会議。あらゆるカレンダーの障害となる。平均的な従業員の管理上の悪夢。他のことをしなければならないときに、あなたがすることになるもの。
しかし、私たちが唸るほど、会議は贅沢品ではなく、ビジネスにおいて必要不可欠なものなのです。
そのため、効果的な会議ツールは大きな違いを生み出します。
カル・ニューポートの著書 デジタル・ミニマリズムでは、メール、Ping、通知など、たとえビデオ会議であっても、実際に誰かと話したり会ったりすることに代わるものはない、と語っています。
しかし、会議は生産的でなければならない。正直なところ、過去の多くの人たちの生産性の解釈は、プレゼンティズム、「必須」という言葉に対する混乱、会議室の予約に関する権力闘争などが混在していました。しかし、席が埋まっているからといって、必ずしも物事がうまくいくわけではありません。
それもすべて加算されます。リクレイム社の調査によると、週40時間労働の平均的な社員は、平均して約50％の時間を何らかの会議に費やしているとのことです。そうです、週の半分を占めているのです。
そして、remote 。実際、結果として会議は増えている。マイクロソフトの調査によると、2020年以降、Teamsの会議に費やす時間は250％増加している。また、実現しない会議も同様に無駄が多い。Booqedの統計によると、毎週キャンセルされるミーティングや不必要なミーティングによって浪費される時間は、約71％の従業員に影響を与えているという。
パーキンソンの法則では、仕事は許された時間を埋めるために拡大する。これは、会議でも同じことが言えます。気をつけないと、自分自身やチームのミーティングに予定を入れすぎてしまい、実質的な成果を上げることなく、全員の生産性を低下させてしまいます。
ベイン・アンド・カンパニーが2014年に行った調査によると、フォーチュン500の企業が中堅管理職を対象に90分のミーティングを定期的に行っている場合、年間約1500万ドルの賃金コストがかかっていることがわかりました。
では、会議は必要だが非効率であるとすれば、どうすれば会議の生産性を高めることができるのでしょうか。
もちろん、工具です。
ここでは、正しく導入することで、会議の時間、費用、エネルギーを絶対に節約できるトップツールのリストを紹介します。
会議の生産性向上に最適なツール
tl;dv
まずはtl;dv から。Google Meet とZoom の両方で利用可能なこのミーティング・レコーダーは、AIが会議のメモやハイライトを書き起こします。
無駄な時間を省き、会議を短縮することができるため、本領を発揮します。また、録音・録画の機能を利用することで、強制的な出席も不要になります。従業員の時間を節約し、その場にいなかった従業員にも会議の内容を伝えることができます。
ユーザーは同僚をタグ付けして、会議の関連する部分に来てもらうことができます。会議後も、クラウドベースのストレージにより、すべての会議が保存され、将来参照することができます。さらに、タイムスタンプ、AIによるタイムスタンプ、キーワード検索もあり、さらに利用しやすくなっています。会議のサマリーの送信や、インサイトのハイライトリールの作成に最適です。
このような情報が手に入るということは、すでに議論されていることについて会議をする可能性が一気に低くなるということです。
tl;dv は、インテリジェントなAIミーティング・レコーダーの効率性の純粋な定義です。さらに、Google Meet とZoom の両方で動作するため、Google Meet とZoom の両方のメモを取るのに理想的です。無料版もある！
カレンダリー
超能力者か整理整頓の天才でもない限り、大量のカレンダーを管理することは不可能です。旧友と飲みに行くのでさえ、悪夢に等しい。
職場の会議も同様で、複数のカレンダー、チーム、場所を考慮する必要がある。考えただけでも動悸がしそうです。
彼らはCalendlyを発明したことを感謝します。この会議スケジューラーは、本当に救世主で、多くのプロジェクト、会議、営業電話を、完全に忘却とスケジューリングの苦悩から救ってくれました。
Calendlyは、ユーザーが同僚とカレンダーを迅速かつ簡単に同期できるよう支援します。自分のカレンダーが最新であることを確認するだけで、あとは予約するだけです。
さらに、時間帯や言語の異なる複数の拠点にまたがる会議のスケジュールも支援します。
さまざまなタイプの会議（さまざまなプロジェクト、部署、長さに最適）を作成でき、招待状にカスタム質問を追加することも可能です。
全体として、Calendlyはスケジュールやミーティング管理に携わる人にとって、絶対に必要なツールです。時間の節約にもなるし、正気にもなれます。
Calendly はGoogle Meet,Zoom,Microsoft Teams で動作します。設定に少し手間がかかるかもしれませんが、Calendlyは予約がカレンダーに入ると同時に、ミーティングリンクを自動的に生成することができます。
ルーシッドミーティング
生産的な会議の半分は、準備の良し悪しです。アジェンダがなかったり、適切なデータを持ってこなかったりすると、すべてがうまくいきません。せっかく時間を取り戻したとしても、スピードアップのための時間が失われてしまいます。
Lucid Meetingsは、事前準備のプロセス全体をサポートします。まるで個人的なミーティングの精霊を指先で操っているようなものです。
このツールは、会議の議題の計画、特定のチームメンバーへのタスクの割り当て、メモの作成、さらに会議終了後のアクションアイテムのフォローアップを支援します。
Lucid Meetingsは、仮想ホワイトボードや投票などのクールな機能で、あなたの会議をより魅力的なものにします。チーム独自のニーズや雰囲気に合わせて、会議のテンプレートをカスタマイズすることができます。
居眠りするような非生産的な会議にさよならを告げ、より組織的で楽しい方法で仕事を終わらせましょう。Lucid Meetingsは、Zoom 、Google Meet 、Microsoft Teams 、およびSkypeで動作します。
フェロー
もし、あなたが会議のスケジュール管理や整理整頓の超効率的な方法を探しているなら、Fellowは絶対に役に立ちます。Fellowはカレンダーと同期するだけでなく、タスク、プロジェクト、目標を追跡することができます。
これは、招待状の送付、会議のスケジュール、会議の議題の準備まで手伝ってくれるバーチャルな会議アシスタントを持つようなもので、すべてのハードワークを取り除いてくれる。さらに、Slackと統合して、会議の予定やキャンセルがあると、すぐにあなたや他のチームに通知されます。
また、自動メモ機能により、会議がどんなに混乱しても、全員が議論された内容の正確な記録にアクセスすることができます。また、会議後にフォローアップが必要な場合は、忘れ物がないように、速やかにタスクが割り当てられます。
このツールは、Microsoft Teams 、GSuite、Slack、Zoom と統合されている。
通話タイマーGoogle Meet
会議では、全員が話し続け、誰もタイマーをセットすることを忘れないので、時間的にコントロールできなくなることがよくあります。
Google Meetこのシンプルな拡張機能は、 Google Meet を定期的に使用し、ミーティングを予定通りに進めたい人にとても便利です。
Google Meet としか互換性がありませんが、会議を効率的にスケジュール通りに進めるのにとても役立ちます。会議時間のタイマーを設定したり、視覚的なリマインダーを表示することで、全員の時間を把握することができます。
もう、20分の問題のために3時間の会議をする必要はありません。しかも、無料です。うひゃひゃひゃひゃひゃひゃひゃひゃ
トークタイムGoogle Meet
タイマーを使うのはいいことですが、通話を支配する人がいると意味がありません。Talk Time forGoogle Meetは、Google Meet に接続する別の拡張機能です。しかし、これは通話の時間を計るのではなく、スピーカーの時間を計ることもできる。つまり、誰がディスカッションに貢献していないかを簡単に見つけることができ、また、その理由（ヒントは、私たち全員が知っているおしゃべりなキャシーです）についての答えも提供してくれます。
繰り返しになりますが、時間に対する意識が問題の大部分を占めています。時間を意識すれば、人はより慎重に時間を扱うようになります。また、自分が会話を乗っ取ったり、無関係な逸話で貴重な時間を費やしていることが分かれば、それをやめることができます。あるいは、上司や同僚が優しく声をかけたり、育成プランに盛り込んだりすることもできます。
繰り返しになるが、この無料のものはGoogle Meet のためだけのものである。
ミーティングブースター
アジェンダの設定、会議記録の取得、タイムトラックなど、膨大なタスクをカバーするオールインワン・システム、それがMeeting Boosterです。
Meeting Booster は、スケジュールの作成やタスクの割り当てといった基本的な機能をすべて備えているだけでなく、時間の経過とともに進捗を追跡し、効率を測定することも可能です。また、分析ダッシュも搭載しているので、会議が長引くようであれば、グラフやチャートで会議を短くすることを正当化することもできます。
ただし、Microsoft Teams でのみ動作する。SlackやHubSpotとの統合を提供しているが、マイクロソフトのエコシステムだけにとどまる必要はない。
エバーノート
Evernoteは本当に便利なメモツールです。そして確かに、生活をより効率的にしてくれるバーチャルミーティングツール。
Evernoteを使えば、会議のメモをデジタル・ファイリング・キャビネットにまとめ、必要なものを確実にclip 、まとめて整理することができる。これに加えて、会議のテンプレート、音声録音、会議後のフォローアップを送信するための共有機能などの機能も利用できます。
Evernoteは他のツールのようにAIを駆使しているわけではないが、それでも会議の準備やメモ書き、整理整頓に最適なリソースだ。また、SlackやZoom 。ただし、Zapierなどのサードパーティツールを使用する必要がある。
Evernoteは、Googleカレンダー、Zoom 、Microsoft Office、Apple Notes、Dropbox、その他のサードパーティツールなど、お気に入りのアプリやサービスと統合し、より効率的で生産的な作業を支援します。しかも完全に無料だ！
ユーゴ
私たちは、危険な生き方をする人間です。つまり、時計をちらっと見て、20分後に会議があることに気づき、何のアジェンダも用意していない状態です。
ヒューゴに感謝です。
Hugoは、彼らの宿題をすべてコピーできる友達ですが、ミーティングツールの形をしています。
非常にシンプルですが、準備する時間がない場合のバックアッププランを常に持っていることを意味します。また、テンプレートだけで生活することはお勧めしませんが、会議を効果的に行うためには、確かに助けになります。
これと同様に、過去の会議のメモを確認し、会議に来る他の人と議題を共有し、そしてフォローアップのタスクを捕捉して送信することができます。
Zoom,Google Meet など、ほとんどのカレンダーやプラットフォームと統合できます。さらに、無料版も用意されている！
会議費用
この記事の冒頭で、Bain & Coが発表した「会議時間の無駄遣いは1,500万ドル」という恐ろしい数字に触れました。この数字はフォーチュン500社のものですが、会議時間の浪費に関しては、規模の大小を問わず、どのような企業にも影響を与える可能性があります。
Cost of Meeting」ツールは、少々恐ろしいが、インタラクティブに使えるツールである。給与や費やした時間など、いくつかの数字を入力することで、会議を運営するための「コスト」を計算することができます。週に何度も会議を開いている場合、その時間（とお金！）を他のことに使うことができるかが見えてきます。
このシンプルなツールは、マーケティングチームがマーケティング活動の投資対効果を計算するのと同じように使うことができます。そうすれば、全社会議を開く価値があるのか、それとも別の方法があるのか、簡単に判断できるようになります。たとえ会議が不可欠であっても、tl;dv のようなツールを使って、関連する時間に代表者や部門長を集め、その録音をチーム全体で共有すればよいのです。
また、会議のロジスティクスをより効率的にする方法について考えることもできます。例えば、会議は本当に1時間必要なのでしょうか？それとも30分？必要であれば、直接顔を合わせるのではなく、バーチャルコーヒーや電話、あるいはビデオ通話でチャットを行うこともできます。
あるいは、恐ろしいフレーズも...
もしかして、これってメール？
ミロ
データの取り込み方や保存の仕方は人それぞれですが、視覚的な表現が最も効果的な場合もあります。Miroのようなホワイトボードツールは、チームをひとつにまとめるのに役立ちます。
ホワイトボードは、会議に視覚的でリアルタイムのコラボレーション要素をもたらし、アイデア、戦略、結果をよりよく説明するのに役立ちます。ボードやダイアグラム、ポストイットなどを使って、タスクのチェックやアイデアの出し合い、責任の所在などを一度に確認することができます。
チーム内でボードを共有することで、初日から全員が同じページを見ることができ、時間の経過とともに進捗を確認することも簡単です。さらに、走り書きの紙切れのように紛失することもありません。
Miroは、Zoom 、Google Meet 、Microsoft Teams と直接統合されているため、誰もが見て使うことができます。非常にインパクトがあり、ビジュアルチームや個人にとって信じられないほど便利です。
織機
あなたは今まで、基本的に単なるトレーニングセッションである会議に出席したことがありますか？例えば、新しいソフトウェアを紹介する必要がある場合。あるいは、ラインマネージャーや上司から、数字やKPIについて説明されたかもしれません。
あなたは、会議で、出席者としての自分の役割が能動的というより受動的になってしまったことがありますか？
ほぼ間違いないと思われます。
しかし、このような状況では、たとえremote 、ミーティングが役に立つこともある。質問する機会を提供し、すべてをリアルタイムで確認することができる。しかし、時間効率という点では、もっといい方法があるはずだ。
そのミーティングをLoomに変えてみてはいかがでしょうか。「Loomとは何ですか？これはスクリーンレコーダツールで、プレゼンターがライブ画面を録画し、ナレーションを入れてミニウェビナーを作成することができます。これをホストビデオに変換してリンクで共有し、個人またはチーム全体に配信します。いつでもどこでも録画できるので、スケジュールの調整やタイムゾーンの心配は不要です。メッセージを録画するだけで、チームは都合のよいときにそれを見ることができます。
また、時間を大幅に節約することもできます。織機は、特定の何かを歩んでいるため、通常、短く、要点を押さえているので、時間を節約し、重要なことに直行できます。また、タイムスタンプを作成することもできます。
Loomは会議ツールではなくスクリーンレコーダーなので、ビデオ会議プラットフォームと統合する必要はありません。
ツールは生産的であるべきで、邪魔になるものであってはならない
上記のツールからわかるように、これらのツールは会議の価値を高め、会議をより効率的にすることができます。会議は機能的であるべきで、できるだけ短くして、会議の外で達成できる深い仕事の量を最大にする必要があります。また、非同期で運用するのであれば、ツールはそれをサポートするために会議を強化するものでなければならない（全員がそこにいる必要性にも対抗できる）。
ツールはコミュニケーションやコラボレーションに役 立つものですが、その一方で、他の仕事の妨げになるような使い方を してはいけないということを忘れないでください。会議系のツールをたくさん使っている場合は、それぞれの会議にどれくらいの時間を費やし、そこから何を得ているかを意識してください。
結局のところ、上記のツールの中で、tl;dv が最も効果的であると言えます。会議ができるだけ簡潔かつ要点を押さえて行われ、混乱を最小限に抑えることができれば、短時間でどれだけ多くのことを達成できるかは驚くべきことです。これからどれだけの仕事をこなせるか、考えてみてください。
