Перейти до змісту
Інструменти Remote стали абсолютно необхідними для будь-якого бізнесу, що прагне покращити співпрацю на відстані. У міру того, як команди ростуть, стають асинхронними та географічно розкиданими, зростає попит на ефективні інструменти командної комунікації, особливо з огляду на те, що вони підвищують продуктивність на 30%. Однак із зростанням комунікації з'являються її примхи та слабкості. Хто не потрапляв під перехресний вогонь страшної лавини «Відповісти всім», коли просте «Зрозуміло, дякую!» перетворюється на гору повідомлень, що забивають наші поштові скриньки? Жарти жартами, але такі помилки можуть знижувати продуктивність, витрачати цінні ресурси і просто бути... ну, дуже дратувати.
Щоб вирішити ці проблеми, потрібно вибрати правильні інструменти, зрозуміти та оптимізувати їх використання для більш чіткої та ефективної комунікації. Іноді ви навіть виявите, що майже всі мають однакові думки та почуття.
Коли інструменти для Remote дають збій
Цифрові інструменти, можливо, повністю змінили наш спосіб роботи, особливо в умовах remote асинхронної роботи. Однак кожна перевага має свої недоліки, і це також стосується цих чудових інструментів. Їх можна використовувати продуктивно, але можна і дуже погано.
Проблема функції «Відповісти всім»: ми всі стикалися з цим. Просте «Зрозуміло!» було призначене для вашої безпосередньої команди, але, на жаль, воно було розіслане всій компанії.
Жахливий сценарій: ви щойно сказали 200 співробітникам, включаючи начальника вашого начальника, що новий смак кави нагадує «застояну воду з дитячого басейну».
Надмірне використання каналів: Канали команд призначені для відповідних оновлень. Перевантаження їх мемами або нерелевантними розмовами може призвести до того, що важлива інформація буде пропущена. Насправді, існують дослідження, які показують, наскільки шкідливим для продуктивності може бути переривання роботи.
Сценарій «О, ні!»: Це як оголошувати про свої вихідні пригоди під час серйозного засідання ради директорів. «Ось квартальний звіт, і, до речі, я спробував стрибки з парашутом!»
Цифрове привиди проти поваги до кордонів: Хоча дуже важливо не ігнорувати прямі повідомлення або оновлення, пам'ятайте, що не всі працюють за одним і тим же графіком.
Дійсно жахливий сценарій: уявіть, що ви прокидаєтеся о 2 годині ночі, щоб випити води, а вас будять повідомленням про нетермінову нараду. «Ні, Карен, я не хочу зараз обговорювати офіційний Secret Santa».
Надмірне переслідування: наполегливо переслідувати когось, вимагаючи відповіді? Поганий крок.
Сценарій супер-переслідування: це схоже на те, якби ви ходили за колегою по офісу з мегафоном і питали, чи він бачив ваш електронний лист. Так, це дуже незручно.
Надмірна залежність від цифрових інструментів: Хоча цифрові інструменти є зручними, іноді ніщо не може замінити особисту розмову.
Сценарій «Фу, чому ти так одержимий мною?»: Якби Шекспір мав електронну пошту, монолог Гамлета міг би бути скорочений до: «Бути чи не бути? Не знаю». Іноді стислість не є душею дотепності. Ретельно обмірковуйте «економію» часу, слів, енергії, бо ми можемо стати трохи ледачими.
Опанування мистецтва цифрової командної роботи
Тепер, коли ми розібралися з потенційними помилками цифрової співпраці, давайте перейдемо до проактивних рішень. Опанування нюансів інструментів для remote не є універсальним процесом; воно залежить від культури компанії, динаміки команди та характеру завдань. Однак, будучи спостережливими та гнучкими, ми можемо виробити звички, які дозволять максимально ефективно використовувати ці інструменти. Готові майстерно та з талантом використовувати інструменти remote ? Давайте зануримося у стратегії, які допоможуть вам не просто використовувати ці інструменти, а й справді оволодіти ними.
Перенасичення мемами? Вибирайте з розумом! Меми можуть бути приправою життя (і каналів Slack), але головне — це помірність.
Рішення: залиште меми з котами для «веселих п'ятниць». Так ваша команда зможе добре посміятися, а важливі повідомлення не загубляться протягом тижня.
Мовчазне ставлення? Знайдіть баланс! Хоча ви не хочете набридати комусь безперервними повідомленнями, мовчання теж не завжди є золотим правилом.
Рішення: Встановіть час для перевірки, який враховує асинхронність. Допомогти може регулярне «ранкове» повідомлення, наприклад: «Сподіваюся, у вас все добре! Коли ви прокинетеся, ось що нам потрібно».
Невтомний переслідувач? Не поспішайте! Ви ж не хочете бути «тією людиною», яка надсилає п'ять нагадувальних листів за день.
Рішення: Розгляньте можливість запланувати нагадування або встановити дати для подальших дій. Подумайте про це як про встановлення ввічливого будильника: «Привіт! Просто нагадування про той звіт. Давайте поговоримо, коли у вас буде хвилинка».
Потопаєте в цифровому світі? Перейдіть на аналоговий! Хоча наш світ стає дедалі цифровішим, іноді традиційний підхід може розірвати монотонність і поліпшити розуміння.
Рішення: організуйте щомісячні відеоконференції. Це буде приємною зміною. Уявіть, що ви обговорюєте етапи проекту за чашкою віртуальної кави, а не просто переліком пунктів в електронному листі.
Занадто багато сповіщень? Оптимізуйте! Постійні сповіщення можуть стати надмірними, розмиваючи важливість дійсно термінових повідомлень.
Рішення: Налаштуйте параметри сповіщень. Це як створення списку VIP-повідомлень. «Термінова новина: рослини в офісі политі» — це, мабуть, не потрапить до цього списку.
Загубилися в записах зустрічей? Скористайтеся Digestible!: Перевага зустрічей полягає в динамічній взаємодії, яку вони сприяють. Але коли ці взаємодії тривають годинами, переглядати їх може бути складно.Рішення
: Використовуйте інструменти для запису відеозустрічей, такі як tl;dv. Незалежно від того, чи потрібно завантажити Google Meet або Zoom , ви можете легко отримати доступ до ключових моментів та висновків. Крім того, замість того, щоб переглядати весь запис, ви можете отримати доступ до ключових моментів та висновків. Подумайте про це як reel найяскравіших reel вашої команди. А якщо вже мова зайшла про tl;dv, давайте розберемося, чому саме цей інструмент змінює правила гри в remote .
Ефективність зустрічей з tl;dv
Ми всі були в такій ситуації. Під час наради ми бездумно дивимося на екран, наші думки блукають, і ми мовчки просимо: «А чи не можна було просто надіслати електронного листа?» Але потім, коли ви прочитали 57 електронних листів у ланцюжку, повністю загубилися і відчайдушно бажаєте, щоб хтось просто скликав нараду для уточнення питань, вас вражає іронія ситуації.
Ось одна думка: а що, якби цей електронний лист насправді міг бути зустріччю? Або ще краще, а що, якби існував золотий середину між довгими відеодзвінками та нескінченними ланцюжками електронних листів?
tl;dv рішення, про яке ми навіть не знали, що воно нам потрібне. Перетворюючи довгі відеодзвінки на лаконічні фрагменти, якими можна ділитися, tl;dv , що ключові моменти не загубляться серед годинних діалогів або не загубляться серед переповнених поштових скриньок. Подумайте, що робить відеодзвінки такими цінними: нюанси піднятих брів, щирість голосу, моменти осяяння під час спонтанного мозкового штурму — ці елементи губляться в тексті, але яскраво проявляються у відео.
Але що робити, якщо ви маніпулюєте часовими поясами, особистими зобов'язаннями або просто хочете подрімати після обіду? Пропустити зустріч не означає пропустити щось важливе. З tl;dv ви без зусиль повернетеся в коло спілкування. Ви зможете ознайомитися з сутністю обговорення, не витрачаючи на це години. Це ідеальний компроміс, який гарантує, що зустрічі будуть як інклюзивними, так і ефективними.
Тож наступного разу, коли ви збираєтеся надіслати складний електронний лист, що складається з декількох абзаців, подумайте, чи не можна замінити його швидким інтерактивним відеочатом. А якщо ви турбуєтеся, що члени команди щось пропустять, пам'ятайте: tl;dv вам tl;dv , поєднуючи найкраще з обох світів.
Інші типи інструментів для командної комунікації та Remote
У міру розвитку бізнесу та географічного розсіювання команд все більшого значення набуває вдосконалення способів спілкування та співпраці. Зараз, коли команди з'єднуються з усіх куточків світу, ми спостерігаємо значне зростання кількості інноваційних інструментів, спеціально розроблених для того, щоб зробити ці глобальні взаємодії більш плавними, інтуїтивними та продуктивними.
Так само, як ви не одягнете шльопанці на урочистий вечір або високі підбори на пляж, не всі засоби комунікації підходять для будь-якої нагоди. У бурхливому світі remote дуже важливо підібрати правильний інструмент для виконання поставленого завдання. Подумайте про це як про підбір взуття до вечірки — ви ж не хочете зробити помилку тільки тому, що не вибрали правильний варіант! І хоча ми б хотіли, tl;dv став відповіддю на ВСІ ваші потреби в інструментах remote , існує ще кілька інших варіантів.
Щоб забезпечити ясність серед величезного океану варіантів, ось класифікація деяких інших типів доступних інструментів:
Інструменти управління проектами
ProofHub: ProofHub — це комплексний інструмент, який допомагає в організації та виконанні проектів, дозволяючи розподіляти завдання, відстежувати терміни та забезпечувати співпрацю в команді.
Програмне забезпечення для перевірки
Filestage: Filestage призначений для творців контенту і дозволяє переглядати, анотувати та затверджувати цифрові файли, щоб оптимізувати цикл зворотного зв'язку та забезпечити чіткість комунікації.
Інструменти для чату в режимі реального часу
Chanty: Chanty — це інструмент для командного чату, створений для зручного та ефективного спілкування в команді.
Microsoft Teams:Microsoft Teams уніфікована комунікаційна платформа, яка об'єднує чат, відеоконференції та продукти Office.
Slack: Slack — це широко використовувана платформа для обміну повідомленнями, яка інтегрується з численними сторонніми додатками та сервісами.
Інструменти для голосових та відеоконференцій
Zoom:Zoom відоме рішення для відеоконференцій, яке славиться своєю простотою у використанні та надійністю.
Google Meet:Google Meet інструмент для відеоконференцій, інтегрований у набір офісних програм.
Microsoft Teams: Microsoft Teams власна платформа Microsoft для відеоконференцій, яка працює в тандемі з екосистемою Microsoft.
ПРИМІТКА РЕДАКТОРА: Ці інструменти tl;dv працюють безпосередньо З tl;dv !
Інструменти для спільної роботи з документами
G Suite: G Suite — це набір офісних програм від Google, що забезпечує спільну роботу над документами, таблицями та презентаціями в режимі реального часу.
Office 365: Office 365 — це хмарне офісне рішення від Microsoft, що надає функції для спільної роботи в Word, Excel, PowerPoint та інших програмах.
Інструменти центру знань
Bloomfire: Bloomfire — це платформа для зберігання та доступу до знань компанії, що забезпечує легкий пошук та безперервність знань.
Інструменти для обміну файлами
OneDrive: OneDrive — це хмарне сховище від Microsoft, яке дозволяє зберігати та обмінюватися файлами між різними пристроями.
MediaFire: MediaFire — це онлайн-сервіс для зберігання даних, що пропонує простий доступ до файлів, можливість їхнього спільного використання та опції резервного копіювання.
Інструменти внутрішньої комунікації
Jive: Jive — це платформа для спілкування та співпраці, яка покращує внутрішню комунікацію за допомогою таких функцій, як блоги, дискусії тощо.
Yammer: Yammer — це корпоративна соціальна мережа Microsoft, яка сприяє комунікації, обміну новинами та взаємодії в межах організації.
Покращення комунікації між відділами
Зрештою, ефективна комунікація між відділами полягає не стільки у виборі ідеальних інструментів, скільки у розробці стратегії, яка відповідає ритму роботи кожної команди. Подумайте про набір надійних рекомендацій як про дороговказ, що освітлює шлях до безперебійної співпраці. Детально описуючи інструменти, які є в нашому розпорядженні, визначаючи оптимальні моменти їх використання та виділяючи найкращі практики, ми сприяємо гармонійному спілкуванню між усіма командами, не залишаючи місця для помилок.
Постійні контакти, щотижневі або двотижневі, є серцевиною нашого проекту. Ці контрольні точки є проактивними запобіжними заходами, що дозволяють виявляти та вирішувати потенційні проблеми, перш ніж вони загостряться. Такі регулярні взаємодії забезпечують синхронізацію дій усіх учасників, спрямовуючи колективні зусилля на досягнення поставлених цілей.
Однак не менш важливим є середовище, в якому реалізуються ці стратегії. Середовище, в якому цінується зворотний зв'язок, є основою прогресу. Кожна порада, кожна незначна коректива на основі отриманої інформації — це перешкода, яку вдалося подолати. Заохочуючи відкритий діалог, ми гарантуємо, що відділи об'єднують свої знання та досвід, спільно працюючи над досягненням спільної мети.
Прийміть цифрові технології, але зберігайте людський фактор
Зрештою, кожен звук «дінг», «бінг», «бонг» або смайлик Гая Фієрі є результатом дії людини (так, навіть якщо іноді кішка вирішує пройти по клавіатурі). Коли ми заглиблюємося у світ цифрової та remote , напрочуд легко почати сприймати наших колег як прості аватари або імена користувачів по той бік екрана. Затримка з відповіддю або пропущений термін іноді можуть викликати роздратування, змушуючи нас на мить забути, що за кожною цифровою взаємодією стоїть людина, яка бореться зі своїми складнощами, емоціями та випадковими затуманеннями свідомості.
У цю епоху цифрових технологій надзвичайно важливо зберігати зв'язок з сутністю людського спілкування. Можливо, наступного разу, коли ви не отримаєте відповіді на електронний лист, замість того, щоб вигадувати безліч припущень, зателефонуйте колезі (а найважливіше викладіть tl;dv потім!). Надішліть несподівану подяку, поцікавтеся, як пройшов вихідний, або навіть поділіться теплим сміхом під час спонтанної віртуальної перерви на каву. Такі жести, хоч і здаються незначними, нагадують про спільну людськість, яка об'єднує нас у величезному цифровому космосі.
Завжди пам'ятайте, що хоча технології існують для того, щоб допомагати та розширювати наші взаємодії, вони не повинні затьмарювати людські зв'язки. Тож коли у вашому чаті з'являється цей дивний смайлик Гая Фієрі, згадайте про розповідь, сміх і людину, яка їх викликала. Цінуйте індивідуальні особливості, бережіть спільні враження та завжди ставте людей вище за пікселі.
