Przejdź do treści
Jeśli masz dość marnowania czasu na projekty, które nie mają jasno określonego kierunku, być może rozwiązaniem byłoby zorganizowanie spotkania poświęconego opracowaniu planu działania.
Ale „Czym jest spotkanie dotyczące planu działania?” – zapytacie!
Spotkanie dotyczące planu działania ma na celu opracowanie i omówienie sposobu działania, który pozwoli osiągnąć określone cele. Jest ono organizowane przez zespoły i organizacje, aby zapewnić, że wszyscy zaangażowani w projekt lub inicjatywę mają takie samo wyobrażenie o ogólnym zarysie, harmonogramie projektu i indywidualnych obowiązkach.
Chociaż można by pomyśleć, że to „kolejne spotkanie”, to jednak jest to wydarzenie o bardzo konkretnym charakterze, ukierunkowane na osiągnięcie jasno określonych celów. Aby zapewnić jego sprawny przebieg, konieczne jest wcześniejsze zaplanowanie i koordynacja.
Jest to zasadniczo spotkanie mające na celu stworzenie planu działania.
Wskazówki dotyczące spotkania poświęconego planowi działania
Kiedy należy opracować plan działania podczas spotkania?
Mówimy: kuć żelazo, póki gorące!
Plan działania oraz spotkanie związane z jego opracowaniem powinny zostać zorganizowane natychmiast po zidentyfikowaniu problemu lub ustaleniu projektu i celów.
Z tego punktu widzenia jest to wciąż świeże w pamięci ludzi. Zamiast dodawać to do niekończącej się listy rzeczy do zrobienia, można od razu podjąć działanie (jak sugeruje nazwa!).
Jest to kluczowy etap każdego procesu zarządzania projektem, który pomaga zapewnić, że wszystkie zaangażowane osoby rozumieją swoją rolę i harmonogram realizacji zadania.
Podczas spotkania poświęconego planowi działania członkowie zespołu powinni również omówić potencjalne przeszkody lub wyzwania związane z realizacją zadania, aby można było przedyskutować i uzgodnić rozwiązania.
Wskazówki dotyczące usprawnienia spotkania poświęconego planowi działania
Chociaż każda firma, a nawet każda osoba, ma własne zdanie na temat tego, jak powinno wyglądać takie spotkanie, istnieją pewne kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w każdym z nich.
Ostatecznym celem każdego rodzaju spotkania strategicznego lub tworzenia planu działania powinno być opracowanie bardzo jasnego zestawu działań, które nie pozostawiają miejsca na błędną interpretację.
Oznacza to, że nie ma miejsca na błędy, a każdy członek zespołu i każdy dział może skupić się na zadaniach, które przyczyniają się do osiągnięcia wspólnego celu, mając jasno określony proces do wykonania.
Oto nasze najważniejsze wskazówki dotyczące podejścia do spotkania poświęconego planowi działania:
Zacznij od wyznaczenia celu lub pożądanego rezultatu.
Co chcesz zrobić? To bardzo proste, ale trzeba to określić!
Przed rozpoczęciem spotkania należy ustalić jasny, konkretny cel, aby wszyscy od samego początku mieli tę samą wizję. Dzięki zapewnieniu, że wszyscy mają tę samą definicję sukcesu, znacznie łatwiej będzie stworzyć realny plan działania.
Określ role i obowiązki
Nie przerzucajcie odpowiedzialności na innych! Podczas spotkania każdy członek zespołu powinien dokładnie rozumieć swoją rolę i sposób, w jaki wpisuje się ona w zbiorowy wysiłek. Chociaż działy mogą oferować świeże spojrzenie, należy jasno określić, kto podejmuje ostateczne decyzje. Może to być proces demokratyczny, ale należy upewnić się, że wskaźniki KPI i ogólne cele nie są ustalane przez osoby, które nie znają codziennej pracy zespołu. Jeśli nie ma „wewnętrznej wiedzy” potwierdzającej, że dane rozwiązanie zadziała, cele mogą okazać się niemożliwe do osiągnięcia.
Ustal jasny plan działania
Upewnij się, że wiesz, o czym będziesz rozmawiać. Nie ma większej straty czasu niż brak planu… To przecież główny cel spotkania!
Ważne jest, aby ustalić jasny porządek obrad i harmonogram spotkania, tak aby członkowie zespołu wiedzieli, czego się od nich oczekuje i kiedy. Porządek obrad powinien obejmować takie punkty, jak wyznaczanie celów, przegląd zadań i rozwiązywanie problemów.
Ustal priorytety zadań
Co jest najważniejsze? Różni ludzie mogą mieć różne pomysły, ale ustalenie priorytetów najważniejszych zadań do wykonania powinno nastąpić na początku spotkania. Dzięki temu wszyscy będą zgodni co do celu spotkania. Pomoże to również zapewnić, że każde zadanie otrzyma odpowiednią ilość czasu i zasobów, aby zostało wykonane na czas.
Ustal realistyczne terminy
Ile razy poświęcaliśmy 20 minut na zadanie, które zajęło ponad godzinę? Czas, choć ograniczony, ma zwyczaj uciekać nam z rąk.
Realistyczne harmonogramy pomogą zapewnić właściwe zarządzanie oczekiwaniami i ich zrozumienie. Bardzo łatwo jest pomyśleć, że coś zajmie określoną ilość czasu, ale dodanie dodatkowego czasu pozwala uwzględnić ewentualne opóźnienia lub czynniki zewnętrzne.
Rozważ i przygotuj się na potencjalne przeszkody
No dobra, może to trochę „negatywne”, ale omówienie potencjalnych przeszkód z wyprzedzeniem może pomóc w ich przewidzeniu i stworzeniu lepszych rozwiązań, które zapobiegną zakłóceniom w pracy. Te przeszkody mogą być różne – od czynników zewnętrznych, takich jak zmiany w przepisach, po czynniki wewnętrzne, takie jak ograniczenia zasobów, choroby członków zespołu, zarządzanie nieoczekiwanymi wydatkami na podróże służbowe itp.
Korzystaj z narzędzi i szablonów, które pomogą Ci uporządkować informacje.
Wyposażmy się w narzędzia! Korzystanie z narzędzi takich jak oprogramowanie do zwinnego zarządzania projektami, szablony lub tablice współpracy może pomóc w uporządkowaniu notatek ze spotkań i planów działania.
W tym artykule podajemy listę narzędzi, które polecamy, ale ważne jest, żeby wszyscy byli zaangażowani i korzystali z nich. Nie mogą być zbyt skomplikowane ani zbytnio nastawione na potrzeby jednego działu, jeśli chcesz, żeby wszyscy z nich korzystali. Weź też pod uwagę czas potrzebny na ich skonfigurowanie i naukę obsługi.
Nie zapraszaj zbyt wielu osób na spotkanie.
Słyszałeś kiedyś powiedzenie „Zbyt wielu kucharzy psuje zupę”? Jeśli chodzi o spotkanie dotyczące planu działania, weź to sobie do serca!
W całym projekcie chcesz, aby jak najwięcej osób pracowało w harmonii, dążąc do tego samego celu i wyniku, ale na etapie planowania... chociaż zawsze zalecamy, aby proces ten był demokratyczny – zbyt duża liczba osób próbujących zabrać głos i przedstawić swoje stanowisko może być szkodliwa i powodować przeszkody.
Każdy zespół wymagany w ramach projektu powinien mieć swojego przedstawiciela (może to być kierownik lub szef działu albo osoba wykonująca zadania praktyczne, która najlepiej przedstawi realne możliwości).
Spotkanie można następnie udostępnić wszystkim członkom zespołu projektowego.
Narzędzia wspomagające realizację planu działania
Narzędzia są świetne, a mając na uwadze długoterminowy cel lub plan, istnieją doskonałe narzędzia, które pomagają zarządzać wydajnością i obciążeniem pracą, poprawiają produktywność i po prostu sprawiają, że wszystko przebiega znacznie płynniej i łatwiej.
Oto kilka naszych ulubionych:
Miro
Szablony do burzy mózgów platformy wizualnej Miro zapewniają uczestnikom strukturę ułatwiającą podejmowanie decyzji lub wyciąganie wniosków. Struktura ta sprzyja kreatywnej eksploracji i współpracy, co może pomóc zespołowi w stworzeniu skutecznego planu działania. Jest to również świetny sposób na utrzymanie zaangażowania wszystkich uczestników, w przeciwieństwie do pokazywania statycznych slajdów przygotowanych wcześniej.
tl;dv
tl;dv świetne narzędzie do spotkań, które ułatwia identyfikację punktów działania podczas spotkań. Dzięki tl;dv możesz nadrobić zaległości w dyskusjach dotyczących strategii i przydzielić zadania konkretnym osobom, oznaczając je podczas rozmowy. Może również transkrybować Zoom i ogólnie jest świetnym oprogramowaniem do zarządzania spotkaniami.
Trello
Mnóstwo świetnych pomysłów, ale brak możliwości ich śledzenia i zarządzania nimi. W takim przypadku narzędzie do zarządzania projektami Trello może pomóc w tworzeniu agendy spotkania i przydzielaniu zadań uczestnikom. Jest ono na tyle proste, że można je skonfigurować na wspólnym ekranie i przygotować do użycia w ciągu zaledwie kilku minut.
Dzięki temu każda osoba lub dział może łatwo zorientować się, za jakie zadania jest odpowiedzialny, a także zrozumieć szerszy kontekst projektu od początku do końca.
Dodatkowo możesz odhaczać wykonane zadania, a to daje ogromną satysfakcję!
Plan produktu
Jeśli Twój projekt dotyczy wyłącznie rozwoju produktu, ProductPlan jest doskonałym narzędziem do tworzenia planów działania i zarządzania nimi.
Oprócz tworzenia planów projektów można również śledzić postępy w czasie. Elementy wizualne ułatwiają również dzielenie się informacjami i ich zrozumienie przez różnych członków zespołu – idealne rozwiązanie dla każdego, kto musi wyjaśnić abstrakcyjne pojęcia osobom bardziej nastawionym na fakty.
Szablony działań do podjęcia podczas spotkania
Szablony to tak naprawdę ktoś, kto wykonuje za Ciebie większość ciężkiej pracy, a Ty musisz tylko wypełnić szczegóły.
Technicznie rzecz biorąc, nie jest to oszustwo, ale DUŻO łatwiejsze.
Szablony działań to doskonałe narzędzie pomagające uporządkować i udokumentować zadania, które należy wykonać. Zapewniają one szybki przegląd tego, kto jest odpowiedzialny za co, kiedy zadanie musi zostać wykonane oraz jaki jest cel lub wynik.
Oto kilka przydatnych stron internetowych:
Miłego planowania!
Poświęcając trochę czasu na planowanie i przygotowanie spotkań, można naprawdę zadbać o to, aby rozmowy przebiegały zgodnie z planem, działania zostały udokumentowane, a zespoły były w stanie współpracować. Dzięki proaktywnemu podejściu i poświęceniu czasu na planowanie, każdy zespół, firma lub organizacja, które współpracują, zyskują najłatwiejszą drogę do osiągnięcia tego OGROMNEGO MARZENIA.
Niezależnie od tego, czy chcesz zbudować rakietę, aby zbadać Marsa, czy po prostu uruchomić nową stronę internetową, spotkanie dotyczące planu działania – odpowiednio zorganizowane i z wykorzystaniem najlepszych możliwych zasobów – z pewnością pomoże Ci wylecieć na Księżyc… to znaczy na Marsa… lepiej sprawdź mapę przed wyruszeniem w podróż.
