회의. 모든 캘린더가 꽉 막혀 있습니다. 모든 일반 직원이 겪는 관리의 악몽. 다른 일을 해야 할 시간에 해야 하는 일.
하지만 우리가 회의에 대해 불평하는 만큼 회의는 비즈니스에서 사치가 아니라 필수입니다.
그렇기 때문에 효과적인 회의 도구가 큰 차이를 만들 수 있습니다.
칼 뉴포트의 책에서 디지털 미니멀리즘에서 집중력의 왕은 문자, 핑, 알림 등이 화상 회의를 통해서라도 누군가와 실제로 대화하고 만나는 것을 대체할 수 없다고 이야기합니다.
하지만 회의는 생산적이어야 합니다. 솔직히 말해서, 과거에는 많은 사람들이 생산적 회의에 대해 발표자 중심주의, '필수'라는 단어에 대한 혼란, 회의실 예약에 대한 힘겨루기 등을 혼용하여 해석했습니다. 하지만 자리에 사람이 많다고 해서 반드시 업무가 완료되는 것은 아니었습니다.
이 모든 것이 합산됩니다. Reclaim의 설문조사에 따르면 주당 40시간 근무하는 평균적인 직원은 평균적으로 근무 시간의 약 50%를 회의에 소비한다고 합니다. 네, 맞습니다.근무 시간의 절반이 회의에 할애됩니다.
remote 의 등장도 이러한 현상을 막지는 못했습니다. 오히려 더 많은 회의가 이루어지고 있습니다. Microsoft의 연구에 따르면 2020년 이후 Teams 모임에 소요되는 시간이 250% 증가했습니다. 또한 열리지 않는 회의도 마찬가지로 낭비일 수 있습니다. Booqed의 통계에 따르면 매주 취소되거나 불필요한 회의로 인해 낭비되는 시간이 직원의 약 71%에 영향을 미치는 것으로 나타났습니다.
파킨슨의 법칙에 따르면 허용된 시간을 채우기 위해 업무는 확장됩니다. 회의도 마찬가지입니다. 주의하지 않으면 자신과 팀의 회의 시간을 초과하여 실질적인 성과를 거두지 못한 채 모두의 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다.
2014년 Bain & Co의 연구에 따르면 포춘지 선정 500대 기업 중 중간 관리자를 대상으로 90분짜리 회의를 정기적으로 개최하는 기업은 연간 약 1 ,500만 달러의 임금 비용을 절감할 수 있다고 합니다.
그렇다면 회의가 필요하지만 비효율적이라면 어떻게 하면 회의의 생산성을 높일 수 있을까요?
도구는 물론!
다음은 올바르게 구현하면 회의에서 시간, 비용 및 에너지를 절대적으로 절약할 수 있는 최고의 도구 목록입니다.
최고의 회의 생산성 도구
tl;dv
tl;dv 에서 시작하세요. Google Meet 와 Zoom 에서 모두 사용 가능한 이 회의 레코더는 AI 기반 노트 필기 및 회의 하이라이트를 기록하여 제공합니다.
시간을 낭비하지 않고 회의 시간을 단축할 수 있다는 점에서 그 진가를 발휘합니다. 녹음 및 트랜스크립션 요소는 더 이상 의무적인 참석이 필요하지 않다는 것을 의미할 수 있습니다. 직원의 시간을 절약하고 회의에 참석하지 않았을 때에도 회의에서 일어난 일을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
사용자는 동료에게 태그를 지정하여 해당 회의에 참여할 수 있도록 할 수 있습니다. 회의가 끝난 후에도 클라우드 기반 스토리지에 모든 회의가 저장되어 나중에 참조할 수 있습니다. 타임스탬프, AI 기반 타임스탬프, 키워드 검색 기능도 있어 접근성을 더욱 높일 수 있습니다. 회의 요약을 보내거나 인사이트를 담은 하이라이트 릴을 만드는 데 적합합니다.
이 모든 정보를 손끝에서 확인할 수 있다는 것은 이미 논의된 사안에 대해 회의할 기회가 즉시 줄어든다는 것을 의미합니다.
tl;dv 는 지능형 AI 회의 레코더의 순수한 효율성의 정의입니다. 또한 Google Meet 및 Zoom 모두에서 작동하므로 Google Meet 노트 작성기 및 Zoom 노트 작성기에 이상적입니다. 무료 티어도 있습니다!
캘린더
초능력자나 매우 체계적인 천재가 아닌 이상, 수많은 캘린더를 관리하는 것은 불가능합니다. 오랜 친구를 만나 술 한 잔 하려고 해도 악몽과도 같은 일이 벌어질 수 있습니다.
여러 캘린더, 팀, 장소를 모두 고려해야 하는 직장 내 회의도 마찬가지입니다. 생각만 해도 가슴이 두근거릴 정도입니다.
Calendly를 발명해줘서 정말 다행입니다. 이 회의 스케줄러는 정말 생명의 은인이며, 많은 프로젝트, 회의, 영업 통화를 완전히 잊어버리고 일정을 잡는 데 어려움을 겪지 않도록 도와주었습니다.
캘린더를 사용하면 동료와 캘린더를 쉽고 빠르게 동기화할 수 있으므로 이메일을 주고받거나 모두에게 적합한 시간을 찾으려고 노력할 필요가 없습니다. 캘린더가 최신 상태인지 확인하기만 하면 나머지는 슬롯을 예약하는 것만큼이나 간단합니다.
그뿐만 아니라 다양한 시간대와 언어로 여러 위치에서 회의를 예약할 수 있도록 도와줍니다.
다양한 유형의 미팅 (다양한 프로젝트, 부서, 기간에 적합)을 생성하고 초대장에 사용자 지정 질문을 추가할 수도 있습니다.
대체로 캘린더는 일정 및 회의 관리를 다루는 모든 사람에게 절대적으로 필요한 도구입니다. 시간도 절약하고 정신 건강도 지킬 수 있습니다!
캘린더는 Google Meet, Zoom, Microsoft Teams 와 연동됩니다. 설정하는 데 약간의 조정이 필요할 수 있지만, 예약이 캘린더에 등록되는 동시에 캘린더에서 자동으로 미팅 링크를 생성하도록 설정할 수도 있습니다.
루시드 미팅
생산적인 회의의 절반은 준비에 있습니다. 사람들이 안건을 준비하지 않았거나 누군가가 올바른 데이터를 가져오지 않았다면 모든 것이 잘못 시작될 수 있습니다. 다시 시작하더라도 속도를 맞추기에는 시간이 많이 걸립니다.
루시드 미팅은 전체 사전 계획 프로세스에 큰 도움이 될 수 있습니다. 마치 손끝에 개인 회의 지니가 있는 것과 같습니다.
이 도구를 사용하면 회의 안건을 계획하고, 특정 팀원에게 작업을 할당하고, 메모를 작성하고, 회의가 끝난 후 실행 항목에 대한 후속 조치까지 할 수 있습니다.
루시드 미팅은 가상 화이트보드 및 설문조사와 같은 멋진 기능으로 미팅을 더욱 매력적으로 만들 수 있습니다. 팀의 고유한 요구 사항과 분위기에 맞게 미팅 템플릿을 사용자 지정할 수 있습니다.
이제 지루하고 비생산적인 회의에 작별을 고하고 보다 체계적이고 재미있게 업무를 처리할 수 있는 방법을 찾아보세요. 루시드 미팅은 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype와 연동됩니다.
동료
회의 일정을 관리하고 체계적으로 정리할 수 있는 매우 효율적인 방법을 찾고 계신다면 Fellow가 절대적으로 도움이 될 것입니다. Fellow는 캘린더와 동기화될 뿐만 아니라 작업, 프로젝트, 목표를 추적할 수 있습니다.
초대장을 보내고, 회의를 예약하고, 회의 안건을 준비할 수 있도록 도와주는 가상 회의 도우미가 회의에 필요한 모든 수고를 덜어주는 것과 같습니다. 또한 Slack과 통합되어 미팅이 예약되거나 취소되면 즉시 사용자와 더 많은 팀원에게 알려줍니다.
Fellow에는 자동 메모 작성 기능도 있어 회의가 아무리 혼란스러워지더라도 모두가 논의된 내용을 정확하게 기록할 수 있습니다. 회의가 끝난 후 후속 조치가 필요한 경우, Fellow는 잊어버린 것이 없는지 확인하고 즉시 작업을 할당합니다.
이 도구는 Microsoft Teams, GSuite, Slack 및 Zoom 과 통합됩니다.
통화 타이머 대상 Google Meet
모두가 계속 이야기만 하고 아무도 타이머를 설정하는 것을 기억하지 못하기 때문에 회의 시간이 통제 불능이 되는 경우가 많습니다.
Google Meet 용 통화 타이머가 출시되었습니다(만세!) 이 간단한 확장 프로그램은 Google Meet 을 정기적으로 사용하고 회의를 계획대로 진행하려는 모든 사용자에게 매우 유용합니다.
Google Meet 와만 호환되지만 미팅을 효율적이고 일정에 맞게 유지하는 데 큰 도움이 됩니다. 회의 시간을 타이머로 설정할 수 있고, 시각적 알림을 통해 모든 사람이 시간을 잘 지킬 수 있도록 도와줍니다.
20분짜리 이슈를 위해 3시간 동안 회의할 필요가 없습니다! 게다가 무료입니다. 우후!
통화 대상 Google Meet
타이머가 있는 것도 좋지만, 전체 통화를 지배하는 사람이 있는 경우에는 쓸모가 없습니다. Google Meet 에 연결되는 또 다른 확장 프로그램인 Talk Time은 Google Meet 에 연결할 수 있습니다. 하지만 이 확장 프로그램은 통화 시간을 측정하는 것이 아니라 스피커의 시간을 측정할 수도 있습니다. 즉, 누가 토론에 참여하지 않는지 쉽게 파악할 수 있을 뿐만 아니라 그 이유에 대한 힌트도 얻을 수 있습니다(단서, 우리가 모두 알고 사랑하는 그 수다쟁이 캐시입니다).
다시 말하지만, 시간에 대한 인식이 문제의 대부분을 차지합니다. 시간을 인식하면 사람들은 시간을 더 신중하게 다룹니다. 그리고 사람들이 대화를 가로채거나 관련 없는 일화로 귀중한 시간을 낭비하고 있다는 것을 알 수 있다면 중단할 수 있습니다. 또는 상사나 동료가 부드러운 말을 건네거나 개발 계획에 포함시킬 수도 있습니다.
다시 말하지만, 이 무료 서비스는 Google Meet 전용이지만 시간을 투자할 만한 가치가 있습니다(하하, 알겠죠?).
미팅 부스터
안건 설정, 회의 노트 캡처, 시간 추적 등 방대한 양의 작업을 처리할 수 있는 올인원 시스템을 원한다면 미팅 부스터를 만나보세요.
미팅 부스터는 일정 생성 및 작업 할당과 같은 모든 기본 사항을 다룰 뿐만 아니라 시간 경과에 따른 진행 상황을 추적하고 효율성을 측정할 수 있습니다. 또한 분석 대시도 제공되므로 회의가 너무 오래 걸리는 경우 그래프와 차트를 통해 회의 시간을 짧게 유지할 수 있습니다.
하지만 Microsoft Teams 에서만 작동합니다. Slack 및 HubSpot에 대한 통합 기능을 제공하지만, 반드시 Microsoft 에코시스템에만 머물 필요는 없습니다.
Evernote
Evernote는 정말 편리한 노트 도구입니다. 그리고 삶을 훨씬 더 효율적으로 만들어주는 가상 회의 도구이기도 합니다.
Evernote를 사용해 회의에서 나온 노트의 디지털 파일 캐비닛을 만들어 clip 필요한 내용을 한데 모아 정리할 수 있습니다. 이 외에도, 회의 템플릿, 오디오 녹음, 회의 후 후속 조치를 보낼 수 있는 공유 기능과 같은 기능도 사용할 수 있습니다.
Evernote는 앞서 언급한 다른 도구들처럼 AI 기반은 아니지만, 회의 준비, 노트 필기, 정리 정돈을 위한 훌륭한 리소스입니다. 그리고 Slack이나 Zoom 를 포함해 사용 중인 거의 모든 다른 도구와 연결할 수 있습니다. 하지만 이를 위해서는 Zapier와 같은 타사 도구를 사용해야 합니다.
Evernote는 Google 캘린더, Zoom, Microsoft Office, Apple Notes, Dropbox, 기타 타사 도구 등 자주 사용하는 모든 앱과 서비스를 통합해 효율성과 생산성을 높일 수 있도록 도와줍니다. 게다가, 완전 무료입니다!
휴고
여러분은 어떤지 모르겠지만 저희는 위험하게 사는 것을 좋아하는 사람들입니다. 즉, 시계를 보고 20분 후에 회의가 있다는 것을 알면서도 의제를 준비하지 않은 적이 있다는 뜻입니다.
내 말은, 불안감을 유발할 수 있는 것은 차트에서 벗어난다는 것입니다.
휴고에게 감사합니다.
휴고는 모든 숙제를 회의 도구 형태로 복사할 수 있는 친구입니다.
매우 간단하지만, 준비할 시간이 없을 때를 대비해 항상 백업 계획이 있다는 뜻입니다. 템플릿에만 의존하는 것을 권장하지는 않지만, 효과적인 회의를 진행하는 데 있어 템플릿은 분명 도움이 됩니다.
이뿐만 아니라 이전 회의의 노트를 검토하고, 회의에 참석하는 다른 사람들과 안건을 공유한 다음 후속 작업을 캡처하여 보낼 수 있습니다.
Zoom, Google Meet 및 기타 플랫폼을 포함한 대부분의 캘린더 및 플랫폼과 통합됩니다. 추가 보너스로 무료 티어부터 시작한다는 것도 장점입니다!
회의 비용
이 글의 서두에서 베인앤컴퍼니의 조사에 따르면 직원 회의 시간으로 지출되는 비용이 1,500만 달러에 달한다는 무서운 수치를 언급했습니다. 이는 포춘지 선정 500대 기업이지만, 회의 시간 낭비는 규모와 상관없이 모든 비즈니스에 영향을 미칠 수 있습니다.
미팅 비용 도구는 다소 무섭기는 하지만 대화형 도구입니다. 급여, 소요 시간 등 몇 가지 숫자를 입력하면 회의 진행에 소요되는 '비용'을 계산할 수 있습니다. 일주일에 여러 번의 미팅을 개최하는 경우, 그 시간(과 비용!)을 다른 곳에 어떻게 사용할 수 있는지 확인할 수 있습니다.
마케팅 팀에서 마케팅 활동에 대한 투자 수익을 계산하는 것과 같은 방식으로 이 간단한 도구를 사용할 수 있습니다. 그러면 전사적으로 회의를 개최할 가치가 있는지 또는 다른 방법이 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 회의가 꼭 필요한 경우에도 tl;dv 같은 도구를 사용하여 관련 시간에 대표나 부서장을 불러낸 다음 녹화된 내용을 팀 전체가 공유할 수 있습니다.
회의 물류의 효율성을 높이는 방법에 대해서도 생각해 볼 수 있습니다. 예를 들어, 회의가 꼭 한 시간 동안 진행되어야 할까요? 아니면 30분 정도면 될까요? 필요하다면 직접 만나기보다는 가상 커피를 마시거나 전화 또는 화상 통화를 통해 채팅할 수 있을까요?
아니면 끔찍한 문구...
이 이메일일 수도 있나요?
미로
데이터를 받아들이고 보관하는 방식은 사람마다 다르지만, 시각적 표현이 가장 효과적인 경우도 있습니다. 이 때 Miro와 같은 화이트보드 도구가 팀을 하나로 모으는 데 큰 도움이 될 수 있습니다(그리고 빠른 전화 회의 후 아무도 완전히 혼란스러워하지 않도록).
화이트보드는 회의에 시각적인 실시간 협업 요소를 도입하여 아이디어, 전략 및 결과를 더 잘 설명할 수 있도록 도와줍니다. 보드, 다이어그램, 포스트잇 메모를 사용해 작업을 체크오프하고, 아이디어를 브레인스토밍하고, 책임을 할당할 수 있는 모든 기능을 한곳에서 사용할 수 있습니다.
팀 전체에서 게시판을 공유할 수 있으므로 모든 사람이 첫날부터 같은 정보를 공유할 수 있고, 시간이 지남에 따라 진행 상황을 쉽게 검토할 수 있습니다. 또한 낙서한 종이 조각처럼 잃어버릴 염려도 없습니다.
Miro는 Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 와 직접 통합되어 누구나 보고 사용할 수 있습니다. 비주얼 팀과 개인에게 매우 효과적이고 매우 편리합니다.
직기
미화된 교육 세션에 불과한 회의에 참석한 적이 있나요? 새로운 소프트웨어를 소개하는 자리였을 수도 있습니다. 또는 일선 관리자나 상사가 여러분과 팀원들에게 몇 가지 수치나 KPI를 안내하고 싶었을 수도 있습니다.
회의에서 참석자로서의 역할이 능동적이기보다 수동적이었던 적이 있으신가요?
거의 확실합니다.
이러한 상황에서는 온라인 회의( remote )가 도움이 될 수 있습니다. 회의는 질문을 할 수 있는 기회를 제공할 수 있고, 모든 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 하지만 시간 효율성 측면에서 더 나은 방법이 있을 수 있습니다.
이러한 미팅을 룸으로 전환하는 것이 좋습니다. "Loom이 뭐죠?"라고 외치는 소리가 들립니다. 발표자가 나레이션과 함께 실시간 화면을 녹화하여 일종의 미니 웹 세미나를 만들 수 있는 스크린 레코더 도구입니다. 그런 다음 호스팅된 비디오로 변환하고 링크를 통해 공유하여 개인 또는 더 넓은 팀에 배포할 수 있습니다. 일정을 조율하거나 시간대를 걱정할 필요 없이 언제 어디서나 메시지를 녹화할 수 있습니다. 메시지를 녹화하기만 하면 팀원들이 편리한 시간에 시청할 수 있습니다.
또한 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 직조기는 일반적으로 특정 항목에 대한 설명이 짧고 요점이 명확하기 때문에 시간을 절약하고 중요한 내용으로 바로 이동할 수 있습니다. 타임스탬프를 만들 수도 있습니다.
Loom은 회의 도구가 아닌 스크린 레코더이기 때문에 화상 회의 플랫폼과 통합할 필요가 없습니다.
도구는 산만하지 않고 생산적이어야 합니다.
위의 도구에서 볼 수 있듯이 이러한 도구는 회의에 가치를 더하여 회의의 효율성을 높일 수 있습니다. 회의는 기능적이어야 하며 가능한 한 짧게 진행되어야 회의 밖에서 이뤄질 수 있는 심층적인 작업의 양을 극대화할 수 있습니다. 또한 비동기식으로 운영되는 경우, 도구는 이를 지원하기 위해 회의를 개선하고 모든 사람이 회의에 참석해야 한다는 요구 사항도 해결해야 합니다.
도구는 커뮤니케이션과 협업에 도움이 될 수 있지만, 주의를 산만하게 하거나 다른 업무에 방해가 되는 방향으로 사용되어서는 안 됩니다. 미팅 기반 도구를 많이 사용한다면 각 도구에 얼마나 많은 시간을 소비하고 있는지, 그리고 그 도구에서 무엇을 얻고 있는지 염두에 두어야 합니다.
궁극적으로 위의 모든 도구 중에서 가장 효과적인 도구는 tl;dv 입니다. 회의를 최대한 간결하고 요점만 간추려서 최소한의 방해로 진행할 수 있다면 짧은 시간 안에 얼마나 많은 것을 성취할 수 있는지 놀랍습니다. 지금 얼마나 많은 업무를 처리할 수 있을지 생각해 보세요.
