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Se sei stanco di perdere tempo in progetti che mancano di direzione, forse una riunione per definire un piano d'azione potrebbe essere la soluzione.
Ma "Che cos'è una riunione per definire un piano d'azione?", vi chiederete!
Una riunione di pianificazione dell'azione ha lo scopo di sviluppare e discutere una linea d'azione per il raggiungimento di obiettivi specifici. Viene utilizzata dai team e dalle organizzazioni per garantire che tutte le persone coinvolte in un progetto o in un'iniziativa siano allineate sul quadro generale, sulla tempistica del progetto e sulle responsabilità individuali.
Sebbene possa sembrare "solo un altro incontro", si tratta di un evento altamente mirato e orientato agli obiettivi, con finalità molto chiare. Richiede inoltre una certa pianificazione preliminare e coordinamento per renderlo assolutamente solido.
Si tratta essenzialmente di una riunione per creare un piano d'azione.
Consigli per le riunioni sul piano d'azione
Quando è opportuno elaborare un piano d'azione durante una riunione?
Noi diciamo: battete il ferro finché è caldo!
Non appena viene individuato un problema o vengono definiti un progetto e degli obiettivi, è necessario elaborare un piano d'azione e organizzare una riunione per discuterne.
Da questo punto di vista è ancora fresco nella mente delle persone. E invece di aggiungerlo alla lista infinita delle cose da fare, puoi agire (come suggerisce il nome!) immediatamente.
Si tratta di una fase fondamentale in qualsiasi processo di gestione dei progetti e può contribuire a garantire che tutte le persone coinvolte comprendano il proprio ruolo e le tempistiche per il completamento.
Durante la riunione dedicata al piano d'azione, i membri del team dovrebbero anche discutere dei potenziali ostacoli o difficoltà che potrebbero impedire il completamento dell'attività, in modo da poter discutere e concordare le soluzioni.
Suggerimenti per migliorare una riunione dedicata al piano d'azione
Sebbene ogni azienda, e persino ogni individuo, abbia una propria visione su come organizzare un incontro di questo tipo, ci sono alcuni elementi fondamentali che devono essere presenti in ognuno di essi.
L'obiettivo finale di qualsiasi tipo di riunione strategica o di creazione di un piano d'azione dovrebbe essere quello di definire una serie di azioni molto chiare che non lascino spazio a interpretazioni errate.
Ciò significa che non c'è quasi spazio per errori e che ogni membro e ogni reparto può dedicarsi ai compiti che contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo comune, ciascuno con un processo chiaro da seguire.
Ecco i nostri migliori consigli per affrontare una riunione dedicata al piano d'azione:
Inizia fissando un obiettivo o un risultato desiderato
Cosa vuoi fare? È semplicissimo, ma bisogna definirlo!
Prima dell'inizio della riunione è necessario stabilire un obiettivo chiaro e specifico, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dall'inizio. Assicurandosi che tutti abbiano la stessa definizione di successo, sarà molto più facile creare un piano attuabile.
Stabilire ruoli e responsabilità
Non scaricare la responsabilità sugli altri sotto i nostri occhi! Durante la riunione, ogni membro del team dovrebbe avere una chiara comprensione dei propri ruoli individuali e di come questi si inseriscono nello sforzo collettivo. Sebbene i reparti possano offrire una nuova prospettiva, è necessario che sia chiaro chi prende le decisioni finali. Il processo può essere democratico, ma è importante assicurarsi che i KPI e gli obiettivi generali non vengano fissati da persone che non sono a conoscenza del lavoro quotidiano del team. Se non si dispone delle "conoscenze interne" necessarie per confermare che funzionerà, tali obiettivi potrebbero non essere mai raggiungibili.
Stabilisci un programma chiaro
Assicurati di sapere di cosa parlerai. Non c'è spreco di tempo più grande che non avere un piano... Voglio dire, è letteralmente lo scopo principale dell'incontro!
È importante stabilire un ordine del giorno e una tempistica chiari per la riunione, in modo che i membri del team sappiano cosa ci si aspetta da loro e quando. L'ordine del giorno dovrebbe includere punti quali la definizione degli obiettivi, la panoramica dei compiti e la risoluzione dei problemi.
Dare priorità alle attività
Qual è la cosa più importante? Persone diverse possono avere idee diverse, ma è necessario stabilire le priorità dei compiti più importanti da portare a termine all'inizio della riunione. In questo modo si garantisce che tutti siano d'accordo sull'obiettivo della riunione. Inoltre, si assicura che a ogni compito vengano assegnati tempo e risorse adeguati per portarlo a termine in tempo.
Stabilisci scadenze realistiche
Quante volte abbiamo dedicato 20 minuti a un compito che invece ne ha richiesti più di un'ora? Il tempo, pur essendo limitato, ha la tendenza a sfuggirci.
Tempi realistici contribuiranno a garantire che le aspettative siano gestite e comprese correttamente. È molto facile pensare che qualcosa richiederà un determinato periodo di tempo, ma aggiungere un po' di tempo in più consente di tenere conto di eventuali ritardi o impatti esterni.
Considerare e prepararsi per potenziali ostacoli
Ok, forse può sembrare un po' "negativo", ma discutere in anticipo dei potenziali ostacoli può aiutare ad anticiparli e a creare soluzioni migliori per evitare qualsiasi interruzione del processo. Questi ostacoli possono essere di qualsiasi tipo, da fattori esterni come modifiche alla legislazione a fattori interni, come limitazioni delle risorse, malattie del team, gestione di spese di viaggio impreviste, ecc.
Utilizza strumenti e modelli per organizzare le informazioni
Prepariamo gli strumenti necessari! L'utilizzo di strumenti quali software di gestione agile dei progetti, modelli o bacheche collaborative può aiutare a organizzare gli appunti delle riunioni e i piani d'azione.
In questo articolo abbiamo elencato alcuni strumenti che consigliamo, ma è importante assicurarsi che tutti siano d'accordo e coinvolti nell'uso di tali strumenti. Questi non possono essere eccessivamente complicati o troppo orientati alle esigenze di un singolo reparto se si desidera che tutti li utilizzino. È inoltre necessario considerare il tempo necessario per la loro configurazione e apprendimento.
Non invitare troppe persone alla riunione.
Hai mai sentito dire che "troppi cuochi rovinano la minestra"? Quando si tratta di una riunione per definire un piano d'azione, tienilo bene a mente!
Nel progetto nel suo complesso è auspicabile che il maggior numero possibile di persone lavori in armonia verso lo stesso obiettivo e risultato, ma nelle fasi di pianificazione... anche se raccomandiamo sempre che il processo sia democratico, avere troppe persone che cercano di parlare e far valere il proprio punto di vista può essere controproducente e causare ostacoli.
Ogni team richiesto nell'ambito del progetto dovrebbe avere un rappresentante (che potrebbe essere un manager o un capo reparto, oppure qualcuno che lavora sul campo per fornire la migliore rappresentazione di ciò che è fattibile).
La riunione potrà poi essere condivisa in un secondo momento con l'intero team di progetto.
Strumenti per aiutare a sostenere un piano d'azione
Gli strumenti sono ottimi e, se si ha in mente un obiettivo o un piano a lungo termine, ce ne sono alcuni eccellenti che aiutano a gestire l'efficienza e il carico di lavoro, a migliorare la produttività e semplicemente a rendere le cose molto più semplici e agevoli.
Ecco alcuni dei nostri preferiti:
Miro
I modelli di brainstorming della piattaforma visiva Miro forniscono una struttura che consente ai partecipanti di prendere decisioni o giungere a conclusioni. Questa struttura incoraggia l'esplorazione creativa e la collaborazione, aiutando il team a creare un piano d'azione efficace. È anche un ottimo modo per mantenere tutti coinvolti, piuttosto che mostrare diapositive statiche preparate in anticipo.
tl;dv
tl;dv un ottimo strumento per le riunioni che semplifica l'identificazione dei punti d'azione durante le riunioni. Con tl;dv, è possibile seguire le discussioni delle riunioni strategiche e assegnare azioni specifiche a determinate persone taggandole nella chiamata. È anche in grado di trascrivere Zoom ed è nel complesso un ottimo software per la gestione delle riunioni.
Trello
Hai tantissime idee brillanti ma non riesci a tenerne traccia e gestirle? Allora lo strumento di gestione dei progetti Trello può aiutarti a creare un ordine del giorno per le riunioni e assegnare compiti ai partecipanti. È anche abbastanza semplice da poter essere configurato su uno schermo condiviso, pronto all'uso in pochi minuti.
Ciò consente a ogni singolo individuo o reparto di sapere facilmente quali sono i compiti di cui è responsabile, oltre a comprendere il quadro generale del progetto dall'inizio alla fine.
Inoltre, puoi spuntare le cose quando le hai fatte e questo ti fa sentire BENE!
Piano di prodotto
Se il tuo progetto riguarda lo sviluppo di un prodotto, ProductPlan è un ottimo strumento di road mapping per crearlo e gestirlo.
Oltre a pianificare i progetti, è possibile monitorarne i progressi nel tempo. Le immagini sono anche un modo semplice per condividere e comprendere le informazioni tra i vari membri del team, perfetto per chiunque abbia bisogno di spiegare concetti astratti a persone più orientate ai fatti.
Modelli per gli elementi di azione delle riunioni
I modelli sono in pratica qualcuno che fa gran parte del lavoro duro al posto tuo, e tu devi solo inserire i dettagli.
Non è tecnicamente barare, ma è MOLTO più facile.
I modelli di azioni da intraprendere sono uno strumento eccellente per organizzare e documentare le attività da completare. Offrono una rapida panoramica delle responsabilità di ciascuno, delle scadenze e degli obiettivi o dei risultati attesi.
Ecco alcuni esempi tratti dal web che potrebbero essere utili:
Buona pianificazione!
Investendo un po' di tempo nella pianificazione e nella preparazione delle riunioni, potrai davvero assicurarti che le conversazioni procedano secondo i piani, che le azioni da intraprendere siano documentate e che i team siano in grado di lavorare insieme. Essendo proattivo e dedicando effettivamente del tempo alla pianificazione, offrirai a qualsiasi team, azienda o organizzazione che lavora insieme il percorso più agevole per raggiungere quell'IMPORTANTE OBIETTIVO AMBIZIOSO.
Quindi, che tu voglia costruire un razzo per esplorare Marte o semplicemente lanciare un nuovo sito web, un piano d'azione ben organizzato e con le migliori risorse possibili ti aiuterà sicuramente a raggiungere la Luna... ehm, Marte... meglio controllare la mappa prima di partire.
