Если вы устали тратить время на проекты, которым не хватает направления, то, возможно, встреча по плану действий может стать решением проблемы.
Но "Что такое совещание по плану действий?" - слышим мы ваш возглас!
Совещание по плану действий предназначено для разработки и обсуждения курса действий по достижению конкретных целей. Оно используется командами и организациями для обеспечения того, чтобы все участники проекта или инициативы были в курсе общей картины, сроков проекта и индивидуальных обязанностей.
Хотя, возможно, это звучит как "просто еще одна встреча", это лазерно-ориентированное, целевое мероприятие с очень четкими целями. Оно также требует предварительного планирования и координации, чтобы сделать его абсолютно цельным.
По сути, это встреча для создания плана действий.
Советы по проведению совещания по плану действий
Когда следует создавать план действий на собрании?
Мы говорим: бей, пока горячо!
План действий и соответствующее совещание по его созданию должны быть разработаны сразу после выявления проблемы или определения проекта и целей.
С этой точки зрения он еще свеж в памяти людей. И вместо того, чтобы добавлять его в бесконечный список дел, вы можете начать действовать (как следует из названия!) прямо сейчас.
Это критически важный шаг в любом процессе управления проектом, который поможет убедиться, что каждый участник понимает свою роль и сроки завершения проекта.
Во время совещания по плану действий члены команды должны также обсудить потенциальные препятствия или проблемы на пути к выполнению задачи, чтобы можно было обсудить и согласовать решения.
Советы по повышению эффективности совещания по плану действий
Хотя у каждой компании и даже у каждого отдельного человека будет свой взгляд на то, как должна проходить подобная встреча, есть несколько ключевых моментов, которые должны присутствовать в каждой из них.
Конечной целью любого стратегического совещания или разработки плана действий должно быть создание очень четкого набора действий, не допускающего никаких возможностей для неправильного толкования.
Это означает, что возможности для ошибок практически отсутствуют, и каждый сотрудник и отдел может приступить к выполнению задач, направленных на достижение общей цели, каждый из которых имеет четкий процесс, которому необходимо следовать.
Вот наши лучшие советы по проведению совещания по плану действий:
Начните с постановки цели или желаемого результата
Что вы хотите сделать? Очень просто, но требует определения!
Перед началом совещания следует определить четкую, конкретную цель, чтобы с самого начала все были на одной волне. Убедившись, что у всех одинаковое определение успеха, будет гораздо легче создать план действий.
Определите роли и обязанности
Никакой передачи ответственности в наше дежурство! Во время встречи каждый член команды должен четко понимать свою индивидуальную роль и то, как он вписывается в коллективные усилия. Хотя отделы могут предложить свежий взгляд, должно быть ясно, кто принимает общие решения. Это может быть демократично, но убедитесь, что KPI и общие цели не устанавливаются людьми, которые не знают о повседневной работе команды. Они могут оказаться недостижимыми, если нет "инсайдерской информации", подтверждающей, что это сработает.
Установите четкую повестку дня
Убедитесь, что вы знаете, о чем собираетесь говорить. Нет большей потери времени, чем отсутствие плана... Ведь это буквально весь смысл встречи!
Важно определить четкую повестку дня и сроки проведения собрания, чтобы члены команды знали, что от них ожидается и когда. Повестка дня должна включать такие пункты, как постановка целей, обзор задач и решение проблем.
Определите приоритетность задач
Что является самым важным? У разных людей могут быть разные идеи, но определение приоритетности наиболее важных задач для выполнения должно быть сделано в начале встречи. Это позволит убедиться, что все согласны с целью встречи. Это также поможет убедиться в том, что каждой задаче отведено достаточно времени и ресурсов, чтобы выполнить ее в срок.
Установите реалистичные сроки
Сколько раз мы давали 20 минут на выполнение задания, на которое уходило больше часа? Время, хотя и ограничено, имеет привычку убегать от вас.
Реалистичные сроки помогут обеспечить правильное управление ожиданиями и их понимание. Очень легко думать, что что-то займет определенное количество времени, но добавление дополнительного времени позволяет учесть любые задержки или внешние воздействия.
Продумайте и подготовьтесь к потенциальным препятствиям
Возможно, это немного "негативно", но обсуждение потенциальных препятствий на пути к успеху может помочь предвидеть их и найти лучшие решения, чтобы предотвратить любые сбои в работе. Этими препятствиями могут быть как внешние факторы, например изменения в законодательстве, так и внутренние, такие как нехватка ресурсов, болезнь сотрудников, управление непредвиденными расходами на командировки и т. д.
Используйте инструменты и шаблоны для организации информации
Let’s get you tooled up! By using tools such as agile project management software, templates, or collaboration boards can help to organize meeting notes and action plans.
В этой статье мы перечислили несколько рекомендуемых нами инструментов, однако важно убедиться в том, что все будут пользоваться ими. Они не могут быть слишком сложными или слишком ориентированными на нужды одного отдела, если вы ожидаете, что ими будут пользоваться все. Также учитывайте время, необходимое для их настройки и освоения.
Не приглашайте на собрание слишком много людей
Вы когда-нибудь слышали фразу "Слишком много поваров портят бульон"? Когда дело доходит до совещания по плану действий, прислушайтесь!
В целом по проекту вы хотите, чтобы как можно больше людей работали в гармонии для достижения одной цели и результата, но на этапах планирования... хотя мы всегда рекомендуем, чтобы оно было демократичным - слишком много людей, пытающихся говорить и донести свою точку зрения, могут нанести вред и вызвать препятствия.
Каждая команда, необходимая в рамках проекта, должна иметь своего представителя (это может быть менеджер или руководитель отдела, или кто-то, кто работает на практике, чтобы дать наилучшее представление о том, что возможно).
Впоследствии результаты совещания могут быть распространены среди всей команды проекта.
Инструменты для поддержки плана действий
Инструменты - это здорово, и если иметь в виду долгосрочную цель или план, есть несколько отличных инструментов, которые помогают управлять эффективностью и рабочей нагрузкой, повышать производительность и просто делать все намного проще и легче.
Вот несколько наших фаворитов:
Миро
Шаблоны для мозгового штурма визуальной платформы Miro обеспечивают участникам структуру для принятия решений или выводов. Такая структура способствует творческому поиску и сотрудничеству, что может помочь команде создать эффективный план действий. Кроме того, это отличный способ вовлечь всех в процесс, а не показывать статичные слайды, подготовленные заранее.
tl;dv
tl;dv это отличный инструмент для проведения совещаний, который позволяет легко определять, когда в ходе совещаний были определены пункты действий. С помощью tl;dv можно отслеживать обсуждения на стратегических совещаниях и назначать конкретные действия определенным людям, отмечая их во время разговора. Он также может расшифровывать записи Zoom и в целом является отличным программным обеспечением для управления совещаниями.
Trello
Множество отличных идей, но нет возможности их отслеживать и управлять ими. Тогда инструмент управления проектами Trello поможет вам создать повестку дня собрания и распределить задачи между участниками. Он также достаточно прост, чтобы его можно было установить на общем экране и подготовить к работе всего за несколько минут.
Это позволяет каждому человеку или отделу знать, за какие задачи он отвечает, а также понимать общую картину проекта от начала до конца.
Кроме того, вы можете отметить, что сделали что-то, а это очень приятно!
ProductPlan
Если ваш проект связан с разработкой продукта, то ProductPlan - это отличный инструмент для создания и управления дорожной картой.
Наряду с составлением планов проекта вы можете отслеживать прогресс с течением времени. Визуальные образы также являются простым способом обмена информацией между различными членами команды - идеальный вариант для тех, кому нужно объяснить абстрактные понятия тем, кто больше ориентируется на факты.
Шаблоны пунктов действий для совещаний
Шаблоны - это фактически кто-то делает за вас всю тяжелую работу, а вы просто заполняете детали.
Технически это не обман, но гораздо проще.
Шаблоны пунктов действий - это отличный инструмент для организации и документирования задач, которые необходимо выполнить. Они позволяют быстро получить представление о том, кто за что отвечает, когда задача должна быть выполнена и какова цель или результат.
Вот несколько статей из Интернета, которые могут быть полезны:
Счастливого планирования!
Потратив немного времени на планирование и подготовку к совещаниям, вы действительно сможете убедиться в том, что эти разговоры не выходят за рамки, пункты действий документируются, а команды могут работать вместе. Проявляя инициативу и уделяя время планированию, вы даете любой команде, компании или организации, работающей вместе, путь наименьшего сопротивления в достижении этой БОЛЬШОЙ МАССОВОЙ МЕЧТЫ.
Поэтому, хотите ли вы построить ракету для исследования Марса или просто запустить совершенно новый веб-сайт, совещание по плану действий - правильно организованное и с использованием лучших ресурсов - абсолютно точно поможет вам долететь до Луны... э-э, Марса... лучше сверьтесь с картой, прежде чем отправляться в путь.
