¿Crees que podrías ser más eficaz en el trabajo? Si es así, no estás solo. Muchas personas luchan por ser productivas, especialmente en un entorno corporativo. Pero no te preocupes, existen soluciones para ayudarte a ser más eficaz. En esta entrada del blog repasaremos 20 de ellas. Así que sigue leyendo para ver cuáles son las más beneficiosas para ti.
Estrategias para mejorar la eficacia en el trabajo
1. Organízate
El primer paso para ser eficiente es organizarse. Esto significa tener un lugar para cada cosa y mantener cada cosa en su sitio. Cuando sepas dónde está cada cosa, ahorrarás tiempo buscándola. También debes crear un sistema para hacer las cosas, de modo que puedas repetir el proceso rápida y fácilmente.
Organizarse depende de una serie de protocolos con los que decidas vivir y trabajar. Tener una lista de tareas para cada día, semana y mes es una forma de mantenerse organizado. Sin un objetivo en mente, puedes golpear por debajo de tus capacidades reales y efectivas. Tener un objetivo que quieras alcanzar te ayudará a centrarte en lo que importa y a desarrollar la disciplina para hacer los esfuerzos diarios necesarios para ser más productivo en el trabajo. Puede ser conseguir ese ascenso, completar ese proyecto o, simplemente, volver a encarrilar la empresa.
2. Establecer prioridades
Una vez organizado, es importante establecer prioridades. Esto te ayudará a centrarte en las tareas más importantes y a hacerlas primero. Intenta hacer una lista de tus tareas de mayor a menor importancia. Así podrás trabajar primero en las más urgentes y dejar las menos importantes para más tarde.
Las prioridades sólo pueden establecerse cuando tienes una serie de objetivos que debes cumplir. Si tu empresa tiene el objetivo de lograr una satisfacción extrema del cliente, tu prioridad número uno es hacer felices a tus clientes. Ese es tu objetivo más importante. Si te dedicas a las ventas y tienes una llamada de ventas que potencialmente vale un millón de dólares y otra que potencialmente vale doscientos mil dólares, y ambas llamadas están programadas para la misma hora, ¿a cuál darías prioridad? Sin duda, a la que tenga más potencial. Sin conocer el objetivo de alcanzar tu objetivo de ventas, puedes asignarles la misma prioridad y perder una paga extra mayor.
Uno de los principales problemas a la hora de determinar las prioridades es confundir los asuntos urgentes con los asuntos prioritarios. El hecho de que un plazo sea dentro de 2 horas no significa que merezca tu tiempo. Puedes delegar ciertas tareas que no aportan mucho valor mientras persigues los objetivos más importantes pero no urgentes.
3. Tómate descansos
En realidad, tomarte descansos puede ayudarte a ser más eficiente, lo que puede parecer contrario a la intuición, sobre todo en nuestra cultura del ajetreo, en la que el que trabaja más tiempo parece que lo consigue. Tomarte un descanso puede ayudarte a aclarar tus pensamientos y a volver al trabajo rejuvenecido cuando estés abrumado.
Lo cierto es que cuando tu cuerpo se cansa, estás menos concentrado y, por mucho tiempo que pases sentado en tu escritorio, cada vez harás menos cosas a medida que pasen las horas. Sólo tienes que asegurarte de que no descansas demasiado o perderás tiempo. Una forma de conseguirlo es programar tus descansos. La técnica Pomodoro es una de las formas más populares de asegurarte de que haces pausas entre las horas de trabajo profundo.
4. Delegar tareas
Si ves que te cuesta hacerlo todo, puede ser útil delegar algunas tareas en otras personas. De este modo, puedes centrarte en los elementos más importantes de tu lista mientras otra persona se ocupa del resto.
Por supuesto, es importante elegir a alguien que sea capaz de hacer la tarea y en quien puedas confiar para que la haga. Lo que tienes que hacer es averiguar qué tareas hay que hacer ahora y qué tareas hay que hacer más adelante. Clasifícalas según su urgencia e importancia. Las tareas que son urgentes e importantes deben hacerse inmediatamente. Las tareas que son urgentes pero no importantes deben delegarse.
Si tienes tareas que no son urgentes pero sí importantes, prográmalas para más tarde. Y si encuentras tareas que no son importantes ni urgentes, asegúrate de echar esas tareas de tu lista, no necesitan tu energía y concentración. Delegar tareas es fácil con tl;dv. Cuando estés en una reunión y necesites delegar tareas de tu lista de cosas por hacer, simplemente etiqueta al empleado responsable y recibirá una notificación, igual que en Google Docs.
5. Establecer plazos
Fijarte plazos puede ser una forma estupenda de motivarte para terminar el trabajo. Cuando sabes que tienes un plazo concreto para terminar una tarea, es más probable que te concentres y la termines rápidamente. Asegúrate de que el plazo es realista para no acabar estresado.
Si llevas tiempo fijando plazos, te habrás dado cuenta de que las tareas suelen llevar más tiempo del previsto. Esto fue observado por Douglas Hofstadter, que ideó la Ley de Hofstadter, según la cual "Siempre se tarda más de lo que esperas, incluso teniendo en cuenta la Ley de Hofstadter".
Cuando fijes plazos, asegúrate de que sean realistas. Para ello, necesitas saber exactamente lo que se necesita para hacer algo, no una suposición o una estimación aproximada. Si estás programando tu tiempo y esperas seguirlo juiciosamente, entonces tienes que asegurarte de que tus plazos y cronogramas se acercan lo más posible a la realidad.
6. Aprovecha la tecnología
Hay todo tipo de herramientas tecnológicas que pueden ayudarte a ser más eficiente en el trabajo. Desde software de gestión de proyectos a herramientas de programación online, hay una herramienta para casi todo. Investiga un poco y encuentra las que mejor se adapten a ti y a tus necesidades. Las aplicaciones de recordatorios, las de programación, las grabadoras virtuales de reuniones como tl;dv, las herramientas de comunicación y muchas más están facilitando que seas más eficiente con tu tiempo y consigas hacer más cosas al día.
Añadir tecnología a tus operaciones puede liberar a los empleados de tareas repetitivas y lentas y permitirles centrarse en aspectos más creativos de su trabajo. Por ejemplo, el pago de nóminas es algo que puede automatizarse con programas como QuickBooks Payroll, Wave y Gusto. Conseguir que un sistema realice todos los pagos de salarios aliviará al departamento de contabilidad para que se centre en tareas más importantes que pueden ayudar a hacer crecer la organización. Además, los empleados podrán acceder fácilmente a su recibo de sueldo, lo que hará que el proceso de pago de nóminas sea más fluido para todos.
7. Evita las distracciones
Es importante mantener la concentración cuando trabajas si quieres ser eficiente. Esto significa evitar distracciones como las redes sociales, los correos electrónicos personales y las llamadas telefónicas. Aplicaciones como Offtime, Moment, Flipd, Freedom y AppBlock bloquearán tus redes sociales durante las horas de trabajo para que puedas concentrarte y hacer más cosas en menos tiempo. Si lo necesitas, establece un sistema que te permita bloquear estas distracciones para que puedas centrarte en tu trabajo. La app Forest es una sencilla aplicación que te permite plantar un árbol ficticio con un temporizador. Debes concentrarte en tu trabajo hasta que se acabe el tiempo, si no tu árbol morirá. Forest está disponible como aplicación para móvil y también como extensión para navegador.
8. Duerme lo suficiente
Si quieres ser productivo durante el día, debes dormir lo suficiente. Esto se debe a que cuando estés bien descansado, tendrás más energía y concentración. Asegúrate de dormir al menos ocho horas cada noche para rendir al máximo. Una de las mejores formas de asegurarte de que aprovechas al máximo tus horas de sueño es dormir a la misma hora todos los días, incluso los fines de semana.
Para la persona media, 8 horas de sueño es lo normal y debes aspirar a ello. Los dispositivos son una de las principales razones por las que dormimos hasta tarde. La mayoría de los expertos en sueño aconsejan que mantengas tus dispositivos en otra habitación. Intenta alejarte del teléfono antes de acostarte dos horas antes de la hora de dormir. Esto preparará tu mente para un sueño profundo y reparador.
9. Come sano
Tu salud física también influye en tu productividad. Comer comida basura te hará sentir perezoso y no te proporcionará la energía que necesitas para pasar el día. En lugar de eso, concéntrate en comer alimentos nutritivos que te mantengan las pilas cargadas durante todo el día.
10. Haz ejercicio regularmente
El ejercicio es otro factor importante en tu productividad. Cuando estás físicamente activo, puede ayudar a mejorar tu claridad mental y tu concentración. Como resultado, podrás hacer más cosas durante el día. Así que asegúrate de añadir algo de ejercicio a tu rutina diaria. Una buena forma de añadir ejercicio a tu jornada laboral es dar paseos cortos todos los días durante el descanso.
Si tu lugar de trabajo dispone de instalaciones para hacer ejercicio, mucho mejor. La mayoría de la gente no considera la salud como una parte importante de la productividad y la eficacia. Pero un ser humano se compone de cuerpo, mente, alma y espíritu. Si alguno de estos aspectos de la existencia humana no está equilibrado, puede afectar a la productividad. No cuidar tu cuerpo puede reducir tu capacidad de trabajo. Unos minutos de ejercicio al día contribuirán en gran medida a cambiar esta situación.
11. Tómate tiempo para ti
No puedes ser productivo si no te cuidas. Esto significa asegurarte de que te tomas un tiempo cada día para relajarte y recargar las pilas. Ya sea tomándote un descanso para leer tu libro favorito o dando un paseo, asegúrate de que te das tiempo para relajarte. A menudo se dice que las mejores ideas surgen cuando estás en la ducha, no en el trabajo o cuando te pasas horas trabajando. Relájate y dale tiempo a tu mente para que recupere la energía perdida.
12. Encuentra un equilibrio entre trabajo y vida privada
Es importante encontrar un equilibrio entre el trabajo y el resto de tu vida. Si estás trabajando todo el tiempo, te quemarás rápidamente y no serás productivo en absoluto. Pero si no trabajas lo suficiente, no podrás hacer todo lo que hay que hacer. Encuentra un equilibrio que funcione para ti, de modo que puedas ser productivo sin sacrificar tu vida personal.
13. Establece objetivos
Marcarte objetivos puede ser una forma estupenda de mantener el rumbo y la motivación. Cuando tienes objetivos específicos en los que estás trabajando, es más probable que te mantengas centrado y hagas las cosas. Asegúrate de fijar objetivos a corto y largo plazo para que puedas ver los progresos con el tiempo. El método Específico, Mensurable, Alcanzable, Realista y Limitado en el Tiempo (SMART ) es una de las formas más comunes y a la vez poderosas de establecer objetivos que no sean elevados, sino objetivos que puedas alcanzar justo en el blanco.
14. Crea una rutina
Tener una rutina diaria disciplinada puede ayudarte a ser más productivo porque te dará estructura. Cuando sabes lo que tienes que hacer cada día, es más fácil ponerse en marcha y hacer las cosas. Por supuesto, sé también flexible con tu rutina para poder adaptarte a los imprevistos. Crear una rutina no es fácil. Requiere disciplina y lleva mucho tiempo perfeccionarla.
Por eso debes comprometerte a alcanzar los objetivos para que no te importe dedicar tiempo a crear la mejor rutina que te ayude a mantenerte en lo más alto de tu juego. La mejor forma de construir una rutina es crear un sistema de hábitos basado en tu personalidad. Duerme y levántate a una hora determinada. Ve a trabajar a una hora determinada. Dedica tiempo a revisar tus distintos hábitos y, mediante una evaluación coherente, tendrás un buen conjunto de hábitos fundamentales que te mantendrán en perfecta eficiencia y productividad masiva.
15. No pospongas las cosas
La dilación es el enemigo de la productividad. Si siempre estás posponiendo las cosas, nunca conseguirás hacer nada. Así que asegúrate de ocuparte de las cosas en cuanto surjan. Esto no significa que tengas que hacerlo todo de inmediato, pero al menos deberías empezar a trabajar en ello para que no te esté rondando la cabeza.
16. Aprende a decir no
Una de las razones por las que la gente deja las cosas para más tarde es que intenta hacer demasiadas cosas a la vez. Será difícil centrarse y conseguir hacer algo si te ocupas de más cosas de las que puedes manejar. Así que aprende a rechazar las peticiones de los demás para realizar actividades que están fuera de tu área de competencia.
17. Sé positivo
Tu actitud puede marcar una gran diferencia en lo productivo que seas. Tendrás más probabilidades de hacer las cosas si tienes una buena actitud y crees en ti mismo. Sin embargo, si eres negativo y pesimista, te resultará mucho más difícil encontrar la motivación para trabajar. Así que, incluso cuando las cosas se pongan difíciles, mantén el ánimo alto manteniendo una actitud positiva y optimista.
Conclusión
Hay varias formas de aumentar tu eficacia en el trabajo. Experimenta con algunas y comprueba cuáles son las más eficaces para ti. Además, ¡no olvides seguir entrenándote para seguir mejorando con el tiempo!
