Gestionar y dirigir un equipo de ventas es difícil. Era difícil cuando se hacía en una oficina y podría decirse que el paso al remote lo ha hecho potencialmente aún más difícil. Las ventas a menudo se categorizan como un entorno ajetreado y bullicioso. A menudo se sabe que los jefes de ventas más entusiastas están detrás de un representante, respirándole en la nuca y diciéndole "¡CIERRA! CERRARLO" mientras están en una llamada.
Sin embargo, esto ya no es así a partir de 2020, y 1 de cada 4 personas dejaría su trabajo si no pudiera trabajar a distancia. Esto ha supuesto que muchos representantes puedan respirar aliviados y hablar tranquilamente con un posible cliente sin una gran audiencia, aunque conlleva algunos retos cuando se trata de gestionar a personas que no están a la vista.
Trabajar desde casa ha supuesto que los telones de fondo de la oficina sean ahora salones, que el atuendo de negocios sea elegante por arriba y zapatillas de dinosaurio por abajo. Las llamadas Zoom y Microsoft Teams son ahora salas de juntas, donde la frase "ESTÁS EN MUTE" probablemente se murmura al menos en un discurso de ventas al día.
Sin el entorno físico de la oficina para anclar y crear un ambiente de camaradería (¿o debería ser de competencia?), el enfoque de la gestión de ventas a distancia ha tenido que cambiar.
Y aunque para muchos pueda parecer desalentador, también ha ofrecido una oportunidad única para redefinir la esencia de lo que constituye un liderazgo eficaz. También ha significado que los directores y equipos de ventas pueden aprovechar al máximo el auge de la tecnología para CERRAR MÁS NEGOCIOS utilizando cosas innovadoras como el software de grabación de ventas, ¡y mucho más!
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Cómo ser el mejor director de ventas Remote
Retos de la gestión de equipos de ventas a distancia
Así que si eres jefe de ventas, o incluso director de ventas, e intentas tener el mayor impacto posible en un equipo repartido por todo el país, o incluso por todo el mundo, ¿cuáles son algunos de los retos a los que podrías enfrentarte a diario?
En el informe The State Of Remote Work (El estado del trabajo Remote distancia), elaborado por Buffer en 2023, había algunos aspectos destacados que pueden afectar realmente a los vendedores.
Barreras de comunicación:
El trabajo Remote puede dar lugar a malentendidos y falta de comunicación debido a la falta de interacción cara a cara. Las diferentes zonas horarias pueden complicar aún más la comunicación oportuna. Como puedes ver en el informe de Buffer, estos son dos puntos comunes: al 8% le preocupa la comunicación y al 14% le cuesta trabajar en diferentes zonas horarias.
Cohesión y moral del equipo:
Mantener a los miembros del equipo conectados y formando parte de un grupo cohesionado es más difícil cuando todos trabajan desde distintos lugares, y el 15% de los encuestados citaron la soledad. Aunque es molesto a nivel individual, en general puede afectar a la moral y al espíritu de equipo en general.
Seguimiento del rendimiento y la productividad:
Sin la posibilidad de observar directamente los hábitos de trabajo, los directivos pueden tener dificultades para evaluar con precisión los niveles de rendimiento y productividad. Y los que trabajan a distancia a menudo tienen la sensación de que trabajan más (9%), no pueden desconectar (11%) e incluso no salen de casa porque en realidad no tienen adónde ir (21%).
Dependencia de la tecnología y problemas:
Los equipos de ventas Remote dependen en gran medida de la tecnología, lo que puede provocar interrupciones si hay problemas de conectividad, de software o de acceso a las herramientas necesarias.
Formación y Desarrollo:
Ofrecer oportunidades eficaces de formación y desarrollo de ventas a distancia puede ser un reto, sobre todo cuando se intenta simular las experiencias prácticas que son posibles en un entorno de oficina.
Mantener la responsabilidad:
Garantizar que los miembros del equipo se responsabilicen de sus tareas sin microgestionar puede ser un equilibrio delicado en un entorno remote .
Diferencias culturales y lingüísticas:
Para los equipos globales, las diferencias culturales y lingüísticas pueden dar lugar a malentendidos y afectar a las estrategias de venta y a la dinámica del equipo.
Gestión del tiempo:
Los trabajadores Remote distancia pueden tener problemas con la gestión del tiempo debido a la difuminación de los límites entre el hogar y la vida laboral, lo que puede conducir al agotamiento o a la reducción de la productividad.
Estrategias de captación de clientes:
Adaptar las técnicas de venta a las interacciones remote con los clientes puede ser un reto, sobre todo para las estrategias de venta que tradicionalmente se basan en reuniones en persona.
Seguridad y confidencialidad:
Garantizar la seguridad de la información confidencial puede ser más complejo cuando los miembros del equipo acceden a documentos y sistemas desde varias redes fuera de un entorno de oficina seguro.
Aunque individualmente cada uno de ellos no es un gran problema, gestionarlos y equilibrarlos requiere un enfoque proactivo. La clave del éxito es realizar comprobaciones periódicas, mantener una comunicación clara y amable, utilizar la tecnología y crear una buena cultura de empresa que implique a los miembros del equipo remote . ¿Cómo podemos hacerlo?
El papel de la tecnología en el liderazgo de ventas Remote
A pesar de todos los problemas potenciales que pueden surgir como se ha mencionado anteriormente, algunas soluciones y soluciones alternativas se apoyan en las ventajas de la tecnología. Y aunque no es tan naturalmente fácil sentarse y hablar con los miembros de tu equipo cuando son un botoncito verde de "En línea", se puede conseguir.
Mejorar la videoconferencia con herramientas de terceros:
La videoconferencia es el eje de las ventas a distancia hoy en día. Por mucho que PUEDAS hacer las cosas por correo electrónico, la gente compra a la gente, las conversaciones naturales fluyen y revelan información sobre los problemas de los clientes potenciales y, sencillamente, crean una mejor situación de ventas. Aunque la mayoría ya estará familiarizada con Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, la integración de herramientas de terceros como tl;dv mejora significativamente esta conversación y la lleva a todo el ecosistema para mejorar las ventas, el éxito de los clientes, la formación y la planificación.
tl;dv, en particular, puede mejorar las reuniones de tu equipo de ventas (y proporcionarte esos importantísimos datos y perspectivas de CRM). Además de ser un potente resumidor de reuniones basado en IA, puede transformar reuniones estándar en sesiones altamente eficientes y productivas. Ofrece la posibilidad de seleccionar reuniones para resumirlas basándose en filtros de biblioteca, utiliza indicaciones predefinidas o crea otras personalizadas para resúmenes a medida. Incluso puedes "Entrevistar" la biblioteca de llamadas de ventas y aprovechar la información de la IA para saber en qué punto se encuentran los acuerdos, dónde necesitan apoyo determinados representantes de ventas e incluso cuántas veces dijo alguien palabras poderosas.
Software de gestión de proyectos:
Estas aplicaciones son fundamentales para organizar las tareas y hacer un seguimiento del progreso, garantizando que todos los miembros del equipo rindan cuentas. Abordan directamente el reto del seguimiento del rendimiento y la productividad, centralizando todos los datos y la documentación relacionados con el proyecto. Facilitan la colaboración sin esfuerzo, permitiendo a los equipos trabajar juntos de forma eficiente, independientemente de las barreras geográficas. Algunas grandes herramientas para la Gestión de Proyectos son BaseCamp y Asana.
Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM):
Sistemas CRM, como SalesforceHubSpot y Pipedriveactúan como un centro para gestionar todas las interacciones con los clientes, los clientes potenciales y las oportunidades de venta. Aunque los CRM no son nuevos, la integración a CRM con herramientas como tl;dv significa que nunca más se rellenan sólo con una "x". Los datos se extraen automáticamente para obtener notas detalladas y enriquecidas que pueden ayudar a impulsar el proceso de ventas.
Herramientas de automatización:
Al automatizar tareas rutinarias como la introducción de datos, las campañas por correo electrónico, los informes de ventas y la puntuación de clientes potenciales, estas herramientas mejoran significativamente la productividad. Las herramientas de automatización también desempeñan un papel crucial a la hora de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, al estandarizar los procedimientos de tratamiento y almacenamiento de datos, reduciendo así el riesgo asociado al acceso remote a datos sensibles. Si estás buscando una herramienta de automatización sólida que encaje en tu sistema, algunos buenos productos son Moxo, Marketo, SalesMate y Zapier.
Estrategias de comunicación eficaces
La comunicación suele estar en el centro de la mayoría de los problemas de los equipos, e incluso las mejores intenciones a la hora de transmitir información pueden quedar desordenadas cuando no es "en persona". Los directivos deben dar prioridad al establecimiento de videollamadas periódicas, no sólo para las reuniones formales, sino también para las comprobaciones informales, a fin de mantener la sensación de conexión entre los miembros del equipo. Estas interacciones son vitales para establecer una buena relación, fomentar un entorno de colaboración y garantizar que todos estén alineados con los objetivos y expectativas del equipo. Tienen que ser naturales, incluso consideradas como un café informal, y hay que animarlas a que sean positivas y no microgestionarias.
Una encuesta mundial del Boston Consulting Group descubrió que, de 12.000 empleados de todo el mundo, los que se sentían "socialmente satisfechos" eran entre 2 y 3 veces más productivos.
Una de las claves de la comunicación eficaz es establecer directrices claras sobre cómo y cuándo comunicarse. Ya sea mediante un mensaje rápido para preocupaciones inmediatas o una llamada programada para discusiones más profundas, conocer el canal adecuado puede agilizar la comunicación y minimizar los malentendidos. Además, es importante crear una atmósfera en la que los miembros del equipo se sientan cómodos expresando sus opiniones y preocupaciones. Fomentar el diálogo abierto garantiza que las ideas se compartan libremente y que los problemas se aborden con prontitud, lo que contribuye a una dinámica de equipo más cohesionada y solidaria.
Mantener motivado a tu equipo de ventas
Una de las partes más difíciles de ser jefe o director de ventas es la moral y la motivación. Cuando las cosas van mal y los clientes potenciales no responden, puede ser increíblemente difícil mantener esa resistencia mental, no sólo para ti, sino para cada persona. Aunque no se producen las conversaciones de "Ughhh, los datos" que antes teníamos en la oficina, las personas que están en casa trabajando fuera pueden acabar sintiéndose desmotivadas y aisladas por ello.
Una forma de animar a tu equipo es mediante un concurso de ventas virtual. Estos concursos pueden adaptarse a diversos objetivos, como las mayores ventas en un mes o el mayor número de nuevos clientes captados, con recompensas que resuenen a nivel personal o contribuyan al crecimiento profesional. Ni siquiera es necesario que se basen en los números finales, las sonrisas conseguidas, la tasa de saturación, la eficacia del correo electrónico... todas son métricas que puedes gamificar.
El reconocimiento también desempeña un papel crucial para mantener alta la moral. Reconocer con frecuencia los logros individuales y de equipo no sólo aumenta la confianza, sino que también refuerza el valor de la contribución de cada miembro al éxito del equipo. Esto puede ser tan sencillo como un grito durante una llamada de equipo o tan elaborado como una ceremonia virtual de entrega de premios.
Y por último, ¡todo el mundo es humano! Inyectar humor en las actividades virtuales de creación de equipos puede convertir un evento ordinario en una experiencia memorable. Imagínate un desafío virtual de escape room que se salga de madre, que dé lugar a inesperadas lecciones de trabajo en equipo y a la creación de vínculos a través de la risa compartida. O un club de comida mensual en el que todos recomienden un producto o una cocina para que todos la prueben juntos un día para comer,
La clave para mantener motivado a tu equipo a distancia reside en comprender sus necesidades y preferencias individuales, ofrecer recompensas significativas y encontrar la alegría en el viaje juntos. Aceptando tanto los retos como las peculiaridades del trabajo remote , los líderes pueden fomentar un equipo motivado, comprometido y cohesionado.
Supervisar y mejorar el rendimiento a distancia
Por mucho que queramos decir que el trabajo debería ser todo diversión y juegos, al fin y al cabo estás ahí para trabajar, generar ventas e impulsar el crecimiento. Por tanto, es crucial vigilar de cerca los indicadores de rendimiento y ofrecer una retroalimentación constructiva.
Hay una serie de herramientas que puedes utilizar para medir el rendimiento, pero, en última instancia, tener indicadores clave de rendimiento (KPI) muy claros (¡y posiblemente sencillos!) facilita las cosas. Si tu equipo de ventas sabe lo que se espera de él, cuándo y por qué medios, la comunicación es mucho más fácil y todo el mundo sabe a qué atenerse y dónde debe centrarse.
Al proporcionar retroalimentación, ésta debe ser tan empática como sistemática. En este caso deben utilizarse las videollamadas individuales, ya que añaden matices, expresiones faciales y la posibilidad de responder. Si se envían mensajes de correo electrónico en los que se critica a la gente por defectos concretos, puede interpretarse, aunque no sea la intención, que se es agresivo o cortante, e incluso puede hacer que algunos representantes entren en una espiral de ansiedad que afecte aún más a su trabajo. Del mismo modo, al realizar una llamada de vídeo es crucial centrarse en comentarios procesables que permitan a los miembros del equipo desarrollar sus habilidades y alcanzar sus objetivos. Los procesos suelen ser la clave del éxito en las ventas. El carisma y las habilidades son una cosa, pero conseguir que la gente acuda y repita el proceso una y otra vez suele ser el trabajo que logra las grandes victorias.
Grabaciones = Fácil control del rendimiento
Un método eficaz para mejorar el rendimiento es revisar las llamadas y reuniones de ventas grabadas. No se trata de vigilar a los miembros del equipo, sino de una herramienta para la mejora personal y la formación. Un software de grabación de reuniones puede ser muy valioso en este caso, ya que ofrece la oportunidad de revisar las interacciones con los clientes, comprender los distintos estilos de venta e identificar las mejores prácticas. Es como tener una cinta de juego que los profesionales de ventas pueden estudiar para perfeccionar su enfoque, mejorar su discurso y manejar mejor las objeciones.
Esta estrategia no consiste en microgestionar, sino en fomentar una cultura de aprendizaje y mejora continuos. Aprovechando las herramientas adecuadas y adoptando un enfoque de apoyo a la retroalimentación, los líderes pueden guiar a sus equipos de ventas remote hacia un mayor rendimiento y mayores logros.
Crear una cultura de confianza y responsabilidad
Para cualquier empresa, la confianza y la responsabilidad son algunas de las cosas más importantes para la cultura general de la empresa. Durante demasiado tiempo, el trabajo remote y desde casa ha sido considerado por muchos como "fácil" y "menos" en lo que se refiere al trabajo. Pero esto no puede estar más lejos de la realidad.
Un equipo remote , que funcione eficazmente, necesita tener una cultura sólida. Y esa cultura sólida debe basarse en un buen nivel de confianza y responsabilidad personal (y profesional).
Sin embargo, para crear una cultura de responsabilidad, un jefe o director de ventas debe establecer expectativas claras, proporcionar las herramientas y el apoyo necesarios y, a continuación, confiar en que los miembros del equipo las cumplan.
Como líder de ventas tienes que recordar que eres un líder y no el padre de un representante de ventas.
Hacer todo esto y luego microgestionar desde la distancia socava toda la estructura y el proceso.
Así que, aunque los controles regulares y los canales de comunicación transparentes son cruciales, también es importante celebrar los éxitos y aprender juntos de los errores.
He aquí tres situaciones en las que puedes, como gestor/director/líder de ventas, demostrar una sana cultura de la confianza (y un ejemplo de lo que debes evitar).
Escenario número 1
La "jornada laboral" ha comenzado. Tu representante no se ha conectado al sistema online.
Lo primero que hay que hacer es comprobar tu rastreador de PTO y asegurarte de que no tienen una cita médica.
En segundo lugar, ¿qué hora es? Si han pasado unos minutos de las 9 de la mañana, podrían tener problemas con Internet. Es mejor no sacar conclusiones precipitadas.
En tercer lugar, ¿cómo es su rendimiento? Aunque no estén en línea, si están por encima del objetivo y han estado trabajando este mes, puede que merezca la pena darles un poco de margen.
Intenta no reaccionar ante el caso concreto, pero si forma parte de una tendencia mayor, esto es algo que puedes comunicar durante un 1:1.
Lo que NO hay que hacer es empezar a llamarles a su móvil personal y enviarles numerosos mensajes de Slack exigiendo saber dónde están.
Escenario número 2
Un informe clave debe estar listo para el final del día, y tu representante de ventas envía un mensaje a última hora de la tarde explicando que va a incumplir el plazo debido a problemas imprevistos del cliente que exigían su atención inmediata.
El primer paso es evaluar la situación con calma. Comprende el contexto y el impacto del incumplimiento del plazo en el equipo y en los resultados del cliente. Recuerda que las emergencias ocurren, y que la flexibilidad forma parte de la gestión de un equipo remote .
En segundo lugar, comunícalo. Pide una breve actualización o informe sobre el problema que surgió con el cliente, para calibrar la gravedad y comprender mejor cómo podrían gestionarse de otro modo las situaciones futuras. Esto ayuda a comprender si se trataba realmente de una circunstancia imprevista o del resultado de una mala gestión del tiempo.
En tercer lugar, ofrece apoyo y soluciones. Dependiendo de la gravedad del retraso, discute posibles formas de mitigar el impacto. Esto podría incluir reasignar recursos temporalmente, ajustar los plazos si es posible, o incluso intervenir para ayudar si la situación lo requiere.
La clave aquí es utilizar esto como una oportunidad de aprendizaje. Discute qué se podría haber hecho de otra manera, tanto al gestionar el problema del cliente como al comunicar antes el retraso. Fomenta la comunicación proactiva para futuros incidentes.
Lo que debes evitar es expresar inmediatamente tu frustración o decepción sin comprender todo el contexto. Reprender públicamente al representante o tomar decisiones precipitadas sobre su compromiso o capacidad puede dañar la confianza y la moral. En su lugar, mantén un enfoque constructivo que se centre en resolver el problema y mejorar de cara al futuro.
Escenario número 3
Tu equipo acaba de cerrar un importante acuerdo, resultado de meses de duro trabajo, colaboración y persistencia. Uno de tus representantes de ventas fue decisivo a la hora de sortear las complejidades del acuerdo.
Lo primero que hay que hacer es reconocer y celebrar públicamente el éxito. Puede ser durante una llamada de equipo, en un chat de grupo o mediante un anuncio en toda la empresa, destacando el papel del representante y el esfuerzo del equipo. El reconocimiento es un poderoso motivador y refuerza el valor del trabajo duro y la dedicación.
En segundo lugar, considera la posibilidad de recompensar el logro. Puede ser una gratificación, un día libre adicional u otra forma de reconocimiento que se ajuste a la cultura y las políticas de tu empresa. Es esencial que la recompensa sea significativa para el representante y que el resto del equipo la considere valiosa.
En tercer lugar, utiliza este éxito como herramienta de aprendizaje. Organiza una sesión informativa en la que el representante pueda compartir su experiencia, sus estrategias y lo que ha aprendido durante el proceso. Esto no sólo celebra su éxito, sino que también permite al resto del equipo aprender y aplicar estos conocimientos a futuras oportunidades.
Lo que hay que evitar aquí es pasar por alto el éxito o no reconocer el esfuerzo públicamente. Esto puede provocar una sensación de infravaloración y disminuir la motivación y la moral del equipo. Además, evita atribuir el éxito únicamente a factores externos o a la suerte; reconoce la habilidad, el esfuerzo y las estrategias que condujeron a la victoria.
En este entorno, la confianza crece a partir de la comprensión de que todo el mundo trabaja por el mismo objetivo, aunque su oficina esté en la cocina.
El futuro del liderazgo en ventas
Está claro que las estrategias y tecnologías adaptadas para el trabajo remote no son sólo arreglos temporales, sino el principio de cómo se llevarán a cabo las ventas de aquí en adelante.
Los centros de llamadas en frío y los representantes de ventas cara a cara, aunque no desaparecerán totalmente, sin duda van a ser cada vez menos habituales.
El liderazgo en un mundo de equipos de ventas remote distancia debe ser dinámico, al igual que la tecnología que lo sustenta. Y aunque "Estás en silencio" es la frase de moda actualmente, en los próximos años probablemente acabe siendo sustituida y enviada al fondo de la nostalgia. Incluso puede que en el futuro podamos programar nuestros propios avatares de ventas, ¡que hagan todas las ventas por nosotros!
Como jefe de ventas, la capacidad de adaptarse, innovar y, quizás lo más importante, reírse y crear una gran dinámica de equipo va a ser la clave para dirigir equipos de ventas a distancia.
