Las reuniones no tienen por qué ser los vampiros devoradores de tiempo y energía de tu vida profesional. Vivimos en una época de manía por las reuniones, pero como anfitrión, puedes dar mejor ejemplo. Tanto si tu equipo es híbrido como remote, estos sencillos consejos harán que las reuniones sean breves, dulces y eficaces.
Las naves estelares de la Federación son el lugar de trabajo ideal. Excluyendo la amenaza siempre presente de alienígenas hostiles que se alojan en los cuerpos de tus colegas, hay muchas cosas que te gustan. Elegantes uniformes espaciales, replicadores de comida, aventuras interplanetarias... y por supuesto reuniones eficaces. En Star Trek, las reuniones sólo se celebran en caso de emergencia.. Todo el mundo está preparado con sus aportaciones, y la reunión termina cuando se toma una decisión. El futuro parece eficiente. ¡Gracias, vulcanos!
Pero, ¿qué se puede hacer hoy, si la dependencia de tu equipo de las reuniones roza lo obsesivo? ¿Cómo cambiar el peligroso hábito de aceptar todas y cada una de las invitaciones a reuniones?
Las reuniones pueden ser fantásticas para la lluvia de ideas, la toma de decisiones, el aumento de la moral y el debate general. Pero muchas empresas crean una dependencia malsana de ellas, aceptando las reuniones seguidas como norma. A medida que las empresas se vuelven cada vez más remote, el problema no hace sino empeorar. Nuestros calendarios están más desordenados que un mercadillo de la abuela. ¿Cuál es el resultado? Cansancio por las reuniones interminables, insatisfacción laboral y productividad mermada.
¿Por qué las reuniones se han vuelto tan ineficaces en un mundo Remote e híbrido?
En 2020, el MIT publicó un estudio que sugería que sólo el 50% del tiempo de reunión se utiliza eficazmente. Para cualquiera que haya sufrido durante un taller de dos horas sólo para darse cuenta de que 10 minutos eran relevantes para él, esta estadística no le sorprenderá. Pero la cosa se vuelve más loca. Un estudio de Harvard Business Review revela que el 71% de los directivos creen que que las reuniones cuestan a su organización pérdidas de beneficios y productividad. Vaya. Tras el cambio al mundo remote e híbrido, muchas organizaciones están celebrando más reuniones que nunca.
¿Y sabes qué? Es comprensible. Si ya no puedes comentarle algo a Susan mientras está en el enfriador de agua, es más probable que la remitas a una llamada de Zoom . Además, los directivos con problemas de confianza pueden ver las videollamadas regulares como una forma de asegurarse de que los empleados están en sus puestos (si eres un directivo con problemas de confianza, acude a un terapeuta).
Pero comprensible no es lo mismo que excusable. Todo esto significa que el trabajador del conocimiento medio pasa alrededor del 85% de su tiempo en reuniones. Ni que decir tiene que esto deja muy poco tiempo para realizar el trabajo real. Peligrosamente, también se ha demostrado que la fatiga y la ineficacia de las reuniones tienen un efecto efecto adverso en el bienestar psicológico de los empleados.
Consejos para organizar reuniones eficaces (inspirados en los vulcanos)
- Establece si la reunión es absolutamente necesaria.
- Tener menos reuniones en general.
- Invita a menos participantes.
- Sé estricto con la duración de las reuniones.
- Prepárate, pero no en exceso.
- Define el objetivo inmediatamente.
- Comparte el orden del día y los materiales de la reunión con antelación.
- Aprende de las reuniones grabadas.
- Mantente en el buen camino.
- Permite que los asistentes se marchen en cualquier momento.
- Optimiza la concentración y la atención.
- Fomenta la charla social fuera de las reuniones.
- Mantén las emociones fuera de la reunión.
Las reuniones fluidas no lo son todo en lo que se refiere al éxito de tu organización, pero son un factor importante. Con YouTube a un clic de distancia, y el botón de silencio a nuestra disposición, es más fácil que nunca desconectar de una reunión aburrida.
Esto significa que es más importante que nunca hacer que cada reunión cuente. En tl;dv, la eficiencia remote es el principio que vivimos y respiramos, así que aquí tienes un repaso a nuestros principales consejos para organizar reuniones eficaces.
Espera, ¿realmente necesitas una reunión?
Desafía a esa voz interior que grita instintivamente "¡sí! Las reuniones son como mantas de confort que nos echamos encima cuando nos enfrentamos a un problema, a algo desconocido o a cualquier cosa compleja. Es nuestro instinto convocar una reunión cada vez que surge algo nuevo en el trabajo. Sea como fuere, planificar y asistir a reuniones es muy perjudicial para el "trabajo profundo" y el "flujo".
El MIT ha acuñado el término "síndrome de recuperación de la reunión" para describir el tiempo perdido inmediatamente después de una reunión, cuando los asistentes se sienten agotados de energía y luchan por volver a sumergirse en lo que habían estado haciendo antes de la reunión.
Tenemos que empezar a ver las reuniones como excepciones, no como la norma.
Así que pregúntate: "¿merece realmente la pena?". A veces la respuesta es "sí", pero la mayoría de las veces descubrirás que una reunión no es tan necesaria.
Adaptarse con éxito a un mundo remote o híbrido significa encontrar alternativas modernas a las reuniones. Una excelente opción es utilizar una grabadora de pantalla y voz para mostrar rápidamente a tus compañeros en qué estás trabajando. Sáltate la reunión y graba en su lugar un tutorial. Cuando te acostumbres a explicar tus aportaciones en vídeos rápidos, podrás empezar a rechazar invitaciones.
Además, un clip de dos minutos es mucho más rápido de producir y consumir que un largo muro de texto enviado a través de Slack. Hablando de Slack, ¿sabías que la plataforma tiene su propia cámara cámara, grabadora de voz y pantalla incorporadas? Es una gran alternativa a las reuniones y y los temidos mensajes largos.
La otra ventaja de los vídeos cortos y explicativos es que se pueden ver y responder de forma asíncrona. La próxima vez que quieras comprobar o explicar algo, intenta hacerlo a través de un clip , o incluso sólo con un mensaje de voz.
Tener menos reuniones (literalmente la mitad)
Menos es más". Quienquiera que acuñara esa frase se refería sin duda a las reuniones. He aquí un reto que vale la pena aceptar: intenta reducir el número de reuniones mensuales en un 50%. Lo más probable es que consigas hacer la misma cantidad de trabajo (¡si no más!) y con muchos menos quebraderos de cabeza.
Una de las razones que se suelen citar para las reuniones frecuentes es la dificultad de reunir a todos al mismo tiempo. Si no puedes reunir a todo el equipo, haz una segunda reunión, ¿no?
Equivocado.
Ah, y cada vez que se introduce a una persona nueva en un proyecto, hagamos otra sesión introductoria de una hora, ¿vale?
Stahp.
Un enfoque asíncrono reduce la necesidad de reuniones múltiples. Al grabar las reuniones y hacer que estas grabaciones sean accesibles a cualquiera que no haya podido asistir, tus compañeros pueden ponerse al día en su propio tiempo.
Además, esto ayuda a escalar el proceso de poner al día a alguien nuevo. Basta con dirigirles a reuniones anteriores esenciales o educativas. Proporcionar acceso a una biblioteca llena de demostraciones, talleres y presentaciones grabadas garantizará una experiencia de incorporación lo más fluida posible, tanto para el novato y para ti.
Las extensiones deGoogle Meet y Zoom , como tl;dv, te permiten marcar el tiempo de los momentos importantes en las reuniones grabadas para que puedas compartir al instante las partes más relevantes con cualquiera que no haya podido asistir. Más del 85% de nuestros usuarios afirman que este proceso les ahorra horas de tiempo. No está mal para un complemento gratuito del navegador.
Invita a menos participantes
No sólo debes organizar menos reuniones, sino que debes pedir a menos personas que asistan. Las investigaciones demuestran que las reuniones con más de cuatro asistentes plantean el riesgo de que se pase por alto la aportación de alguien. Forbes recomienda no más de siete asistentes. Nosotros pondríamos el número mucho más bajo, aunque si tienes que invitar a todo un grupo de personas, utilizar herramientas de aportación anónima como Menti puede ayudar a fomentar las aportaciones de los tipos más callados.
Al fin y al cabo, las grandes reuniones pueden intimidar. Con tanta gente en una convocatoria, es probable que alguien se quede en silencio, incómodo para expresar su opinión cuando hay tanto espacio ocupado por los tipos más parlanchines y dominantes.
Las reuniones más grandes también son más caóticas, y no dar a cada participante un entorno cómodo en el que contribuir podría costar a tu organización valiosos conocimientos y experiencia.
Reduce el tamaño de las reuniones y da a todos la oportunidad de hacer oír su voz.
Sé estricto con la duración de las reuniones
Si estamos sentados en una reunión de una hora sobre un tema que sólo necesita 20 minutos de debate, nos faltará el sentido de urgencia que, de otro modo, nos animaría a mantener la concentración. No importa que el tema sea "gambas": si la reunión dura una hora, los asistentes encontrarán la forma de hablar de gambas durante una hora. Es un fenómeno verdaderamente fascinante de la vida laboral.
El psicólogo organizativo Steven Rogelberg es conocido por su libro sobre cómo ayudar a los equipos a alcanzar el "máximo rendimiento". Su principal consejo para mejorar la calidad de las reuniones es sencillo: que sean breves.
Marissa Mayer, consejera delegada de Yahoo, sólo asiste a reuniones que no duran más de diez minutos. Cuando hacemos que las reuniones sean más breves, animamos a los asistentes a abarcar más en menos tiempo.
En otras palabras, una reunión breve y ágil garantiza que vayamos al grano. Las reuniones rara vez deben superar los treinta minutos.
En los casos excepcionales en que una reunión tenga que durar más de una hora, asegúrate de que haya descansos. Anima a los asistentes a levantarse y estirarse, prepararse un té, gritar por la ventana o hacer cualquier otra cosa relajante durante unos momentos. Volverán a la reunión renovados y agradecidos.
Prepárate (pero no en exceso)
La reunión en sí no es la única pérdida de tiempo. También se nos van las horas mientras las preparamos. Por otra parte, una reunión mal preparada hará que te pongas colorado, mientras buscas con pánico el PDF correcto en tus Descargas durante la pantalla compartida, esperando que nadie se haya dado cuenta de que el archivo se titula ryan-gosling-holding-puppy.jpg
Conseguir el equilibrio adecuado es la clave. Quieres sentirte seguro al ir a la reunión, con todo tu material de presentación listo y cargado en la pantalla. Al mismo tiempo, no lo pienses demasiado. Entrar en una reunión con una idea muy rígida de cómo debe progresar el debate puede ahogar la creatividad. Permítete un poco Espontaneidad, especialmente en talleres y otras sesiones creativas.
Define el objetivo inmediatamente
Las reuniones eficaces deben centrarse en un objetivo específico, como por ejemplo
a) aprender algo juntos
b) resolver problemas
c) compartir actualizaciones
d) lluvia de ideas
Conocer el objetivo preciso y el resultado deseado de la reunión es el primer paso. Como anfitrión, eres responsable de volver sobre el objetivo a intervalos regulares para asegurarte de que la discusión sigue por el buen camino.
Comparte la agenda y los materiales de antemano
Organizar una reunión sin orden del día es como presentarse a una carrera de kayak sin remo. No llegarás muy lejos.
El orden del día hace algo más que definir el objetivo: da indicaciones claras sobre el tiempo que los participantes deben dedicar a cada subpunto. Da a los invitados una idea más clara de si su asistencia es realmente necesaria y, en caso afirmativo, verán más o menos en qué momento de la convocatoria pueden querer contribuir.
Cuando asignes tiempo a los distintos puntos del orden del día, ten siempre en cuenta unos minutos adicionales para el debate. Si un debate excede el tiempo asignado, anota una marca de tiempo para revisarlo (recomendamos una herramienta de marca de tiempo como tl;dv). Así podrás retomar fácilmente los temas no concluidos en otro momento.
Del mismo modo, es una buena idea compartir informes, diapositivas u otros materiales de presentación con antelación, para que los invitados tengan la oportunidad de familiarizarse con el tema antes de la convocatoria. Ofrece a todos los que no puedan asistir a la convocatoria un resumen de lo que se va a presentar.
Aprende de las reuniones grabadas
Si tus reuniones suelen descarrilar y no sabes por qué, ¿por qué no revisitar la convocatoria para analizar su enfoque y progresión? Abordar una reunión pasada con la mentalidad de "¿qué fue bien?" y "¿qué podría haber sido mejor?" es una forma estupenda de adquirir conocimientos que pueden aplicarse en el futuro.
Puede que te des cuenta de que uno de los asistentes hablaba más de la cuenta. Posiblemente te des cuenta de que Steven estaba totalmente desprevenido y se pasó cinco minutos torpemente con su presentación de PowerPoint. ¿Hubo momentos que se alargaron? ¿Concluyó la llamada de forma oportuna y práctica? ¿Ralentizó las cosas una conexión a Internet terrible? Identificar a los culpables habituales de las reuniones ineficaces es el primer paso para erradicarlas.
Aparca ese pensamiento
A veces, en una reunión surge una idea fantástica que, aunque totalmente irrelevante para el orden del día, necesita un examen más detenido. Como anfitrión, debes ser capaz de identificar cuándo la reunión toma un giro inesperado (pero potencialmente valioso), y tomar una decisión sobre si salirte del orden del día por un momento, o "aparcar" ese tema para otro momento. Si acabas aparcando un tema importante, asegúrate de marcar el tiempo o destacar el momento en la llamada,
Di a los asistentes que pueden irse cuando quieran
¿Por qué es un tabú decir "esta reunión ya no es relevante para mí, me voy"? Si te encuentras atrapado en una reunión de la que te has dado cuenta de que no te va a ayudar en tu trabajo, simplemente vete.
Una vez, una jefa de empresa me impresionó al identificar inmediatamente a los dos empleados que habían sido arrastrados innecesariamente a la reunión. Les invitó a marcharse, apenas transcurridos dos minutos de la llamada. Con esa simple acción, dos empleados recuperaron una hora de su tiempo que, de otro modo, se habría desperdiciado totalmente.
Incluso Elon Musk dijo una vez: "Abandona una reunión o una llamada en cuanto sea evidente que no estás aportando valor. No es de mala educación marcharse, es de mala educación hacer que alguien se quede y pierda el tiempo."
A veces, ese multimillonario ególatra, psicodélico y amante del anime tiene algo relevante que decir, después de todo.
Optimizar la concentración y la atención
Sin multitarea. Cámaras encendidas. Teléfonos fuera del alcance. Estas normas básicas se aplican tanto a los anfitriones como a los invitados, y aunque estos principios no deben ser impuestoscomunicarlos regularmente como "objetivos de la reunión" animará a más gente a adoptarlos con el tiempo.
Al fin y al cabo, no son tanto "normas básicas" como "consejos para centrarse". Muchos asistentes a reuniones luchan abiertamente con su capacidad de atención, por lo que algunos asistentes pueden apreciar sinceramente que el anfitrión comience la convocatoria con un rápido recordatorio de los "consejos para centrarse".
Como anfitrión, también es tu responsabilidad asegurarte de que la reunión sea atractiva. Cambiar de formato (como saltar de Miro a Menti) puede ser una buena forma de mantener la atención de los asistentes. Aparte de eso, recuerda a todos que han sido invitados porque su participación es realmente necesaria.
Fomentar las charlas sociales fuera de las reuniones
El trabajo híbrido y remote distancia se vuelve solitario. Sobre todo para los extrovertidos, las reuniones ofrecen una oportunidad muy necesaria para hablar cara a cara con otros seres humanos. Es difícil resistirse a hablar de los últimos programas de Netflix, o de que Susan tiene un gato nuevo.
Para que quede claro, la cháchara social (¡incluso los cotilleos, al parecer!) entre los miembros de un equipo puede fortalecer las relaciones. El simple hecho de compartir algunos chistes puede mejorar los sentimientos de conexión, al tiempo que impulsa la colaboración y el bienestar general. Dicho esto, hay un momento y un lugar para Netflix y hablar de gatos.
Al designar formalmente diferentes momentos de la semana para charlas informales no laborales, tu equipo puede obtener su dosis social fuera del tiempo de reunión, aumentando la probabilidad de que todos se atengan al orden del día en las reuniones reales (un orden del día que, lamentablemente, no incluye al gato de Susan).
Los debates apasionados son geniales, hasta que dejan de serlo
De vez en cuando, una reunión da un giro emocional. Imagínatelo: Gary quiere cambiar el tipo de letra del botón "Contacto" de Arial a Verdana, pero Susan insiste en que el tipo de letra está bien como está. Un tercer asistente a la reunión sube la apuesta afirmando que el tipo de letra ideal es en realidad Comic Sans. El cuarto asistente simplemente parece intensamente incómodo.
Un poco de discusión animada de vez en cuando es señal de empleados apasionados y comprometidos que defienden lo que creen y quieren lo mejor para su equipo. Incluso un debate acalorado puede ser beneficioso, porque aborda temas sobre los que, obviamente, la gente siente algo.
Pero cuando un debate corre el riesgo de convertirse en una tensa discusión en la que es probable que una o varias personas se enfaden, la reunión deja de ser productiva. Las reuniones que pueden volverse emotivas son las sesiones de feedback, los asuntos de RRHH y las revisiones de campañas fallidas.
Ciertos temas no se tratan mejor en una reunión grabada de varios asistentes, así que intervén y modera antes de que las emociones se exalten demasiado. Deja que se enfríe el ambiente entre compañeros antes de volver a abordar el tema.
¿Estás preparado para dominar el arte de una reunión eficaz? Si te parece que persisten los hábitos improductivos, recuerda los principios más importantes: que sea breve, invita a menos asistentes, redacta un orden del día estupendo, entra con objetivos claros, graba y marca el tiempo de los momentos que importan. Te garantizamos que seguir estos sencillos consejos transformará tu cultura de reuniones en una sana, haciendo que cada convocatoria cuente y ahorrando mucho tiempo a todos.
