показало, що середній працівник, який працює 40 годин на тиждень, в середньому витрачає близько 50% свого часу на різні види нарад. Так, саме так —половину свого робочого тижня.
І навіть поширення remote не зупинило цей процес. Насправді, в результаті кількість зустрічей навіть збільшилася . Дослідження Microsoft показало, що з 2020 року час, проведений на зустрічах у Teams, збільшився на 250%. Крім того, зустрічі, які ніколи не відбуваються, можуть бути так само марними. Статистика Booqed показала, що час, витрачений на скасовані або непотрібні зустрічі щотижня, впливає на близько 71% співробітників.
Закон Паркінсона стверджує, що робота розширюється, щоб заповнити відведений для неї час. Те саме стосується і нарад. Якщо не бути обережним, можна перевантажити себе і свою команду нарадами, які знизять продуктивність усіх учасників, не даючи жодних відчутних результатів.
Дослідження, проведене компанією Bain & Co у 2014 році, показало, що компанія з рейтингу Fortune 500, яка регулярно проводила 90-хвилинні наради для менеджерів середньої ланки, могла втрачати близько 15 мільйонів доларів на рік на виплату заробітної плати.
Отже, якщо зустрічі є необхідними, але неефективними, як ми можемо зробити їх більш продуктивними?
Звичайно ж, інструменти!
Ось наш список найкращих інструментів, які при правильному використанні можуть значно заощадити час, гроші та енергію під час ваших зустрічей.
Найкращі інструменти для підвищення продуктивності зустрічей
tl;dv
Почнемо з tl;dv. Цей записник зустрічей, доступний як для Google Meet для Zoom, транскрибує та надає за допомогою штучного інтелекту нотатки та основні моменти вашої зустрічі.
Це дійсно має велике значення, оскільки дозволяє не витрачати час даремно і скоротити тривалість нарад. Завдяки запису та транскрибуванню більше не потрібно обов'язково бути присутнім на нараді. Ви можете заощадити час співробітників І тримати їх в курсі того, що відбувалося на нараді, коли їх там не було.
Користувачі можуть позначати колег, щоб вони могли приєднатися до відповідної частини зустрічі. Навіть після зустрічі, завдяки хмарному сховищу, кожна зустріч зберігається для подальшого використання. Є навіть функція маркування часом, маркування часом на основі штучного інтелекту та пошук за ключовими словами, що робить її ще більш доступною. Ідеально підходить для розсилки підсумків зустрічей або створення підбірки найважливіших моментів.
Вся ця інформація під рукою означає, що ймовірність проведення наради з питання, яке вже було обговорено, відразу ж зменшується.
tl;dv втілення ефективності для інтелектуального записувача зустрічей на базі штучного інтелекту. Більше того, він працює як з Google Meet Zoom, що робить його ідеальним інструментом дляZoom Google Meet І Zoom . Крім того, він має безкоштовний тариф!
Календар
Якщо ви не екстрасенс або якийсь надзвичайно організований вундеркінд, то керувати цілою купою календарів просто неможливо. Навіть спроба зустрітися з давніми друзями, щоб випити чарку, може перетворитися на справжній кошмар.
Те саме стосується зустрічей на робочому місці, де потрібно враховувати безліч календарів, команд і місць проведення. Навіть одна думка про це викликає прискорене серцебиття.
Слава Богу, що винайшли Calendly. Серйозно, цей планувальник зустрічей — справжній рятівник, який врятував безліч проектів, зустрічей і продажів від повного забуття та проблем із плануванням.
Calendly допомагає користувачам швидко та легко синхронізувати свої календарі з колегами, усуваючи необхідність обмінюватися електронними листами та намагатися знайти час, який підходить усім. Все, що вам потрібно зробити, це переконатися, що ваш календар оновлений; решта — це просто бронювання часу.
Це навіть більше, ніж просто допомога у плануванні зустрічей у різних місцях, у різних часових поясах та мовах.
Ви можете створювати різні типи зустрічей (ідеально підходять для різних проектів, відділів і тривалості) і навіть додавати власні питання до своїх запрошень.
Загалом, Calendly — це абсолютно необхідний інструмент для всіх, хто займається плануванням та управлінням зустрічами. Він економить час і зберігає здоровий глузд!
Calendly працює з Google Meet, Zoom та Microsoft Teams. Хоча для налаштування може знадобитися трохи часу, ви можете налаштувати Calendly так, щоб він автоматично генерував посилання на зустріч одночасно з додаванням запису до вашого календаря.
Ясні зустрічі
Половина успіху продуктивної наради полягає в підготовці. Ніщо так не псує початок наради, як відсутність порядку денного або необхідних даних. Навіть якщо ви зможете виправити ситуацію, все одно буде втрачено час на налагодження роботи.
Lucid Meetings може дійсно допомогти у процесі попереднього планування. Це трохи схоже на те, ніби у вас під рукою є особистий джин-помічник для організації зустрічей.
Цей інструмент може допомогти вам спланувати порядок денний зустрічі, розподілити завдання між конкретними членами команди, робити нотатки і навіть контролювати виконання завдань після закінчення зустрічі.
Lucid Meetings може зробити ваші зустрічі більш цікавими завдяки таким крутим функціям, як віртуальні дошки та опитування. Ви можете налаштувати шаблони зустрічей відповідно до унікальних потреб та атмосфери вашої команди.
Тож попрощайтеся з нудними, непродуктивними нарадами і привітайте більш організований та цікавий спосіб виконання завдань. Lucid Meetings працює з Zoom, Google Meet, Microsoft Teams та Skype.
Колега
Якщо ви шукаєте надзвичайно ефективний спосіб планування зустрічей та організації роботи, то Fellow вам неодмінно допоможе. Fellow не тільки синхронізується з вашим календарем, але й дозволяє відстежувати ваші завдання, проекти та цілі.
Це як мати віртуального помічника для зустрічей, який може допомогти вам розсилати запрошення, планувати зустрічі і навіть готувати порядок денний для зустрічі, позбавивши вас від усієї важкої роботи. Крім того, він інтегрується зі Slack, щоб негайно повідомляти вас і всю команду про призначення або скасування зустрічей.
Fellow також має функцію автоматичного створення нотаток, тому незалежно від того, наскільки хаотичним є засідання, кожен може отримати доступ до точного запису того, що було обговорено. А якщо після засідання потрібно вжити будь-яких подальших заходів, Fellow подбає про те, щоб нічого не було забуто, і завдання були призначені вчасно.
Інструмент інтегрується з Microsoft Teams, GSuite, Slack та Zoom.
Таймер дзвінків для Google Meet
Дуже часто зустрічі виходять з-під контролю в часовому плані, тому що всі просто продовжують говорити, і ніхто не пам'ятає про те, щоб встановити таймер.
Call Timer для Google Meet прийшов на допомогу (Ура!). Це просте розширення дуже корисне для всіх, хто Google Meet користується Google Meet і хоче, щоб його зустрічі проходили за планом.
Хоча він сумісний тільки з Google Meet, він дійсно чудово справляється із завданням забезпечення ефективності та дотримання графіка ваших зустрічей. Він дозволяє встановити таймер тривалості зустрічі та може надати вам швидке візуальне нагадування, щоб допомогти всім дотримуватися графіка.
Більше не потрібно проводити 3-годинні наради для вирішення питання, яке можна вирішити за 20 хвилин! І це безкоштовно. Ура!
Час розмови для Google Meet
Якщо вже мова зайшла про розмови, то таймер – це чудова річ, але він марний, якщо хтось домінує протягом усього дзвінка. Talk Time for Google Meet — це ще одне розширення, яке підключається до Google Meet. Однак це розширення не тільки вимірює час розмови, але й час виступів учасників. Це означає, що легко визначити, хто не бере участі в обговоренні, а також отримати відповіді на питання, чому так відбувається (підказка: це та балакуча Кеті, яку ми всі знаємо і любимо).
Знову ж таки, усвідомлення часу є основною частиною проблеми. Коли ви усвідомлюєте час, люди ставляться до нього більш обережно. І якщо люди бачать, що вони перехоплюють розмову або витрачають цінний час на нерелевантні анекдоти, це дозволяє їм зупинитися. Або їхній керівник чи колеги можуть м'яко поговорити з ними або включити це в їхній план розвитку.
Знову ж таки, ця безкоштовна програма призначена ТІЛЬКИ для Google Meet, але вона, безперечно, варта витраченого часу (ха-ха, зрозуміли?).
Зустріч Booster
Якщо вам потрібна універсальна система, яка виконує величезну кількість завдань, таких як складання порядку денного, ведення нотаток під час зустрічей, відстеження часу... тобто все, що потрібно, то познайомтеся з Meeting Booster.
Meeting Booster не тільки охоплює всі основні функції, такі як створення графіків і розподіл завдань, але й дозволяє відстежувати прогрес у часі та вимірювати ефективність. Він також має аналітичну панель, тож якщо ваші наради затягуються, ви можете скористатися графіками та діаграмами, щоб обґрунтувати необхідність їх скорочення.
Однак він працює тільки з Microsoft Teams. Хоча він забезпечує інтеграцію зі Slack і HubSpot, він не обов'язково повинен залишатися виключно в екосистемі Microsoft.
Evernote
Evernote — це дуже зручний інструмент для створення нотаток. І, безперечно, інструмент для проведення віртуальних зустрічей, який може значно підвищити ефективність роботи.
Ви можете використовувати Evernote для створення цифрових архівів нотаток із ваших зустрічей, що дозволить вам clip та упорядкувати це. Крім того, ви також можете скористатися такими функціями, як шаблони зустрічей, аудіозаписи та функції спільного доступу, щоб надсилати подальші повідомлення після зустрічі.
Хоча Evernote не працює на основі штучного інтелекту, як деякі інші згадані інструменти, це все одно чудовий ресурс, який ідеально підходить для підготовки до зустрічей, створення нотаток та організації роботи. Крім того, його можна підключити практично до будь-якого іншого інструменту, який ви використовуєте, включаючи Slack або Zoom. Однак для цього потрібно використовувати сторонній інструмент, такий як Zapier.
Evernote інтегрується з усіма вашими улюбленими програмами та сервісами, такими як Google Calendar, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox та іншими сторонніми інструментами, допомагаючи зробити їх більш ефективними та продуктивними. До того ж, це абсолютно безкоштовно!
Гюго
Не знаємо, як ви, але ми належимо до тих людей, які люблять жити небезпечно. Маємо на увазі, що ми поглянули на годинник, згадали, що за 20 хвилин у нас зустріч, а план ще не підготовлений.
Я маю на увазі, що тривога, яку це може викликати, просто зашкалює.
Дякувати Богу за Хьюго.
Hugo — це друг, який дозволяє тобі копіювати всі його домашні завдання, але у вигляді інструменту для зустрічей.
Хоча це дуже просто, але це означає, що у вас завжди буде запасний план, якщо у вас немає часу на підготовку. І хоча ми не рекомендуємо покладатися виключно на шаблони, у випадку з ефективними зустрічами вони, безсумнівно, стануть у нагоді.
Крім того, ви можете переглянути нотатки з попередніх зустрічей, поділитися порядком денним з іншими учасниками зустрічі, а потім зафіксувати та надіслати завдання для подальшої роботи.
Він інтегрується з більшістю календарів і платформ, включаючи Zoom, Google Meet інші платформи. Додатковою перевагою є те, що він починається з безкоштовного тарифу!
Вартість зустрічі
На початку цієї статті ми згадали про страшну цифру від Bain & Co – 15 мільйонів доларів, витрачених на час проведення нарад персоналу. Хоча це була компанія з рейтингу Fortune 500, це може вплинути на будь-який бізнес – великий чи малий – коли йдеться про марнування часу на наради.
Інструмент «Вартість зустрічі» — це інтерактивний, хоча й дещо лякаючий інструмент. Ввівши кілька цифр, таких як зарплата, витрачений час тощо, ви можете розрахувати «вартість» проведення зустрічі. Якщо ви проводите кілька зустрічей на тиждень, ви можете побачити, як цей час (і гроші!) можна витратити на щось інше.
Ви можете використовувати цей простий інструмент так само, як маркетингова команда розраховує рентабельність інвестицій у свої маркетингові заходи. Тоді досить легко зрозуміти, чи варто проводити загальнофірмову нараду, чи є інший спосіб. Навіть якщо нарада є необхідною, ви можете замість цього запросити представників або керівників відділів у відповідний час за допомогою такого інструменту, як tl;dv потім поділитися записом з усією командою.
Ви також можете подумати про те, як зробити логістику зустрічей більш ефективною. Наприклад, чи дійсно зустрічі повинні тривати годину? Або півгодини? Чи можна, за необхідності, замість особистих зустрічей або відеоконференцій проводити віртуальні кавові перерви або спілкуватися по телефону?
Або навіть страшна фраза…«
» (Звісно, це може бути електронним листом).
Міро.
Кожен має свій власний спосіб сприйняття та запам'ятовування інформації; для деяких найкраще підходить візуальне представлення. Саме тут інструмент для створення дошок, такий як Miro, може дійсно допомогти згуртувати команду (і переконатися, що ніхто не залишиться в повній розгубленості після швидкої телефонної конференції).
Дошка для записів допомагає додати до зустрічей візуальний елемент співпраці в режимі реального часу, що може допомогти краще пояснити ідеї, стратегії та результати. Ви можете відмічати виконані завдання, проводити мозковий штурм ідей та розподіляти обов'язки за допомогою дошок, діаграм та стікерів Post-It — і все це в одному місці.
Ви можете поділитися дошкою між командами, щоб усі були в курсі справ з першого дня, а також легко переглядати прогрес, досягнутий за певний період часу. Крім того, вона не загубиться, як клаптики паперу з нотатками.
Miro інтегрується безпосередньо з Zoom, Google Meet та Microsoft Teams, що означає, що кожен може його бачити та використовувати. Дуже ефективний та надзвичайно зручний для візуальних команд та окремих осіб.
Ткацький верстат
Ви коли-небудь відвідували зустріч, яка по суті була лише прикрашеним тренінгом? Можливо, вам потрібно було ознайомитися з новим програмним забезпеченням. Або лінійний керівник чи начальник хотів ознайомити вас і команду з деякими цифрами чи ключовими показниками ефективності.
Чи бували ви коли-небудь на зустрічі, де ваша роль як учасника була більш пасивною, ніж активною?
Майже напевно, ми б так уявляли.
Справа в тому, що зустріч – навіть remote – МОЖЕ бути корисною в таких обставинах. Вона дає можливість задати питання; ви можете бачити все, що відбувається, в режимі реального часу. Однак з точки зору ефективності використання часу може бути кращий варіант.
Можливо, ви захочете замінити ці зустрічі на Loom. «Що таке Loom?» — запитаєте ви. Це інструмент для запису екрану, який дозволяє ведучому записувати свій екран у режимі реального часу з коментарями, створюючи своєрідний міні-вебінар. Потім це перетворюється на розміщене відео, яке можна поділитися за допомогою посилання та розповсюдити серед окремих осіб або навіть ширшої команди. Ви можете записувати своє повідомлення в будь-який час і в будь-якому місці — не потрібно узгоджувати графіки або турбуватися про часові пояси. Просто запишіть своє повідомлення, і ваша команда зможе переглянути його в зручний для неї час.
Це також може заощадити багато часу. Ломи, оскільки вони проходять через щось конкретне, зазвичай коротші і лаконічніші, тому ви можете заощадити час і відразу перейти до важливих речей. Ви також можете створювати часові мітки.
Loom є скоріше засобом запису екрану, а не інструментом для проведення зустрічей, тому він не потребує інтеграції з платформою для відеоконференцій.
Інструменти повинні бути ПРОДУКТИВНИМИ, а не відволікати увагу
Як ви можете бачити з наведених вище інструментів, вони дійсно можуть додати цінності зустрічам, зробивши їх більш ефективними. Зустрічі повинні бути функціональними і якомога коротшими, щоб максимізувати обсяг глибокої роботи, яку можна виконати поза ними. Крім того, якщо ви працюєте асинхронно, інструменти повинні бути спрямовані на поліпшення зустрічей, щоб підтримати це (і навіть боротися з вимогою, щоб всі були присутні).
Пам'ятайте, що хоча інструменти можуть допомогти нам у спілкуванні та співпраці, вони не повинні відволікати увагу або використовуватися на шкоду іншим завданням. Якщо ви використовуєте багато інструментів для проведення зустрічей, стежте за тим, скільки часу ви витрачаєте на кожен з них і що ви отримуєте від цього.
Зрештою, з усіх вищезазначених інструментів, tl;dv найефективнішим. Коли зустрічі проводяться якомога коротше і по суті, а також з мінімальними перервами, дивовижно, скільки можна досягти за короткий проміжок часу. Подумайте, скільки роботи ви зможете виконати зараз.
