Si estás cansado de perder el tiempo en proyectos que carecen de dirección, quizá una reunión sobre el plan de acción pueda ser la respuesta.
Pero, "¿qué es una reunión del plan de acción?", ¡te oímos gritar!
Una reunión de plan de acción está diseñada para desarrollar y debatir un curso de acción para alcanzar objetivos específicos. La utilizan los equipos y las organizaciones para asegurarse de que todos los implicados en un proyecto o iniciativa están de acuerdo con el panorama general, el calendario del proyecto y las responsabilidades individuales.
Aunque pueda parecer "una reunión más", se trata de un acto centrado en un objetivo, con metas muy claras. También requiere cierta planificación previa y coordinación para que sea absolutamente sólida.
Es esencialmente una reunión para crear un plan de acción.
Consejos para la reunión del Plan de Acción
¿Cuándo debe crearse un plan de acción en una reunión?
Nosotros decimos: ¡golpea mientras el hierro esté caliente!
Un plan de acción, y la reunión asociada para crearlo, deben crearse en cuanto se identifique un problema, o se hayan establecido un proyecto y unos objetivos.
Desde este punto de vista, está fresco en la mente de la gente. Y en lugar de añadirlo a la interminable lista de tareas pendientes, puedes pasar a la acción (¡como su nombre indica!) de inmediato.
Es un paso fundamental en cualquier proceso de gestión de proyectos y puede ayudar a garantizar que todos los implicados comprendan su papel y el plazo de finalización.
Durante la reunión del plan de acción, los miembros del equipo también deben hablar de los posibles obstáculos o retos para completar la tarea, de modo que se puedan debatir y acordar soluciones.
Consejos para mejorar una reunión sobre el plan de acción
Aunque cada empresa diferente, e incluso cada persona diferente, tendrá su propia visión de cómo puede organizarse una reunión como ésta, hay algunas cosas clave que deben estar en todas ellas.
El objetivo último de cualquier tipo de reunión estratégica, o de la creación de un plan de acción, debe ser salir con un conjunto de acciones muy claras que estén libres de cualquier oportunidad de malinterpretación.
Esto significa que hay poco o ningún margen para el error, y que cada miembro y departamento puede seguir adelante con las tareas que van hacia el objetivo común, cada uno con un proceso claro a seguir.
Aquí tienes nuestros mejores consejos para enfocar una reunión sobre el plan de acción:
Empieza por fijar un objetivo o resultado deseado
¿Qué quieres hacer? Súper sencillo, ¡pero hay que definirlo!
Debe establecerse un objetivo claro y específico antes de que empiece la reunión, para que todos estén de acuerdo desde el principio. Asegurándose de que todos tienen la misma definición del éxito, será mucho más fácil crear un plan procesable.
Establecer funciones y responsabilidades
¡Nada de pasarse la pelota! Durante la reunión, cada miembro del equipo debe tener una idea clara de sus funciones individuales y de cómo encajan en el esfuerzo colectivo. Aunque los departamentos pueden ofrecer una nueva perspectiva, debe quedar claro quién toma las decisiones en general. Puede ser democrático, pero asegúrate de que los KPI y los objetivos generales no los establecen personas que no conocen el funcionamiento cotidiano del equipo. Es posible que nunca puedan alcanzarse si no existe un "conocimiento interno" que confirme que funcionarán.
Establece una agenda clara
Asegúrate de que sabes de qué vas a hablar. No hay mayor pérdida de tiempo que no tener un plan... Quiero decir que, en primer lugar, ¡es literalmente el objetivo de la reunión!
Es importante establecer un orden del día y un calendario claros para la reunión, de modo que los miembros del equipo sepan qué se espera de ellos y cuándo. El orden del día debe incluir puntos como la fijación de objetivos, la descripción de tareas y la resolución de problemas.
Prioriza las tareas
¿Qué es lo más importante? Cada persona puede tener ideas diferentes, pero la priorización de las tareas más importantes para su realización debe hacerse al principio de la reunión. Esto garantizará que todos estén de acuerdo con el objetivo de la reunión. También ayudará a garantizar que a cada tarea se le dedique el tiempo y los recursos adecuados para completarla a tiempo.
Establece plazos realistas
¿Cuántas veces hemos dedicado 20 minutos a una tarea que nos ha llevado más de una hora? El tiempo, aunque finito, tiene la costumbre de escaparse de ti.
Unos plazos realistas ayudarán a que las expectativas se gestionen y comprendan adecuadamente. Es muy fácil pensar que algo llevará un tiempo muy concreto, pero añadir un poco más de tiempo permite tener en cuenta cualquier retraso o impacto externo.
Considera los posibles obstáculos y prepárate para ellos
Vale, puede que sea un poco "negativo", pero hablar de los posibles obstáculos con antelación puede ayudar a anticiparse a ellos y crear mejores soluciones para evitar cualquier interrupción en el progreso. Estos obstáculos pueden ser cualquier cosa, desde factores externos, como cambios en la legislación, hasta factores internos, como limitaciones de recursos, enfermedad del equipo, gestión de gastos de viajes de negocios inesperados, etc.
Utiliza herramientas y plantillas que te ayuden a organizar la información
¡Vamos a equiparte! Utilizar herramientas como el software de gestión ágil de proyectos, plantillas o tableros de colaboración puede ayudar a organizar las notas de las reuniones y los planes de acción.
En este artículo hemos enumerado algunas de las que recomendamos, pero es importante asegurarse de que todo el mundo está a bordo y comprometido con las herramientas. No pueden ser demasiado complicadas ni estar demasiado orientadas a las necesidades de un único departamento si esperas que todo el mundo las utilice. Ten en cuenta también el tiempo que se tarda en configurarlas y aprender a utilizarlas.
No tengas demasiada gente en la reunión
¿Has oído alguna vez la frase "Demasiados cocineros estropean el caldo"? Cuando se trata de una reunión sobre un plan de acción, ¡ten cuidado!
En el proyecto en general, quieres que el mayor número posible de personas trabajen en armonía hacia el mismo objetivo y resultado, pero en las fases de planificación... aunque siempre recomendaríamos que fuera democrática, tener a demasiadas personas intentando hablar y exponer su punto de vista puede ser perjudicial y causar bloqueos.
Cada equipo necesario dentro del proyecto debe tener un representante (y éste puede ser un directivo o jefe de departamento, o alguien que trabaje de forma práctica para dar la mejor representación de lo que es factible).
La reunión puede compartirse después con todo el equipo del proyecto.
Herramientas de apoyo a un plan de acción
Las herramientas son estupendas y, con un objetivo o plan a largo plazo en mente, hay algunas excelentes que ayudan a gestionar la eficacia y la carga de trabajo, a mejorar la productividad y, simplemente, a hacer las cosas mucho más fáciles y fluidas.
Aquí tienes algunos de nuestros favoritos:
Miro
Las plantillas de lluvia de ideas de la plataforma visual Miro proporcionan una estructura para que los participantes tomen decisiones o lleguen a conclusiones. Esta estructura fomenta la exploración creativa y la colaboración, lo que puede ayudar al equipo a crear un plan de acción eficaz. También es una forma estupenda de mantener la participación de todos, en lugar de mostrar diapositivas estáticas preparadas de antemano.
tl;dv
tl;dv es una gran herramienta de reuniones que facilita la identificación de los puntos de acción durante las reuniones. Con tl;dv, puedes ponerte al día en las discusiones de las reuniones de estrategia y asignar puntos de acción a personas concretas etiquetándolas en la llamada. También puede transcribir las grabaciones de Zoom y, en general, es un gran software de gestión de reuniones.
Trello
Un montón de ideas geniales, pero ninguna forma de seguirlas y gestionarlas. Entonces la herramienta de gestión de proyectos Trello puede ayudarte a crear una agenda de reuniones y asignar tareas a los asistentes. Además, es tan sencilla que puede configurarse en una pantalla compartida y estar lista en unos minutos.
Esto facilita que cada persona o departamento sepa de qué tareas es responsable, así como que comprenda el panorama general del proyecto de principio a fin.
Además, puedes tachar cosas cuando las has hecho, ¡y eso sienta GENIAL!
PlanProducto
Si tu proyecto gira en torno al desarrollo de productos, ProductPlan es una gran herramienta de planificación para crearlos y gestionarlos.
Además de trazar los planes del proyecto, puedes hacer un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo. Los elementos visuales son también una forma fácil de compartir y comprender la información entre varios miembros del equipo: perfecto para cualquiera que necesite explicar conceptos abstractos a los que se basan más en hechos.
Plantillas de puntos de acción para reuniones
Las plantillas son, en realidad, alguien que hace gran parte del trabajo duro por ti, y tú te limitas a rellenar los detalles.
Técnicamente no es hacer trampas, pero es MUCHO más fácil.
Las plantillas de elementos de acción son una gran herramienta para ayudarte a organizar y documentar las tareas que tienes que completar. Proporcionan una visión rápida de quién es responsable de qué, cuándo debe completarse la tarea y cuál es el objetivo o resultado.
Aquí tienes algunas de la red que pueden serte útiles:
¡Feliz planificación!
Invirtiendo un poco de tiempo en planificar y preparar las reuniones, puedes asegurarte realmente de que esas conversaciones se mantienen en el buen camino, los elementos de acción se documentan y los equipos son capaces de trabajar juntos. Siendo proactivo y tomándote realmente el tiempo necesario para planificar, proporcionas a cualquier equipo, empresa u organización que trabaje en equipo, el camino de menor resistencia a la hora de alcanzar ese GRAN SUEÑO MASIVO.
Así que, tanto si quieres construir un cohete para explorar Marte, como si sólo quieres lanzar un nuevo sitio web, una reunión del plan de acción -bien organizada y con los mejores recursos posibles- te ayudará absolutamente a disparar a la Luna... erm, Marte... mejor comprueba ese mapa antes de partir.
