Перейти до змісту
Якщо ви втомилися витрачати час на проекти, які не мають чіткого напрямку, то, можливо, рішенням може стати проведення наради з розробки плану дій.
Але «Що таке нарада з планом дій?» — чуємо ми ваше запитання!
Зустріч з розробки плану дій призначена для розробки та обговорення курсу дій для досягнення конкретних цілей. Вона використовується командами та організаціями для того, щоб усі, хто бере участь у проекті або ініціативі, мали однакове уявлення про загальну картину, графік проекту та індивідуальні обов'язки.
Хоча це може здатися «черговою зустріччю», насправді це цілеспрямоване, орієнтоване на результат захід із чітко визначеними цілями. Для його успішного проведення необхідне попереднє планування та координація.
По суті, це зустріч для створення плану дій.
Поради щодо проведення нарад з питань плану дій
Коли слід створювати план дій під час наради?
Ми кажемо: куй залізо, поки гаряче!
План дій та відповідна нарада для його створення повинні бути організовані одразу після виявлення проблеми або визначення проекту та цілей.
З цієї точки зору, це ще свіже в пам'яті людей. І замість того, щоб додавати це до нескінченного списку справ, ви можете відразу ж вжити заходів (як і передбачає назва!).
Це важливий крок у будь-якому процесі управління проектами, який допомагає переконатися, що всі учасники розуміють свою роль і терміни виконання завдань.
Під час засідання з обговорення плану дій члени команди також повинні обговорити потенційні перешкоди або виклики, що можуть виникнути під час виконання завдання, щоб можна було обговорити та узгодити відповідні рішення.
Поради щодо вдосконалення плану дій на нараді
Хоча кожна компанія, і навіть кожна окрема особа, має власне бачення того, як має відбуватися така зустріч, є кілька ключових моментів, які повинні бути присутніми в кожній з них.
Кінцевою метою будь-якої стратегічної наради або створення плану дій має бути розробка чіткого набору заходів, які не дають можливості для неправильного тлумачення.
Це означає, що помилок бути не може, і кожен член команди та відділ можуть зосередитися на виконанні завдань, спрямованих на досягнення спільної мети, маючи чіткий план дій.
Ось наші основні поради щодо підходу до засідання з розробки плану дій:
Почніть з визначення мети або бажаного результату
Що ви хочете зробити? Дуже просто, але потрібно визначити!
Перед початком зустрічі слід встановити чітку, конкретну мету, щоб усі учасники з самого початку були на одній хвилі. Забезпечивши однакове розуміння успіху всіма учасниками, буде набагато простіше створити план дій.
Встановити ролі та обов'язки
Не перекладайте відповідальність на інших! Під час наради кожен член команди повинен чітко розуміти свою індивідуальну роль і те, як вона вписується в загальну роботу. Хоча відділи можуть запропонувати свіжий погляд, має бути чітко визначено, хто приймає загальні рішення. Це може бути демократично, але переконайтеся, що ключові показники ефективності та загальні цілі не встановлюються людьми, які не знають про повсякденну роботу команди. Вони можуть бути недосяжними, якщо немає «внутрішньої інформації», яка підтверджує, що це буде працювати.
Встановіть чіткий порядок денний
Переконайтеся, що ви знаєте, про що будете говорити. Немає більшої втрати часу, ніж відсутність плану... Адже це і є основною метою зустрічі!
Важливо чітко визначити порядок денний та графік зустрічі, щоб члени команди знали, чого від них очікують і коли. Порядок денний повинен включати такі пункти, як визначення цілей, огляд завдань та вирішення проблем.
Визначте пріоритетність завдань
Що є найважливішим? Різні люди можуть мати різні думки, але пріоритетність найважливіших завдань для виконання повинна бути визначена на початку зустрічі. Це забезпечить, що всі будуть згодні з фокусом зустрічі. Це також допоможе забезпечити, що на кожне завдання буде виділено достатньо часу та ресурсів для його своєчасного виконання.
Встановіть реалістичні терміни
Скільки разів ми виділяли 20 хвилин на завдання, яке займало більше години? Час, хоча і є обмеженим, має звичку втікати від вас.
Реалістичні терміни допоможуть забезпечити належне управління очікуваннями та їх розуміння. Дуже легко думати, що щось займе певний проміжок часу, але додавання додаткового часу дозволяє врахувати будь-які затримки або зовнішні фактори.
Розгляньте та підготуйтеся до можливих перешкод
Гаразд, можливо, це трохи «негативно», але обговорення потенційних перешкод заздалегідь може допомогти передбачити їх і знайти кращі рішення, щоб запобігти будь-яким перебоям у роботі. Ці перешкоди можуть бути будь-якими: від зовнішніх факторів, таких як зміни в законодавстві, до внутрішніх факторів, таких як обмеження ресурсів, хвороба членів команди, управління несподіваними витратами на відрядження тощо.
Використовуйте інструменти та шаблони для упорядкування інформації
Давайте підготуємо вас до роботи! Використання таких інструментів, як програмне забезпечення для гнучкого управління проектами, шаблони або дошки для спільної роботи, може допомогти в організації нотаток із зустрічей та планів дій.
Нижче в цій статті ми навели список інструментів, які ми рекомендуємо, однак важливо переконатися, що всі співробітники готові працювати з ними. Вони не повинні бути надто складними або орієнтованими на потреби одного відділу, якщо ви очікуєте, що всі будуть ними користуватися. Також врахуйте час, необхідний для їх налаштування та освоєння.
Не запрошуйте на зустріч занадто багато людей
Чи чули ви коли-небудь вислів «Занадто багато кухарів псують юшку»? Коли йдеться про нараду щодо плану дій, зверніть на це увагу!
В цілому, в рамках проекту бажано, щоб якомога більше людей працювали в гармонії, прагнучи до однієї мети та результату, але на етапі планування... хоча ми завжди рекомендуємо, щоб процес був демократичним, занадто велика кількість людей, які намагаються висловити свою думку, може бути шкідливою і спричинити перешкоди.
Кожна команда, необхідна в рамках проекту, повинна мати свого представника (це може бути менеджер або керівник відділу, або хтось, хто працює на практиці, щоб якнайкраще представити те, що є можливим).
Потім результати зустрічі можна буде поділитися з усією командою проекту.
Інструменти для підтримки плану дій
Інструменти – це чудова річ, і якщо ви маєте довгострокову мету або план, існують чудові інструменти, які допомагають керувати ефективністю та навантаженням, підвищувати продуктивність і просто робити все набагато простіше та легше.
Ось декілька наших улюблених:
Міро.
Шаблони для мозкового штурму візуальної платформи Miro надають учасникам структуру для прийняття рішень або формулювання висновків. Ця структура сприяє творчому пошуку та співпраці, що може допомогти команді створити ефективний план дій. Це також чудовий спосіб залучити всіх учасників, на відміну від показу заздалегідь підготовлених статичних слайдів.
tl;dv
tl;dv чудовий інструмент для проведення зустрічей, який дозволяє легко визначати, коли під час зустрічей визначаються пункти дій. За допомогою tl;dv ви можете стежити за обговореннями на стратегічних зустрічах і призначати конкретним особам завдання, позначаючи їх у розмові. Він також може транскрибувати Zoom і загалом є чудовим програмним забезпеченням для управління зустрічами.
Trello
Безліч чудових ідей, але немає можливості їх відстежувати та керувати ними. Тоді інструмент управління проектами Trello може допомогти вам створити порядок денний зустрічі та призначити завдання учасникам. Він також настільки простий, що його можна налаштувати на спільному екрані, і він буде готовий до роботи всього за кілька хвилин.
Це дозволяє кожному співробітнику або відділу легко зрозуміти, за які завдання вони відповідають, а також побачити загальну картину проекту від початку до кінця.
Крім того, ви можете відмічати виконані завдання, і це приносить неймовірне задоволення!
План продукту
Якщо ваш проект повністю присвячений розробці продукту, то ProductPlan — це чудовий інструмент для створення та управління дорожньою картою.
Окрім складання планів проектів, ви можете відстежувати прогрес у часі. Візуальні елементи також є простим способом обміну інформацією та її розуміння між різними членами команди — ідеально підходить для тих, хто повинен пояснювати абстрактні поняття людям, які більше покладаються на факти.
Шаблони пунктів для обговорення на нараді
Шаблони — це фактично хтось, хто виконує за вас велику частину важкої роботи, а вам залишається лише заповнити деталі.
Технічно це не обман, але набагато простіше.
Шаблони завдань — це чудовий інструмент, який допомагає організувати та документувати завдання, які потрібно виконати. Вони дають швидкий огляд того, хто за що відповідає, коли завдання має бути виконано та яка мета або результат.
Ось декілька корисних посилань з Інтернету:
Приємного планування!
Вклавши трохи часу в планування та підготовку до зустрічей, ви дійсно можете переконатися, що ці розмови йдуть за планом, дії зафіксовані, а команди здатні працювати разом. Будучи проактивним і приділяючи час плануванню, ви надаєте будь-якій команді, компанії або організації, яка працює разом, шлях найменшого опору, коли йдеться про досягнення цієї ВЕЛИЧЕЗНОЇ МРІЇ.
Тож, чи хочете ви побудувати ракету для дослідження Марса, чи просто запустити новий веб-сайт, зустріч для розробки плану дій — правильно організована та з використанням найкращих ресурсів — безперечно допоможе вам полетіти на Місяць… е-е-е, на Марс… краще перевірте карту, перш ніж вирушати в дорогу.
