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Pourquoi enregistrer les réunions ?
Nous ne savons peut-être pas pourquoi nous sommes ici ou quel est notre but sur ce rocher perdu, mais nous savons pourquoi nous enregistrons des réunions. C'est simple. Nous enregistrons les réunions pour les revoir plus tard. Plus sérieusement, certaines personnes n'enregistrent pas les réunions. Ils peuvent même être heureux de s'en débarrasser. Mais il y a de nombreuses raisons pour lesquelles l'enregistrement des réunions est une bonne idée, que ce soit pour vous personnellement ou pour votre entreprise. Il existe plusieurs (centaines) raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir enregistrer une réunion. En voici quelques-unes :- Pour documenter les décisions et les mesures à prendre. Cela peut être très utile pour s'y référer ultérieurement, mais c'est aussi parfait pour partager avec ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion.
- Pour examiner et évaluer les performances. Il est courant d'enregistrer les réunions pour analyser votre performance, surtout si vous faites une présentation. C'est également une excellente méthode à employer lors d'un entretien avec des candidats pour un poste. Vous pouvez revoir votre entretien et évaluer le candidat de manière plus approfondie. Cela vous permet également de réduire le processus d'entretien en partageant l'enregistrement avec les parties prenantes, plutôt que d'organiser plusieurs séries d'entretiens.
- Former ou éduquer les autres. L'enregistrement des réunions peut être un moyen utile de former les nouveaux employés. Si la réunion en question est approfondie sur un sujet spécifique, elle pourra être étudiée ultérieurement.
- Pour se conformer aux exigences légales ou réglementaires. Dans certains cas, une organisation peut être tenue par la loi d'enregistrer une réunion. Il peut également être utilisé pour vérifier ce qui a été dit.
- Pour transcrire la réunion. Si vous devez transcrire un enregistrement Google Meet ou un appel Zoom , l'enregistrement de la réunion est le meilleur moyen de le faire. Les transcriptions peuvent être utiles pour résumer, revoir et traduire la réunion.
- Pour travailler à distance. L'un des avantages de l'enregistrement des réunions est que les membres de votre équipe n'ont pas besoin d'être présents au même moment. Si vous travaillez avec des équipes asynchrones, vous avez besoin d'outils asynchrones.
Quels sont les avantages de l'enregistrement d'une réunion ?
Les avantages de l'enregistrement des réunions sont presque innombrables. Jetons un coup d'œil à certains d'entre eux :Vous n'avez pas besoin d'assister à toutes les réunions.
Comme nous l'avons mentionné plus haut, l'un des grands avantages de l'enregistrement des réunions est que vous pouvez vous rattraper plus tard. Il existe outils de réunion virtuelle comme tl;dv qui permet de passer au niveau supérieur et de rendre travail asynchrone facile et pratique.
Une plus grande responsabilité
En enregistrant les réunions, vous pouvez tenir les membres de l'équipe responsables des tâches et des responsabilités qui ont été discutées et attribuées pendant la réunion. Il n'y a plus de possibilité de s'esquiver.
Amélioration de la gestion du temps
Outre le fait que les membres de l'équipe gagnent du temps en sautant la réunion et en la rattrapant plus tard, l'enregistrement des réunions est également utile pour ceux qui souhaitent revoir le contenu à leur propre rythme. Vous n'avez plus besoin de courir pendant la communication en temps réel pour prendre des notes ou rédiger le procès-verbal de la réunion. Cela est particulièrement utile pour l'examen d'informations complexes ou techniques.
Amélioration de la précision et de la clarté
L'enregistrement des réunions permet de s'assurer que les décisions et les actions importantes sont documentées de manière précise et claire. Cela peut être particulièrement utile lors de la discussion de sujets complexes ou lorsque le nombre de participants est élevé.
Quels sont les inconvénients de l'enregistrement d'une réunion ?
Bien que tout cela semble brillant et positif, il existe quelques inconvénients dont il faut être conscient lorsqu'il s'agit d'enregistrer des réunions.
Problèmes de confidentialité
Il arrive souvent que certaines personnes se sentent mal à l'aise lorsqu'elles sont enregistrées, d'autant plus si la réunion porte sur des informations sensibles ou personnelles. Il est important d'obtenir le consentement de tous les participants avant de commencer l'enregistrement.
Difficultés techniques
Tout le monde n'est pas un génie de la technologie. L'enregistrement des réunions peut être un défi, surtout si quelque chose fonctionne mal et que vous n'arrivez pas à savoir de quoi il s'agit. Audio, visuel, logiciel, matériel ? Qui sait ?
Nous pouvons vous aider si vous voulez savoir comment enregistrer une Google Meet en quelques secondes. De plus, si vous invitez tl;dv à la réunion, le robot enregistrera l'intégralité de la réunion, quel que soit votre logiciel audio et visuel, contrairement au paramètre par défaut de nombreuses plateformes. C'est un logiciel de réunion en ligne génial !
Temps et efforts accrus
L'enregistrement et la transcription des réunions peuvent prendre beaucoup de temps. Surtout si vous utilisez Google Meet et que vous devez attendre 24 à 72 heures pour que chaque enregistrement soit accessible. Si seulement il existait un enregistreur de réunion gratuit avec des téléchargements instantanés... Quel rêve !
Oh, et ce n'est pas la seule raison pour laquelle Meet et G Suite de Google sont à la traîne par rapport à tl;dv lorsqu'il s'agit d'être la meilleure plateforme de réunions en ligne.
Distraction potentielle
Certaines personnes trouvent que le fait de savoir qu'elles sont enregistrées les distrait beaucoup pendant la réunion. Même si l'enregistrement est silencieux et pratiquement invisible, il peut décourager certaines personnes. Ce phénomène s'est aggravé lors des réunions nonremote en présence d'un équipement d'enregistrement physique, mais il se produit encore occasionnellement en ligne.
tl;dv se joint à la réunion en tant que participant distinct et reste par ailleurs silencieux et discret. Vous pouvez enregistrer une réunion Zoom ou enregistrer une réunion Google Meet avec tl;dv, tout à fait gratuitement.
L'enregistrement d'une réunion est-il légal ?
Le fait que l'enregistrement d'une réunion soit légal ou non dépend de divers facteurs.
- Dans quelle juridiction la réunion a-t-elle lieu ?
- Avez-vous le consentement de toutes les parties concernées ?
- Comment l'enregistrement sera-t-il utilisé ?
En règle générale, il est légal d'enregistrer une réunion si toutes les parties ont donné leur consentement. Les règles détaillées peuvent varier d'une juridiction à l'autre, mais pour être sûr, il faut toujours obtenir le consentement de tous les participants à la réunion. Il ne s'agit pas seulement d'une question juridique , mais aussi d'une question de bonnes manières.
En parlant de ça...
Enregistrement des réunions : Étiquette et meilleures pratiques
Si vous ne voulez pas passer pour un con auprès de tous ceux que vous rencontrez, il existe un ensemble de règles non écrites que la société suit pour créer une atmosphère harmonieuse. Dire "s'il vous plaît" et "merci" en est un bon exemple.
Ces règles non écrites, également connues sous le nom d'étiquette, doivent également être respectées lors de l'enregistrement des réunions :
- Obtenez le consentement de tous. En obtenant le consentement de chacun, non seulement vous respectez la loi, mais vous faites également savoir aux autres participants qu'ils seront filmés. Faites preuve de la même courtoisie envers les autres que celle que vous attendez de recevoir vous-même.
- Partagez le fichier enregistré avec les autres participants. Il est de bon ton de partager l'enregistrement de la réunion avec tous les participants afin qu'ils en aient une copie pour eux-mêmes. Que ce soit parce qu'ils veulent revoir quelque chose ou simplement pour leur permettre de voir ce que vous avez enregistré, c'est tout simplement une question de bonnes manières.
- Utilisez les bons paramètres de confidentialité. Il n'y a rien de pire que de ne pas pouvoir voir la vidéo parce que l'hôte a activé les mauvais paramètres de confidentialité. Réglez-les avant de commencer à enregistrer.
La nouvelle normalité : Réunions virtuelles et travail Remote
Au cours des trois dernières années, l'enregistrement des réunions est devenu beaucoup plus populaire. Alors que les blocages mondiaux ont contraint un nombre croissant de personnes à se tourner vers le monde en ligne, les réunions virtuelles sont devenues la "nouvelle normalité" promise. À son tour, leur enregistrement est devenu assez normal aussi.
Bien que cela n'ait pas été particulièrement agréable à l'époque, les restrictions mondiales ont permis à de nombreuses personnes, qui considéraient cela comme un fantasme auparavant, de travailler sur le site remote . La plupart des gens ne savaient même pas comment utiliser Zoom ou Google Meet, mais aujourd'hui, tout le monde et son chien savent comment les utiliser.
Qu'il s'agisse de faire des quiz sur remote , de fêter un anniversaire ou de participer à une réunion de bureau, l'enregistrement des appels vidéo est devenu beaucoup plus accessible. L'apparition de logiciels de gestion de réunions tels que tl;dv a également contribué à résoudre un problème nouvellement créé qui exigeait une solution : des appels vidéo gratuits et illimités avec des transcriptions multilingues, n'importe qui ?
Ce n'est pas tout ce que propose tl;dv . Que vous souhaitiez modifier votre enregistrement Zoom ou prendre des notes pendant votre réunion Google Meet, tl;dv est là pour vous. Il vous permet d'horodater les moments importants et d'y associer les membres de votre équipe si nécessaire, afin de les aider à se concentrer sur leur propre travail plutôt que d'assister à des réunions peu pertinentes. Son intégration à Slack en fait un excellent choix pour s'intégrer au reste de vos applications de travail.
Comment enregistrer les réunions
La façon dont vous enregistrez les réunions dépend de l'utilisation que vous faites de Zoom, Google Meet, MS Teams, Whereby ou de toute autre plateforme que vous avez choisie. Même Skype existe encore, apparemment !
Enregistrement des réunions sur Zoom
Pour les hôtes
Par défaut, seuls les hôtes sont autorisés à enregistrer sur Zoom. C'est une bonne nouvelle si vous êtes l'hôte. Pour tous les autres, c'est plutôt la merde.
Si vous êtes l'hôte, ouvrez simplement Zoom et configurez la réunion que vous souhaitez enregistrer en cliquant surNouvelle réunion et en invitant les participants concernés.
Une fois dans la réunion, appuyez simplement sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran. Vous pouvez également utiliser le raccourci : Alt+R.
Pour plus de détails sur la manière d'enregistrer sur Zoom, consultez leur guide.
Pour les participants
Si vous n'êtes qu'un participant, vous devrez demander à l'hôte l'autorisation d'enregistrer.
Pour cela, l'hôte doit aller dans Gérer les participants. Il obtiendra alors une liste des participants. Il doit passer la souris sur le nom du participant, sélectionner Plus, puis choisir Autoriser l'enregistrement.
Pour les utilisateurs payants
Les personnes qui paient pour utiliser Zoom peuvent enregistrer exactement comme indiqué ci-dessus. Leurs enregistrements seront sauvegardés dans le nuage Zoom , où ils pourront être visualisés, partagés et téléchargés.
Pour les utilisateurs gratuits
Si vous êtes sur le plan gratuit Zoom , vous pouvez enregistrer des réunions comme indiqué ci-dessus, mais l'enregistrement ne peut être stocké que localement. Le fichier sera sauvegardé sur votre ordinateur et vous devrez le partager manuellement pour que d'autres personnes puissent le télécharger.
Enregistrement des réunions sur Google Meet
Pour les hôtes et les administrateurs
Google n'autorise que les hôtes (et les administrateurs de réunion de l'organisation de l'hôte) à enregistrer des réunions virtuelles. Si vous correspondez à ces critères, il n'y a que trois étapes simples à suivre :
- Allez sur meet.google.com et commencez une réunion.
- Cliquez sur les trois points dans le coin inférieur droit, puis sélectionnez Enregistrer une réunion dans la fenêtre contextuelle.
- Dans la fenêtre pop-up "Demande de consentement", cliquez sur Accepter. L'enregistrement commencera.
Remarque : cliquez sur les trois mêmes points pour pouvoir mettre en pause, reprendre ou arrêter l'enregistrement.
Pour les participants
En tant que participant, vous ne pouvez pas enregistrer sur Google Meet. Cependant, vous pouvez utiliser un logiciel d'enregistrement externe comme tl;dv pour Google Meet. Non seulement c'est gratuit, mais vous obtiendrez votre enregistrement instantanément, contrairement à Google Meetqui prend 1 à 3 jours.
Pour les utilisateurs payants
Les utilisateurs payants peuvent tous enregistrer des réunions à condition d'être hôtes en suivant les étapes pour les hôtes et les admins.
Pour les utilisateurs gratuits
Il n'y a pas d'option d'enregistrement pour les utilisateurs du plan gratuit. Si vous souhaitez enregistrer vos réunions en ligne, il est conseillé de télécharger un logiciel tiers tel que tl;dv. Ils vous permettent d'enregistrer Google Meet sans l'autorisation de l'hôte, ainsi que de télécharger les enregistrements Google Meet en un seul clic.
Enregistrement des réunions sur Microsoft Teams
Microsoft Teams dispose d'une fonction d'enregistrement similaire, mais il n'y a pas de restrictions quant aux personnes autorisées à enregistrer. Tout le monde peut enregistrer et l'enregistrement est toujours sauvegardé dans le nuage.
Lorsque vous êtes dans l'appel que vous souhaitez enregistrer, cliquez sur les trois points en haut de la fenêtre Microsoft Teams . Faites défiler vers le bas et sélectionnez Démarrer l'enregistrement et la transcription. Tous les participants recevront une notification indiquant que l'enregistrement a commencé.
Sur Teams, un seul participant peut enregistrer une réunion à la fois. Tous les participants auront automatiquement accès à l'enregistrement car il sera stocké dans le nuage.
Si vous souhaitez partager le fichier avec une personne qui n'était pas présente lors de la réunion, vous devez localiser le fichier dans OneDrive ou SharePoint, et vous pouvez soit le partager directement avec les autres, soit copier le lien et le partager de cette façon.
Pour plus d'informations sur la façon d'enregistrer sur MS Teams, consultez leur propre guide étape par étape.
Enregistrement des réunions sur Whereby
Whereby permet l'enregistrement sur tous les plans payants, mais les utilisateurs gratuits devront trouver une autre voie pour enregistrer leurs réunions. En outre, Whereby ne permet l'enregistrement qu'à partir de Chrome sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable.
Si toutes les conditions préalables ci-dessus sont remplies, Whereby est une plateforme très simple pour enregistrer. Il suffit de rejoindre la salle dans laquelle vous voulez enregistrer et de cliquer sur Record dans le menu en bas. Facile !
Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, une notification s'affiche pour vous informer des recommandations de bonnes pratiques de Whereby. Elle vous suggère d'obtenir le consentement de tous les participants et vous rappelle que vous êtes responsable du stockage des enregistrements. Appuyez sur Start Recording pour confirmer.
Sélectionnez l'onglet Chrome sur lequel vous souhaitez effectuer l'enregistrement, puis cliquez sur Confirmer. Après cela, vous serez ramené à une vue de votre réunion et il y aura une animation en haut du nom de votre salle pour vous indiquer que l'enregistrement est en cours.
Pour des instructions plus détaillées, Whereby a mis en place son propre processus d'enregistrement sur son site web.
Quelle est la meilleure plateforme de réunions en ligne pour l'enregistrement des réunions ?
Bien que Zoom, Google Meet, MS Teams et Whereby soient tous des plateformes en ligne fantastiques pour l'enregistrement des réunions, leur capacité à le faire n'est pas leur point fort. Il s'agit avant tout de plateformes de communication remote . L'option d'enregistrement des réunions est davantage une fonction bonus, c'est pourquoi elle est souvent négligée et généralement sous-développée.
Malheureusement, ceux qui souhaitent enregistrer un grand nombre de réunions peuvent rencontrer des difficultés avec l'une des options ci-dessus. Consultez notre tableau ci-dessous pour avoir un aperçu clair des avantages et des inconvénients de chaque plateforme. Vous pouvez également consulter notre guide des meilleurs outils de réunion virtuelle ici.
| Type de régime | Type de stockage | Délai de disponibilité de l'enregistrement | Transcription et traduction | Autres outils d'enregistrement |
Zoom | Gratuit | Local (cloud disponible pour les utilisateurs payants) | 24-72 heures | Oui : 11 langues disponibles | Aucun |
Google Meet | Payé | Nuage | 24-72 heures | Oui : 7 langues disponibles | Aucun |
MS Teams | Gratuit | Nuage | Cela dépend de la taille du fichier. En général, plusieurs heures. | Oui : 27 langues disponibles, mais uniquement avec Microsoft 365 Business Basic (6 $ par utilisateur et par mois). | Aucun |
Où | Payé | Local | Cela dépend de la taille du fichier et de la vitesse de l'ordinateur. | Non | Aucun |
tl;dv | Gratuit ! | Nuage | Instantanément | Oui : plus de 20 langues (inclus dans la version gratuite) | Édition de vidéos et de transcriptions, horodatage, temps forts, clips partageables, automatisation des enregistrements et plus encore... |
Comme vous pouvez le constater, tl;dv est le meilleur logiciel d'enregistrement de réunion pour tous ceux qui utilisent Zoom ou Google Meet. Même si l'enregistrement d'une réunion est quelque chose que vous ne ferez qu'occasionnellement, la version gratuite de tl;dvest de loin supérieure à toutes les fonctions d'enregistrement intégrées de la plate-forme de vidéoconférence. Y compris celles qui sont payantes !
Conseils importants pour l'enregistrement des réunions
Il y a quelques conseils à garder à l'esprit lors de l'enregistrement des réunions.
- Obtenez toujours le consentement de tous les participants. On ne le dira jamais assez.
- Utilisez tl;dv pour éditer, traduire, horodater, mettre en évidence et partager des clips avec les membres de l'équipe et les parties prenantes. C'est l'outil idéal pour les équipes remote ou asynchrones.
- Partagez l'enregistrement. Envoyez une copie de l'enregistrement à tous les participants après l'appel. tl;dv simplifie le partage des vidéos. Il suffit d'horodater l'entrée de vos collègues aux moments pertinents et ils n'auront pas à passer en revue toute la réunion pour trouver une pépite d'or.
- Veillez à ce que chacun dispose d'un bon éclairage et d'un espace calme. Ce point est assez explicite. Les meilleurs enregistrements se font lorsque tout le monde peut s'entendre et se voir clairement.
- Assurez-vous que le micro de chacun fonctionne. Dans la même veine que ci-dessus, pour obtenir un bon son sur l'enregistrement, assurez-vous que le micro de chacun (et la caméra si nécessaire) fonctionne avant de commencer l'enregistrement.
Outils et logiciels d'enregistrement des réunions
Il existe de nombreux outils efficaces pour enregistrer les réunions. Otter.ai est l'un des plus populaires, mais il existe de nombreuses alternatives tout aussi bonnes, voire meilleures. Ce qui compte, c'est de savoir exactement ce que vous attendez du logiciel. Chaque concurrent a son propre créneau au sein d'un créneau.
Facilité d'utilisation
Bien que nous soyons peut-être un peu partiaux ici à tl;dvla preuve est faite - ou plus précisément, la preuve est faite par la meilleure plateforme de rencontres en ligne : tl;dv.
tl;dv est super facile à utiliser et possède toute une série de fonctionnalités qui, lorsqu'elles sont intégrées ensemble, permettent à votre équipe d'économiser de l'argent et du temps, tout en gagnant en productivité et en créativité.
De l'horodatage aux temps forts, de l'édition des transcriptions au meilleur plan gratuit connu, tl;dv est une évidence.
Transcriptions
Rev est fier d'être le premier service de conversion parole-texte au monde. Il offre un taux de précision de 90 % avec les transcriptions générées automatiquement, et un taux de réussite de 99 % avec son service de transcription humaine.
Malheureusement, Rev n'a pas de version gratuite et est limité aux transcriptions uniquement.
Modification de
Trint vous permet d'éditer en collaboration et simultanément. Les éditions se font en temps réel, ce qui peut être un énorme bonus pour les équipes travaillant ensemble sur un même enregistrement. Il bénéficie même du soutien de grandes marques comme Airbnb et Nike, et son application mobile pour iOS est intuitive.
Cependant, pour faire simple, Trint est cher. Il commence à 48 $ par mois, mais il ne peut pas gérer les appels de plus de trois heures.
Programmation en langage naturel
Dialpad est un excellent outil d'enregistrement des réunions, car il permet aux utilisateurs de combiner les transcriptions des réunions ordinaires avec celles des appels téléphoniques et des messages. Le logiciel peut également détecter le jargon spécifique à un secteur d'activité afin de s'assurer que les transcriptions sont plus précises, même dans les petits créneaux.
En revanche, Dialpad ne fonctionne pas dans tous les pays et le plan standard ne comprend pas d'assistance clientèle par téléphone.
Obtenir un enregistrement
Vous avez maintenant toutes les informations dont vous avez besoin pour enregistrer toutes les réunions dont vous avez toujours rêvé. Alors qu'attendez-vous ? Téléchargez tl;dv, la meilleure plateforme de réunions en ligne, et associez-la à la plateforme de vidéoconférence de votre choix.
Installer l'extension pour Google Meet ici, ou installer pour Zoom ici.
