Pensez-vous que vous pourriez être plus efficace au travail ? Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul. De nombreuses personnes ont du mal à être productives, surtout dans un environnement professionnel. Mais ne vous inquiétez pas, il existe des solutions pour vous aider à devenir plus efficace. Nous allons en passer 20 en revue dans cet article de blog. Continuez à lire pour voir lesquelles sont les plus bénéfiques pour vous !
Stratégies sur la façon d'améliorer l'efficacité au travail
1. Organisez-vous
La première étape pour être efficace est de s'organiser. Cela signifie avoir une place pour chaque chose et garder chaque chose à sa place. Lorsque vous savez où se trouvent les choses, vous gagnez du temps à les chercher. Vous devriez également créer un système pour la façon dont vous faites les choses afin de pouvoir répéter le processus rapidement et facilement.
S'organiser dépend d'un ensemble de protocoles par lesquels vous décidez de vivre et de travailler. Avoir une liste de choses à faire pour chaque jour, semaine et mois est une façon de rester organisé. Sans objectif en tête, vous risquez de frapper en dessous de vos capacités réelles et effectives. Le fait d'avoir un objectif que vous voulez atteindre vous aidera à vous concentrer sur ce qui compte et à développer la discipline nécessaire pour faire les efforts quotidiens indispensables pour devenir plus productif au travail. Il peut s'agir d'obtenir cette promotion, de terminer ce projet ou, tout simplement, de remettre l'entreprise sur les rails.
2. Définir les priorités
Une fois que vous êtes organisé, il est important de fixer des priorités. Cela vous aidera à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et à les accomplir en premier. Essayez de dresser une liste de vos tâches, de la plus importante à la moins importante. Ainsi, vous pourrez vous consacrer aux tâches les plus urgentes en premier et garder les moins importantes pour plus tard.
Les priorités ne peuvent être fixées que lorsque vous avez un ensemble d'objectifs à atteindre. Si votre entreprise a pour objectif d'atteindre une satisfaction extrême de la clientèle, votre priorité absolue est de rendre vos clients heureux. C'est votre objectif le plus important. Si vous êtes dans la vente et que vous avez un appel de vente qui vaut potentiellement un million de dollars et un autre qui vaut potentiellement deux cent mille dollars, et que les deux appels sont programmés à la même heure, auquel donneriez-vous la priorité ? Certainement celui qui a le plus de potentiel. Sans connaître l'objectif d'atteindre votre cible de vente, vous risquez de leur attribuer la même priorité et de perdre un bonus plus important.
L'un des principaux problèmes dans la détermination des priorités est de confondre les questions urgentes avec les questions prioritaires. Le fait qu'une échéance soit dans 2 heures ne signifie pas qu'elle mérite votre temps. Vous pouvez peut-être déléguer certaines tâches qui n'apportent pas beaucoup de valeur ajoutée pendant que vous poursuivez les objectifs plus importants mais non urgents.
3. Prenez des pauses
Faire des pauses peut en fait vous aider à être plus efficace, ce qui peut sembler contre-intuitif, surtout dans notre culture de l'agitation où celui qui travaille le plus longtemps semble s'en sortir. Faire une pause peut vous aider à faire le vide dans vos pensées et à revenir au travail rajeuni lorsque vous êtes débordé.
La vérité est que lorsque votre corps est fatigué, vous êtes moins concentré et peu importe le temps que vous passez assis à votre bureau, vous risquez de faire de moins en moins de choses au fil des heures. Veillez simplement à ne pas prendre un repos trop long, sinon vous perdrez du temps. Une façon d'y parvenir est de programmer vos pauses. La technique Pomodoro est l'un des moyens les plus populaires de s'assurer que vous faites des pauses entre les heures de travail intenses.
4. Déléguer des tâches
Si vous avez du mal à tout faire, il peut être utile de déléguer certaines tâches à d'autres. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les éléments les plus importants de votre liste et quelqu'un d'autre s'occupera du reste.
Bien sûr, il est important de choisir quelqu'un qui est capable d'accomplir la tâche et à qui vous pouvez faire confiance pour la réaliser. Ce que vous devez faire, c'est déterminer quelles tâches doivent être effectuées maintenant et quelles tâches doivent être effectuées plus tard. Classez-les en termes d'urgence et d'importance. Les tâches qui sont urgentes et importantes doivent être effectuées immédiatement. Les tâches qui sont urgentes mais pas importantes doivent être déléguées.
Si vous avez des tâches qui ne sont pas urgentes mais importantes, planifiez-les pour plus tard. Et si vous trouvez des tâches qui ne sont pas importantes et pas urgentes, assurez-vous de les virer de votre liste, elles n'ont pas besoin de votre énergie et de votre concentration. Déléguer des tâches est facile avec tl;dv. Lorsque vous êtes en réunion et que vous avez besoin de déléguer des tâches de votre liste de choses à faire, il suffit de marquer l'employé responsable et il sera notifié, tout comme dans Google Docs.
5. Fixer des échéances
Se fixer des échéances peut être un excellent moyen de se motiver à faire son travail. Si vous savez que vous disposez d'un délai précis pour accomplir une tâche, vous serez plus enclin à vous concentrer et à la réaliser rapidement. Veillez simplement à ce que l'échéance soit réaliste afin de ne pas vous sentir stressé.
Si vous fixez des délais depuis un certain temps, vous avez peut-être remarqué que les tâches prennent généralement plus de temps que prévu. C'est ce qu'a observé Douglas Hofstadter, qui a élaboré la loi d'Hofstadter, selon laquelle "Cela prend toujours plus de temps que prévu, même si l'on tient compte de la loi d'Hofstadter".
Lorsque vous fixez des délais, veillez à ce qu'ils soient réalistes. Pour cela, vous devez savoir exactement ce qu'il faut pour faire quelque chose, et non pas une supposition ou une estimation approximative. Si vous planifiez votre temps et comptez le respecter judicieusement, vous devez vous assurer que vos délais et vos échéances sont aussi proches de la réalité que possible.
6. Tirer parti de la technologie
Il existe toutes sortes d'outils technologiques qui peuvent vous aider à être plus efficace au travail. Du logiciel de gestion de projet aux outils de planification en ligne, il existe un outil pour à peu près tout. Faites quelques recherches et trouvez ceux qui vous conviennent le mieux et répondent à vos besoins. Les applications de rappel, les applications de planification, les enregistreurs de réunions virtuelles comme tl;dv, les outils de communication et bien d'autres encore permettent d'être plus efficace avec son temps et d'accomplir davantage de choses dans une journée.
L'ajout de la technologie à vos opérations peut soulager les employés des tâches répétitives et chronophages et leur permettre de se concentrer sur des aspects plus créatifs de leur travail. Par exemple, la paie peut être automatisée avec des logiciels comme QuickBooks Payroll, Wave et Gusto. L'acquisition d'un système permettant d'effectuer tous les paiements de salaires permettra au service comptable de se concentrer sur des tâches plus importantes qui peuvent contribuer à la croissance de l'organisation.
7. Éviter les distractions
Il est important de rester concentré lorsque vous travaillez si vous voulez être efficace. Cela signifie qu'il faut éviter les distractions comme les médias sociaux, les courriels personnels et les appels téléphoniques. Des applications comme Offtime, Moment, Flipd, Freedom et AppBlock bloqueront vos médias sociaux pendant les heures de travail afin que vous puissiez vous concentrer et accomplir davantage en moins de temps. Si vous en avez besoin, mettez en place un système vous permettant de bloquer ces distractions afin de pouvoir vous concentrer sur votre travail. L'application Forest est une application simple qui vous permet de planter un arbre fictif avec un minuteur. Vous devez vous concentrer sur votre travail jusqu'à ce que le temps soit écoulé, sinon votre arbre meurt. Forest est disponible sous forme d'application mobile et d'extension de navigateur.
8. Dormez suffisamment
Si vous voulez être productif pendant la journée, vous devez dormir suffisamment. En effet, lorsque vous êtes bien reposé, vous avez plus d'énergie et de concentration. Assurez-vous d'obtenir au moins huit heures de sommeil chaque nuit afin de donner le meilleur de vous-même. L'une des meilleures façons de vous assurer que vous profitez au maximum de votre temps de sommeil est de dormir à la même heure tous les jours, même le week-end.
Pour une personne moyenne, 8 heures de sommeil sont la norme et vous devriez viser cet objectif. Les appareils sont l'une des principales raisons pour lesquelles nous dormons tard. La plupart des experts du sommeil conseillent de garder vos appareils dans une autre pièce. Essayez de ne pas toucher à votre téléphone deux heures avant de vous coucher. Cela préparera votre esprit à un sommeil sain et réparateur.
9. Mangez sainement
Votre santé physique a également un impact sur votre productivité. Manger de la malbouffe vous rendra léthargique et ne vous donnera pas l'énergie dont vous avez besoin pour passer la journée. Concentrez-vous plutôt sur des repas nutritifs qui vous permettront de garder vos batteries chargées tout au long de la journée.
10. Faites de l'exercice régulièrement
L'exercice est un autre facteur important de votre productivité. Lorsque vous êtes physiquement actif, cela peut contribuer à améliorer votre clarté mentale et votre concentration. Par conséquent, vous serez en mesure d'accomplir davantage de tâches au cours de la journée. Veillez donc à intégrer un peu d'exercice dans votre routine quotidienne. Une bonne façon d'ajouter de l'exercice à votre journée de travail est de faire de courtes promenades chaque jour pendant la pause.
Si votre lieu de travail dispose d'installations d'exercice, c'est encore mieux. La plupart des gens ne considèrent pas la santé comme un élément majeur de la productivité et de l'efficacité. Mais l'être humain est constitué d'un corps, d'une âme, d'un esprit et d'un psychisme. Si l'un de ces aspects de l'existence humaine n'est pas équilibré, cela peut affecter la productivité. Ne pas prendre soin de son corps peut réduire la quantité de travail que l'on peut accomplir. Quelques minutes d'exercice par jour suffiront à changer la donne.
11. Prenez du temps pour vous
Vous ne pouvez pas être productif si vous ne prenez pas soin de vous. Cela signifie qu'il faut s'assurer de prendre du temps pour soi chaque jour pour se détendre et se ressourcer. Qu'il s'agisse de faire une pause pour lire votre livre préféré ou de faire une promenade, assurez-vous de vous accorder du temps pour vous détendre. On dit souvent que les meilleures idées viennent lorsque vous êtes sous la douche, et non au travail ou lorsque vous bûchez sur votre bureau pendant des heures. Détendez-vous et donnez à votre esprit le temps de récupérer son énergie perdue.
12. Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Il est important de trouver un équilibre entre le travail et le reste de votre vie. Si vous travaillez tout le temps, vous vous épuiserez rapidement et ne serez plus du tout productif. Mais si vous ne travaillez pas assez, vous ne pourrez pas faire tout ce qui doit être fait. Trouvez un équilibre qui vous convient afin d'être productif sans sacrifier votre vie personnelle.
13. Fixer des objectifs
Se fixer des objectifs peut être un excellent moyen de rester sur la bonne voie et d'être motivé. Lorsque vous avez des objectifs précis à atteindre, vous avez plus de chances de rester concentré et d'accomplir vos tâches. Assurez-vous de vous fixer des objectifs à court et à long terme afin de pouvoir constater vos progrès au fil du temps. La méthode SMART ( Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Time-bound) est l'un des moyens les plus courants et les plus efficaces pour fixer des objectifs qui ne sont pas exagérés, mais que vous pouvez atteindre dans les temps.
14. Créer une routine
Avoir une routine quotidienne disciplinée peut vous aider à être plus productif car elle vous donne une structure. Lorsque vous savez ce que vous avez à faire chaque jour, il est plus facile de vous lancer et d'accomplir vos tâches. Bien sûr, soyez également flexible avec votre routine afin de pouvoir vous adapter aux événements inattendus. Créer une routine n'est pas facile. Il faut de la discipline et il faut beaucoup de temps pour la perfectionner.
C'est pourquoi vous devez être déterminé à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés et ne pas hésiter à passer du temps à créer la meilleure routine possible pour vous aider à rester au sommet de votre art. La meilleure façon de construire une routine est de créer un système d'habitudes basé sur votre personnalité. Dormez et réveillez-vous à une certaine heure. Se rendre au travail à une certaine heure. Prenez le temps de passer en revue vos différentes habitudes et, grâce à une évaluation constante, vous disposerez d'un bon ensemble d'habitudes fondamentales qui vous maintiendront dans une parfaite efficacité et une productivité massive.
15. Ne procrastinez pas
La procrastination est l'ennemi de la productivité. Si vous remettez toujours les choses à plus tard, vous ne ferez jamais rien. Assurez-vous donc que vous vous occupez des choses dès qu'elles se présentent. Cela ne veut pas dire que vous devez tout faire tout de suite, mais vous devriez au moins commencer à y travailler pour ne pas avoir à vous en occuper.
16. Apprendre à dire non
L'une des raisons pour lesquelles les gens procrastinent est qu'ils essaient d'accomplir trop de choses à la fois. Il sera difficile de se concentrer et d'accomplir quoi que ce soit si vous vous chargez de plus que ce que vous pouvez gérer. Apprenez donc à refuser les demandes des autres d'effectuer des activités qui ne relèvent pas de votre domaine de compétence.
17. Soyez positif
Votre attitude peut faire une énorme différence dans votre productivité. Vous aurez plus de chances d'accomplir vos tâches si vous avez une bonne attitude et si vous croyez en vous. En revanche, si vous êtes négatif et pessimiste, il vous sera beaucoup plus difficile de trouver la motivation nécessaire pour travailler. Ainsi, même lorsque les choses se compliquent, gardez le moral en continuant à être positif et optimiste.
Conclusion
Il existe de nombreuses façons d'accroître votre efficacité au travail. Essayez-en quelques-unes et voyez lesquelles sont les plus efficaces pour vous. N'oubliez pas non plus de continuer à vous entraîner afin de vous améliorer au fil du temps !
