Você acha que poderia ser mais eficiente no trabalho? Se for esse o caso, você não está sozinho. Muitas pessoas lutam para ser produtivas, especialmente em um ambiente corporativo. Mas não se preocupe, há soluções disponíveis para ajudá-lo a se tornar mais eficiente. Analisaremos 20 delas nesta postagem do blog. Portanto, continue lendo para ver quais são as mais benéficas para você!
Estratégias sobre como melhorar a eficiência no trabalho
1. Organize-se
O primeiro passo para ser eficiente é se organizar. Isso significa ter um lugar para cada coisa e manter tudo em seu devido lugar. Quando você souber onde tudo está, economizará tempo procurando por coisas. Você também deve criar um sistema de como fazer as coisas para que possa repetir o processo de forma rápida e fácil.
A organização depende de um conjunto de protocolos com os quais você decide viver e trabalhar. Ter uma lista de tarefas dedicada para cada dia, semana e mês é uma maneira de se manter organizado. Sem uma meta em mente, você pode atingir metas abaixo de suas capacidades reais e efetivas. Ter uma meta que deseja atingir o ajudará a se concentrar no que importa e a desenvolver a disciplina para fazer os esforços diários necessários para se tornar mais produtivo no trabalho. Pode ser para conseguir aquela promoção, concluir aquele projeto ou, simplesmente, colocar a empresa de volta nos trilhos.
2. Definir prioridades
Quando você estiver organizado, é importante definir prioridades. Isso o ajudará a se concentrar nas tarefas mais importantes e a realizá-las primeiro. Tente fazer uma lista de suas tarefas da mais importante para a menos importante. Dessa forma, você pode trabalhar primeiro nos itens mais urgentes e deixar os menos importantes para depois.
As prioridades só podem ser definidas quando você tem um conjunto de objetivos que precisa cumprir. Se sua empresa tem o objetivo de alcançar a satisfação extrema do cliente, sua prioridade número um é deixá-lo feliz. Essa é sua meta mais importante. Se você trabalha com vendas e tem uma chamada de vendas que potencialmente vale um milhão de dólares e outra que potencialmente vale duzentos mil dólares, e ambas as chamadas estão agendadas para o mesmo horário, qual você daria prioridade? Definitivamente, a que tem mais potencial. Sem conhecer a meta de atingir seu objetivo de vendas, você pode atribuir a mesma prioridade a elas e perder um bônus maior.
Um dos principais problemas na determinação de prioridades é confundir assuntos urgentes com assuntos prioritários. O fato de um prazo ser daqui a 2 horas não significa que ele mereça seu tempo. Talvez você possa delegar determinadas tarefas que não agregam muito valor enquanto persegue as metas mais importantes, mas não urgentes.
3. Faça pausas
Fazer pausas pode, na verdade, ajudá-lo a ser mais eficiente, o que pode parecer contraintuitivo, especialmente em nossa cultura de agitação, em que quem trabalha por mais tempo parece estar conseguindo. Fazer uma pausa pode ajudá-lo a limpar seus pensamentos e a voltar ao trabalho rejuvenescido quando estiver sobrecarregado.
A verdade é que, quando seu corpo se cansa, você fica menos concentrado e, não importa quanto tempo fique sentado em sua mesa, você pode estar fazendo cada vez menos com o passar das horas. Apenas certifique-se de não descansar por muito tempo, caso contrário, você perderá tempo. Uma maneira de fazer isso é programar seus intervalos. A técnica Pomodoro é uma das formas mais populares de garantir que você faça intervalos entre as horas de trabalho intenso.
4. Delegar tarefas
Se você acha que está tendo dificuldades para fazer tudo, pode ser útil delegar algumas tarefas a outras pessoas. Dessa forma, você pode se concentrar nos itens mais importantes da sua lista enquanto outra pessoa cuida do resto.
É claro que é importante escolher alguém que seja capaz de realizar a tarefa e em quem você possa confiar para realizá-la. O que você precisa fazer é descobrir quais tarefas precisam ser feitas agora e quais tarefas precisam ser feitas mais tarde. Classifique-as em termos de urgência e importância. As tarefas que são urgentes e importantes devem ser feitas imediatamente. As tarefas que são urgentes, mas não importantes, devem ser delegadas.
Se você tiver tarefas que não são urgentes, mas importantes, agende-as para mais tarde. E se você encontrar tarefas que não são importantes e nem urgentes, certifique-se de excluí-las de sua lista, pois elas não precisam de sua energia e foco. Delegar tarefas é fácil com o tl;dv. Quando estiver em uma reunião e precisar delegar tarefas da sua lista de coisas a serem feitas, basta marcar o funcionário responsável e ele será notificado, assim como no Google Docs.
5. Definir prazos
Estabelecer prazos para si mesmo pode ser uma ótima maneira de se motivar a realizar o trabalho. Quando você sabe que tem um prazo específico para concluir uma tarefa, é mais provável que se concentre e a conclua rapidamente. Apenas certifique-se de que o prazo seja realista para não ficar estressado.
Se você tem estabelecido prazos há algum tempo, deve ter notado que as tarefas geralmente demoram mais do que o planejado. Isso foi observado por Douglas Hofstadter, que criou a Lei de Hofstadter, que afirma que "Sempre leva mais tempo do que você espera, mesmo quando você leva em conta a Lei de Hofstadter".
Ao estabelecer prazos, certifique-se de que eles sejam realistas. Para isso, você precisa saber exatamente o que é necessário para fazer algo, e não um palpite ou uma estimativa aproximada. Se você está programando seu tempo e espera segui-lo criteriosamente, então precisa garantir que seus prazos e cronogramas estejam o mais próximo possível da realidade.
6. Aproveite as vantagens da tecnologia
Há todos os tipos de ferramentas tecnológicas que podem ajudá-lo a ser mais eficiente no trabalho. De softwares de gerenciamento de projetos a ferramentas de agendamento on-line, há uma ferramenta para quase tudo. Faça uma pesquisa e encontre as que funcionam melhor para você e suas necessidades. Aplicativos de lembrete, aplicativos de agendamento, gravadores de reuniões virtuais como tl;dv, ferramentas de comunicação e muito mais estão facilitando a eficiência do seu tempo e a realização de mais tarefas em um dia.
A inclusão de tecnologia em suas operações pode aliviar os funcionários de tarefas repetitivas e demoradas e permitir que eles se concentrem em aspectos mais criativos de seus trabalhos. Por exemplo, a folha de pagamento é algo que pode ser automatizado com softwares como QuickBooks Payroll, Wave e Gusto. A obtenção de um sistema para realizar todos os pagamentos de salários liberará o departamento de contabilidade para se concentrar em tarefas mais importantes que podem ajudar no crescimento da organização. Além disso, os funcionários podem acessar facilmente seu holerite, tornando o processo de folha de pagamento mais fácil para todos.
7. Evite distrações
É importante manter o foco quando estiver trabalhando se quiser ser eficiente. Isso significa evitar distrações como mídias sociais, e-mails pessoais e chamadas telefônicas. Aplicativos como Offtime, Moment, Flipd, Freedom e AppBlock bloquearão sua mídia social durante o horário de trabalho para que você possa se concentrar e fazer mais em menos tempo. Se necessário, crie um sistema para bloquear essas distrações para que você possa se concentrar no trabalho. O aplicativo Forest é um aplicativo simples que permite que você plante uma árvore fictícia com um cronômetro. Você deve se concentrar em seu trabalho até que o tempo acabe, caso contrário, a árvore morrerá. O Forest está disponível como um aplicativo móvel e também como uma extensão de navegador.
8. Durma o suficiente
Se quiser ser produtivo durante o dia, você deve dormir o suficiente. Isso se deve ao fato de que, quando você está bem descansado, terá mais energia e concentração. Certifique-se de dormir pelo menos oito horas todas as noites para ter o melhor desempenho possível. Uma das melhores maneiras de garantir que você aproveite ao máximo seu tempo de sono é dormir no mesmo horário todos os dias, mesmo nos finais de semana.
Para uma pessoa comum, 8 horas de sono é o padrão, e você deve buscar esse objetivo. Os dispositivos são um dos principais motivos pelos quais dormimos até tarde. A maioria dos especialistas em sono recomenda que você mantenha seus dispositivos em outro cômodo. Tente ficar longe do celular antes de ir para a cama, duas horas antes do horário de dormir. Isso preparará sua mente para um sono profundo e tranquilo.
9. Alimente-se de forma saudável
Sua saúde física também tem um impacto sobre sua produtividade. Comer junk food fará com que você se sinta lento e não fornecerá a energia necessária para passar o dia. Em vez disso, concentre-se em comer refeições nutritivas que manterão suas baterias carregadas durante todo o dia.
10. Exercitar-se regularmente
O exercício físico é outro fator importante para sua produtividade. Quando você é fisicamente ativo, isso pode ajudar a melhorar sua clareza mental e seu foco. Como resultado, você conseguirá fazer mais coisas durante o dia. Portanto, certifique-se de incluir algum exercício em sua rotina diária. Uma boa maneira de incluir exercícios em seu dia de trabalho é fazer pequenas caminhadas todos os dias durante o intervalo.
Se seu local de trabalho tiver instalações para exercícios, melhor ainda. A maioria das pessoas não considera a saúde como uma parte importante da produtividade e da eficiência. Mas um ser humano é composto de corpo, mente, alma e espírito. Se qualquer um desses aspectos da existência humana não estiver equilibrado, isso poderá afetar a produtividade. Não cuidar de seu corpo pode reduzir a quantidade de trabalho que você pode fazer. Alguns minutos de exercícios por dia podem ajudar muito a mudar isso.
11. Reserve um tempo para si mesmo
Não é possível ser produtivo se você não estiver cuidando de si mesmo. Isso significa reservar um tempo para si mesmo todos os dias para relaxar e recarregar as baterias. Seja fazendo uma pausa para ler seu livro favorito ou sair para uma caminhada, certifique-se de que está dando a si mesmo algum tempo para relaxar. Costuma-se dizer que as melhores ideias surgem quando você está no chuveiro, e não no trabalho ou quando você fica horas em sua mesa. Relaxe e dê à sua mente tempo para recuperar a energia perdida.
12. Encontre um equilíbrio entre vida pessoal e profissional
É importante encontrar um equilíbrio entre o trabalho e o resto de sua vida. Se estiver trabalhando o tempo todo, você se esgotará rapidamente e não será nada produtivo. Mas se não estiver trabalhando o suficiente, não conseguirá fazer tudo o que precisa ser feito. Encontre um equilíbrio que funcione para você, de modo que possa ser produtivo sem sacrificar sua vida pessoal.
13. Definir metas
Estabelecer metas para si mesmo pode ser uma ótima maneira de se manter no caminho certo e motivado. Quando você tem metas específicas para as quais está trabalhando, é mais provável que mantenha o foco e faça as coisas. Certifique-se de definir metas de curto e longo prazo para que você possa ver o progresso ao longo do tempo. O método SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound, específico, mensurável, atingível, realista e com prazo determinado) é uma das maneiras mais comuns e poderosas de definir metas que não sejam grandiosas, mas que possam ser atingidas na hora certa.
14. Criar uma rotina
Ter uma rotina diária disciplinada pode ajudá-lo a ser mais produtivo, pois isso lhe dará estrutura. Quando você sabe o que tem de fazer todos os dias, é mais fácil começar a trabalhar e fazer as coisas. É claro que você também deve ser flexível com sua rotina para que possa se adaptar a eventos inesperados. Criar uma rotina não é fácil. Requer disciplina e leva muito tempo para ser aperfeiçoada.
É por isso que você deve estar comprometido em atingir as metas e não se importar em gastar tempo elaborando a melhor rotina para ajudá-lo a se manter no topo de seu jogo. A melhor maneira de criar uma rotina é criar um sistema de hábitos com base em sua personalidade. Dormir e acordar em um determinado horário. Chegar ao trabalho em um determinado horário. Reserve um tempo para analisar seus vários hábitos e, por meio de uma avaliação consistente, você terá um bom conjunto de hábitos fundamentais para mantê-lo em perfeita eficiência e produtividade maciça.
15. Não procrastine
A procrastinação é inimiga da produtividade. Se você estiver sempre adiando as coisas, nunca conseguirá fazer nada. Portanto, certifique-se de que está cuidando das coisas assim que elas surgirem. Isso não significa que você tenha que fazer tudo imediatamente, mas deve pelo menos começar a trabalhar para que não fique em cima da sua cabeça.
16. Aprenda a dizer não
Um dos motivos pelos quais as pessoas procrastinam as coisas é o fato de tentarem realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Será difícil se concentrar e fazer qualquer coisa se você estiver assumindo mais do que pode fazer. Portanto, aprenda a recusar solicitações de outras pessoas para realizar atividades que estão fora de sua área de competência.
17. Seja positivo
Sua atitude pode fazer uma grande diferença em sua produtividade. É mais provável que você consiga fazer as coisas se tiver uma boa atitude e acreditar em si mesmo. Entretanto, se você for negativo e pessimista, será muito mais difícil encontrar motivação para trabalhar. Portanto, mesmo quando as coisas ficarem difíceis, mantenha seu ânimo elevado, continuando a ser positivo e otimista.
Conclusão
Há várias maneiras de aumentar sua eficiência no trabalho. Experimente algumas delas e veja quais são as mais eficazes para você. Além disso, não se esqueça de continuar treinando para continuar melhorando com o tempo!
